「kintoneが使いにくく感じるので、改善する方法について知りたい」
「そもそもkintoneの向き・不向きを知りたい」
上記のようなkintoneの使いやすさについて気になっている方もいるでしょう。
kintoneには、向き・不向きな作業があり、企業によっては向いてないと感じることもあります。ここでは、kintoneが使いにくいといわれている理由や、向き・不向きな企業の特徴を解説していきます。向き・不向きを把握してすることで、うまく活用できて、業務効率を向上していけるでしょう。
もしkintoneの特徴やできることについて詳細を知りたい方は下記の記事もあわせてご覧ください。
関連記事：サイボウズ社のkintone（キントーン）とは？機能や特徴をわかりやすく解説
また、ペパコミ株式会社では、kintoneの導入サポートを無料で行っております。導入に関することから改修内製化までの相談ができるため、業務をより効率的に行えるようサポートしてくれるでしょう。
kintone（キントーン）って何？一体何がすごいの？
kintone（キントーン）は「何がすごいの？」と気になっている方もいるでしょう。kintone（キントーン）は、サイボウズ社が提供している、業務の改善を図る様々な機能が用意されているサービスです。
その機能は、顧客情報管理やプロジェクトの進捗管理、コミュニケーションツールなど多岐に渡ります。
またデータ集計や分析が簡単に行えることや、データの一元管理が可能になるなどのメリットもあります。
それぞれの機能をアプリ単位で管理しており、各アプリは作成や編集を行えますが、プログラミングの知識がなくてもできるのが特徴の1つです。
具体的には、顧客や案件管理・ワークフロー（申請業務）・売上管理などを行うためのアプリの作成ができます。
サンプルアプリだけでも100種以上あり、そこから選択するだけで簡単に機能を追加できるため、時間や費用の節約につながるでしょう。
kintone（キントーン）が使えない・使いにくいといわれている6つの理由
kintoneを利用している方の中で、使えない・使いにくいと感じている人も少なくないようです。使いにくいと感じている主な理由は、以下の8つがあります。
- レイアウトが大幅に変更できず見づらい
- データとアプリのデータの連携が難しい
- アプリが乱立し整理整頓できない
- ストレージの容量がかなり少ない
- 使えない関数や数式がある
- kintone公式のサポート体制が充実していない
1つずつ詳しくみていきましょう。
レイアウトが大幅に変更できず見づらい
kintoneはデザインの枠組みが決められているため、プログラミングの知識がない限りはレイアウトの大幅な変更が難しい特徴があります。
特にホーム画面は1つしかないため、複数のアプリを使用している場合には、使いたいアプリを探しにくくなってしまいます。
長く使用していると、アプリの数も増えて、全体像を掴みにくくなります。しかし、使用頻度の高いアプリのリンクを設置することで、アプリを探す手間が軽減するでしょう。
データとアプリのデータの連携が難しい
アプリのデータを連携するには、ある程度のプログラミング知識が必要なため、専門的な知識がない場合は難しいでしょう。
kintoneは、外部のサービス・アプリと連携することで、データを1つのシステムに集約できます。
しかし、データを外部ツールと連携するには、ある程度の専門的知識が必要です。そのため、Excelファイルの共有や、Googleスプレッドシートを活用した方が楽と感じる方もいます。
kintoneの機能を活かして業務を改善していくには、専門的な知識を持っている担当者・外部のサポートがいるといいでしょう。
アプリが乱立し整理整頓できない
業務アプリの作成ができるため、新しいものがどんどん増えていくと、使いたいアプリが見つけにくくなり、整理するのが難しくなります。
kintoneでは、アプリの配置場所・順番を変える機能がありません。そのため、よく使用しているアプリであっても、新しいアプリが追加されると押し下げられてしまいます。
必要なアプリを探すことに時間がかかると、業務の効率化は難しくなります。そのため、定期的に、使用しないアプリは削除し、整理整頓をするように気を付けましょう。
ストレージの容量がかなり少ない
kintoneでの、1ユーザーのストレージ容量は5GBと少なく、データがすぐに溜まりきってしまいます。特に、カタログ・提案資料などのデータを大量に管理する場合、5GBでは足りないこともあるでしょう。
ストレージ容量は、追加で購入することも可能ですが、追加料金がかかってしまいます。そのため、大量のデータが必要な場合、追加料金も多くなりコストパフォーマンスが悪くなる可能性があります。
使えない関数や数式がある
