kintoneを社内で活用し、業務改善を推進するためには、専任のkintone担当者の存在が不可欠です。
しかし、その担当者が辞めてしまうという課題に直面する企業も少なくありません。そこで本記事では、kintone担当者が辞めてしまう理由や、定着のために企業ができることについて詳しく解説します。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
kintone担当者を育成する3つの方法
kintone担当者を育成する方法は、主に以下の3つです。
- OJT
- e-Learning
- コーチング
ここでは、それぞれの育成方法について詳しく解説します。
自社に合った育成方法を選択することで、効果的にkintone担当者を育成できるでしょう。
OJT
OJTとは、「On the Job Training」の略称で、職場で実務を行いながらスキルや知識を身に付ける育成手法のことです。
実際に、kintoneの操作や管理を行わせながら育成することで、実践的なスキル習得をさせられます。さらに、育成側にもある程度kintoneに関するスキルが必要になるため、教育者もスキルアップが可能です。
そのため、OJTを活用した育成では、kintone担当者と教育者の両方が成長できます。
e-Learning
e-Learningとは、スマートフォンやパソコンを使ってオンライン講座や動画から学習する手法のことです。
時間や場所を問わず実施できるため、休憩中や移動中などに気軽に学習できます。また、kintone担当者の学習の進捗管理がしやすいため、どれだけスキル習得できているかわかることも特徴の1つです。
そのため、e-Learningを導入することは、自主的な学習を促しつつ効率的に育成できる手法と言えます。
コーチング
コーチングとは、担当のコーチからの質問や問いに対して回答することで、対話の中から自己成長を目指す学習方法のことです。
自ら考えて行動するためのきっかけを与えることで、持っている能力やスキルを引き出させることができます。
モチベーション維持や向上、人材ごとの潜在能力の引き出しなどができるため、効果的な育成方法の1つと言えます。また、コーチングを通じて、kintone担当者の主体性を引き出せるでしょう。
kintone担当者が辞めてしまう理由
kintone担当者が会社を辞めてしまう理由の一つとして、会社からのバックアップや評価が不十分だと感じているためという点が挙げられます。
多くのkintone担当者は、社内の業務改善のために主体的にkintoneの構築や運用に取り組んでいます。
しかし、その努力や成果が会社から正当に評価されない、あるいは必要な投資に対して前向きな回答が得られないといった状況が続くと、担当者は「これだけやっているのに」という不満を抱え、モチベーションを維持できなくなってしまう可能性があります。
内製化を目指してkintone担当者を育成しても、その担当者が辞めてしまうと、それまでの投資や取り組みが無駄になってしまう可能性があります。
そうならないためにも、会社としてkintone担当者を大切にする姿勢を示すことが重要になります。
kintone担当者が定着させるために企業がすべき2つのこと
kintone担当者が定着させるために企業がすべきことは、主に以下の2つです。
- 会社が担当者を評価する姿勢を示す
- 具体的な評価方法と環境作りを行う
ここでは、それぞれの取り組みについて詳しく解説します。
企業の姿勢や環境づくりが、kintone担当者の定着率向上につながるでしょう。
会社が担当者を評価する姿勢を示す重要性
kintone担当者が定着するために最も大切なことは、会社として担当者を評価している姿勢を示すことです。
必ずしも正式な評価制度をすぐに構築できなくても、様々な形で担当者の貢献を認識し、それを伝えることが重要です。
評価制度を構築できれば理想的ですが、特に情報システム部などがない中小規模の企業では、その構築自体が難しい場合もあります。
しかし、評価制度がない場合でも、担当者が会社に評価されていると感じるような工夫が求められます。
具体的な評価方法と環境作り
kintone担当者が評価されていると感じ、業務にやりがいを持って取り組めるようにするための具体的な方法や環境作りには下記があります。
- 評価制度の構築
- プラグイン等への投資に前向きな回答をする
- 経営陣がkintoneの重要性を理解し意見を聞く
- 担当者が「kintoneの業務改善をやっていて良かった」と思える環境作り
- 経営陣のミーティング参加による理解促進
評価制度を設けることがゴールではなく、担当者が日々のkintone業務を通じて「会社の役に立っている」「この仕事をしていて良かった」と感じられるような環境を整えることも大切です。
kintone担当者の失敗しない3つの選び方
kintone担当者の失敗しない選び方は、主に以下の3つです。
- 円滑なコミュニケーションが取れるか
- ITに関する知識が豊富か
- 迅速な行動が取れるか
ここでは、それぞれの選び方について詳しく解説します。
適切な人材を選ぶことで、kintone担当者の育成がスムーズに進むでしょう。
円滑なコミュニケーションが取れるか
kintone担当者の失敗しない選び方は、円滑なコミュニケーションが取れるか確認することが大切です。
kintone担当者は、社内でkintoneに関する問い合わせや質問をされることが多くなります。その際に、スムーズに受け答えできたりわかりやすく説明したりするための能力が必要です。
そのため、社内での円滑な情報共有を可能にするためにも、コミュニケーション力の高い人材を選びましょう。
ITに関する知識が豊富か
ITに関する知識が豊富か確認することも、kintone担当者の失敗しない選び方の1つです。
kintoneに関する知識がまだ不足している場合でも、ITに関する知識が豊富であればkintoneに関するスキル習得も早いでしょう。さらに、スキル習得後に自分なりに工夫して効果的な運用方法や管理体制を構築できる場合があります。
