サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーの
kintoneコンサル会社 ペパコミ株式会社です！
こちらの記事はkintone活用ちゃんねるというyoutubeチャンネルで公開している動画の文字起こしVerとなっております。
どうも！
kintone活用ちゃんねるのハルクです！
今日のkintone活用事例は
「kintoneでタスク管理をして、タスクもれをなくしちゃおう～！」
今回は実際に弊社ペパコミが使っているタスク管理アプリを紹介致します
それでは早速問題定義にいきましょう！
問題定義
黒：あ～タスク管理がめんどくせええ
白：おっどないしたん？
黒：社内のタスク状況がぜんっぜん見えへんねん！タスクもれもよく発生するし 誰がどのタスクをどこまで進めているのか分からんし
白：ほうほう それは大変そうやな
黒：しかも日々の打ち合わせの中でタスクが発生するんやけど そのタスク登録自体もれてしまうねん。
逐一状況を確認するのも面倒やし、誰がやるか不明確なものも多くて管理側は大変やねん
なんかいい方法ないかな～
白：ピコーン！それできるで！Kintone使ってタスク管理アプリ作ったらええねん
黒：ほんま？早速頼むわ！
白：まかせとき！ほないってみよか～！
この子らがいったようにタスク管理で悩んでいる会社様はkintoneでタスク管理アプリを作ると非常に便利になります！
タスク管理で多い課題は主に５点
１.タスク入力もれが発生する
２.タスク処理もれが発生する
３.タスクの共有化が出来ていない
４.タスクの進捗状況が分からない
５.誰がどのくらいタスクがあるか把握出来ない
この５点を解決するためのタスク管理アプリ
宣伝の後にデモ画面へ入ります！
このチャンネルは、
kintoneの構築・運用コンサル会社であるペパコミが運営しております。
kintoneを活用した事例や基本操作から応用操作まで
kintoneに関する情報を幅広く発信しておりますので
是非チャンネル登録をお待ちしています
それではデモ画面へいってみましょー
デモの流れから簡単に紹介します
①タスク管理アプリについて
②日常の商談から簡単にタスク登録する方法
③タスク期日について
①タスク管理アプリについて
タスク管理アプリはこんな感じです
顧客名はルックアップにすることも可能ですが 入力がしやすいように自由入力にしています
タスク担当者はタスクを処理する人
タスク設定者はタスクを設定した人
タスク内容を設定して 個々のタスク担当者を設定します
例えばＡ社の案件で複数人のタスクが発生することがあるので
このようにテーブルにして対応出来るようにしています
例えば小川が竹谷にタスク設定をしてみます
するとタスクを設定した竹谷に通知が飛ぶ仕組みとなっています
ここでタスク設定者を設定することで一覧画面で見ると・・
このように人別でタスクが見れるようになります
そして自分のタスクが終わったら進捗を”完了”にすることでタスクを設定した小川に完了通知が飛ぶようになっています
完了を押して保存すると、
完了になった瞬間に小川に通知が飛ぶようになっています。
更にタスク一覧からも完了になったら消えるようになっています
こうすることでタスク管理アプリの一覧に表示されているのは
やらなければいけないタスクだけになるので
全員タスク管理アプリを見ながら仕事を進めていくだけでよくなります
②日常の商談から簡単にタスク登録する方法
日頃の打ち合わせの中でタスクが発生することありませんか？
ペパコミではよくあります
宿題みたいに持ち帰って処理するわけですが これをタスク管理に登録するのがもれてしまうのです そうすると本末転倒ですよね
それを解決する方法も作っています
以前ペパコミ流案件進捗管理動画をお見せしましたが
今も相変わらずそれを使っているので
そこから連動してタスク管理が出来るようにしました
まだこの動画を見ていない方は非常に好評ですので是非概要欄から見てみて下さい！
活動記録アプリを見ます
このアプリではお客様と打ち合わせ中のメモ記録用として使っているのですが 出来ればそのままタスク管理アプリへ移行したいわけです
その場合、
何で打ち合わせしたとか、誰としたのかここに入力して、
ここにメモります。
活動記録の下部にタスク入力テーブルを用意して
打ち合わせしながらここへ入力します
入力が完了したら保存します
すると左上に「タスク作成」とボタンがあります
これがkintoneのアクション機能です
このアクション機能を使うことで タスク管理アプリへ先ほど入力したテーブルの情報
が自動で移ってくれます
では押してみましょう
こんな感じで名前やタスク内容が自動的に入った状態で出来上がりますよね
これをすることでタスク発生したがタスク登録もれが起きる！という確率がかなり減ると思います
③タスク期日について
タスク期日の登録も可能です
タスク設定者がいつまでにこのタスクを片付けてほしい・・などの場合は
日付フィールドで用意してあげると解決します
この日付フィールドで入力した日付の前日にリマインドを飛ばすなどの設定も可能です
このようにkintoneの標準機能を掛け合わせることで非常に便利なタスク管理アプリが出来上がります
それでは画面動画は以上になります
まとめ
いかがでしたか？
kintone導入相談で多いタスク管理ですが このやり方が非常に支持されております
タスク管理は頻繁に使うからこそ 無駄に凝ってはダメです
大切なのは使う側の使い勝手を追求すること
最初は今までのタスク管理と異なるので混乱するかもしれませんが タスク管理は課題を解決してくれるのでオススメです！ kintoneでタスク管理するメリットは大きく３つ
１.タスク入力もれ タスク処理もれが大きく減らせるようになる
２.管理者が誰がどのタスクが終わっていないか？が視覚的に把握出来るようになる
３.リマインドによる通知機能を駆使することで自然とタスク状況が分かる仕組みになること 今回使うプラグインは・・
ありませ～ん！
標準機能で可能です
これからもkintoneの役立つ情報を発信していきますのでチャンネル登録をお待ちしております！
本日もありがとうございました！また次回お会いしましょう～！ぐっば～い！
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