kintoneには、計算ツールもあり集計や在庫管理などに活用できますが、使用できない関数・数式もあり、複雑な計算には対応していません。普段Excelなどで複雑な数式・関数を使っている企業の場合、kintoneでは使えなくなるため、不便だと感じる可能性があります。
しかし、kintoneではアップデートが繰り返されており、使用可能な関数も少しずつ増えてきています。そのため、今後のアップデートで、使える関数が増えることを期待できるでしょう。
kintone公式のサポート体制が充実していない
kintoneには、電話・メール・チャットの3つのサポート体制があります。しかし、サポートは、受付時間が決められており、内容によってはメールのみの問い合わせしかできない場合もあります。そのため、kintoneのサポート体制が不十分だと感じる方も多いでしょう。
また、マニュアルがないと使い方が分かりにくいと感じる方も多く、マニュアルの改善や気軽にチャット相談できるサポートの導入を希望している意見が挙げられています。
kintone（キントーン）を導入するメリット・デメリット
kintone（キントーン）には、導入するメリット・デメリットがあります。それぞれまとめましたので、1つずつ詳しくみていきましょう。
kintoneを導入するメリット
kintoneを導入するメリットは、主に以下の5つがあります。
- 簡単かつ迅速に導入可能
- 低コストで独自アプリの作成が可能
- テンプレートやプラグインが豊富
- 高いセキュリティ機能
- リモートワークや外出先から利用も可能
kintoneは、基本的な機能であれば、専門的な知識がなくても導入できるため、IT知識のあるエンジニアの必要がなく、低コストでアプリ作成ができます。
また、豊富なテンプレート・プラグインがあることもメリットの1つです。法人向けのプラグインの場合、有料のものも多いですが、有効活用することで、業務の効率が向上していくでしょう。
kintoneを導入するデメリット
kintoneを導入するデメリットには、主に以下の3つがあります。
- アプリの管理が煩雑になりやすい
- アプリ同士や外部連携に難がある
- 利用規模が大きくなるとコストが高くなりやすい
アプリ作成・管理ができるkintoneですが、アプリ同士のメールや、外部システムとの細かい連携は、対応が難しくなります。外部システムを連携するには、プログラミングの知識も必要になるため、支援サービスの利用が必要になるでしょう。
また、kintoneは1ユーザーごとにかかるコストは低いですが、利用規模が大きくなると、コストも増えてしまいます。加えて、プラグインを利用することにより、さらにコストが高くなるでしょう。
kintone（キントーン）の導入した方がいい企業・やめた方がいい企業の特徴
kintone（キントーン）のメリット・デメリットを紹介してきましたが、どの企業にもおすすめできるものではなく、向き不向きがあります。
これから、導入した方がいい企業・やめた方がいい企業の特徴を解説していきます。1つずつ詳しくみていきましょう。
kintoneの導入に向いている企業の特徴
kintoneの導入に向いている企業の特徴には、主に以下の3つがあります。
- プラグイン分の予算を確保できる企業
- カスタマイズ性を重視したい企業
- プログラミングに詳しい従業員がいる企業
kintoneは、プラグインを利用しながら自社に合ったアプリをカスタマイズしていきます。そのため、カスタマイズ性を求めている企業には向いているでしょう。
また、自社にプログラミングの知識に詳しい社員がいると、より効率的に活用していけます。
kintoneの導入に向いていない企業の特徴
kintoneの導入に向いていない企業の特徴は、主に以下の3つです。
- 大量のデータを管理する企業
- プラグインの分の予算を確保できない企業
- 手厚いサポートを求めている企業
kintoneには、ストレージ容量が1ユーザーにつき5GBと少ないデメリットがあります。容量を追加するとその分費用も発生するため、大量のデータを管理する企業には不向きとなるでしょう。
また、プラグインを利用するには、料金がかかるため、ある程度の予算がないと必要な機能を使用できなくなってしまいます。
kintone（キントーン）の導入に失敗しないための5つのポイント
kintone（キントーン）のメリット・デメリットや、向いている企業・向いていない企業について解説してきました。kintoneの導入を検討していても、失敗しないか心配な方もいるでしょう。
ここでは、失敗しない導入ポイントとして、以下の5つを紹介していきます。
- 初歩的なプログラムのスキルは身につけておくこと
- デバイスによって作業を事前に決めておくこと
- kintoneの向き不向きを把握しておくこと
- ブックマークの機能を活用すること
