【導入事例】案件管理・売上管理を効率化！少数チームから使える士業のkintone活用術とは

「案件管理が煩雑で手間がかかる…」
「売上管理を効率的に行いたい…」
「実際にkintoneを導入して成功した具体例が知りたい…」

こんな悩みを抱えている士業の方々も多いのではないでしょうか？

今回は、ゆだ行政書士法人様の事例を紹介します。ゆだ行政書士法人様では、Excelでのデータ管理に課題を抱えていましたが、kintoneの導入によってこれらの問題を解決しました。

この記事では、ゆだ行政書士法人様がどのようにしてkintoneを活用し、案件管理と売上管理の効率化を実現したのか、その具体的な手法と成果を詳しく解説します。

ぜひ、ゆだ行政書士法人様との対談内容もあわせてご覧ください。

🔳この記事でわかること

• kintone導入の経緯と初期の課題
• プロのコンサルティングによる導入効果
• 士業の案件管理と売上管理の取り組み

🔳こんな人におすすめの記事です

• 案件管理や売上管理の効率化を図りたい士業事務所の経営者やIT担当者
• 少人数のチームで運用可能な業務管理システムを探している方
• 専門家のサポートを受けて業務システムを導入したい方

【前提】そもそも士業にシステムって必要？

ゆだ行政書士法人様は、Excelでの案件管理が煩雑で業務効率の低下に悩んでいました。

このパートでは、

• 個人事務所や少数チームが多く、業務のデジタル化が進んでいない業界の特徴
• 業務の拡大やチームの増員に伴い、システム導入の検討が不可欠である理由
  

の2つの課題を解説します。

個人事務所が多い！？業界の特徴

行政書士業界では、個人事務所や少数チームが多く、業務のデジタル化が進んでいない現状があります。多くの事務所がExcelや紙ベースで案件管理を行っているため、情報の一元管理が難しく、業務が煩雑になりがちです。

手作業が多くなることでミスが発生しやすく、効率が悪くなるケースも少なくありません。これにより、業務のスピードや正確性が悪化し、クライアントへの対応にも影響を及ぼすことがあります。

個人から少数チームへ！システム導入の検討は不可欠

業務が拡大したり、チームの人数が増えたりした場合は、システムの導入が必要です。特に、少人数の事務所でも効果的に活用できるクラウド型の業務管理システムは、業務の効率化に大いに役立ちます。

kintoneは、案件管理やタスク管理、売上管理などを一元化し、視覚的にわかりやすく管理できるため、少数チームでも効果的に運用できます。kintone導入によって情報の共有がスムーズになり、業務の透明性や効率性が向上することは間違いないでしょう。

【課題】kintone導入の経緯と初期の課題

ゆだ行政書士法人様では、kintone導入当初に自力で運用していた際、さまざまな問題に直面したことで専門家のサポートが必要だと感じました。

このパートでは、

• kintone導入初期の自力で運用する様子
• 自力で運用する際の問題点と限界

の2つの課題を紹介します。

kintone導入初期の自力運用

同社では、kintoneのプロに相談する前は、自力で運用していました。サイボウズと打ち合わせを重ねる中で、基本的な機能は理解できていたので、代表が自らアプリ作成に挑戦することに。

しかし、プラグインの導入や高度な設定が必要な場面で限界を感じました。さらなるカスタマイズが必要な際には時間と労力がかかり、次第に運用が難しくなりました。

自力運用での問題点と限界

代表一人での運用が難しく、他のメンバーも操作方法が分からず、次第にkintoneが放置されるようになりました。これにより、Excelとkintoneの併用が続き、手続きが煩雑化しました。

結果として、業務効率が低下し、うまく案件管理できない状態に。また、システムの一貫性が保てず、情報の一元管理が難しい状況が続きました。このような問題を解決するため、専門家のサポートが急務だったのです。

【導入】ペパコミを選んだ理由とコンサル術

ゆだ行政書士法人様では、kintoneの自力運用に限界を感じ、専門家のサポートを受けることを決断しました。

このパートでは、

• kintoneのプロのサポートが必要になったきっかけ
• ペパコミへの依頼を即決した理由
• ペパコミの具体的なコンサルティング内容とその効果

のサポートに頼った3つのポイントを解説します。

専門家のサポートが必要になったきっかけ

kintoneを導入してから約4〜5カ月が経過した頃、同社では自力運用の限界を感じ始めました。中途半端なkintone運用によって、従来のExcel管理を使うメンバーも多く、併用されている状態となっていました。

この状態を改善するために、専門家のサポートを受けてシステムの土台を作り直す判断をしたのです。

ペパコミを選んだ決め手

サイボウズから紹介された3社の中で、ペパコミのホームページが一番信頼できそうだったため、問い合わせたそうです。Zoomでの初回打ち合わせで、ペパコミのレスポンスが明確で迅速だったことが決め手となり、その場でペパコミに決定しました。

