Kintoneが建設業の業務管理ソフトに適している理由

サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーのkintoneコンサル会社、ペパコミ株式会社です。

意外と大変な日々の業務管理。

一つ一つの作業は小さくても、建設業の現場仕事で疲れたタイミングでパソコンに座って行うのは億劫だと感じる方も多いのではないでしょうか。

本記事ではそう言った日々の業務管理を楽にしてくれるツールであるkintoneの魅力を紹介いたします。

建設業の業務管理はほぼエクセルで行われている

現在、建設業の業務管理はエクセルで行われていることが多いのが実情です。

しかし、エクセルで管理していると、クリアできない問題がいくつか存在します。

 

問題①スマートフォンからの入力が困難

エクセルに入力する作業はスマートフォンからでは出来ない（もしくはやり辛い）ことも多いです。

そのため、わざわざパソコンの前に行って作業を行わねばならず、現場仕事とは別に時間を捻出しなくてはなりません。

現場仕事で疲れた後、眠い目をこすりながら工事台帳などの入力業務を行うのは辛い作業であり、精神衛生的にも良いとは言えません。

ストレスや不和の原因ともなり得ます。

 

問題②互換性の問題

エクセルはマイクロソフト社が開発した表計算ソフトであり、主にWindowsのパソコンで使用することを想定して作成されています。

そのため、MacBookをはじめとしたWindows以外の種類のパソコンを使用しているユーザーからは見ることや編集することが難しい、もしくはフォントや縮尺がずれてしまっている、文字化けが発生してしまうと言った弊害が発生することが多いです。

 

問題③データの自動保存・即時反映・同時編集が出来ない

エクセルでは基本的にデータの自動保存・即時反映・同時編集を行うことが出来ません。

そのため、誰かが入力している時には他の人は待っていなくてはならなかったり、管理者が出先で最新のデータを見ることが出来なかったりと言った事態が発生します。

また、保存のし忘れによりデータが反映されなかったり、複数の分岐ファイルが作られてしまい一元管理が出来なかったりと言った問題が起こることもあります。

 

問題④データのバックアップに関する問題

エクセルは一つのファイルやフォルダにて管理することが一般的です。

そのため、誰かが誤ってフォルダを削除してしまった場合、復旧が極めて困難になるケースが多いです。

リスク管理の観点からも、あまり好ましいとは言えません。

 

問題⑤データ同士の連携がスムーズとは言い難い

元請け請求、自社人工、外注人工、経費、資材など様々なファイルを作成する必要があるため、管理も入力も大変であり、ミスも起こりやすくなります。

 

問題⑥UI（ユーザ目線での見やすさ・使いやすさ）の問題

エクセルは細かいセルがびっしりと画面にまとめられており、見やすい、使いやすいとは言い難い部分も建設業の現場運用ではデメリットとなります。

 

従来のシステムは複雑orシンプルの二者択一だった

従来の業務管理システムは複雑なものかシンプルなものの二種類に大別されます。

複雑なシステムは使いこなすのが難しく、なかなか現場レベルで浸透しない、入力ミスが起こるリスクが増えると言った問題を抱えています。

一方シンプルなシステムは使い方は簡単であるものの、情報の連携が難しい、求めている情報を深くまで知ることが出来ない、カスタマイズ性に乏しいと言った問題がありました。

また、これまでにも建設業の現場管理や工程管理に特化したシステムは存在していましたが、原価管理など経理部門との連携や、案件管理など他部門との連携はうまくできないというデメリットを抱えています。

