日々の業務に取り組んでいる方で、以下のようなお悩みはありませんか？
「もっと仕事を早く終わらせる方法はないだろうか」
「仕事の効率を上げるメリットや気をつけるべき点を知りたい」
仕事の効率化は、単に作業時間を短縮するだけでなく、仕事の質を高め、プライベートの時間を確保するためにも重要です。しかし、具体的に何から手をつければよいかわからない人も少なくありません。
本記事では、仕事を効率化させる5つの方法やメリット、失敗しないための4つの注意点などを詳しく解説します。
生産性を上げて、残業時間を減らしたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
仕事を効率化させる5つの方法
ここでは、仕事の効率化に役立つ5つの方法を紹介します。
- 業務の優先順位と時間配分を明確にする
- 無駄な業務や会議がないか再確認する
- 業務マニュアルやルールを設けて共有する
- 目標を明確化させる
- 業務に役立つツールを導入する
仕事をよりスムーズに進めたい方は、上記の方法をぜひ参考にしてみてください。
業務の優先順位と時間配分を明確にする
仕事の効率を上げるには、業務の優先順位と時間配分をはっきりさせるのが重要です。限られた時間で最大の成果を出すには、どの業務から手をつけるべきか、各業務にどれくらいの時間をかけるかを計画する必要があります。
例えば、緊急性は低いものの短時間で終わるタスクは移動中に片付けるなどの工夫がおすすめです。また、時間がかかる重要なタスクは朝の疲れが少なく冴えている時間帯にするなどもよいでしょう。
タスクの重要度と緊急性、自分の集中力の波を考慮して一日のスケジュールを組み立てると、時間を無駄なく使えます。
無駄な業務や会議がないか再確認する
日々の業務に潜む無駄な作業や形骸化した会議を見直すのも、仕事の効率化には必要です。当たり前だと思って続けている業務フローが、実は生産性を低下させている原因かもしれません。
例えば、これまで紙媒体で回覧していた申請書をデジタル化すれば、印刷や手渡しの手間がなくなります。また、毎週の定例会議も、本当に全員が参加する必要があるのか、議題は明確かを再検討するのも大切です。
不要な業務や会議を削減すると、大切なタスクを優先的に処理しやすくなります。
業務マニュアルやルールを設けて共有する
業務マニュアルや共通のルールを作成し、チーム全体で共有すれば、組織全体の生産性が向上します。明確な手順書がない場合、担当者それぞれが独自の方法で業務を進めてしまい、品質にばらつきが出たり、ミスが発生しやすくなるでしょう。
しかし、誰が見ても同じように作業できるマニュアルがあれば、業務の品質が安定し、特定の人にしかできない「属人化」を防げます。新しくチームに加わったメンバーも、マニュアルを読むと即戦力として活躍しやすくなります。
目標を明確化させる
仕事の最終的なゴールを明確にし、そこから逆算して作業計画を立てれば、業務の進め方が洗練されます。目標が曖昧なまま作業を始めると、何をすべきかがわからなくなり、手戻りや無駄な作業が発生しがちです。
例えば、プレゼン資料を作成するタスクでは、「誰に」「何を」「いつまでに」伝える資料なのかを最初に明確にします。ゴールがはっきりすれば、必要な手順が具体的に見えてきて、計画的に業務を進められるでしょう。
また、目標達成に近づくにつれて達成感を感じられるため、モチベーションの向上にもつながります。
業務に役立つツールを導入する
業務内容に合ったツールを導入して活用するのも、仕事の効率化に不可欠な要素です。これまで手作業で行っていた定型業務をツールで自動化すれば、作業時間を大幅に短縮し、人的なミスを減らせます。
例えば、紙で管理していた勤怠や経費の申請を専用のクラウドツールに切り替えれば、入力や集計作業の負担が大きく軽減されるでしょう。最近では、プログラミング知識がなくても業務アプリを開発できるツールも登場しています。
そのため、業務内容や目的に応じてツールの導入を検討してみることがおすすめです。
仕事を効率化させる4つのメリット
ここでは、仕事の効率化がもたらす代表的な4つのメリットを紹介します。
- 労働時間を削減できる
- 従業員のモチベーションが向上する
- 利益率が向上する
- 業務の属人化を解消できる
上記のメリットを理解すれば、効率化の加速につながるのでぜひ参考にしてみてください。
労働時間を削減できる
仕事を効率化させると、従業員の労働時間を削減できます。一つのタスクにかかる時間が短くなったり、不要な業務がなくなったりなど、これまでと同じ業務量でもより短い時間で完了できます。
その結果、残業や休日出勤が減少し、従業員の身体的・精神的な負担が軽くなるでしょう。ワークライフバランスが改善されれば、従業員はプライベートの時間が充実し、仕事の満足度アップにもつながります。
また、一人あたりの業務負担が減ると、限られた人員でも業務を回せるようになり、企業の人手不足問題を緩和するきっかけにもできます。
従業員のモチベーションが向上する
従業員のモチベーション向上も、仕事の効率化がもたらすメリットの一つです。長時間労働がなくなれば、従業員は心身ともに健康な状態を保ちやすくなります。さらに、効率化のために掲げた目標を達成すると、達成感ややりがいを感じやすくなるでしょう。
結果的に、従業員はより積極的に仕事に取り組むようになり、組織全体の活力が高まります。また、モチベーションの高い従業員が増えると、離職率の低下にもつながります。
利益率が向上する
業務の効率化は、企業の利益率向上にも直接結びつきます。労働時間が削減されると、残業代などの人件費や、オフィスの光熱費などの経費が抑えられます。
また、一つの業務にかかるコストも抑えられるため、売上が同じであっても、かかった経費が少なくなる分、企業の利益増加が期待できるでしょう。
さらに、効率化から生み出された時間や人材などのリソースを、新商品の開発や新規事業の立ち上げなど、企業の未来への投資に活用できます。
このため、新たな収益の柱を育てつつ、さらなる成長を目指せます。