大規模なベンダーではなく、寄り添ったサポートを提供できる点も魅力だったと振り返っています。

その場で解決！ペパコミのコンサル術

ペパコミのコンサルティングでは、Zoomでの初回ミーティングで要望をヒアリングし、即座に解決策を提示しました。対面ミーティングでは、画面を共有しながら、その場で実際に設定を変更しデモンストレーションしました。たとえば、タスク管理やその色付け、プラグインの設定方法などです。

これにより、同社は案件管理や売上管理の効率化を実現。ペパコミの伴走サービスを利用することで、継続的なサポートも受けられる点が役立ちました。

なお、ペパコミのコンサル術をより知りたい方はペパコミの伴走サービスをご覧ください。

参考｜kintone導入から改修内製化まで一気通貫・伴走支援でサポート

【効果】kintone導入後の効果と活用方法

ゆだ行政書士法人様では、kintone導入により、同社が一番目指していた案件管理・顧客管理をはじめ、さまざまな面で業務効率が改善されました。

このパートでは、

• 案件管理とタスク管理の改善
• 売上管理と成約率の見える化
• 従業員評価とキャパシティ管理

の3つの効果を解説します。

案件管理とタスク管理の改善

案件管理やタスク管理がkintoneで一元化され、進捗管理がスムーズになりました。タスクの色付けやプラグインを活用することで、視覚的に分かりやすく管理でき、各担当者が必要な情報を迅速に把握できるように。

これにより、業務の透明性が向上し、効率的に案件を進められるようになりました。

kintoneで案件管理することにより得られるメリットを知りたい方はこちらの記事も参考にしてください。

参考｜kintone（キントーン）案件管理の導入で得られるメリット5選！アプリだからできることも紹介

売上管理と成約率の見える化

各担当者の面談数や成約率をグラフ化し、社内評価の判断基準を明確にしました。これにより、各担当者の売上規模や処理能力が一目瞭然に。

また、売上管理が一元化されることで、経営者が迅速に業績を把握し、適切な対策を打てるようになりました。

なお、kintoneで売上管理を効率化したい方は、こちらの記事も参考にしてください。

参考｜kintone（キントーン）で売上管理を効率化する方法とは？メリットや便利なプラグインを解説

従業員評価とキャパシティ管理

各担当者の対応数や成約率が見える化されたことで、従業員の評価を数字で表現することに成功しました。これにより、公正な評価が実現し、モチベーションの向上にもつながりました。

また、従業員のキャパシティの適切な管理により、業務バランスが取れるようになり、過度な負担を防げているとのことです。

【終えて】今後の展望と目標

ゆだ行政書士法人様では、今後もさらなる効率化と拡張を目指し、kintoneを活用していく予定です。

このパートでは、

• 顧客管理と問い合わせ対応をさらに効率化する
• kintoneの活用を拡げ、より多くの業務を効率化していく

の2つの目標を紹介します。

顧客管理と問い合わせ対応の効率化

顧客からの問い合わせ対応にかかる時間を減らすため、kintoneで進捗状況を共有し、問い合わせ数を減らすことを目指しています。具体的には、顧客が自分の案件の進捗状況をkintone上で確認できるようにすることで、問い合わせ回数を減少させることが期待されます。

これにより、事務所の業務負担が軽減され、顧客にも安心感を提供できるでしょう。お互いにWin-Winの関係を築くために、進捗状況の見える化を進めていく予定です。

kintoneのさらなる活用

顧客管理と売上管理の実現に加え、今後もkintoneを活用して業務の効率化を進めていきたいと考えています。特に、代表自身がkintoneを操作できるようになったことで、さらなるカスタマイズや機能追加が可能となり、事務所全体の運用がよりスムーズになることが期待されます。

また、新しい機能やプラグインの導入も検討し、業務の幅を広げていく予定です。これにより、事務所の成長とともに、より効率的な業務運用を実現できるでしょう。

まとめ

ゆだ行政書士法人様の事例を通じて、kintoneを活用した案件管理と売上管理の具体例を紹介しました。

kintoneの導入により、Excelベースの管理からクラウドシステムへとシフトし、業務効率が大幅に向上。また、ペパコミのコンサルティングにより、案件管理やタスク管理の改善、売上管理と成約率の見える化、従業員評価とキャパシティ管理が実現されました。

kintoneの導入を検討している士業事務所の方は、ペパコミの伴走サービスを利用してみてはいかがでしょうか。ペパコミは小規模企業でも親身になってくれるため、安心して相談できるでしょう。

効率的な案件管理と売上管理を実現するために、ぜひ一度ペパコミのサービスをチェックしてみてください。

参考｜kintone導入から改修内製化まで一気通貫・伴走支援でサポート