「紙・Excel・メールが散在して照合作業に追われる」
「部署間で情報がつながらない」
「個別システムの改修費が重い」
多くの自治体では上記のような悩みが聞かれます。
しかし、ノーコードの業務基盤「kintone」なら、データの一元化とプロセス可視化で、その悩みを現場から解消できます。
この記事では、現場での実装まで見据えた実務視点で、自治体業務の課題解決に直結する知見を整理しました。また、防災・福祉・子育て・選挙・窓口・広報まで、庁内横断で“すぐ使える”kintone活用事例を50個、【旧来の状況→kintone化→公表前例】の順で具体的に紹介します。
明日の会議でそのまま提案できるユースケース集として、業務効率化と住民サービス向上の両立にお役立てください。
| 【kintoneと自治体業務とは】
kintone（キントーン）はプログラミングの知識がなくてもノーコードで、業務のシステム化や効率化を実現するアプリがつくれるクラウドサービスです。 表計算ソフトよりも快適に、専門システムより柔軟に、自社でシステム開発をするよりスピーディー＆低コストに、思いついた業務改善をすぐに実行できるのが特長です。 自治体や行政にとっては、データを共有し見える化できるだけでなく、データ一元化により、日ごろの「照合作業」から解放されます。 さらに、kintoneの拡張機能を使って、帳票、ウェブページ、メール、フォームと連携でき、低コストでDXを進める行政機関が続々と増えています。 |
「kintoneってどんなサービス？」という疑問を持つ方は、基本機能・活用方法・注意点などを下記記事にて分かりやすくまとめています。自社の業務効率化や情報共有を進めたい方はぜひチェックしてみてください。
関連記事：kintone（キントーン）とは？業務改善のためにできることや特徴・機能を紹介
なお、ペパコミ株式会社では、自治体でも数多く業務支援や研修を行っています。kintone活用にお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
自治体のkintone事業例50選（順不同）
1.避難所運営（危機管理部門・防災部門）
【旧来の状況】
施設情報、避難者情報、食糧など必要な物の手配、担当スタッフの交代、周辺の災害情報がバラバラで、初手が遅くなれば、高齢者などの関連死も心配になり、運営は非常につらい業務でした。
【kintone化した場合】
例えば、「避難所ごとの避難者数表示」「避難所入所時の滞在区分判定」「避難所への避難予定者数を事前入⼒」がリアルタイムで情報共有できます。
【公表されている前例】
別府市は活用事例をオープンデータとして紹介してくださっています。
2.災害情報の通報（危機管理部門・防災部門）
【旧来の状況】
災害情報（地震、コロナ、土砂、鳥獣等）の集約は、電話、メールからホワイトボードなどで集約するしかありませんでした。そこから、本部で対応を分担していました。
【kintone化した場合】
災害情報を市民から写真や被害・避難に関する情報を、地図情報上とkintone上に集約され支援部隊がスムーズに把握できます。
【公表されている事例】
参考：【能登半島地震】奥能登で被災した当事者と、石川県でIT支援を続けるサイボウズ社員が伝える、現地の声
3.放置自転車の通報（道路政策部門）
【旧来の状況】
放置自転車の通報は、市民から自治体への電話などでの連絡でした。
場所の特定などは、口頭でのやりとりで詰めていくしかありませんでした。
【kintone化した場合】
放置自転車に関する通報は、地図表示と連携させたフォームでkintone上に集約され、情報伝達がスムーズになります。部署内での情報共有も円滑です。
4.防災福祉カンタンマップ（福祉部門）
【旧来の状況】
災害の避難時に、支援が必要な人の情報を地域役員や福祉職員が、紙ベースで、ときには任意で助けようとしていました。
【kintone化した場合】
リスクの見える化、支援が必要な方の情報共有、避難計画、災害時の情報共有が可能となります。
【公表されている前例】
5.選挙事務/応援職員の募集 （選挙事務局）
【旧来の状況】
各投票所単位で、責任者や選挙事務局を中心に選定しており、やりたい人と任せたい人のミスマッチが起きていました。
【kintone化した場合】
庁内で広く募集することで、今まで声がかからなかったけれど、投票事務や開票事務に従事したいと考える職員と、投票所や開票事務とのマッチングがスムーズになります。
6.投票事務/時間帯ごとの報告（選挙事務局）
【旧来の状況】
選挙の投票所では、時間帯ごとに、選挙の本部に投票者数を報告します。その際、自治体によって、まちまちですが、いちいち電話・チャットなどで選挙管理委員会事務局に連絡していました。
