kintoneは業務システムアプリを作成するクラウドサービスです。
さまざまな業種・業務で導入されていますが、「kintoneは実際にどうやって現場に活用されているか知りたい」「自社で導入する際にもっと有効活用方法できるアイデアが知りたい」
と悩む方も多いのではないでしょうか。
この記事では、kintoneを活用して業務改善を果たした10の事例を紹介し、成功の秘訣と便利な機能を解説します。
kintone導入の具体的なメリットや、失敗しないためのポイントも深掘りしていきます。
kintone（キントーン）とは業務アプリを開発できるクラウドサービス
kintoneは、サイボウズ株式会社が提供する、簡単に業務アプリを開発できるクラウドサービスです。
3万社以上の導入実績を持ち、さまざまな業種や業務の業務改善に寄与しています。
特に、ドラッグ＆ドロップで直感的にアプリが構築できるため、プログラミングの知識がない方でも手軽に開発可能です。
kintoneは顧客管理や工程管理、社内コミュニケーションを促進するチャット機能まで、幅広い用途に対応しています。
また必要な機能だけを選んで導入できる柔軟性があり、企業独自のニーズに合わせたオリジナルアプリを作成できる点も魅力です 。
kintoneはより新しい働き方を実現し、企業の生産性向上に貢献しています。
業種別のkintone（キントーン）活用イメージと業務改善事例10選
ここではkintoneを導入して業務が改善された事例を10個紹介します。
今回は代表的な下記のジャンルごとに解説していきます。
- 自治体
- 経理
- 製造業
- 総務
- 営業
- コールセンター
- サービス業
- 卸売・小売業
- 医療・福祉業
- 金融業
自社でどのようにkintoneを活用できるのかイメージし、業務に活かしてください。
kintone活用事例①自治体
愛知県庁では、給付業務を効率化するためkintoneへ移行しました。
kintoneの導入でExcel中心の台帳管理から脱却し、さらに振込データの自動作成アプリまでわずか2週間で完成させます。
kintoneで給付業務の基盤を整備したことで、2万件を超える給付金の申請データの管理と複数部署との連携が容易になりました。
本庁の関係者や県の事務局を含む500名のスタッフが利用しており、物理的距離がある事務局との情報連携もスムーズです。
kintoneの活用により、情報の一元管理とリアルタイムな情報共有が可能となり、市民への迅速なサービス提供が実現しました。
kintone活用事例②経理
ランドスケイプは、Notesを使用していた経理部門での月次処理をkintoneとfreeeの連携により革新しました。
kintoneとfreeeの連携により、20営業日かかっていた作業が7営業日に短縮される大きな成果をあげました。
従来はCSVやExcelによる手作業が多く、数値ミスの不安を抱えていました。
しかし今では、案件管理から月次処理までの業務を一気通貫で行えるようになり解消しています。
API連携が柔軟なkintoneだから、freeeのような別のシステムとの連携が容易にできると評価しています。
kintone活用事例③製造業
芙陽工業は、生産工程の確認や日々の点検業務など、製造現場の情報管理を効率化するためにkintoneを導入しました。
従来は複数のシステムを使用しており、システム間の連携不足や、システムに乗り切れない業務があるなどの課題がありました。
kintoneが選ばれたのは、ITの専門知識のないスタッフでも簡単にアプリを作成できる柔軟性と使いやすさが決め手でした。
またクラウドベースなのでどこからでもアクセス可能になり、働き方に柔軟性が生まれます。
導入後、紙や口頭での業務指示をデジタル化しkintoneに集めた結果、情報の透明性が高まり製造不具合トラブルが激減し、出荷ミスもゼロになりました。
kintone活用例④総務
ZOZOは、kintoneを活用してワークフローシステムを大幅に改善しました。
従来のシステムは、スマートフォン非対応で外出中の承認待ちが発生したり、一部の業務がデジタル化できないなどの課題がありました。
そんな中、柔軟なカスタマイズが可能なワークフローシステムとして、kintoneを導入します。
