kintoneユーザーの方で、以下のようなお悩みはありませんか？
「社内に蓄積された知識やノウハウをうまく共有したい」
「kintoneをナレッジ共有に活用する方法がよくわからない…」
kintoneは、使い方次第で強力なナレッジ共有ツールとして活用できます。
本記事では、kintoneがナレッジ共有に向いている理由や具体的な活用方法、おすすめツールなどを解説しています。
kintoneユーザーの方でナレッジ共有を効果的に活用したい方は、ぜひご覧ください。
なお、kintoneのナレッジ共有に関する個別の相談をご希望なら、ペパコミ株式会社へお任せください。
貴社の状況に合わせた最適な活用法をご提案します。まずはお気軽にご相談ください。
kintone（キントーン）がナレッジ共有に向いている4つの理由
ここでは、kintoneがナレッジ共有に向いている主な4つの理由を解説します。
- ノーコードでアプリを簡単に作成できる
- 蓄積された情報をキーワード検索で簡単に見つけられる
- 部門やプロジェクトごとに情報を整理できる
- 連携ツールを活用して機能を拡張できる
上記の理由を理解すると、kintoneが業務の属人化防止に役立つ仕組みが分かるので、ぜひ参考にしてみてください。
ノーコードでアプリを簡単に作成できる
kintoneは専門的なプログラミング知識が不要で、業務担当者が自らアプリを構築・カスタマイズ可能です。アプリ作成は、直感的なドラッグ＆ドロップやマウス操作だけでアプリを作成できます。そのため、現場の担当者は、自分たちの業務に合ったナレッジ管理の仕組みを素早く構築できるでしょう。
営業担当者が顧客対応履歴を共有する「問い合わせ管理アプリ」を作成すると、顧客対応履歴を蓄積するとノウハウを共有できます。
kintoneでは、現場主体で簡単にアプリを作れるため、ナレッジ共有のプラットフォームとして効果的です。
蓄積された情報をキーワード検索で簡単に見つけられる
kintoneには検索機能があり、蓄積された情報の中から必要なものを素早く見つけ出せます。全体検索やアプリ内検索、スペース内検索など目的に応じて検索範囲を選べます。
また、添付ファイルの中身やコメントなどから見つけることも可能です。そのため、関連情報がどこにあっても、キーワード一つで包括的に探し出せるでしょう。
営業チームが「問い合わせ管理アプリ」を利用している場合、「顧客名」や「問い合わせ内容」をキーワードとして検索すると、過去の対応履歴や関連資料を見つけ出せます。
部門やプロジェクトごとに情報を整理できる
kintoneでは、「スペース機能」や「アプリの所属設定」を活用すると、特定の部門やプロジェクト単位で情報を分けて管理できます。情報が整理されていると、必要な情報に関連するメンバーだけが効率的にアクセスできる環境を構築でき、情報の混乱や重複防止につなげられるでしょう。
「営業部門」専用のスペースを作成し、スペースに顧客管理アプリや問い合わせ履歴アプリを配置すると、営業活動に必要な情報を一元管理できます。
連携ツールを活用して機能を拡張できる
kintoneは、連携ツールを活用して機能を拡張できるため、標準機能では対応しきれない業務ニーズにも柔軟に対応可能です。また、APIや専用の連携サービスを利用すると、自社独自の業務フローに最適化されたシステムを構築できるでしょう。
例えば、「kViewer」のようなツールを使えば、kintoneライセンスを持たない社外の取引先などにも、kintone内の情報を安全に公開できます。
上記のように連携ツールを活用すると、kintoneのナレッジ共有の可能性はさらに広がります。
kintoneでナレッジ共有する4つの方法
ここでは、kintoneを使ってナレッジ共有を実現するための4つの方法を解説します。
- アプリを活用したナレッジ共有
- スペース機能でチーム単位の共有
- コメント機能による情報補足
- プラグインや連携ツールの活用
上記の方法を組み合わせると、自社の状況に合った効果的なナレッジ共有の仕組みを構築できるため、ぜひ参考にしてみてください。
アプリを活用したナレッジ共有