自社内にITに関する知識が豊富な人材がいない場合は、ITリテラシー向上のための研修を実施することがおすすめです。
迅速な行動が取れるか
kintone担当者を選ぶ際は、迅速な行動が取れるか確認することも大切になります。
例えば、kintoneに関する問い合わせ対応やトラブル対応が必要になった場合に、迅速に行動し問題解決ができる人材が担当者として最適です。
知識やスキルがある人材であっても、対応が遅れたり判断が遅かったりすると、業務に支障が出る場合があるため、大切な選定ポイントの1つと言えます。
そのため、kintoneの円滑な運用を実現するためにも、迅速な行動力のある人材を選ぶことが大切です。
kintone担当者を育成する際の4つのポイント
kintone担当者を育成する際のポイントは、主に以下の4つです。
- kintoneを導入する目的を共有する
- フォローアップ体制を整える
- 担当者を2人以上決める
- 長期的な視点で予定や目標を決める
ここでは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。
効果的な育成を行うためのポイントを押さえることで、kintone担当者の育成がスムーズに進むでしょう。
kintoneを導入する目的を共有する
kintone担当者を育成する際は、kintoneを導入する目的を共有することが大切なポイントです。
例えば、「業務効率化のため」「業務フローの見直しのため」など目的を共有することで、担当者は役割や重要性を理解できます。
目的を共有することで、学習に対するモチベーションや自主性の向上が期待できるため、スキル習得が早くなる場合があります。また、kintoneを導入する目的を明確にすることで、担当者の意欲を高められるでしょう。
フォローアップ体制を整える
フォローアップ体制を整えることも、kintone担当者を育成する際のポイントの1つです。
kintone担当者を決めて育成する場合、教育体制や相談窓口の確立をすることが大切です。担当者が積極的に学習を進めている場合でも、周囲が協力的でなければkintoneの定着率が低くなる場合があります。
そのため、育成の効果を高められるように、担当者をサポートする体制を整えるようにしましょう。
担当者を2人以上決める
社内の規模にもよりますが、kintone担当者は2人以上決めることが大切です。
担当者を2人以上決めることで、責任を分散させたり相談相手の確保をしたりできます。その結果、担当者1人あたりの業務・責任負担が減り、ストレスが溜まりにくい状態での育成やサポート体制構築が可能になります。
そのため、担当者1人で業務対応が難しいと感じる場合は、複数の担当者を選ぶようにしましょう。
長期的な視点で予定や目標を決める
kintone担当者に限らず、人材育成は短期間で成果が期待できないことがほとんどです。そのため、kintone担当者を育成する際も、長期的な視点で予定や目標を決めることが重要なポイントです。
長期的な視点で予定や目標を決めることで、無理なスケジュール・カリキュラムで育成せずに済むため、担当者の負担も少なくなります。さらに、長期的な視点を持つことで、担当者に寄り添った育成が可能になるでしょう。
そのため、これからkintone担当者の育成を進める企業は、長期的な成果や予定を組みましょう。
kintone担当社を定着させす際に注意すべき点
kintone担当者を定着させる際には、適切なバランス感覚が求められます。
過度に優遇したり特別扱いしすぎると、他の社員との軋轢が生まれたり、担当者自身が傲慢になってしまう恐れがあります。一方で、担当者の努力や貢献を認識せず放置してしまうと、モチベーションの低下を招いてしまいます。
最も大切なのは、担当者の頑張りを会社として「ちゃんと見ているよ」という姿勢を日頃から伝えることです。必ずしも大きな報酬や役職で応える必要はありません。「見てくれている」と感じるだけで、担当者のモチベーションは大きく変わります。
特に、kintone担当者が事務員など、普段から経営陣と直接関わる機会が少ない場合、この「見ている」姿勢を示すことがより重要になります。
また、担当者が辞めてしまうリスクをゼロにすることは困難ですが、kintone担当者を複数人育成することで、そのリスクを低減できます。このようにバランスの取れた対応を心がけることで、担当者の長期的な定着が期待できます。
kintone担当者の育成でお悩みなら「ペパコミ株式会社」にご相談ください
kintoneの運用・内製化を成功させる上で、kintone担当者の定着は重要な課題です。担当者が辞めてしまう主な理由には、会社からの評価やバックアップの不足が挙げられます。
担当者の定着率を高めるためには、会社として担当者の貢献を認め、評価する姿勢を示すことが不可欠です。
評価制度の構築だけでなく、担当者の意見に耳を傾け、必要な投資に前向きな姿勢を示し、経営陣がkintoneの重要性を理解することも大切です。担当者が「kintoneの業務をやっていて良かった」と感じられる環境作りを目指しましょう。
さらに、kintone担当者を1人ではなく複数育成することは、担当者が辞めてしまうリスクを低減し、kintoneの内製化を着実に進める上で非常に有効な手段です。
複数担当者で協力し合う体制を作ることで、担当者自身の孤独感を軽減し、モチベーションを維持することにもつながります。会社として、担当者の業務を理解し、孤独にさせないような雰囲気を作ることが重要です。
kintone担当者の評価、環境作り、そして複数育成は、kintoneを最大限に活用し、持続的な業務改善を実現するための鍵となります。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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