【kintone化した場合】
各投票所のマイページに連携したフォームから報告することで、報告がスムーズに行え、統計も自動で行えるようになります。
7.補助金・助成金システム(産業振興部門・福祉部門）
【旧来の状況】
補助金情報をウェブサイトに載せ、申請書類一式をExcelやワード、PDFを添付してダウンロードしておき、市民（ここでは、都民、県民、府民、道民、市民、町民、村民を「市民」という。）や事業者が入力し、紙で出力し提出する。職員は間違いがないか、照合して決裁にまわせます。
【kintone化した場合】
フォームからマイページ、帳票出力までデータが一元化できる。市民や事業者にとっても、職員にとってもミスや負担が減り、支援がスムーズになります。
8.介護サービス事業所、福祉サービス事業所などとの連携（福祉部）
【旧来の状況】
多くの高齢者や障がい者が入所する施設の「監査」や「指導」、「災害時の情報共有」は、各自治体にメールやFAX、紙などの人海戦術で行わざるを得ませんでした。また、個別のシステムをつくるには、高額のシステムを外注することが必要でした。
【kintone化した場合】
福祉サービス等事業所に対する監査・指導等を行う部署が事業所情報が一元管理できるマスタアプリを構築し、通報、事故報告、届出情報管理アプリ等、次々と構築し、マスタアプリと紐づけて一元管理をできます。
9.医療機関との連携（保健福祉部門）
【旧来の状況】
コロナ渦のワクチン接種で各医療機関の予約は施設に問い合わせしなければならず、各医療機関も電話対応でパンクしてしまう状況でした。
【kintone化した場合】
前例では、医療機関の空き状況をkintoneとトヨクモFormBridge（フォームブリッジ）・トヨクモkViwerでサイトに埋め込み閲覧できるようになりました。
併せて、同一の部署で、同一の拡張機能を活用し、「医療機関の情報を、随時、直接、更新してもらえるシステム」や、「頻繁に変更される新型コロナに関する連絡をkViewerで共有するシステム」も、拡張機能の費用の範囲で構築可能でしょう。
10.介護認定調査業務（介護福祉部門）
【旧来の状況】
介護認定調査とは、市民から「要介護認定申請が合った際に、その後に行われる「聞き取り調査」を言います。「聞き取り調査」には、市区町村の認定調査員が自宅や施設等を訪問し、ご本人やご家族に聞き取りを行い要介護者の心身の状態を確認します。 なお、74項目の基本調査と特記事項からなる調査の後、コンピュータによる一次判定、介護認定審査会による二次判定を経て介護認定調査の結果が通知されます。高齢者の増加に伴い、人材の確保や調整の負担が課題となっています。
【kintone化した場合】
kintoneと地図のプラグインを活用し、訪問介護認定の調査スケジュール調整を効率的にできます。具体的には、調査員のシフトや申請者の都合を 考慮した自動調整ができ、訪問先の地図をすぐに調査員に渡せます。
11.要介護認定審査業務
【旧来の状況】
9の「介護認定調査」のあと、要介護認定の2次判定を行う「介護認定審査会」の関連業務もまた増えつづける申請に、関係者の負担が増大していました。自治体の担当者が資料を準備し、審査会委員が資料を持ち歩き審査が行われます。とくに、高齢者とご家族、高齢者を抱える介護サービス事業所にとっては、介護申請から介護認定まで、1ヶ月以上、結果や進捗がわからないジレンマを抱えていました。自治体の担当者のもとには、進捗状況を照会する電話がひっきりなしにかかってきていました。
【kintone化した場合】
審査会業務そのものをデータ化すると同時に、審査の進捗情報をウェブで開示し、被保険者番号で検索するシステムで、進捗の電話確認が減少します。
12.公用車管理「車検・自賠責保険」（管財部門など）
【旧来の状況】
数十台ある車両は、それぞれ車検証や自賠責保険の「更新のタイミング」が異なっています。確認が漏れてしまうと、「車検証の期限が切れた公用車に乗ってしまう」という不祥事になりかねませんでした。
【kintone化した場合】
台帳をアプリ化し、車検・点検満了日の数週間前に登録したアドレスあてにメールが送られるように設定しましょう。また、添付ファイルフィールドで、レコードに車検証や自賠責保険などの書類をPDFデータでアップロードできるようにもできます。
13.運転日報（管財部門など）
【旧来の状況】
乗車者、同乗者、行先、ガソリンの量など毎回紙に書いて提出していました。車両管理部門で、その書類をチェックしていました。
【kintone化した場合】
スマホのフォームからでも入力でき、管理者がkintone上でチェックできるようになります。車両の稼働状況を可視化し、管理コストの削減につながる方法を模索できます。
