営業の日報入力や顧客情報管理がバラバラで、情報共有や業務効率化に課題を感じていませんか？
kintoneを導入すれば、日報と顧客台帳を連携させて営業活動の「見える化」を実現でき、組織全体での情報共有や分析も格段に効率化できます。
本記事では、従来のスプレッドシート管理と比較しながら、kintoneによる一元管理・データ活用のメリットや、導入時に検討すべきポイントを分かりやすく解説します。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
kintone導入で営業活動の「見える化」を実現する方法
営業活動において、情報の「見える化」は業務効率を高め、生産性を向上させる上で不可欠な要素です。
現状、営業担当者は日報の入力や顧客情報の管理を個別のスプレッドシートで行っている場合があります。
日報の入力と、顧客台帳への反映や訪問記録が別々に管理されている状態です。
また、月ごとにシートが分かれているため、過去の活動履歴を一覧で確認する際に手間がかかることも考えられます。このような状況は、情報共有の遅れや分析の不足を招く要因となり得ます。
kintone導入で営業活動の「見える化」はなぜ必要か
現在の営業活動では、一人の担当者が20件から30件もの日報を扱うことがあり、その量は相当なものになる場合があります。
これらの膨大な情報を効率よく管理し、営業活動全体を明確にするため、「見える化」は重要性を増しています。
営業の「見える化」を達成すると、顧客台帳と日報の連携、さらに日報情報と顧客情報の紐付け を通して、営業現場の具体的な状況を正確に把握できるからです。これは、データの蓄積と活用を促進し、より迅速な意思決定を支援する基盤となります。
kintoneが実現する「営業活動の見える化」
kintoneを導入すると、営業活動のさまざまな側面で「見える化」を進めることができるようになります。
- 日報と顧客情報の連携による効率化
- 訪問記録と日報の一元管理
- 営業担当者・エリアごとの情報共有
- 営業分析の高度化
既存の顧客情報を活用し、日報と連携させることで、営業担当者にとって使いやすく、管理側も状況を把握しやすい環境が構築されます。
日報と顧客情報の連携による効率化
kintoneでは、日報の情報を顧客台帳へ反映させ、両者を紐付けて管理することが可能になります。
顧客情報と日報情報を連携させることで、例えば、顧客区分を設けて担当者が顧客への対応状況を分類し、毎月のデータに基づいた面談や話し合いに活用できます。
訪問状況についても、「面談済み」「訪問済みだが会えなかった」「未訪問」の3つの区分で明確に把握できるようになります。これにより、顧客対応の進捗状況が正確に可視化され、次のアクションへ繋がりやすくなります。
訪問記録と日報の一元管理
これまでスプレッドシートで個別に管理されていた訪問記録と日報の入力は、kintone上で統合して管理できます。
kintoneの一覧画面を活用すると、データの見え方が大きく変わります。日報を作成する際に、同時に訪問記録も作成する仕組みを構築することが可能です。
直近の営業活動を一覧で確認したい場合、自動設定により、作成日時を基準に過去30日分の情報を常に一覧表示する機能も利用できます。これにより、担当者は常に最新の活動状況を把握でき、管理者はチーム全体の動向を容易に追跡できます。
営業担当者・エリアごとの情報共有
kintoneを導入すると、自分の担当エリア以外の営業活動状況も「見える化」できるようになります。
顧客台帳には、顧客が所属する営業所や担当者の情報を入力できます。この情報が入力されていれば、顧客がどの営業所の誰の担当であるかを明確に把握できます。
これにより、組織全体の営業状況を共有し、チーム間の連携を強化することが可能になります。例えば、他のエリアの成功事例や課題を共有し、組織全体の営業力向上に貢献できます。
営業分析の高度化
kintoneは、営業活動の分析をより詳細に行えるように支援します。
例えば、日報に記載される「丸」「三角」「バツ」のような定性的な評価は、アプローチ方法の選択肢として設定し、定量的に分析することもできます。これは、経験則に頼りがちな営業プロセスをデータに基づいたものへ転換させる助けになります。
また、kintoneはウェブフォームとの連携も可能であり、セミナーの参加者情報を自動で取り込むことができます。
この機能を利用すると、セミナーごとの広告費や見込み客になった割合などを算出し、広告の費用対効果を計算することが可能になります。
この分析により、費用を投下したマーケティング活動がどれだけの成果に結びついたのかを明確に把握し、次回の戦略立案に役立てることができます。
従来の管理方法とkintoneによる「見える化」の比較
現在、スプレッドシート等で管理されている営業情報と、kintoneを導入した際の管理方法を比較すると、情報管理の質や活用の幅に違いがあることがわかります。
| 項目 | 現在の管理方法（スプレッドシート等） | kintoneによる管理方法 |
| 日報と訪問記録 | 別々に入力されることがある | 一元管理が可能。日報作成時に訪問記録も作成できる |
| 月次データ | 月単位でシートが異なることがある | 一覧画面でデータの見え方が変わり、過去データも容易に参照できる |
| 情報共有 | 個々の営業担当者による管理。担当エリア外の情報は見づらい場合がある | 顧客台帳で担当者や営業所を管理し、組織全体の情報共有ができる |
| データ分析 | 定性的な情報が多く、定量的な分析には不向きな場合がある | 定量的なアプローチ分析、セミナー効果分析などが可能になる |
この比較表から、kintoneの導入が、情報の集約、共有、分析の面で現在の管理方法を補完し、より高度な「見える化」を実現する手段であることがわかります。
kintone導入で「見える化」を実現する際の検討事項
kintoneを導入し営業活動を「見える化」する際には、具体的な運用方法や将来的な展望も考慮に入れることが重要です。
- 入力デバイスの選択
- 構築フェーズと組織全体での情報連携
- 将来的な拡張性
導入前の計画段階でこれらの点を明確にすることで、スムーズな移行と最大限の活用に繋がります。
入力デバイスの選択
営業担当者がkintoneを利用するデバイスとして、スマートフォンやiPadなど、複数の選択肢があります。
どちらのデバイスが日常の営業活動における入力作業に適しているか、利用環境や入力頻度などを考慮し検討することが勧められます。適切なデバイスを選択すると、入力のしやすさや情報の即時性に大きく影響します。
構築フェーズと組織全体での情報連携
kintoneのシステム設計を進める際には、組織図や各組織に所属する人員数といった情報も合わせて提供すると有効です。
これらの詳細な情報を基に、操作設計やアプリケーションの構築が行われるため、組織の構造に合わせたシステムを構築できます。
これにより、全社員がスムーズにシステムを利用でき、情報の連携が円滑に進むようになります。
将来的な拡張性
kintoneは、初期の「見える化」ニーズに応えるだけでなく、将来的な拡張性も備えています。
営業活動の変化や組織の成長に合わせて、システムの機能を追加・変更していくことが可能です。
例えば、新たな営業手法の導入や、他システムとの連携ニーズが生じた場合でも、柔軟に対応できる基盤となります。
kintone導入で営業活動の「見える化」を実現しましょう
kintoneの導入は、営業活動における非効率を解消し、「見える化」を促進するための強力な手段です。
日報と顧客台帳の連携、訪問記録の一元管理、そして高度な営業分析を通じて、データに基づいた意思決定を支援します。
営業担当者の情報入力や情報共有の負荷を軽減し、効率的で生産的な営業活動を実現するため、kintoneの活用を検討してください。これらの機能により、組織全体の営業力が向上し、持続的な成長に貢献できるでしょう。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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