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今日は完全なペーパーレス化実現のために大切な“電子帳簿保存法”について記事にします!

法律と聞くだけで拒絶反応が出てしまう筆者ですので、読む方の気持ちも分かります笑

なるべくかみ砕いて分かりやすく、長くならないようにまとめますね!

e-文書法と電子帳簿保存法について

ペーパーレスに関わる代表的な法律は大きく分けて2つあります。

e-文書法(イーブンショホウ)

法律により書面(紙)保存を義務付けられていた文書を、紙ではなく電子保存(PDF)でいいよ!という法律です。

目的はペーパーレスを促すことで、企業の効率化・生活の向上・経済の発展を目的に制定された法律です。

電子帳簿保存法(でんしちょうぼほぞんほう 略してでんちょーほう)

国税関係帳簿書類に対し、電子データによる保存を認めた法律。

ぽんず(難しい・・)

んん?e-文書法と同じじゃね!?

ふう(ドヤッ)

微妙に違うんだよな~

e-文書法では国税関係書類は認められていませんでした。

国税関係書類は税金に直結する書類です(請求書とか領収書とか)

 

その国税関係書類も電子保存(PDF)を認めるよ~と言うことで制定されたのが「電子帳簿保存法」です。

通常領収書等は保管期間が定められていますが、電子帳簿保存法に則ってPDF保存された場合は、保管期間内であっても原本を捨てられる夢のような法律なのです!(^^)!

そもそもなぜ書類には保管期間があるのか?

会社には様々な書類がありますよね?

取引で品物や代金が動いた記録→ 納品書請求書など

社内で管理するための記録→ 出勤簿申請書など

 

何か会社で問題が発生した際に、事実確認するために記録は保管しておかなければならない。

これが理由です。

 

その「法定保存期間」の記録を、紙ではなく電子保存(PDF)してもいいよ、というのが「e-文書法」であり「電子帳簿保存法」であります。

逆に昔はなぜ電子保存がダメだったのか?と言うと、改ざんされてしまうからですね。

PDFにすると編集が出来てしまうんです。

故意に領収書の金額を大きくする→経費を多く計上する→税金を安くする

こういうことをされたら国税庁は困るわけです。ただいつまでも紙は時代に合っていないので緩和されたというわけですね。

改ざんされないための技術が進歩したっていうのも大きな理由です!

e-文書法の要件は?

ではどうしたら紙文書を完全に捨てることが出来るか?

ほとんどの書類に「見読性」を要件として求められています。

 

見読性:パソコンやディスプレイを用いて、明瞭な状態で見ることができること

PDFにした時にちゃんと見れるようにしてね!ということです。

更に該当の書類が見つけられないことは保存していないと同義として、

必要時にすぐ見れる状態(検索出来る状態)にしてあることが「見読性」に含まれています。

 

つまりe-文書法に対応するためには、「ちゃんと見れて、ちゃんと検索出来るように保存すればOK」です。

※書類の中で完全性の担保が必要な書類もありますが、話が難しくなるので割愛しますm(__)m

この記事ではなんとなくの意味を理解してもらえればと思って書いております!

電子帳簿保存法の要件は?

金銭が動く取引記録は国税庁の管轄で「電子帳簿保存法」が制定されています。

電子帳簿保存法についてのセミナーはあちこちで開催されており、どこも満員御礼です。

セミナーに参加される方は主に下記2点の目的が多いようです。

①クラウドサービスでペーパーレス化したいがどうしたらいいか分からない

領収書・請求書等をペーパーレス化できると業務効率は上がるため、実現したい企業は多いですが、

電子帳簿保存法についての理解が追い付いていないという現状

②電子帳簿保存法がよくわからない

道路交通法のように「車道脇の看板に書いてある制限速度を超えたら違反」のように聞けば分かる法律ならいいのですが、電子帳簿保存法はとにかく分かりづらい!

電子帳簿保存法の重点条項だけそれぞれ1行でまとめてみた

①自社で電子データとして作成し、電子保管するもの → 電帳法4条1項2項

②自社で紙で発行し、控えを電子データにしたもの → 電帳法4条2項

③取引先などから紙で受け取って、電子保管するもの → 電帳法4条3項(スキャナ保存制度該当)

④取引先などから電子データで受け取って、電子保管するもの → 電帳法10条(申請不要)

電子帳簿保存法はこの4つが大事です!

で、今一番耳にするのは③の紙で受け取った領収証や請求書を電子保管するというスキャナ保存制度です。

セミナーで話しているスキャナ保存制度だけでペーパーレス化は出来ない!

最近セミナーが多いと書きましたが、スキャナ保存制度のみの話が多いです。

理由は単純でセミナー主催者が開発しているクラウドサービスが、スキャナ保存申請(4条3項)部分に対応しているからですね。

スキャナ保存制度だけ満たせばペーパーレス化が出来ると謳われがちですが、他にも4条2項が重要なので注意が必要です!

ちなみに4条3項のスキャナ保存制度については下記記事にまとめていますので、ご参照下さい!

まとめ

「請求書を電子化したい!」など明確な目的があって調べても、法律が複雑に絡み合ってくるので「結局何をすればいいんだ??」となってしまいがちです。

調べても認識が違ったりしますので、分からなければ専門家に聞くことをオススメします。

また請求書や領収書等は税理士に聞けばいいと思われがちですが、電子帳簿保存法はまだまだマニアックな分野で、詳しく知っている税理士が少ない印象です。

というか税理士が電子化に反対な人もいまだに多いので、そういう税理士は今の時代オススメしません。

 

ペパコミ的には、今後労働者が減っていくことで働き方改革をしなければ生き残れない時代がやってくると思います。

周辺企業が電子化になることで、遅かれ早かれ自社も対応しなければいけなくなることは目に見えています。

 

2030年問題はかなり前から提唱されていて、10年後は日本の人口の1/3が高齢者です。

「今までの在り方」ではなく「これからの在り方」を考え向き合うことが必要です。

古い体質に凝り固まっていると会社の成長はそこで止まります。

 

とはいえ、いきなり全部をペーパーレス化へチャレンジすることもオススメしません。

まずは業務スピードが目に見えて上がる箇所から着手して、効果を実感しながら徐々に該当範囲を広げていくことがペーパーレス化成功の秘訣ですよ!

ペパコミでは電子帳簿保存法についての理解もありますので、遠慮なくご相談下さいね!