14.空き家バンク事業（住宅政策・移住政策などの部門）
【旧来の状況】
空き家に関して、電話やメールで問い合わせがあるたび、担当者に最新情報の確認をしなくてはなりませんでした。内容柄、5〜10分かかるので、業務時間もお客様の時間も減らす仕組みが必要でした。
【kintone化した場合】
kintoneで管理し、トヨクモkViewerで開示するという仕組みをつくるケースが多いです。さらに、拡張機能の「カンタンマップ」をつかって、地図上で一元的に情報を収集している事例もあります。現場の情報をkintoneによってリアルタイムで共有し、関係部署間の情報連携を円滑にし、空き家・空き地の現地調査の業務の円滑化を目指しています。
15.指導監査記録・工事検査記録・現地調査記録・施設修繕管理・街路灯管理
【従来の状況】
いわゆる「そとまわり業務」です。指導監査記録・工事検査記録・現地調査記録・施設修繕管理など、庁外で確認し戻ってから、遅い時間に庁内に戻って記録をつけるような事務が多くありました。
【kintone化した場合】
kintoneを使い、タブレットからそのまま画像添付機能を使い、画像や文章を入れて、アップしたら、庁内でもオンタイムで情報共有ができるようになりました。業務に関する基本情報、施工時間に関する情報、現場で気づいたことの記録や写真を添付できる機能をまとめて確認することができるようになりました。
16.道路維持（道路政策部門）
【旧来の状況】
市道のインフラを限られた人数の職員で管理しており、予算も職員数も減少傾向にあります。従来の電話やFAXを利用し、月末に紙で行われている事務処理に多大な時間がかかっています。
【kintone化した場合】
kintoneとカンタンマップで新しいシステムを導入すると、オンタイムで状況報告・把握が可能になりました。また、通報アプリとのシステム連携をも見据えて、ハード面も安全に管理できることになります。
17.街路灯管理（道路政策部門）
【旧来の状況】
市道のインフラを限られた人数の職員で管理しており、予算も職員数も減少傾向にあります。従来の電話やFAXを利用し、月末に紙で行われている事務処理に多大な時間がかかっています。
【kintone化した場合】
kintoneとカンタンマップとフォームブリッジで報告できる仕組みを設定すると、オンタイムで状況報告・把握が可能になりました。また、通報アプリとのシステム連携をも見据えて、ハード面も安全に管理できることになります。
18.教育相談口の予約（教育委員会）
【旧来の状況】
次のような流れが主流でした。
- 保護者が教育委員会に郵送や来庁し相談を申し込む
- 担当者が相談員に申請者情報を共有し、対応を郵送で依頼する
- 相談員が面談の日程を申請者と調整し、担当者に電話で連絡する。
- 担当者が、相談員派遣依頼書を相談員に、会場使用依頼書を学校にFAXで送付
- 申請者と相談員で面談を実施
- 相談員が面談結果を教育委員会担当者にメールで報告
- 報告を受けて教育委員会が学びの場を判断、郵送にて通知
以上のように、相談者にとっては、「相談を受けたい」と思ってから「相談まで」が何日もかかることもありました。
【kintone化した場合】
kintoneと外部フォームのプラグインや空き状況を確認できるプラグインを導入することで、日程を確認し、予約し、結果の受け取りまでがウェブ上で行え、速やかに相談対応を開始できます。
19.母子手帳の受け取り予約（子育て支援部門）
【旧来の状況】
妊婦さんは、母子手帳を受け取るために、あらかじめ来庁予約しなければなりません。それも、平日の開庁時間内に電話しなければなりません。職員の側では、電話口で受け付けた予約も手書きの紙で管理していました。
【kintone化した場合】
前例では「母子手帳交付の予約空き枠」をトヨクモkViwerを活用しウェブで公開し、トヨクモFormBridge（フォームブリッジ）で予約したい日時と事前確認事項を申請できるシステムにしました。
20.保育園の内定通知（子育て支援部門）
【旧来の状況】
これまでは結果の公表日に、入園内定先の有無を郵送で通知していました。ほとんどの保護者が少しでも早く申込結果を把握したいと考えて電話をするため、公表日当日と翌日朝まではひたすら電話が鳴る状況。保護者にとっては、なかなか電話がつながらず、電話をかけ続けることへの疲労や結果を知ることができずに焦らせることになっていました。
【kintone化した場合】
kintoneとトヨクモFormBridge（フォームブリッジ）とトヨクモkViewerで内定通知のオンライン化しますが、数千人の対象者があり、アクセスが多いため、「トヨクモの仮想待合室機能」を実装することを決めました。