総務が主導して情報システム部門の協力のもと、現場のニーズに即した使いやすいシステムを構築しました。
スマートフォンからでも申請や承認ができるようになり、承認フローの進捗も一目で確認可能です。
さらにkintoneは各種ツールとのAPI連携が可能なため、開発工数の削減にもつながると高い評価を得ています。
kintone活用事例⑤営業
産経新聞社は、営業業務の多様化と複雑化にともなう課題を解決するためにkintoneを採用しました。
情報の属人化と無駄な会議の多さが課題でしたが、カスタマイズ性が高く、初期費用が低いkintoneが解決策となります。
本業の営業を行いながらも、わずか2ヵ月でほぼすべてのアプリを完成させ、情報の一元管理が実現しました。
また熊本地震の際には、kintoneの「スペース」機能により情報共有がスムーズに行えたので、急な紙面変更にも柔軟に対応できたといいます。
kintone活用事例⑥コールセンター
プライムアシスタンスは、苦情管理業務の改善を目指しkintoneを導入します。
これまでのExcelによる管理では、200人ほどの管理者が使用するためデータ競合でリアルタイムの更新が難しく、入力漏れや残業時間増加の原因となっていました。
kintoneの利用で、苦情内容の入力が個々のペースで可能になり、業務負担が大幅に軽減されました。
また情報伝達や知識の共有が容易になり、コールセンターの業務品質が向上しています。
さらにkintoneの共通フォーマットの使用は入力ミスの軽減にもつながり、新人でも慣れた人と同様に入力が可能です。
結果として、月に5.2人ほど業務削減効果があり、現場からも業務負担の減少に対する肯定的な声が寄せられています。
kintone活用事例⑦サービス業
ロイヤルホテルでは、宿泊客のリクエストに迅速に対応するため、客室関連業務の情報共有システムをkintoneで一新しました。
かつては客室に関わる業務が複数の部署に分散していたため、宿泊客はどこに問い合わせるべきか迷い、フロントに問い合わせが集中していました。
課題を解消するため、組織再編とともに問い合わせ窓口を一本化し、kintoneを中心とした新しい情報基盤を構築します。
kintoneの導入により、客室からのリクエストが一元的に可視化されるようになり、人員配置の最適化が可能になりました。
kintoneで情報基盤を整えたことにより、サービスの質が大きく向上します。
さらに食品衛生管理の国際基準HACCPへの迅速な対応も、kintoneを活用して実現できました。
kintone活用事例⑧卸売・小売業
バルスでは、新商品の納期情報の伝達が課題でした。Excelでの発注残管理による情報共有の煩雑さから、納期管理の効率化が求められていたのです。
また業務が属人化しており、他部門の納期を把握することが困難でした。これらの課題を解決するために、低コストで迅速な業務改善が見込め、かつ基幹システムと連携できるkintoneの導入を進めます。
たった2週間で発注残管理システムを立ち上げ、購買部門と取引先の商社がリアルタイムで納期や発注状況を共有できるようになりました。
いまでは店舗への情報伝達もスムーズです。kintoneの利用で顧客満足度は向上し、店舗スタッフの働きやすさも改善されています。
kintone活用事例⑨医療・福祉業
ゆうの森では、医療と介護の連携ツールとしてkintoneを導入しました。従来は情報管理が別々に行われ、緊急時の迅速な情報共有に課題がありましたが、kintoneで医療と介護の情報が一元化されます。
患者情報やケアの履歴が、医師からヘルパーまで全スタッフがアクセス可能になり、サービスの質が向上しました。
導入効果は大きく、特に緊急時に患者の詳細情報をすぐに確認できるようになった点が評価されています。
また20以上のアプリを構築し、夜間の対応も計画的に行えるよう改善されました。
さらに財政面でも大きな成果があり、年間3000万円の赤字だったへき地の診療所が4ヵ月で黒字転換しました。
kintoneの導入により情報共有がスムーズになり、医療サービスの質の向上と効率化を実現しています。
kintone活用事例⑩金融業
北國銀行は、住宅メーカーとの情報共有の効率化を目指してkintoneを導入しています。これまで電話や紙ベースでのやり取りが多く、業務の負担が大きい状態でした。
