kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
4月は新入社員が増える時期です。
先日も新入社した事務員さんにkintoneの使い方を教えて欲しいという話がありました。
入社したときからkintoneが当たり前だと使用がスムーズでいいですよね。
kintoneを教えるときのコツをまとめます。
誰がどの場面で使うアプリなのか
kintoneをどのくらい触ったかを確認すると
「アプリを作ったことがある」
「何となく全体は理解しました」
という返答がよくあります。
元々直感的に操作できるという、とても使いやすいシステムなので、
特に若い人などは抵抗なく使用し、
指示がなくても携帯にアプリをサクッと入れる人もいます。
あと数年したらそれが当たり前になるだろうとは思っていますが、
利用する人はやはりそのくらい気軽に操作できて欲しいものです。
しかし「作る」となると、理解をする部分が変わってきます。
フィールドを並べるとアプリができます。
そこで必要になることが
「誰が、どの場面で入力するのか」ということです。
自分がメモ書き程度に使用するだけなら、ただ並べただけでも良いのですが、
「営業が、商談後のメモをスマホで入力する」
のと
「事務が、お客様からの問合せをパソコンで受付する」
場面を想定して、使用しやすい形を作ることが必要ということを
最初のうちに覚えておくと良いです。
細かい機能は後で教える
私自身、ついやってしまって「あ、いけない」と思うことなのですが、
つい「あんなことも、こんな設定もできます！」と
細かい機能を先に説明するのはやめた方が良いです。
アプリを使用する場面を想定して、
まずは先にざっくりと必要最低限の項目を並べます。
全体像が見えてから、細かい設定を教えていきます。
例えば「ルックアップ」ですが、
「ほかのフィールドのコピー」
「コピー元のレコードの選択時に表示するフィールド」
「絞り込みの初期設定」
「ソートの初期設定」
と４つも機能があります。
これを「ルックアップフィールド」を説明するときに
全部話しても、他にも覚えることが多すぎて、
その瞬間のみの理解になってしまいます。
フィールドを配置する時には、
「他のアプリのデータを選択して、必要な他のデータも持ってくることができます」
くらいで十分です。
そして、アプリができて、いざ入力してみようとするタイミングで
「取得」をクリックしたときの見え方を確認し、
初めて「コピー元のレコードの選択時に表示するフィールド」が何かを理解できるのです。
基本操作を伝えるときに「選択フィールド」も紹介レベルで伝えて、
実際に使用するアプリを作成してみて、初めて理解する人がほとんどです。
教えるときはざっくりと全体像をふんわり覚えて
その後に細かい設定を伝えていく順番がオススメです。
一度では覚えない
私が話しているときに、一生懸命にメモをと取ってくれる人もいます。
聞いてくれているという感じがしてうれしいのですが、
実は書いてもなかなか理解できません。
書いて覚えるには、覚えなければいけない情報が多すぎます。
ではどうすれば良いのかというと
kintoneヘルプと、ググることを覚えることです。
kintoneヘルプはとても細かく情報が記載されています。
なので、最初の頃は「何て入れたらよいのか」がわかりません。
自分が知りたい情報にたどり着くのに時間がかかります。
それでも調べているうちに覚えることがとても身になります。
一度教えてもらったら覚えなくては！
とは思わずに、サラッと流れを見て、聞いて、
「わからなければまた聞こう」と思うくらいが良いです。
教える側としても、一度で覚えてもらおうと思わないことです。
まとめ
最近は教える機会が増えてきました。
私自身、上手に教えることができた日、そうでない日があります。
うまく伝えられなかった日はひたすら反省です。
1対１なら確認しやすくて良いのですが、
相手が複数でzoomだと、どこまでわかってくれたか
よくわからない日もあります。
でも、わからないことがあったときに気軽に聞けるような体制を作っているので、
zoomの後に聞いてもらえることも多いです。
教える側も、教わる側も一度で終わらせようと思わずに
何度も反復し、思考錯誤しながらより使いやすいkintoneを
作っていけるようになりたいですね！
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