しかし、kintoneであれば上記のような「他部門を含めた情報の連携がスムーズ」「使い勝手が良い」と言ったメリットを全てクリアしています。

建設業で業務管理システムをスムーズに導入する秘訣

業務管理システムはしっかりと運用してもらえなければ意味がありません。

抜け漏れなく日々の入力をしてもらうためには、全員がストレスなくスムーズに活用できるシステムである必要があります。

とは言え、中にはパソコン作業に苦手意識を持っている方や、疲れてなかなか時間が取れない方もいることかと思います。

これらの問題の解決策として、kintoneは非常に有効です。

kintoneはエクセルの様なファイルではなくアプリであり、アンドロイド・iphoneなどあらゆる種類のスマートフォンで使用することが出来ます。

わざわざデータ入力のために事務所に行く必要もなく、現場の空き時間や移動中、車内など場所や時間を問わず入力作業を行うことが可能です。

また、データ間の連携も簡単で必要な役割の人が必要な入力を行うだけでよく、分業が可能なため非常にストレスが感じにくく作られています。

以下の図を見てもらえるとわかりやすいかと思います。

また、kintoneを建設業に導入することで、

・集計がいらなくなる（自動でデータ連携が可能なため）

・事務作業担当の負担が減る（実行予算管理をしていない場合にもおすすめです）

これらの利点も獲得することができます。

kintoneを導入するための費用としては、初期費用として100万〜200万円ほど、その後は月額3万円ほどで運用が可能です。

システムエンジニアなどを雇って1からシステムを組むよりもはるかに安価であり、コストパフォーマンスが優れています。

しかし、「本当に現場での運用が可能なのだろうか？」「見積書の様な複雑な書式の対応は難しいのではないだろうか」と感じる方もいることかと思います。

現場運用に関しては、日報アプリが用意されていますし、誰かがLINEなどでヒアリングし代行入力するということも可能なため、心配は不要です。

また、複雑なデータを入力する場合であっても、ペパコミは伴走型支援（システム開発・運用・支援を一緒になって毎月進める契約型サービス）も行なっているため、全く問題はありません。

下記に実際にkintoneを運用し、原価管理を行う際の流れを詳しくまとめておりますので、参考としていただければ幸いです。

 

kintoneでプロジェクト単位の原価管理をすることが出来ます！

ペパコミのお客様が一番多い業界は建設業界です！で、その建設業界で最も要望が多いのは工事単位の原価管理です！

工事単位で売上・原価・粗利を出すことはもちろんのこと

実行予算をそれぞれ立てて、それに対しての実績集計をして残予算・予実対比を出力 このような要望が多く、それに対してペパコミは多くの実績があります！

そのため今回はその内容をデモで公開します！

建設業界の効率化に大きく貢献しますので是非ご覧ください！また内容は建設業界向けにしていますが勿論どの業界でも対応可能ですので

原価管理をしたい、数字を見える化したい会社様は是非最後まで御覧ください

それでは宣伝を挟んでからデモ画面に入ります

このチャンネルは、

kintoneの構築・運用コンサル会社であるペパコミが運営しております。

kintoneを活用した事例や基本操作から応用操作まで

kintoneに関する情報を幅広く発信しておりますので

是非チャンネル登録をお待ちしています

デモでお見せするのは以下の内容です

①全体の構成

②各アプリの入力と役割

③実績の反映・予実の確認

④反映後の各アプリへの入力(予算差が表示) 

それではデモ画面へいってみましょー

①全体の構成

 

 

では１つ目全体の構造からです。

いかがでしたか？

kintoneを使って今回の構成をする一番のメリットは

誰がどのアプリに入力するのかが分かりやすく分解されている点です！

結局この手の管理で難しいのは　どこに誰が入力したらいいか分からない！という点です

だから全部管理の人に任せよう・・となって管理の人が業務過多になってしまうのです

そうではなく現場の人は人工入力アプリに今日の人工だけいれてね～

だったら現場も運用出来ますよね このように業務を分解してkintoneに誰でも簡単に入力できるようにしながら、

原価集計出来る仕組みが特に現場が多い建設業界には求められているシステムだと思います

本当にうちは建設業界多いのですが物凄く感動してくれます！

今までブラックボックス化していたものが見える化になるわけですから

現場の人も利益ベースで物事を意識してくれるようになりますよ！

kintoneで原価管理をするメリットは大きく５つ

・誰が何の情報をどこに入力するか？が明確化になり原価集計に必要な情報が集まりやすくなる

・集まった情報が自動集計されるので二度手間三度手間がなくなる

・リアルタイムで残予算や予算比が見れるようになる

・現場の人が売上・原価・利益の構造を理解し意識してくれるようになる

・全体業務の効率化に繋がる

正直まだまだありますが無理矢理５つにまとめましたｗ 今回使うプラグインは・・

グレープシティの　krewdata　で～す！

細かくやらないのであればプラグインなしでも出来ますが先々を考えると集計系プラグインを入れた方が絶対にいいです

トヨクモのデータコレクトでも可能ですよ！ ということで以上になります！

ペパコミでは特に建設業界の原価管理案件は多く

知見がどんどん蓄積されてきていますので是非お気軽にご相談下さい！

僕が建設業界向けの社団法人の運営に携わっていることから

多くの建設会社と絡むことが多いのも理由の１つです！ そのため同じ建設業界でも

業種によって現場管理方法が全く異なるのも理解しているので

皆様に合わせたシステムをkintoneでオーダーメイドで構築させて頂きます！

大きく経費削減に繋がりますよ！ 今日は温めていた動画なので熱が入りましたが

これからもkintoneの役立つ情報を発信していきますのでチャンネル登録をお待ちしております！

本日もありがとうございました！また次回お会いしましょう～！ぐっば～い！