kintoneでは、業務に合わせてアプリを作成すると、業務に特化したナレッジ共有の仕組みを簡単に構築でき、情報の一元管理や共有が効率的に行えます。
このため、情報の蓄積や検索が容易になり、従業員が必要な情報を迅速に取得して自己解決できる環境を整えられます。
「FAQアプリ」を作成してよくある質問と回答を登録しておけば、新人スタッフでも過去の事例を参照しながら迅速に対応できるでしょう。
目的に合わせてアプリを活用すると、kintoneでのナレッジ共有の効果を高められます。
スペース機能でチーム単位の共有
kintoneの「スペース機能」は、特定のチームやプロジェクトメンバー間で情報を共有するための専用空間です。スペースを活用すると、チーム単位で効率的かつ安全にナレッジ共有が可能です。
チームやプロジェクトごとに専用の共有グループを作成でき、参加メンバーを自由に設定できます。チームやプロジェクトに関連する情報（議事録、資料、ノウハウなど）をスペース内に集約すると、情報が分散せず、アクセスしやすくなるでしょう。
また、スペースごとにアクセス権を管理できるため、部外秘の情報も安全に共有可能です。
コメント機能による情報補足
kintoneのコメント機能を活用すると、レコードに直接コメントを書き込めるため、リアルタイムでの意見交換やフィードバックが可能となり、ナレッジ共有を効率的に行えます。情報が断片化せず、背景を含めてナレッジの共有が可能です。
また、コメント機能は、レコードごとに情報を集約しつつ、特定の担当者や組織にメンション（@メンション）で通知を送れます。
そのため、タスクやプロジェクトに関する具体的な補足情報やフィードバックを記録でき、容易に関係者間での認識共有ができるでしょう。
プラグインや連携ツールの活用
kintoneでは、プラグインや連携ツールを活用すると、標準機能では対応が難しいデータ処理や外部システムとの統合を実現し、ナレッジ共有の効率化向上につなげられます。
プラグインは、データの高度な集計・加工や帳票出力、外部システム連携などを可能にします。例えば、「krewData」を使えば、複数アプリのデータを自動で集計・加工し、一元管理可能です。
また、「Smart at message for kintone」を導入すれば、kintone内のデータを基にした複雑なメール通知を設定できるため、関係者へスムーズに情報を共有できるでしょう。
kintoneでのナレッジ共有を成功させるための3つのポイント
ここでは、kintoneを使ったナレッジ共有を成功させるために押さえておきたい、3つの重要なポイントを解説します。
- カテゴリ分けや統一された表記ルールを設定する
- アクセス権限を慎重に管理する
- チームやプロジェクトごとにスペースやアプリを作成する
上記のポイントを意識して運用すると、kintoneが形骸化せず、組織の知識レベル向上につなげられるので、ぜひ参考にしてみてください。
カテゴリ分けや統一された表記ルールを設定する
情報を探しやすく整理された状態に保つには、「カテゴリ分け」と「表記ルールの統一」が重要です。情報をカテゴリ分けすると、関連するデータを階層的に整理でき、必要な情報に迅速にアクセスできます。
「問い合わせ管理アプリ」なら「製品別」「地域別」などで分類すると、検索や集計が容易にできるでしょう。また、統一された表記ルールを設定すると、表記ゆれやデータの重複を防ぎ、検索結果の精度を高められます。
なお、表記ゆれは、検索が漏れたり集計が難しくなる要因となるため、ルールを明確にした上で運用しましょう。
アクセス権限を慎重に管理する
kintoneでは、アプリやレコード、フィールドごとにアクセス権限が設定可能です。アクセス権の設定はセキュリティと業務効率の両面から重要です。
営業部専用の「顧客管理アプリ」では、営業部メンバーのみ閲覧・編集可能とし、他部署からのアクセスを制限できます。アクセス権限を適切に設定できると、情報の漏洩を予防できます。
なお、アクセス権に関して詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
