【人材業界必見】マッチングに関わる営業・事務管理を効率化してみた!【動画】

サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーの

kintoneコンサル会社 ペパコミ株式会社です!

こちらの記事はkintone活用ちゃんねるというyoutubeチャンネルで公開している動画の文字起こしVerとなっております。

どうも!

kintone活用ちゃんねるのハルクです!

今日のkintone活用事例は・・

「kintoneで人材マッチングを超簡単に管理しちゃおう~」

それでは早速問題定義へいきましょう~!

目次

問題定義

黒:あ~管理がめんどくせえええ

白:おっどないしたん?

黒:うちは人材紹介や人材派遣してるやん?求職者と採用企業両方の管理をしてるわけやけど それぞれ数が膨大で探すのが大変やねん!

白:ほうほう 具体的に何が大変なん? 

黒:例えば企業側が20代の建設業界で事務仕事の経験がある人を探している時に 求職者の中から該当の人を探すのが大変やろ、見つけたらその人へ一件一件メールせんとあかんしな。

白:ほうほう それは大変やな

黒:せやろ?更に派遣の場合は派遣先の管理もせなあかんし・・なんかいい方法ないかな~ 

白:ピコーン!いい方法あるで!kintoneで双方の管理マスターを作って検索を簡単にできるように設計すればええやん!

黒:ほんまに簡単か?

白:ほんまほんま ついてき~

この子らがいったように人材紹介会社は人材と企業をマッチングする際の検索性・やり取りが大変だと聞きます

そこでkintoneを使って簡単に管理することができるようになります!

早速デモ画面をみていきましょ

デモの流れから簡単に紹介します

①求職者管理の紹介

②採用企業管理の紹介

③マッチング相手の検索・処理・管理の紹介

④派遣社員への訪問記録の方法

⑤人材派遣の状況を一元管理するイメージをご紹介

①求職者管理の紹介

求職者マスタをお見せします

分かりやすく簡易的に仕上げていますがここでは基本情報と希望職種・経験職種・希望業種・経験業種等を選ぶ形となっています。項目は好きに増やせます。

②採用企業管理の紹介

続いて採用企業マスタをお見せします

こちらも簡略化していますが 業種などの基本情報と求人募集している職種等を登録しておきます

③マッチング相手の検索・処理・管理

では実際に探してみます

冒頭のインコちゃんが言っていた例に倣って企業側が20代の神奈川県の建設業界で働きたい人を探してみましょう

これはATTAZoo+の簡易検索プラグインを使っています

簡易検索プラグインで予めいくつかの検索ボックスを表示しておきます

まずカテゴリーを都道府県別にしているので都道府県は神奈川を選びます

さらに、建設業界で働きたい人なので、

希望の業種が建設業界を入れます。

ATTAZoo+の簡易検索の場合アンド検索ができます。

この検索ボックスは複合検索が可能ですので 先ほどの条件に当てはめて検索してみます

するとこのように条件に合致する人が出てきます

更にですよ、ここからメールも送れたら便利じゃないですか?

ここでトヨクモのkMailerを使うとメール送信ができます

あらかじめ決めたテンプレートを用意して、

企業案内メールで押すと、登録したメールアドレスが

自動で入ってくるので、企業名を打ち込んでメールを送信すると

登録されてるアドレスに送れるので簡単にメール送信できます

これでメールを送って企業と求職者がマッチングしたらマッチングアプリへ入力します なんか出会い系みたいな響きになってますけどw

求職者は求職者アプリから

採用企業は採用企業アプリから紐づけます

ステータスでこの面接の進捗を管理できます

更に面接日が確定したら両者にメール送りたくありませんか?それも出来ます!

二人の面談日が入った状態で、尚且つ名前も入って

先ほど入力した日付が入った形で

保存してメール送信ボタンを押すと・・

企業と求職者のメールアドレスと面接日が入った状態でメール送れます

更にこれで各マスタに紐づいて履歴管理が出来ます

それぞれ名前がリンクになっていますのでクリックすると・・

過去記録に表示がされています

④訪問記録の方法

紹介ではなく派遣となった場合は定期的に訪問して記録していくと思います

その仕組みも作ってありますのでお見せします

訪問履歴アプリへメモで残すことができます

残したデータを訪問履歴として各アプリへ紐づけも出来ますのでお見せします

マッチングアプリの中と求職者アプリに紐づけられて表示されています

試しに求職者を見てみましょう

こんな感じで今この求職者はどの企業で働いているかが分かります

更に採用企業マスタも見てみます

同じように企業に派遣されている人の状況が見れるようになります

⑤人材派遣の状況を一元管理するイメージをご紹介

ではそれぞれのアプリを見てみましょう

求職者アプリでは面接履歴

派遣として入った場合は訪問履歴が見れるようになります

採用企業アプリでも面接履歴と派遣状況一覧

マッチングアプリでは訪問履歴が紐づいてみれるようになります

このように検索性・事務作業効率化だけでなく派遣先の管理も一元化できるようになります

様々な業務がkintoneで一元管理出来て且つ効率化になりますので是非参考にしてみてください!

それではデモ画面共有は以上となります

まとめ

いかがでしたか?

宣伝のあとにまとめに入ります

このチャンネルはkintoneの構築・運用コンサル会社

であるペパコミが運営しております。

kintoneを活用した事例や基本操作から応用操作まで

kintoneに関する情報を幅広く発信しておりますので是非

チャンネル登録をお待ちしています 。

までExcelで管理していたり費用を掛けて専門ソフトで管理している会社様は是非kintoneを検討してみて下さい

拡張性も高いので非常にオススメですよ!

kintoneで人材紹介・派遣管理するメリットは大きく3つ

1.求職者・採用企業の管理が一元化出来て検索が容易になる

2.メール送信などの事務作業が簡素化される 

3.派遣先の履歴管理も一元化・共有化されるので属人化がなくなる

今回は人材派遣・紹介業界に絞ってご紹介しましたが M&Aのコンサルをしているクライアントでもこの仕組みを応用して使っていますので活用できる業界は幅広いかと思います

ということで今回使うプラグインは・・

JBアドバンスト ATTAZoo+

トヨクモ kMailer

これからもkintoneの役立つ情報を発信していきますのでチャンネル登録をお待ちしております!

本日もありがとうございました!また次回お会いしましょう~!ぐっば~い! 

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