しかし、わずか3ヵ月でkintoneによる情報共有システムを整備し、住宅ローンに関する審査結果や各種条件が一覧で確認できるようになりました。
営業担当者はいつでも必要な情報を手軽にチェックできるようになり、業務効率が格段に上がっています。
開発未経験者でも、豊富に用意されたサンプルを活用して簡単にシステムを構築できる点も、kintoneの魅力です。
住宅メーカーとの情報共有が円滑になったことで、30社への導入で月間112時間の効率化が見込まれています。
kintone（キントーン）導入がおすすめな企業の特徴
各業種・業務での業務改善事例を知り、活用方法が少しイメージできたと思います。ここではkintoneの導入に向いている企業の特徴を3つご紹介します。
- カスタマイズ可能な業務アプリを低コストで導入したい企業
- データの管理を一元化したい企業
- 社内にIT担当者がいない企業
それぞれ解説するので、自社に当てはめて考えてみてください。
カスタマイズ可能な業務アプリを低コストで導入したい企業
kintoneには日報や顧客リストなど、100種類以上のサンプルアプリが用意されているので、容易にカスタマイズできます。 サンプルアプリはそのまま利用もできますし、デザインや設定の変更も可能です。
より特化した機能が必要な場合は、200種類以上あるプラグインを使って、工程管理や請求書作成などの機能を追加できます。
またAPI連携を活用し、kintoneを外部サービスとつなげることも可能です。 API連携により利用の幅が広がり、自社だけの特別なアプリの開発もできるようになります。
kintoneを活用すればビジネスの変化にもすぐに対応できるため、長期的に見てもコストを抑えつつ業務の効率化が可能です。
データの管理を一元化したい企業
kintoneを使えば顧客情報や案件情報、売上情報などのさまざまなデータを一元管理でき、データの重複入力や情報の齟齬を防ぎます。
またクラウドでサービスが提供されているため、場所やデバイスに関係なく必要な情報を確認可能です。 特に複数の部署やチーム間での情報共有が必要な場合に効果を発揮し、業務の透明性の向上にもつながります 。
ただし各ユーザーに割り当てられるデータ容量は5GBまでとなっているため、注意してください。
社内にIT担当者がいない企業
kintoneは、プログラミングの知識がなくても直感的に業務アプリを開発できるノーコードツールです。
こだわりが強くなければ、外部の開発者やITコンサルタントに頼ることなく、社内の現場担当者だけでアプリの運用やカスタマイズができます。
kintone導入担当者の93%が非IT部門であることから、IT担当者がいない企業でも業務のデジタル化を進められることがわかります。
kintone（キントーン）の導入で失敗しないために覚えておきたい3つのポイント
kintoneの活用に向いている企業の特徴が分かり、導入を検討している方もいるかもしれません。ここではkintoneで後悔しないために、導入で失敗しないために大切な3つのことを紹介します。
- kintone導入の目的や運用方法を社内に浸透させる
- 現場のニーズを汲み取ってシステムに反映する
- kintoneの導入が合わない業務もあることを理解する
1つ1つ詳しく解説していきます。
kintone導入の目的や運用方法を社内に浸透させる
kintoneを導入する前に、まず社内で解決したい課題をしっかりと洗い出しましょう。どの業務でkintoneを活用できるか、具体的な検討が大切です。
課題の認識により、kintone導入の目的を明確に定めることができますし、導入によってどのような課題が解決できるのかわかります。
するとkintoneを導入するべきかどうかがわかり、導入失敗のリスクを避けることが可能です。また導入する目的や運用方法を社内で共有すると、導入後の活用率が上がります。
現場のニーズを汲み取ってシステムに反映する
業務の最前線で働いている現場スタッフのニーズや直面している課題をしっかりと把握し、システムに反映させることが大切です。
管理者だけでシステムを決めてしまうと、現場のニーズを逃してしまい、結果として使いにくいシステムができあがることもありえます。
