サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーのペパコミ株式会社です！
この記事では「書類管理」と「文書管理」と「記録管理」の違いについて解説していきます。
似たような単語なので、一緒にされがちなので注意が必要です！
書類管理とは？
一般的に書類管理と聞く機会が多いかと思います。
その名の通り、書類を管理することなのですが、範囲は個人になります。
自分の机周りなどを整理整頓したり、
自分の仕事に関係のある共有の書類を整理整頓したり、
個人レベルで整理整頓することを「書類管理」と言います。
文書管理とは？
書類管理の次に聞くのが「文書管理」かと思います。
文書となるとチョットお堅くなった感じがしませんか？
これは気のせいではなく、書類管理は個人レベルに対し、文書管理は組織レベルで管理することを言います。
ちなみに文書は書類だけではなく、電子データも含めて「文書」と言います。
よく「文書管理規定」とか「文書管理システム」という単語があり、これらのコンサルする人間のことを「文書管理コンサル」なんて言ったりしますね！
書類管理は個人レベル
文書管理は組織レベル
と覚えて下さればＯＫです！
ちなみにペパコミで公開している情報は「文書管理」を念頭に置いていますよ！
記録管理とは？
なかなか聞きなれない記録管理はより深い概念ですい。
一言で説明すると、法律で定められた文書・データを法律に則って正しく管理することを言います。
どのようなことを記録するのか？保存するのか？
どのようなデータを記録するのか？
といった規定を含め、関係者や利害関係者などに示せるようにすることが「記録管理」です。
説明責任(アカウンタビリティ)を果たすために必要なのです。
書類管理が個人レベル
文書管理が組織レベル
記録管理が大組織レベル
ざっくりこんなイメージで覚えてくれればいいのかなと！
ペーパーレスとは？
文書管理と混合されがちですが、ペーパーレスとは名前の通り紙を削減することを指します！
ただ現代のペーパーレス化はもう少し深くて、紙を活用していた業務をクラウドサービスを活用して効率化することを最近は指しますね。
例えば最近は身近になってきている、ペーパーレス会議もタブレット等を活用して会議をしています。
文書管理は物理的に会社の紙→PDFにどうやって行うのか？
そしてPDFにしたものをどう共有・運用していくのか？
という”紙”にフォーカスした管理です。
まとめ
管理の厳しさは 書類管理＜文書管理＜記録管理 となります。
記録管理にいくほど管理が厳しくなり、業務の柔軟性が取れなくなります。
書類管理にいくほど管理が緩くなり、各々バラバラになり統制が取れなくなります。
文書管理は管理がしやすい上、効率的に業務が進められるようになります。
もちろん理想は「記録管理」ですが、業務効率化の観点では「文書管理」のやり方を学び実践することが大切だと考えます。
是非ペパコミを活用して下さいね( *´艸｀)
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