仮想待合室機能は、短時間で多くの同時アクセスが発生した場合、フォームへアクセスしたユーザーに、整理番号を発行するとともに現在の待ち時間と待機人数を確認できる仮想待合室へ遷移させ、順番が来たら順次フォームへ案内する機能です。この機能で、保護者の皆さんが、落ち着いて確認できる状況に変容しました。
21.議会答弁におけるAI活用（全庁的）
【旧来の状況】
議会期間中は、首長以下幹部職員は深夜まで残業して議会答弁作成のために時間を費やします。1分ぐらいの答弁のために、次のような流れがあります。
- 議員の質問の意図を確認する
- 人の知識をもとにした参考資料や法律、国の対応、他自治体の対応を複合的に検証する
- 現状と対策を考え、草案をつくる
- 首長に承諾をもらう
以上の流れがあります。さらに、承諾を得るための順番待ちもあるため時間のロスは見直すべき課題と言えます
【kintone化した場合】
kintoneの議会対策用のAIツールを使うと、kintoneに入っているデータをもとにAIが情報を集約し、さらに答弁書の形に整えることも可能です。AIが追加の情報の学習をしていくため、部署内で踏まえるべき情報の確認漏れが減ります。
22.粗大ごみの予約（清掃部門）
【旧来の状況】
粗大ごみの収集を希望する場合は、ゴミを回収してもらうための予約が必要です。個別のシステムによるネット予約や電話予約により回収します。
【kintone化した場合】
空き状況を開示し、枠が開いている部分に予約を入れるというシステムですので、個別のシステムがなくても、kintoneとプラグインの組み合わせで対応できます。そのため、システムに変更を加えたいときも、kintoneに変えることで改修コストが発生しにくくなります。
23.イベントの参加者管理（全庁的）
【旧来の状況】
Googleフォームなどで申し込みフォームを公開します。その入力情報をもとに名簿を作成し、リアル会場でも、オンラインでも、出欠のチェックを行います。さらに、受講証や修了証を発行する必要がある場合は、書類作成作業と照合作業が発生しています。
【kintone化した場合】
kintoneと外部フォームのプラグインを活用し、申し込みを受け付けます。続いて、受講証や修了証書などが必要な場合は、予め様式を設定しておくことができます。帳票出力プラグインの種類によって、kintone内での出力か、マイページ上での出力かの違いはありますが、最新データをもとにダウンロードできます。
24.自治体への請求書のシステム（会計部門）
【旧来の状況】
請求書をExcelやワード、PDFを添付してダウンロードしておき、市民（ここでは、都民、県民、府民、道民、市民、町民、村民を「市民」という。）や事業者が入力し、紙で出力し提出していました。（まだ事例はありませんが、事業者が自治体ごとの様式に微調整しなければならず、非常に負担感を持っています。）
【kintone化した場合】
フォームから帳票出力までデータが一元化され、市民や事業者にとっても、職員にとってもミスや負担が減り、業務がスムーズになると思います。
25.他の自治体との連携・市町村支援事業（都道府県の市町村支援部門）
【旧来の状況】
広域行政※など、都道府県や市町村の枠を超えた連携を行う業務の場合、市町村との間で行われる行政文書のやり取りが活発に行われます。
※ 広域行政
広域的な取組を進める方法としては、複数の市町村が合体して一つの市町村として取り組む市町村合併と、個々の市町村はそのままで連携調整して取り組む広域行政があります。
【kintone化した場合】
ある県で、kintoneにて情報共有基盤を整備しました。以前なら、情報がEメールで一方通行に流れていましたが、業務の円滑化のみならず、県と市町村が相互に議論できる風土も育っています。
26.地域包括支援センター※（地域包括支援部門）
【旧来の状況】
市役所や地域包括支援センターからケアマネへの連絡は、電話、文書の郵送、FAX、月次のケアマネ会が全てで、連絡の時間や手間が多くかかっていました。しかし、地域包括支援センター業務の性質上、保健所、警察、消防、調剤薬局など幅広い組織や職種が連携が必要です。
【kintone化した場合】
職種をまたぐ全ユーザーでkintoneを活用する例があります。アプリには「ショート空き情報」など目的に応じて作成し、必要な情報がすぐにオンライで入手できるようになりました。
例えば、ショートステイ先を探すために、電話を片っ端からかける必要はなくなり、カレンダービューで一目で確認できるようになりました。
※ 地域包括支援センター：