最初から完璧に作るのではなく、適宜現場のスタッフに試してもらい、一緒にシステムを構築していくことが重要です。
そうすればより実用的で使いやすいシステムが生成され、導入後の運用もスムーズに進むでしょう。
kintoneの導入が合わない業務もあることを理解する
kintoneは多様な業務に応用できる便利なツールですが、すべての業務に最適なわけではありません。導入を考える際には、まず社内のどの業務がkintoneに適しているかを慎重に検討しましょう。
kintoneだけでは対応できない業務があれば、他のツールを組み合わせることも考える必要があります。
そして使いづらい点や不明点が多々出てくる場合には、kintoneの導入支援･開発支援の利用も検討してみてください。
大切なのは、kintoneの導入自体が目的ではなく、業務改善を目指すことが目的であることを忘れないようにしましょう。
kintone（キントーン）の便利な使い方を3つご紹介
ここではkintoneの便利な使い方を3つご紹介します。
- 「ルックアップ」を使用してデータを簡単に参照
- 「関連レコード一覧」で情報を一元管理
- 「プロセス管理」で業務フローを可視化
1つ1つ解説するので、実際に手を動かして試してみてください。
「ルックアップ」を使用してデータを簡単に参照
kintoneの「ルックアップ」機能は、他のアプリにあるデータを取得できる機能です。
例えば「注文管理アプリ」で、新しく商品を登録する際に毎回商品の詳細を入力するのは大変ですよね。
そこでルックアップ機能を使えば、「商品管理アプリ」から商品名を選ぶだけで関連する情報が自動で埋められます。このようにルックアップ機能の利用で、作業速度が向上しデータの入力ミスが減ります。
さらに全員が同じ情報を参照するため、データ表記の統一が可能です。kintoneのルックアップ機能は、作業効率を上げ、データの正確性や一貫性も保つことができます。
「関連レコード一覧」で情報を一元管理
「関連レコード一覧」機能は、異なるアプリ間、あるいは同一アプリ内の関連するレコードを一覧表示できる機能です。
例えば顧客管理アプリで、特定の顧客に関連する案件データを一覧で確認ができます。
関連レコードの詳細を確認する場合、ワンクリックで参照先レコードへジャンプできるため、複数の画面を行き来する手間を省けます。
また関連レコードは、複数のレコードで設定が可能です。そして参照先レコードの情報を更新すると、関連レコード一覧にも自動的に反映されます。
関連レコード一覧機能により、情報が一元化され、異なる部署間での情報の共有が容易になり、業務プロセスの透明性が向上します。
「プロセス管理」で業務フローを可視化
「プロセス管理」機能は、業務の進行状況を可視化し、承認フローを含む業務の進捗状況をひと目で把握できる機能です。
プロセス管理を使えば、書類の承認依頼から最終確認までの一連のフローをデジタルで管理できます。特に、複数のスタッフが関わるタスク管理、承認フローやクレーム処理などの業務で大きな効果を発揮します。
外出中の承認者も、スマートフォンやパソコンを使用していつでもどこでも承認作業ができるため、業務の遅れを防ぎ迅速な意思決定が可能です。
プロセス管理の利用で、業務の優先順位を決めて計画的に進めることができるため、プロジェクトの遅延リスクを減らせます。
kintone（キントーン）の活用でお困りの方は詳しい人に相談しましょう
kintoneの導入事例を通じて、さまざまな業種や業務で業務改善できることをお伝えしました。
kintoneはカスタマイズ性があり低コストで活用できる点や、開発知識がない方でも簡単にアプリを作成・運用できる点が、多くの企業に評価されています。
またkintoneの導入に向いている企業の特徴や、導入で失敗しないためのポイント、業務効率化に役立つ便利な機能も紹介しました。
この記事で紹介した事例から、自社の業務改善に役立つヒントを得られましたか。導入を検討している、もしくは活用方法に悩んでいる方は、ぜひペパコミ株式会社へお問い合わせください。kintoneを活用して、業務の効率化を実現しましょう。
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