自治体では、デジタルツールを活用した業務改善のニーズが増加しています。
kintoneの伴走支援する際には、すべてパートナー企業に依頼するだけでなく、「DX部署の職員が行ったほうがいい伴走支援」は、庁内で行われています。
企業が行ったほうが効果的な面も多々ありますが、各自治体でDX部署の伴走支援も確実な成果につながるはずです。
そこで、本記事では、DX部署が「どこまで庁内伴走支援を担うべきか」「ドメインやライセンスをどう判断すべきか」を、現場の実例をもとに整理します。
「全庁展開を考えている」「今の運用か微妙」という方は、ぜひ最後までご覧ください。
なお、弊社では「無料相談」を実施しております。研修後の伴走支援体制なども一緒に考えていくことも可能ですので、ぜひご活用ください。
自治体のDX部署とは？
多くの自治体に、デジタル技術を活用した業務改善を先導するDXの部署があります。
自治体により異なりますが、おもに、次のような業務を行っています。
- 自治体DXの推進（AIやkintoneなどのツール導入・人材育成など）
- 情報セキュリティ
- 情報システム基盤の管理
- kintoneやAI、RPA、セキュリティ研修
ここでは、具体的に次の内容をもとに整理していきます。
- 職員によるkintoneの伴走支援とは？
- 庁内のkintoneの伴走支援で「工夫していること」は？
職員によるkintoneの伴走支援とは？
自治体では、kintoneやAIの活用方法を学び、職員自身がシステムの内製する機会が増えました。
基本的には、サイボウズパートナー企業やIT企業によるkintone研修や伴走支援が中心ですが、パートナー企業に任せきりでなく、庁内のDXの部署でも並行して行っています。
例えば、次のような現場に近い場面では、DX課の伴走支援が行われています。
- 庁内からの相談対応
- ライセンスの付与
- 基本的な使い方の説明
- LGWAN対応
庁内のkintoneの伴走支援で「工夫していること」は？
DX課が伴走支援をする場合は、次のようなことに工夫しているとのことです。
| 項目 | 工夫 |
| 正式な導入前の相談 |
|
| 開発についての意思疎通 |
|
| 部署間の依頼 |
|
DX部署へkintone化の依頼シート（様式）を紹介
続いて、実際に、主管課とDX課での依頼時の様式を紹介します。
【依頼用のシート（様式）の確認項目の例】
| 項目の例 | 入力例 |
| 担当部署・担当者 | 高齢福祉課 山田太郎 |
| 事業名・根拠法・目的 | 補助金申請・〇〇法・〇〇要綱 |
| 業務内容・所要時間 | 受付・入力・審査・通知・入金 1000時間 |
| 照会やアンケートの対象と対象数 | 市内の福祉施設 50施設 |
| kintoneを利用する業務所管所属 | 高齢福祉課・地域包括支援課 |
| kintoneを利用する関係者・関係団体 | 福祉施設の職員 |
| 開発の種類 | 台帳・オンライン申請など |
| 業務管理アプリ・フォームの内容 | 補助申請額・法人情報 |
| 既存ファイル | あり |
| アプリ名 | 福祉施設補助金アプリ |
| 完成希望時期 | 令和〇〇年〇〇月上旬 |
| スケジュール内訳 | 計画・テスト・改修・リリース判定・開始 |
| 個人情報の有無 | あり（役員名簿） |
| アプリからのメール送信 | あり（審査後） |
| データ活用 | 経過を確認する |
自治体のkintoneのドメインの「単位」の決め方
ドメインの単位は、それぞれ、自治体ごとに考え方があります。
分け方の一例は次のとおりです。
- 全庁的に活用する環境：開発環境・試用する環境
- 部署ごと等で、IPアドレスで制限する環境
- 他の関係団体と共有する環境（ゲストスペースの活用）
プラグインがドメイン単位の課金が多いのでコストも含めて検討しましょう。
（参照：【自治体向け】増加中!！LGWAN対応のkintoneプラグインと接続ツールとは？)
部署単位でドメインを分けると管理は楽ですが、横断業務やデータ活用が難しくなる傾向があります。
また、ポータルを工夫することで、「全庁共通」「部局別」「個人向け」を整理し、迷わず使える構成にする自治体も増えています。
なお、弊社でも伴走支援の際に、ポータルの工夫はご助言できますので、ぜひご相談ください。
kintoneライセンス付与の対象職員の選び方
サイボウズ社では、全職員ライセンスのキャンペーンもありますが、キャンペーン終了後を考えると、予算の確保が難しい場合もあります。
ライセンスを付与しても活用されなければ、「無用の長物」にもなってしまいます。
そこで、下記についても、お話を聞いてみました。
- kintoneのライセンス付与の基準は？
- kintoneのライセンス付与は、会計年度職員の場合は？