市町村が設置主体となり、保健師・社会福祉士・主任介護支援専門員等を配置して、３職種のチームアプローチにより、住民の健康の保持及び生活の安定のために必要な援助を行うことにより、その保健医療の向上及び福祉の増進を包括的に支援することを目的とする施設です。
主な業務は、介護予防支援及び包括的支援事業（①介護予防ケアマネジメント業務、②総合相談支援業務、③権利擁護業務、④包括的・継続的ケアマネジメント支援業務）で、制度横断的な連携ネットワークを構築して実施します。
27.照会・回答（総務部門）
【旧来の状況】
行政の「照会・回答」は、例えば、ある課から全課に照会（平易な表現でいえばアンケート）で、回答をする仕組みを言います。
照会を行う側は、Excelで回答用紙を作成し、各課にメールします。
照会文書が届いた各課は、回答用紙に回答を入力し、決裁を得て、回答します。
照会を行う側の部署は、集計を行います。チリも積もれば山となる感じの業務量です。
【kintone化した場合】
各課にkintoneのフォームから照会業務の回答をするよう依頼します。
すると、各課は、kintone上で回答を作成し、決裁が降りたらフォームを送信できます。
提出されたフォームのデータはそのままkintone上に自動登録され、転記や集計作業は不要です。
28.監査業務（監査部門・福祉部門など）
【旧来の状況】
監査の方法は多数ありますが、福祉部門の事例です。監査報告を手書きで作成していました。
監査の指摘事項のたびに、根拠となる法令の例文集を引っ張り出しつつ、追記が必要です。
【kintone化した場合】
指摘の根拠になる「法令文」を、事前にkintoneのアプリに登録できれば、報告書作成時に引用して追記できます。
29.消耗品・備品管理（総務部門）
【旧来の状況】
自治体でも、「備品」「消耗品」を別に管理しています。
違いは、物品の取得価額と耐用年数で、各自治体の条例に具体的な根拠があります。
備品は一定期間使用できるある程度金額のかかるものを指し、消耗品は、比較的使用期間の短い少額のものを指します。
自治体の場合、備品はシステム化されて管理されております。ボールペンやホチキス等の消耗品の払い出しは、紙台帳等で管理する場合も多かったかもしれません。
【kintone化した場合】
まず、備品に関しては、既存のシステムから変更する場合、データの移行にかかる経費負担はありますが、その後の運用段階では、kintone化するメリットがあります。
フロア表示できるプラグインなどで、フロアの地図上で確認できます。本庁舎のみならず、自治体が管理する公園内の事務所などでも活用できまず。また、既出の拡張機能のプリントクリエイターからはバーコードを生成することができます。
例えば、備品には「避難用品」も含まれていると思いますので、災害や引っ越しの際に情報を集約できれば、非常にスムーズになるでしょう。
消耗品についても、kintoneと既出の拡張機能のフォームブリッジを活用できます。
各職員が消耗品を使用した際に、入力フォーム（QRコードなども可）に入力してもらいます。消耗品を管理する側にとって、在庫数や発注時期の目安もオンタイムで行えます。
30.人事異動の希望調査（人事部門）
【旧来の状況】
人事異動の希望を人事部門が調査するとき、「自己申告書」や「意向調査」と呼ばれる調査票を、一人ひとりに配られます。A4両面で、希望の部署や自由記載欄（人事に関して配慮してほしいこと）を書くのがメインです。
個人的な経験では、OCR用紙で、使用済み封筒に入れ、テープとホッチキスで厳重？にして、人事課のボックスに直接入れたのが思い出です。
※手書きやPDFに書かれている文字を、機器で読みとり、デジタルに変換する技術です。
近年では、AIで飛躍的に精度向上した「AI-OCR」の活用が進んでいます。
【kintone化した場合】
kintone上に人事部門用の閉鎖的なスペースをつくり、そのなかにアプリを生成します。
全職員の名簿のアプリを生成し、マイページ機能を活用し入力してもらい管理する方法もあります。
31.電子決裁（文書管理部門）
【旧来の状況】
文書管理システムを入れていても、電子決裁の機能を有効活用できているとは言い難いかもしれません。例えば、起案文書の書き換えや、添付資料の差し替えがあり、紙で打ち出し、紙で回議も併用しているケースもあります。また、MicrosoftWordに入力して回議しているケースもあります。
【kintone化した場合】
電子決裁機能に関しては、以下の3通りの考え方ができると思います。
①kintoneのプロセス管理を使用する。
kintoneのプロセス管理機能は2024年4月のアップデートで、フローがわかりやすくなったので、kintoneを決裁システムを使うことも有効かもしれません。