kintone(キントーン)のアクセス権とは？3つの条件別に設定管理する方法を解説
チームやプロジェクトごとにスペースやアプリを作成する
kintoneでナレッジ共有を成功させるには、チームやプロジェクトごとにスペースやアプリを作成し、情報を整理・集約するのが重要です。情報を整理・集約すると、情報が散在せず一元管理され、メンバー間のスムーズなコミュニケーションやデータ共有が可能です。
また、スペースごとに参加メンバーや公開範囲を設定できるため、チーム内の情報漏洩リスクを軽減しつつ、必要な情報だけを適切に共有できます。
kintoneのナレッジ共有で活用したいツール2選
ここでは、ナレッジ共有でおすすめのツールを2つ紹介します。
- kViewe
- FAQアプリ
上記のツールでkintoneの利用範囲を広げ、業務のナレッジ共有の効率化につなげていきましょう。
kViewer | 外部ユーザーへのナレッジ共有が可能
「kViewer」は、kintone内の情報を、ライセンスを持たない外部ユーザー（取引先、顧客など）にも安全に共有できるサービスです。社外関係者にもリアルタイムでナレッジ共有を実現できます。
また、kViewerでは、kintoneアプリのデータから公開したい情報だけを選び、外部向けWebページとして公開できます。公開するビューや項目を柔軟に選択でき、必要な情報だけを限定的に共有可能です。
さらに、IPアドレス制限やパスワード認証などのセキュリティ機能も備わっており、安心して情報を共有できます。
FAQアプリ | よくある質問とその回答を一元管理
kintoneのFAQアプリを活用すると、よくある質問とその回答の一元管理が可能で、社内外で効率的なナレッジ共有を実現できます。
FAQアプリは、質問と回答をカテゴリ別に整理し、キーワード検索や絞り込み機能で必要な情報を迅速に見つけられる設計です。
また、コメント機能や変更履歴機能を活用すると、情報の補足や更新履歴の追跡も可能です。
kintoneのナレッジ共有でよくある質問
kintoneでのナレッジ共有に関して、よく寄せられる質問とその回答をご紹介します。
- 新人教育やOJTでkintoneを使うメリットはありますか?
- ナレッジが属人化しないようにするためにはどうすればいいですか?
上記の疑問を解消し、より効果的な活用を目指しましょう。
新人教育やOJTでkintoneを使うメリットはありますか?
kintoneはノーコードでアプリを作成できるため、新人教育用のツールやテンプレートを簡単に構築できます。
また、実務で使用するアプリやデータをそのまま教育に活用できるため、新人はリアルな業務環境で学習が可能です。
さらに、コメント機能やスレッド機能を活用すると、担当者とのコミュニケーションが円滑になり、不明点や不安の解消がスムーズに行えます。
ナレッジが属人化しないようにするためにはどうすればいいですか?
ナレッジの属人化を防ぐには、業務内容や手順を明確にし誰でもアクセスできる状態にするのが重要です。
kintoneではアプリを利用して業務フローやナレッジを記録・共有できるため、情報の透明性が向上します。
また、検索機能やカテゴリ分けから、必要な情報を迅速に取得できる環境を整えられます。
kintoneの導入・活用でお悩みなら「ペパコミ株式会社」にご相談ください!
kintoneでは、業務データと関連付けてナレッジを蓄積・共有する仕組みを、専門知識なしで構築できるのが魅力です。
また、アプリやスペース機能で情報を整理すれば、コミュニケーションは円滑になり、業務効率も向上します。
さらに、ノーコードでカスタマイズできるため、自社のニーズに合わせたナレッジベースやFAQサイトの作成も可能です。
しかし、自社に合った活用方法がわからないケースや導入がうまく進まないケースもあるかもしれません。
もしkintoneの導入や活用、ナレッジ共有の仕組みづくりでお悩みの方は、ペパコミ株式会社にご相談ください。
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