【大公開】今日から出来るタスク管理方法をお伝えします【動画】

サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーの

kintoneコンサル会社 ペパコミ株式会社です!

こちらの記事はkintone活用ちゃんねるというyoutubeチャンネルで公開している動画の文字起こしVerとなっております。

どうも!

kintone活用ちゃんねるのハルクです!

今日は僕のタスク管理方法をお伝えします

社内教育用シリーズの動画ですね!

社内一人一人に伝えるより動画にして共有したほうが工数も掛からず且つ動画ネタにもなるということでたまにやる企画ですw

ということで今日は僕が現状行っているタスク管理方法について細かく紹介していきます

前提僕ってすぐ忘れるんですよw

多分脳のどこか欠損してるんちゃうかなと思ってます

パッと覚えられる人羨ましいな~と思います。名前や顔も本当に覚えないので

ただですね 僕はすぐ忘れる脳みそを搭載しているわけですが、タスクもれや期日遅れはほとんどありません

これは自分なりのタスク管理を確立してるからです

ということで早速タスク管理方法の中身に入っていきます

目次

自分を信じるな

まず前提として大事なことが

自分は何かに記録しておかないと絶対に忘れる人間なんだ”ということを理解することです

物忘れする人に限ってメモしないんですよね これほんと謎なんですけど

・このくらいの内容なら覚えていられる

・すぐやることだから大丈夫だろう

いや それが出来てないから苦労してんだろ!って言いたいわけですよw

まずは自分を信じないところが大事です

中途半端に自分を信じてる人ほどタスク漏れが発生します

マインド面の話からスタートしましたが、まずはこの考え方を持ってください

基本未読0にする

続いて僕が意識していることは未読0にすること!

つまり全部既読にすることです これはメール・チャット・ライン関係なく全て!

日々大量のメール・チャットが来ますよね?

僕も1日100件以上来ますが全部必ず既読にします。たまに未読3桁超えてる人見ますけど 本当に理解ができない 蕁麻疹出ますよ

普通に使いづらくて仕方ない気するんですけどね

なんで全て既読にするかというと必然的に

未読=処理しなければいけないタスク

になるからです 僕は毎日商談や打ち合わせが入っているので、商談と商談の合間にメールやチャットのチェックをします

合間といっても数分~十数分なので その間で返信できるものは即返信します

中にはすぐ返信できないものありますよね?その場合はまた未読に戻すんです

打ち合わせは基本60~90分なんですが、その間に10~20件くらいメールやチャットが届くので合間で捌くしかないんです 

ちなみに内容の構成比として3つあって

①その場で返すのが3割(既読)

②僕自身が関係ないのでスルーが5割(既読or削除)

③あとで対応しなきゃいけないのが2割(未読)

未読に戻した2割はタスクとして残す内容です

打ち合わせが全て終わった頃には未読に残っているものを処理していけばいいわけです

でも一つ注意点が未読に戻せないものもあるんですよ 

メールやチャットワークは戻せるけどラインやFacebookは戻せない

そういう時はスマホから自分にメールします

あと日常で思いついたことも全て自分にメールします

とにかく僕は自分の記憶力を信じてないので 後でやること、考えること全て自分にメールします

これを徹底するだけでかなりタスク漏れがなくなります!