また、紙での出力も併用する場合は、既出のプリントクリエイターや、レポトン（株式会社ソウルウェア）があります。前者は庁内のみならず、kintoneアカウントがない市民が使う場合にも活用でき、後者はkintoneのアカウントがある人だけで完結する業務の場合など、それぞれ定評があります。
②「コラボフロー」のように、kintoneと連携できる決裁システムを導入する。
③グループウェア（Garoonなど）上の決裁機能であるワークフロー機能を使う。
今使っているグループウェアに決裁機能があれば、そちらを有効活用することも可能かもしれません。kintoneとガルーンの連携のためのプラグインが必要です。
32 審議会などの附属機関の管理（総務部門）
【旧来の状況】
各部署が、それぞれの審議会などの附属機関の運営には、次のような業務が詰まっています。
- 委員の選考・本人への確認
- 委員の公募・選考会
- 各回の出欠
- 資料の事前送付
- 各計画に基づいた実施計画や評価に関する情報の整理
- 情報の公表の準備
- 議事録作成・回覧
【kintone化した場合】
自治体には、審議会は数十機関等多くありますが、業務などは共通です。
第１ステップとして、議事録アプリ・事前資料アプリ・出欠アプリを準備して、一つのスペースにサンプルアプリをつくり、庁内で複製できるようにします。
出欠アプリだけは、マイページのプラグインが必要ですが、他は、一つのURLで全員が同じように閲覧することができます。
また、相手へのメールでのURL送信も、メールのプラグインや、2024年10月にリリースされるkintoneの「メール共有オプション」も併せて活用が可能です。
第２ステップとして、引継ぎ書を入念に作成しなくても大丈夫になります。その業務の意義や配慮事項は共有する必要がありますが、職員の異動の着任後、そのまま、業務に入りやすくなります。
33.謝金の入金業務（総務部門）
【旧来の状況】
謝金は、財務会計システムに入力し、清算する形かと思います。前提に、額を決める区分の確認、マイナンバーの確認や、交通費の算出、財務会計システムへの口座の登録などの事前準備が必要です。とはいえ、忙しい時期の「講師謝金」や「附属機関の委員への謝金」など処理漏れで遅れると入金も遅れてしまいます。
【kintone化した場合】
入金作業の遅延がないよう、謝金管理アプリを作成し、作業する期限を決めて、ご自身に通知が届くように設定することができます。
34.全庁横断プロジェクト（政策部門など）
【旧来の状況】
各分野の計画に基づいた実施計画のなかで、庁内の様々な部署にもタスクがふられます。
（例えば、男女共同参画計画なら、公園課に男女のトイレのバランスの健全化などが入ります）
「照会・回答」や「庁内会議」で情報共有していました。
【kintone化した場合】
横断的なプロジェクトはスレッドで情報共有することが可能です。
また、Garoonを併用している場合は、kintoneのアプリと連携させたスペース機能のなかでディスカッションを行うこともできます。
35.おくやみ手続き（窓口部門）
【旧来の状況】
各課にはご遺族に提出していただきたい書類があるため、人によっては10以上の手続きが必要です。
【kintone化した場合】
自治体で「おくやみのアプリ」を活用している、既出の拡張機能のグスクカスタマインを使い、おくやみがあると、「おくやみ入力」アプリのデータを各課の業務アプリに転記します。「おくやみのアプリ」のデータが変わると転記先のアプリデータも更新され、お客様も職員も手続き時間が短縮されています。
36.総合窓口（窓口部門）
【旧来の状況】
多くの自治体で、総合窓口をつくって、ワンストップサービスを目指しているケースも多々ありますが、それでも、たらいまわしや、同じような書類を複数書くことは避けられません。
【kintone化した場合】
「総合窓口アプリ」を作成し、全庁から手続き情報を集約します。各手続きをレコードにして、手順や様式を載せます。各部署が直接更新でき最新の情報でお客様対応ができます。完全にワンストップとはいかないまでも、案内の正確性が向上します。このシステムであれば、そのまま、新人教育や引継ぎにも活用できるかもしれません。
37.児童虐待防止（子ども部門）
【旧来の状況】
子どもと家庭を取り巻く機関ごとに情報を持っています。そのため、各機関からの情報の集約だけで時間がかかってしまいます。
【kintone化した場合】
サイボウズ株式会社では、kintoneを最大5年無料で活用できる「虐待防止特別プラン」があります。kintoneを、保育園や幼稚園、小中高等学校、子ども家庭センター、保健所からの情報集約の基盤にできるため、児童虐待を防ぐことにつながります。