kintoneのライセンス付与の基準は？
kintoneでの業務改善を行う人が使いやすい仕組みづくりを行っています。
ライセンスは「業務で使う人」に絞るのが現実的です。希望する担当者がDX部署に相談し、DX部署での簡易ヒアリングを経て、正式な依頼書をだしてもらい、入力・管理・改善に関わる職員に付与されます。
予算の範囲であれば、柔軟に対応できる体制をとっています。
kintoneのライセンス付与は、会計年度職員の場合は？
今や、会計年度任用職員は、全体の2割を占めます。業務量の多い仕事や専門性の必要な仕事で雇用されています。
お話を聞いた自治体では、正職員と会計年度任用職員の違いに関係なく、ライセンスの付与を行っているそうです。
自治体によっては、kintoneやAIを全職員付与と言いつつ、正職員に限定しているケースもあるかもしれませんが、実態に即した対応が求められます。
自治体のデジタルリスキリングが進んだからこそ気になることは？
現在、自治体では、デジタル化を促進するため、AIやkintoneを用いたデジタルリスキリングの研修をスタートしています。
そのなかで、次のような点も配慮していく必要がでてきています。
- 基幹システムとの連携の願望は？
- リスキリングが進んでいないと聞く「国の職員のデジタルリテラシー」で悩みは？
- システム監査を行うとしたら？
1.基幹システムとの連携の希望は？
kintoneではデータが集約されます。そのため、近年では、AIのプラグインを併用することで、利便性が大きく向上します。そのため、「財務会計システムや文書管理システムなどの基幹システムとの連携に活用したい」という意見もありますが、実際には、自治体の規模によって、判断が分かれています。
| 自治体規模 | 基幹システムとkintoneの連携 |
| 都道府県・政令市・中核市 | 基幹システムは、専用のシステムでないと運用できない。
基幹システムとkintoneの連携は難しいと判断される。 |
| 小規模自治体・ごみ処理などを行う広域組合 | kintoneと連携できる文書管理システム（例：コラボフロー）などを有効活用 |
2.リスキリングが進んでいないと聞く「国の職員のデジタルリテラシー」で悩みは？
「自治体あるある」でもありますが、国の事業を都道府県や市町村にふりわけて実施することがあります。
その際に、国の指定したExcelファイル（細かい設定）に、データを入力するように通知があります。
例えば、県から市町村、市町村から事業者などへ連絡するケースも多いですが、「国からの書類を参照」だけでは、問い合わせが爆増してしまいます。そのため、それぞれの自治体で、いったん、kintoneと外部フォームを準備することもあります。Excelでは、オンタイムで情報を収集できません。
また、国の職員はそもそも、本庁の官僚の方を除くと、裁量がなく、DXや業務改善を実践する機会が少ないので、デジタルリテラシーのギャップが大きくなっていくことが考えられます。
3.システム監査を行うとしたら？
現在、自治体DXが進んでいるからこそ、kintoneを含めた「システム監査」や「IT関係の監査」の重要度が上がっています。
「デジタル化の推進そのもの」「セキュリティを保持」や「健全な『費用対効果』」を保つためにも、客観的な確認が必要です。
例えば、次のような視点です。
| 視点 | 確認内容の例 |
| デジタル化の進捗 |
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| セキュリティ |
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| 利害関係者（ステークホルダー） |
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| 属人化対策 |
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| BCP |
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kintone研修や伴走支援なら、ペパコミ株式会社へご相談ください
弊社では、自治体に特化したkintoneの伴走支援を行っています。単なるアプリ開発ではなく、庁内調整・研修・運用設計まで含めた支援が強みです。
自治体でも豊富な支援実績があります。とくに、「DX部署の負担を減らす進め方」や「現場が自走できる仕組みづくり」に定評があります。
「どこまでDX部署が支援すべきか悩んでいる」「今のkintone運用に違和感がある」という方は、ぜひ一度ご相談ください。
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