- 現場の声をアプリ開発に反映すること
1つずつ詳しくみていきましょう。
初歩的なプログラムのスキルは身につけておくこと
アプリを作成するときに、カスタマイズ性を求める場合は、ある程度のプログラミング知識が必要です。kintoneは、自社に合わせたアプリの作成ができます。しかし、アプリをカスタマイズするには、ある程度のプログラミング知識が必要です。
kintoneで使われているプログラミング言語はJavaScriptで、拡張機能・オリジナル機能などを実装できます。より効率的に活用できるようなカスタマイズをしていきたい場合は、プログラミング知識のある担当者に依頼する、または外注するといいでしょう。
デバイスによって作業を事前に決めておくこと
kintoneでの操作ミスを防ぐためにも、デバイスごとに作業内容を決めておきましょう。kintoneは、パソコン・モバイル端末では表示が違います。スマートフォンを利用して、パソコン版の画面表示にして使うことはできますが、操作しにくくミスにつながる可能性があります。
そのため、パソコンでする作業・パソコンとモバイルの両方で行う作業にあらかじめ分けておくといいでしょう。
kintoneの向き不向きを把握しておくこと
kintoneには、向き不向きがありますが、うまく活用できれば業務改善が見込めるため、kintone活用に向いている業務を把握しておきましょう。
例えば、顧客案件管理・タスク管理・日報などの業務改善・効率化についての様々なアプリは、kintoneが向いている作業です。
一方で、本格的な会計システム・大量のデータ管理などの作業は、有料プラグインの追加が必要であったり、仕様的に不得意な作業が含まれるため向いていません。
kintoneの向き不向きと自社で実現したい機能を理解して、うまく活用していくようにしましょう。
ブックマークの機能を活用すること
kintoneのブックマーク機能を使うことで、アプリを探す手間が省け、タスクを後回しにすることがなくなります。kintoneには、ユーザーごとにブックマーク機能があり、業務に必要なアプリをブックマークしておくことが可能です。
kintoneを使用している期間が長くなると、アプリも多くなってきます。その中から使いたいアプリを探すのは、手間がかかってしまうため、タスクを後回しにしてしまうこともあるでしょう。
しかし、業務に必要なアプリをブックマークしておくと、アプリを探す手間を省け、効率的に活用していけるでしょう。
現場の声をアプリ開発に反映すること
使いやすく効率がいいアプリの作成をするためには、現場の声を聞いて、それをアプリに反映させることが大切です。開発担当者が使いやすいと感じているアプリでも、実際に現場で作業している社員には、操作しにくく分かりづらい可能性もあります。
そのため、アプリ開発・修正を行うときは、現場の声を聞く機会を作り、作業内容に合った機能をアプリに反映するようにしましょう。
使いにくいといわれているkintone（キントーン）についてよくある質問
使いにくいといわれているkintone（キントーン）に関するよくある質問を整理しました。1つずつ詳しくみていきましょう。
kintoneを導入すればどんなことが便利になりますか？
kintoneを導入すると、主に以下のことが簡単にできるようになります。
- 顧客･案件管理
- 日報管理
- タスク管理
- 工程管理
- スケジュール管理
kintoneには、アプリテンプレートが200種類以上あり、無料で使用可能です。テンプレートを使うと、プログラミング知識がなくても簡単にアプリの作成ができます。
kintoneの苦手なことってどんな作業ですか？
kintoneの苦手なことには、主に以下のものがあります。
- 本格的な会計システム
- 大量のデータ管理をする業務
kintoneに向いている作業は、顧客案件管理・タスク管理などがあります。苦手としている作業には、レシート読み取り機能や、金融期間・会計ソフトとの連携といった本格的な実業務を代替できる機能の実装があります。
そのため、kintoneが苦手なことを把握して、うまく活用していくのが1つのポイントです。
kintone（キントーン）の向き不向きを理解してうまく活用しましょう！
kintoneが使いにくいといわれている理由や、メリット・デメリットを解説してきました。
kintoneにも向き・不向きな作業があり、特に業務改善や効率化に関する作業は、向いています。kintoneが向いている作業を活用していくことで、業務効率の向上につなげられるため、向き・不向きの把握をしておきましょう。
また、ペパコミ株式会社では、kintoneの導入サポートを無料で行っております。導入に関することから改修内製化までの相談ができるため、業務をより効率的に行えるようサポートしてくれるでしょう。
コメント