38.会計年度職員（人事部門・情報部門）
【旧来の状況】
会計年度職員の採用ごとに、各種社内システムのID・PW、マニュアルを案内する必要があります。
【kintone化した場合】
会計年度職員のアプリを作成します。
部門ごとに、職員が使うシステムは異なるので選択できるように設定します。併せて、帳票出力のプラグインを活用し、帳票出力したPDFを提供する形にできます。
39.報道発表と対応の業務（広報部門）
【旧来の状況】
各部門でプレスリリースを作成し、記者クラブに投げ込みをします。対応はそれぞれの責任者などが対応しています。
【kintone化した場合】
プレスリリース・取材対応のアプリで、「どの部署でどんなプレスリリース・対応をしているか」を共有すると、「政策の周知に効果的なプレスリリースのつくり方」のブラッシュアップにつながります。
40.オープンデータ※
【旧来の状況】
オープンデータは、ITに詳しい人に対し、活用を促進している状態です。実際の活用は目立っていません。
※オープンデータ：
国、地方公共団体及び事業者が保有する官民データのうち、国民誰もがインターネット等を通じて容易に利用（加工、編集、再配布等）できるよう、次のいずれの項目にも該当する形で公開されたデータをオープンデータと定義する。
- 営利目的、非営利目的を問わず二次利用可能なルールが適用されたもの
- 機械判読に適したもの
- 無償で利用できるもの
【kintone化した場合】
kintoneでアプリを作れる職員が増えているので、オープンデータから提供されているデータを活用し、サービスの質の向上が可能になります。
これまでは、例えば、コロナ渦には、ハザードマップ、見守りカメラ、介護事業所など、テイクアウト可能な飲食店情報がまとまったマップを公表した例もあります。また、平常時でも、介護施設の情報を国の介護公表システム、市区町村の指定情報を統合させたアプリなどがあれば、自治体の枠を超えた介護情報の提供が可能です。
多様なアイディアで、これまでより、ダイナミックな政策の提案ができます。
41 挨拶文をAIで生成（全庁）
【旧来の業務例】
挨拶文を作成し紙起案を回し、チェックされ修正し再度回議し、決裁になったあと、小さい紙に印刷し、冊子上にホッチキス止めして、幹部に渡すという作業も発生していました。
当日には、幹部が「市長挨拶代読」と読み上げる場面は多々あります。
【kintone化した場合】
生成AIを取り入れた自治体では、kintoneと連携できる「ばりぐっどくん」のシリーズを全庁基盤として活用開始しています。kintoneと連携できるメリットとして、自治体が公開している過去の情報を追加学習しストックし、精度の高いアウトプットが可能となりました。
42 開発許可申請（都市開発部門）
【旧来の業務例】
開発許可のエリア特定の作業は、庁内では紙色紙と色鉛筆での運用で残業になることも多かった仕事です。また、企業が開発許可を申請する際には、来庁しての紙の手続きが必要でした。自治体では、その都度、窓口対応も行っています。
【kintone化した場合】
kintoneと連携した地図のプラグインを活用するようになり、紙色紙と色鉛筆での運用がなくなりました。また、企業が開発予定地の確認もオンラインで可能です。企業の来庁が減ったことで、自治体職員の窓口対応も減少しました。
43 犬や猫の収容及び譲渡業務（保健所）
【旧来の業務例】
犬や猫を地域で捕獲した場合、保健所に収容されます。譲渡が可能と判断されると、ウェブサイト上で、写真と紹介文が掲載され、希望者を募ります。その間の飼育記録などが手書きで管理されがちです。
【kintone化した場合】
飼育に必要な健康やエサの記録をkintoneで一元化し、保健所内でリアルタイムで情報共有できるようになります。
44 入札情報の閲覧（契約検査部門）
【旧来の業務例】
契約検査部門では、各部署が製本した設計書などの分厚い紙の資料や公開入札情報の資料を窓口で閲覧できます。窓口で申し込み用紙を準備し、紙台帳で管理し、冊子をひっぱりだすという方式でした。
【kintone化した場合】
入札情報の資料をデータで閲覧できるPDFにし、受付時にQRコードを読み込んでもらい、外部フォームで必要事項を入力してもらえば、PDFの情報が閲覧できるようになりました。その結果、情報の閲覧履歴を円滑に管理できています。
45 狂犬病予防注射の巡回集団接種の管理（保健所）
【旧来の業務例】
飼っている犬が、生後90日を経過したら、登録と、毎年の狂犬病予防注射が義務付けられています。接種会場を設営して接種をしてもらう「巡回集団接種」を行なっています。
飼い主の方へ案内のはがきを郵送します。管理台帳には転記が必要でした。