メール未読0が基本にすると未読が残っていること自体がおかしいことなので絶対に見るようになるんですよ これが未読数百件あると絶対見ないですよね?埋もれますよね

よくメールが埋もれて・・とか言うんですが、この管理をすれば埋もれるなんてありえません

タスクの優先順位付け

未読を活用したタスク管理の次はタスクの優先順位です。

優先順位付けをしないと次から次へと降ってくるタスクを順番に処理してしまうことになります

そこで僕が使っている方法は大きく3つ

①付箋

②メールの未読

③kintone

です。それぞれ優先順位によって使うのが異なるので1つずつ紹介します

付箋を使った管理

アナログですが今日やるタスクは付箋に書いてPCに貼り付けます

色々なツールを使いましたが、今はこれに落ち着いています

今日やるタスクをパッと書けるし、常に目に入るから明確な優先順位付けができるので、ほかのタスクが入ってきても振り回されなくなるんですよね

メールの未読

当日処理~3日以内ならメール未読で対応です

未読にしておいて処理したら既読にする みたいな感じ

付箋と両立して使ってもOKです

てか僕は両立しています

付箋に「●●メール対応」と書いておいて、

やるときはメールの未読の中から●●メールを探して対応→既読&付箋から消去

kintone

3日を超えて対応する内容や、重たいものはkintoneのタスク管理アプリへ登録します

kintoneに登録したらメールは既読に変えます

で、タスク管理アプリは期日があって、期日の1日前になるとリマインドメールがきます

リマインドメールも当然処理するまで未読です 分かりますか?この黄金パターン

未読=タスクが染みつけば、リマインドで届いたメールは自動的にタスクになるわけです

ちなみにうちのタスク管理アプリはこんな感じです

タスク担当者とタスク設定者に対して処理期日前日にリマインドメールが届く仕組みになっています

設定した人もされた人も漏れない仕組みにしています 

またタスク状況は常にタスク管理アプリで人別で見れるようにしています

詳しくはタスク理アプリ動画で説明しているのでご覧ください↓

即レスが基本

当たり前ですが基本即レスです

後回しになるなら漏れないようにするべきだし、相手が急いでいる場合は返信後日になる旨伝えるべきだと思います

仕事は自分だけで完結するほうが少ないので、漏れたり遅くなることで誰かが必ず迷惑します

タスク管理は自分だけの問題と捉えずに、今日の内容を実践してしっかり整えるようにしましょう!

僕はタスク処理早いと自負していますが、その理由は辞書登録やショートカットキーを使いまくってるからですね。

是非こちらの動画参考にしてみて下さい↓

効率化に憑りつかれている僕が使っているショートカット術です。誰でも仕事超早くなりますよ!

それこそメール送信時に送信ボタンを押す際のマウス移動も無駄だと思っちゃうんですwちなみにShiftキーで完結します!

全然伸びてないけど・・wこの動画なんで伸びないか謎なんですよ。めちゃくちゃいい情報出してると思うんですが・・。

ただそんな僕でもタスクは溜まっていきます 意識として

・自分ボールを放置しない 

・放置するならいつまでに対処するか明確化することです。

それでは宣伝を挟んでからまとめに入ります

このチャンネルは、

kintoneの構築・運用コンサル会社であるペパコミが運営しております。

kintoneを活用した事例や基本操作から応用操作まで

kintoneに関する情報を幅広く発信しておりますので

是非チャンネル登録をお待ちしています

タスク管理まとめ

タスク管理をまとめると

まず優先順位は

付箋>メール・チャット未読>kintoneタスク

です。前提として

①自分の記憶力をアテにしないこと

②メールやチャットは未読0を基本。

数が多いからできないはただの言い訳。さすがに1,000件とかくるなら難しいけど、そもそもそれだけの量が届くオペレーションに問題がある

余計なメルマガ登録していませんか?すぐ解除しましょう 騙されたと思って未読0だけでもやってみて下さい。

かなり効果が出ますよ。でもタスク管理出来ない人はやらない人多いんですよ

ただの言い訳ですから。絶対出来るんで

あとよくkintoneでタスク管理をしたいと言われるのですが、なんでもかんでもkintoneでやればいいわけではないです!

kintoneは目的達成のための手段です

必要に応じてkintone以外の手段を使って目的達成することが大切なのでkintoneに執着しないように気を付けて下さい!

タスク管理をしっかり行うメリットはとにかく

仕事がデキる人になる

ですw

今回社内教育用として作った動画ですが他の人のタスク管理術を見る機会もないと思うので参考になればうれしいです!

これからもkintoneの役立つ情報を発信していきますのでチャンネル登録をお待ちしております!

本日もありがとうございました!また次回お会いしましょう~!ぐっば~い! 

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