kintoneは、企業の業務効率化やデータ管理を支援する強力なツールです。しかし、その真価を発揮するためには、導入後の適切な運用と継続的な改善が重要となります。
今回は、kintone導入企業が直面しがちな課題と、それに対する具体的なアドバイスを見ていきます。
また、本記事の内容はプラグインの本来の目的や全ての使い方を網羅しているわけではない可能性があることを理解しておきましょう。
実際にプラグインを導入する際は、提供元が公開している公式情報なども合わせて確認することをおすすめします。
あくまでこんなことが出来るんだ。というイメージをしてもらう目的で記事にしていることをご了承下さい。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
kintone導入の目的と現状のシステム構成
今回相談を受けた企業は、ポスティング事業を展開しています。kintone導入の主な目的は、営業管理、顧客管理、案件管理、請求管理の一元化、そして業務効率化にあります。
現在のkintoneシステムは、外部の構築会社に依頼して作成されたものであり、スポットでアドバイスを受けている状況です。
現在のkintoneアプリ構成
現在のkintoneアプリは、以下のように構成されています。
| アプリの種類 | 内容 |
| 顧客管理アプリ | 取引先の登録に使用します。 |
| 問い合わせ管理アプリ | ホームページに設置されたフォームブリッジと連携し、問い合わせ内容が自動的に入力されます。
これは見込み客のリード管理の役割を果たします。 |
| 営業管理アプリ | 問い合わせ内容が転記された後、見積もりやヒアリングなどの営業活動が管理されます。 |
| 見積書アプリ | 営業管理から連携し、見積書を作成します。
マネーフォワードkintoneコネクターと連携し、kintoneに登録された時点でマネーフォワードにも見積書が自動作成されます。 |
| 案件管理アプリ | 見積もりから受注に至った案件の進捗管理を行います。
発注が必要な場合は、ここからK-Mailerを使って業務委託先や協力会社へメール送信が行われ、顧客への注文内容確認メールやチラシの納品確認連絡もK-Mailerを通じて行われます。 |
| 請求書アプリ | 案件が完了した後、請求書を発行します。
支払い方法には、都度請求と月末締めでの合算請求の2パターンがあり、合算請求にはカスタマイズが使用されているのが現状です。 このアプリもマネーフォワードと連携しています。 |
kintone運用の主な課題と改善策
kintone運用の主な課題と改善策を紹介します。
- 営業活動の可視化とデータ活用
- 顧客マスターの入力効率化
- 請求書連携における問題点とその対応
kintoneの運用を開始したばかりの企業では、いくつかの課題に直面する場合があります。ここでは、特に重要な3つの課題と、その解決策について具体的に説明します。
営業活動の可視化とデータ活用
現在のkintone運用における主要な課題の一つは、営業担当者と顧客とのやり取りがkintoneに十分に記録されず、案件の進捗状況が可視化されていない点です。
この情報の不足は、「なぜ契約に至ったのか」や「なぜ離脱してしまったのか」といった営業活動の根幹に関わる原因分析を困難にします。
営業活動の改善には、これらの要因を特定し、戦略を立てる事が重要です。
この課題を解決するためには、まず「契約理由」と「離脱理由」の具体的な区分を明確にする必要があります。例えば、以下のような項目を設ける事が考えられます。
| 契約理由の例 | 離脱理由の例 |
| コストパフォーマンスの高さ | 相見積もりによる競合負け |
| アフターフォローの充実 | 先方都合のスケジュール不一致 |
| 担当者との相性 | レスポンスの速さ |
これらの区分を設定した後、最も発生頻度が高いアプリ、例えば営業管理アプリにドロップダウンフィールドとしてこれらを組み込む事が考えられます。
営業担当者がこれらの項目を選択入力する仕組みを構築すれば、個別メモとして残されるだけではない、構造化されたデータが蓄積されます。
さらに、これらのデータを可視化するためには、kintoneのグラフ機能を利用して、契約理由や離脱理由の割合を視覚的に表示する事が有効です。
社長が視覚的な情報で判断を下すタイプであれば、グラフ表示は直感的な理解を促進し、迅速な意思決定を支援するでしょう。
たとえば、受注理由を青、失注理由を赤で色分けしたグラフを作成する事で、「自社が価格で選ばれている」といった傾向が明確に分かります。
また、契約や離脱の理由を分析する目的が「売上アップ」や「集客効率の改善」にある場合、問い合わせフォームの段階で「何を見て問い合わせたか」（例：YouTube、Xなどの媒体）を把握する項目を追加する事も考えられます。
