「kintoneで添付ファイルを使いこなせていない」
「kintoneに添付ファイルをアップロード、添付する方法を知りたい」
このような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？本記事ではkintone上での添付ファイルの使い方や仕様を徹底解説します。
もしkintoneの特徴やできることについて詳細を知りたい方は下記の記事もあわせてご覧ください。
関連記事：サイボウズ社のkintone（キントーン）とは？機能や特徴をわかりやすく解説
また、kintoneでより高度な実装をカスタマイズをするには専門の知識を持った技術者が必要です。しかし、専門の技術者がおらず、kintoneの活用に不安を感じる方も多いでしょう。
ペパコミ株式会社では、kintoneの導入サポートを無料で行っております。導入に関することから改修内製化までの相談ができるため、業務をより効率的に行えるようサポートいたします。
kintone（キントーン）の添付ファイルフィールドとは？
kintoneでは、添付ファイルフィールドと呼ばれる、様々な形式の添付ファイルを保存できるフィールドが標準で用意されています。
kintoneの添付ファイルフィールドでは、ファイルの添付および添付ファイルの並び替えなどができます。
ファイルの種類はExcel、Word、PDFファイルなど様々なファイルが添付可能です。
kintone（キントーン）の添付ファイルフィールドの使い方
kintoneの標準機能を使った、添付ファイルフィールドの基本的な使い方をご紹介します。
添付ファイルフィールドの代表的な使い方は以下の3つです。
- 添付ファイルフィールドの設定項目
- 添付ファイルのアップロード
- 不要な添付ファイルを削除
添付ファイルフィールドの設定項目
添付ファイルフィールドには4つの設定項目があります。業務にあわせて設定しておく必要があります。
各項目はタグのようにフィールドを区別する際に役立ちます。
- フィールド名
- フィールド名の表示、非表示
- ファイルの添付を必須項目にする
- サムネイルの大きさ
kintoneに添付ファイルのアップロード
kintoneに添付ファイルをアップロードできます。kintoneに添付ファイルをアップロードする手順は下記の通りです。
- 「アプリと連携する」→「kintone」→「ファイルをアップロード」を実施
- 固有のサブドメインを記入
- 「アウトプットを使用する」を選択
- アウトプット名に添付したファイルを選択
kintone内の不要な添付ファイルを削除
kintone内の不要な添付ファイルを削除する方法は3つあります。ファイルごとに削除したいファイルの絞り込みを行ってから削除する使い方も可能です。
- レコードを削除する
- 添付ファイルフィールドを削除する
- レコードの変更履歴の記録機能を無効にする
kintone（キントーン）における添付ファイルの仕様
kintoneの添付ファイルは添付できるファイルの容量に制限があります。ファイル容量を後から増やすことはできますが、別途費用が発生する点に注意しましょう。
また、kintone内の添付ファイルはローカル環境にダウンロードできます。kintoneの仕様を理解して添付ファイルを活用しましょう。
それぞれの詳細について詳しく解説いたします。
kintoneの添付ファイルの容量（制限）
kintone 上でファイルを添付する場合のファイル上限は1つのファイルにつき1GBです。1GB以内のファイルであれば、複数のファイルを添付可能です。
kintone内の添付ファイルはダウンロードできる
kintone内の添付ファイルは「添付ファイル名」をクリックすれば、ダウンロードできます。
しかし、標準機能ではファイルを一括でダウンロードできません。そのため、複数のファイルを一括でダウンロードしたい場合は拡張機能を使用しましょう。
kintone（キントーン）の添付ファイル（PDF）に関するプラグイン
kintoneにプラグインを導入すれば、PDFを出力したり、PDFをプレビューできます。標準機能では同様の機能がないため注意してください。業務にあわせて適切なプラグインを導入しましょう。
kintoneのPDF出力に使えるプラグイン6選
kintoneのPDF出力に使えるおすすめのプラグイン6選をご紹介します。
レコード画面印刷画面をカスタマイズできるプラグインです。レコード印刷画面上で改ページ・罫線・段組みなどの指定ができます。
レコードの一覧やグラフを印刷する場合にヘッダーやメニューボタンを非表示にできるプラグインです。一覧画面の必要な情報だけをPDF出力できます。
kintone内のデータを使用して簡単に帳票が作成できるプラグインです。簡単な機能はライトプランで使用できます。初期費用0円と使用料金の月額6,000円（税別）で利用可能です。
kintone内のデータを使用して、豊富なレイアウトの帳簿が出力できるプラグインです。初期費用0円と使用料金の月額10,000円（税別）または年額100,000円（税別）で使用できます。
シンプルで直感的な帳票を出力できるプラグインです。月額16,500円（年額188,100円）で使用できます。
kintone内のレコード情報をもとに、帳票データを自動で作成し出力できるプラグインです。初期費用0円と使用料金の月額3,300円（税込み）または年額33,000円（税込み）で使用できます。
導入にかかるコストと必要な機能にあわせてプラグインを選びましょう。
kintoneのPDFプレビューに使えるプラグイン2選
kintoneでPDFの内容を確認したい時はダウンロードする必要があります。もし、kintone上でPDFをプレビューしたい場合におすすめのプラグインをご紹介します。
上記のプラグインのいずれかを導入すれば、kintone上でPDFをプレビューできます。どちらも無料で使用できます。
kintone（キントーン）の添付ファイルを効率よく活用する方法
kintoneの標準機能またはAPIの使用で添付ファイルは効率よく活用できます。利便性を高める代表的な3つの方法を解説します。
- kintone内のPDFをテキスト選択
- PDFを階層管理
- 添付ファイルを一括でダウンロード
kintoneの標準機能でPDFを検索する
kintoneの標準機能を使用すれば、kintone内のPDFをテキスト検索できます。PDFの中身についても1MBまでであれば、テキスト検索可能です。
PDFを1つずつ探して中身を確認していた場合、テキスト検索を使用すれば、検索にかかる時間が節約できます。
PDFを階層管理する
kintoneの標準機能を使用すれば、「カテゴリー機能」でPDFを階層管理できます。カテゴリー機能ではアプリ内に最大5階層まで設定できます。PDFが増え、管理が難しくなってきた場合、カテゴリー機能を使用してみましょう。
kintone×APIで添付ファイルを一括でダウンロードする
APIを使用すれば、添付ファイルを一括でダウンロードできます。標準機能では1つずつしか添付ファイルをダウンロードできないため、注意が必要です。
kintone（キントーン）の活用を検討している方はサポートへ相談しましょう
今回はkintone上での添付ファイルの使い方や仕様を解説しました。kintoneの標準機能を使用すれば、添付ファイルのアップロード・添付・削除ができます。
標準機能では機能が足りない場合、プラグインやAPIを使用してカスタマイズすることも可能です。
また、kintoneでより高度な実装をカスタマイズをするには専門の知識を持った技術者が必要です。しかし、専門の技術者がおらず、kintoneの活用に不安を感じる方も多いでしょう。
ペパコミ株式会社では、kintoneの導入サポートを無料で行っております。導入に関することから改修内製化までの相談ができるため、業務をより効率的に行えるようサポートいたします。
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