業務の属人化を解消できる
仕事の効率化を進める過程で、ツールやマニュアルを導入すると業務の属人化を解消できます。「その人にしかできない業務」が複数ある場合、急な休みや退職から業務が停止してしまうかもしれません。
しかし、効率化のために業務マニュアルを作成したり、誰でも使えるツールを導入したりすれば、代理で対応できる人が増えます。
担当者以外の人でも代理で対応できるようになれば、担当者が不在でも業務が滞ることなく、通常通り進められます。
仕事の効率化が進まない理由
多くの企業が仕事の効率化の重要性を認識している一方で、なかなか取り組みが進まないケースも少なくありません。
仕事の効率化が進まない主な理由は、以下の通りです。
- 本部や経営陣が現場の意見を反映できていないため
- 業務で抱えている課題を明確化できていないため
- 新たなツールやシステムの導入に抵抗がある方が多いため
特に、業務効率化に必要なツールやシステムの導入が進められずに、改善できていない企業は多いです。
効率化を成功させるためには、現場の課題を正確に洗い出し、従業員の理解を得ながら、ツール導入などの具体的な改善策を進めていく必要があります。
仕事を効率化させる際に注意すべき4つのポイント
ここでは、仕事の効率化を進める上で特に注意すべき4つのポイントを解説します。
- 一度にすべての業務の効率化は難しい
- コミュニケーションが取りやすい職場環境を意識する
- 業務負担やコストが増える可能性がある
- 導入したツールが必ずしも適しているとは限らない
上記のポイントを事前に理解しておくと、失敗のリスクを減らしながら成果につなげられるので、ぜひ参考にしてみてください。
一度にすべての業務の効率化は難しい
仕事の効率化に取り組む際は、一度にすべての業務を対象にするのは難しいことを理解しておく必要があります。
企業には多種多様な業務が存在するため、すべてを同時に改善しようとすると、かえって混乱を招いてしまいます。また、業務内容を急に変更すると、従業員が新しいやり方に慣れるまで時間がかかり、一時的に生産性が落ちてしまうのも考えられるでしょう。
仕事の効率化は、一つの部署や特定の業務に絞って試験的に始め、少しずつ範囲を広げていく進め方が堅実です。焦らず、段階的に取り組むことが成功の秘訣です。
コミュニケーションが取りやすい職場環境を意識する
コミュニケーションが活発な職場環境を整えるのも、仕事の効率化を進める上で大切です。どれだけ優れた業務改善の仕組みを導入しても、上司と部下の間で円滑な意思疎通ができていなければ、効果が下がってしまいます。
例えば、若手社員が上司に気軽に質問できないような雰囲気の職場では、一人で問題を抱え込んでしまい、結果的に作業が遅れる場合があります。
日頃から従業員が気軽に相談や報告ができる空気を作ることが、組織全体の生産性を高めるためには欠かせません。
業務負担やコストが増える可能性がある
仕事の効率化を目指す取り組みが、かえって業務負担やコストの増加につながる可能性があるのも注意が必要です。
例えば、新たなシステムやツールの導入にかかるコスト、業務体制や人員配置の変更による負担がかかります。また、従業員の中には新たな環境や業務内容に対応するのに時間がかかるケースも少なくありません。
そのため、仕事の効率化はすぐに成果が出るとは限らないと理解しておくのが大切です。長期的な視点を持ち、導入時のコストや従業員の負担を考慮に入れた上で、計画的に仕事の効率化を進めていきましょう。
導入したツールが必ずしも適しているとは限らない
仕事を効率化させるために導入したツールが、必ずしも自社の業務内容や文化に適しているとは限りません。
場合によっては、従業員にとって使いにくく、かえって仕事の生産性を下げてしまう場合もあります。また、操作性が低く料金の高いツールを導入した場合、費用対効果が低くなってしまいます。
そのため、ツールを導入する場合は使用感や料金、自社内のITリテラシーなどをしっかりと考慮するのが大切です。
なお、業務改善には、以下のようなプログラミング知識がなくても業務アプリを開発できる「ノーコードツール」が役立ちます。
上記のノーコードツールは、業務の自動化に適したアプリの構築やシステムの導入ができるので、ぜひ参考にしてみてください。
仕事の効率化に役立つツールをお探しなら「kintone」がおすすめ
kintoneは、顧客管理やプロジェクト管理など、自社の業務に合わせたアプリを簡単な操作で開発できるツールです。プログラミング知識がなくても開発できるため、初めてツールを導入する企業でも安心して利用できます。
また、導入後すぐに業務への実装が可能なので、スピーディーに効率化を実現できるのも魅力です。
| コース名 | 月額料金（税抜）/1ユーザー |
| ライトコース | 1,000円 |
| スタンダードコース | 1,800円 |
| ワイドコース | 3,000円 |
なお、kintoneについては以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひご参考ください。
関連記事：【2025年7月最新】kintone（キントーン）とは？業務改善のためにできることや特徴・機能を紹介
仕事の効率化で課題を抱えているなら「ペパコミ株式会社」にご相談ください
仕事の効率化は、多くの企業にとって重要な経営課題の一つです。一つの業務が改善されるだけでも、経費削減や従業員の負担軽減、利益率の向上などさまざまなメリットが期待できます。
ただし、適切に取り組まなければ、かえって業務負担やコストが増えてしまう可能性もあるため、慎重な計画が欠かせません。
もし自社だけで仕事の効率化を進めることに難しさを感じている場合は、専門家の力を借りるのも一つの手です。
ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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