これは営業ヒアリングのばらつきを防ぎ、初期段階での集客経路の傾向を掴むために有用です。
コンバージョン率への影響を懸念して入力項目を減らす傾向もありますが、ラジオボタン形式の追加であれば、ユーザーの入力負荷は少ないと考えられます。
顧客マスターの入力効率化
顧客管理アプリにおける課題として、CC（連絡先）フィールドの入力が横に長く、担当者から入力が面倒であるとの声が挙がっています。
これは、元々3つのアプリ（会社、部署、担当者マスター）に分かれていた情報を、入力の手間を減らすために1つのテーブルに集約した結果発生した課題です。
この課題への対応策としては、再度、顧客マスターから担当者情報を別アプリに分離し、カスタムプラグインを用いて顧客マスターに合算表示させる方法が考えられます。
しかし、この方法では、担当者情報のレコードを複数作成する手間が発生するため、どちらの方法がより現場の負担を軽減できるか、慎重に検討しなければなりません。
このような要望は、現場からの意見として聞かれたもので、必ずしも解決を急ぐべき「クリティカルな悩み」ではない場合もあります。
実際に運用する担当者の意見を聞きつつ、最もバランスの取れた方法を選択する事が求められます。
請求書連携における問題点とその対応
請求書アプリからマネーフォワードへの連携において、ストライジット社のマネーフォワード請求書連携プラグインを使用しているものの、連携後にマネーフォワード上の請求書リンクがkintone側に生成されないという課題が報告されています。
また、kintoneの顧客マスターを更新するたびに、マネーフォワード側で取引先が重複して作成されてしまうという問題も発生しています。
これらの問題に対しては、以下の点をまず確認する事が重要です。
- マネーフォワード請求書上で顧客情報が登録されているか
- 顧客コードが発行されているか。
- kintoneの顧客マスターに顧客コードが正しく入力されているか
現状の課題は、プラグインの動作に関するものであり、ストライジット社への再度の問い合わせと、手動での再連携が可能なのかどうかを確認する事が求められます。
また、kintone顧客マスターの更新でマネーフォワード側が重複登録される問題は、プラグイン側の改修要望として伝えるべき事柄です。
これらの連携問題は、カスタムプラグインやJavaScriptによるカスタマイズが複雑に絡み合っている場合があり、外部の専門家でなければ原因特定が難しい場合もあります。
kintone活用のさらなる展望
kintone活用のさらなる展望に関して解説します。
- 顧客向けマイページの導入
- 効果的なベンダーとのコミュニケーション
現在の課題解決に加え、kintoneはさらなる業務効率化と顧客満足度向上に貢献する可能性を秘めています。
ここでは、将来的なkintoneの活用展望と、その実現に向けたアドバイスを提示します。
顧客向けマイページの導入
将来的には、顧客が自分の案件進捗や報告書を直接確認できる「マイページ」を導入する事が検討されています。
現在、報告書の共有にはK-Mailerが使用されていますが、帳票出力プラグインとカスタムプラグインを組み合わせる事で、作成した報告書を顧客向けマイページに自動的に表示させる事が可能です。
これにより、顧客への報告書送付の手間を削減し、K-Mailer自体の必要性もなくせる可能性があります。
顧客が自ら情報にアクセスできる環境を整える事は、顧客満足度の向上にもつながります。
効果的なベンダーとのコミュニケーション
kintoneのシステム構築や改修を進める上で、ベンダーとの効果的なコミュニケーションは不可欠です。
現状の構築会社が「できますか」「できませんか」といったシンプルな回答に留まるため、自社にとっての最適な解決策が見つけにくいと感じる場合があります。
まとめ｜kintoneベンダーには目的を言語化して伝えよう
最適なkintoneの活用を実現するためには、自社の「やりたい事」や「最終的な目的」を明確に言語化し、ベンダーに伝える事が重要です。
また、ベンダー側も、単に要望を聞き入れるだけでなく、その要望の背景にある本質的な課題や目的を深掘りし、複数の選択肢やより良いアプローチを提案できるパートナーを選ぶ事が望ましいでしょう。
様々な構築会社の意見を聞き、自社の課題解決と目標達成に最も寄与するパートナーを見つける事が、kintoneを最大限に活用するための鍵となります。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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