【kintone化した場合】
飼い主と犬を紐づけたアプリで管理するようにしました。案内には、犬のアプリと連携するQRコードを載せます。飼い主の方にはその案内を会場に持参してもらい、接種後、その場で接種番号を登録することでスムーズになりました。
46 業務システムの管理業務（情報システム部門）
【旧来の業務例】
自治体の業務システムは、これまでそれぞれの部署で予算要求しそれぞれが手配していました。情報システム部門や財務部門がExcel等で管理し公開する以外には、庁内の情報共有が進んでいませんでした。
【kintone化した場合】
業務システムの管理業務をkintoneで管理することで、契約にいたるまでの企業とのコンタクトや、保守対応などの情報も含めた「契約情報」を庁内で閲覧できます。他部署の例を参考に検討でき、適正価格での契約に結びつけられますし、システムによってはkintoneに置き換えることでコストダウンできる対象が明瞭化しました。
47 土木関係の書類作成業務（建設部門）
【旧来の業務例】
土木関係の書類の様式はWordやExcelで作成しており、同じ内容を別の書類へ転記する作業が多くありました。そのため、内容に整合性が取れていない場合の照合や修正により、重複業務にも陥っていました。
【kintone化した場合】
土木関係の書類アプリを準備し、工事名・発注者・受注者などの入力項目は参照すれば済むようにしました。全ての書類にスムーズに反映できるため、多重入力が減少しています。
48 地域団体の地域づくり支援での活用促進（社会教育部門）
【旧来の業務例】
社会教育施設では、地域団体による地域づくりの活動を側面から支援しています。地元の人を結びつける存在としては有効ですが、活動支援としては、人々が集う場所の提供ぐらいの支援ノウハウがありませんでした。
【kintone化した場合】
地域の横のつながりを維持し続けていただく際にkintoneを使った支援情報を提供することで支援しています。例えば、地域の農作物づくりと出荷を希望する保育所や放課後児童クラブと生産者を結びつけ、地域の食育活動が円滑に進むようにしました。
49 災害支援の活用（全庁・災害対策本部）
【旧来の業務例】
災害発生時に必要な業務はアナログで対応してきました。
・避難所の特定
・避難者台帳
・支援物資の提供
・罹災証明書
【kintone化した場合】
2024年1月に発生した能登半島地震では石川県からの要請で、サイボウズの災害支援プログラム※が活用されました。サイボウズ株式会社では、被災直後から災害対策本部に入り、避難所システム、自衛隊との連携システムや避難所への介護士派遣調整システムなどで支援しています。オンラインの情報共有になり、避難所や避難者の状況が可視化でき、災害関連死を防ぐ取り組みに直結しました。
※災害支援プログラム
・kintone等を半年間無償で利用できる「災害支援ライセンス」
・各社のサービスを提供いただく「災害支援パートナー」
・ICTを活用したシステム構築を手がける「災害支援チーム」
50 連携協定でkintone合同研修（政策部門）
【旧来の業務例】
kintoneを学びたい自治体ごとにkintone研修を発注します。そのため、どんなに小規模な自治体でも、kintone研修が必要な場合、一定の経費が発生していました。
【連携協定で合同で実施した場合】
複数の近隣小規模市町村とパートナー企業が連携協定を締結し、合同でkintone研修を実施しています。費用についても参加した市町村で按分でき効果的な学びの機会になりました。
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「開発のミスが心配……」
「セキュリティ設定は合っているだろうか」
「人材育成のコツはあるのだろうか」
「ITが苦手な幹部へのプレゼンに不安がある」
今回、ご紹介したように、kintoneは、汎用性のあるプラグインの活用で用途が広がります。しかし、各種プラグインの設定作業に慣れていただくことが必要です。
そんなとき、kintoneの研修サービスを活用することで、把握に時間がかかる「学習コスト」を最小限に抑えることができます。
ペパコミ株式会社は、kintoneやプラグインの研修や自治体での活用支援に定評があるパートナー企業です。
そのため、kintoneの操作を短期間に実践的に学び、現場に寄り添った業務改善を目指す研修をご用意できます。さらに、研修参加者の人選のノウハウや庁内でのプレゼンのコツもアドバイスでき、活用事例の情報も豊富です。まずはお気軽にご相談ください。
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