サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーのペパコミ株式会社です！
社内文書のペーパーレス化を進めていく上で、まず大切なことは書類の選別です！
廃棄するのか？
紙で保存するのか？
倉庫へ保存するのか？
PDF化するのか？
ペーパーレスするための選択肢は色々ありますが、それぞれ適切な判断をしないといけません。
紙で保存するのが望ましい文書
・法律上紙保管を定められている書類(電子帳簿保存法に対応することで原本破棄も可能)
・原本性が高く、電子データのプリントアウトでは対応できないもの
・業務上、紙である方が都合(効率)が良いもの
上記文書は紙で保存するほうがいいですね。
そもそもペーパーレスって紙を一切出しちゃダメ！と思われがちですが、それは大きな間違えですよ！
紙で活用するべき書類は活用してOKです！
社内文書の選別手順
改めて書きますが、社内文書は大きく下記４つに選別！
1.社内紙保管する書類
2.PDF保存する書類
3.倉庫保存する書類
4.廃棄する書類
1.社内紙保管する書類
使用・閲覧頻度が多く、直近2年以内の文書は社内保管が望ましいです。
ただし原本で保管する必要がなく、使用時にはコピー対応可能な書類は「2.PDF保存する書類」にしましょう！
2.PDF保存する書類
上述の通り原本保管する必要がなく、改めて活用する際にコピー書類でも対応可能なものはPDF化しましょう！
また倉庫に預ける際に、万が一印刷して使う可能性のある書類もPDF化しましょう。
必要な時にいちいち倉庫から取り寄せる手間がなくなります。
電子化した文書の取り扱いルールとして、
・ファイル名、フォルダ名のルールを決める
個人の主観が入らないように、検索性を考慮して、書類の内容や日付、版が管理できるようにします。
・ファイル形式を決める
スキャン文書はPDF,.写真は圧縮性の高いJPEGなど。
利用者の限られるソフトウェアでしか閲覧できないような形式は避けましょう。
他にも色々ありますが、とても長くなるので下記記事を参考にして下さい！
3.倉庫保存する書類
こちらも上述の通り、活用頻度が少ないが、活用時に取り出す必要がある書類は倉庫に預けましょう！
坪単価2万円のオフィスで段ボール1箱を置いておくと、実は月1,500円の経費が掛かっていることをご存じですか？
オフィスのスペースにはお金が掛かっていることを認識すれば、倉庫がどれほどコスパいいものか分かるかと思います！
倉庫は今の時代1箱200円前後で利用出来ますよ！
4.廃棄する書類
ペーパーレスで最も大切なフェーズは「廃棄」です。
廃棄については下記記事に詳しくまとめていますので、ご確認下さい！
廃棄をするだけでも社内がかなりペーパーレス化になった！と実感できるほど変わりますよ！
統計データでオフィス整理をしていない会社の整理をすると、約50%は破棄出来る書類とのことです。
いらない紙書類が大量に会社にあるんです”(-“”-)”
しっかりと保管期間を管理し、期間を超過したものは破棄しましょう！
廃棄方法も復元できないような完全廃棄をすることと、誤廃棄の内容にルールを決めること！
まとめ
社内文書のペーパーレス化実現のためには・・・
紙を一切出しちゃダメ！ということではないことを理解する
社内文書の選別をする
実施する！
まだまだ細かいところを挙げるとたくさんありますが、
長くなりますので別の記事で書いていきます。
引き続きペーパーレスにコミットするペパコミを宜しくお願い致します！
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