ペーパーレス実現にコミット!

kintone(キントーン)コンサルのペパコミです!

 

ペーパーレス実現するためにまずは社内の紙書類を整理すること!

書類を整理するためにまずやるべきこと・・・・

 

それは廃棄です!( 一一)

でも「何がいらないのかわからないよ!」と思いませんか?

何がいるか?いらないか?を理解するためには、“文書のライフサイクル”を知りましょう!

この記事では書類を捨てたいけど、どうしたらいいか分からない!

文書のライフサイクルを理解した上で書類を廃棄する方法をこの記事では紹介します。

文書のライフサイクルとは?

文書のライフサイクルとは、書類が作られてから廃棄されるまでの流れのことです。

文書のライフサイクル

書類が発生してからの流れはざっくり5つに分類出来ます。

作成→処理→保管のカテゴリーは「活用期」で活用頻度の多い書類のため、社内保管しておくべき書類です。

保管→保存→破棄のカテゴリーは「低活用期」で活用頻度の低い書類のため、倉庫保管もしくは破棄するべき書類です。

第一フェーズ:発生(活用期)

書類を作成or受け取った時のフェーズです。

基本使う書類が多いので、捨てられるものは少ないですが、下記書類は捨てられます。

・下書き保存している書類

中途半端に作った書類は基本すぐ捨てることです!

 

また受け取った際の送付状など保管していませんか?

送付状は封入書類に不足がないか確認するためなので、中身が正しいと確認できた時点で破棄するべき書類になります。

これらの積み重ねも膨大な量になりますので、注意が必要ですよ~(^^)/

送付状は捨てる

第一フェーズまとめ

ふう(斜め)

下書き書類や重複している書類は捨てること


ふう(斜め)

送り状など、惰性で保管している書類は捨てること

第二フェーズ:処理(活用期)

処理中、承認待ち、先方の返答待ちなど現在進行形の書類です。

処理ステップの書類は常に使用するため、身近の分かりやすいところに保管するべきです。

問い合わせがあった際に「どこに置いたっけ?」と書類を探す時間が大幅なロスを生んでいます。

文書管理のルールを定める際も、処理フェーズの書類取り扱いルールは現場が使いやすいように決めることが大切です!

 

文書管理を社内全体で取り組みを継続するためには、現場が業務をやりやすい環境を作ることが大切です。

第二フェーズまとめ

ふう(斜め)

処理フェーズの書類はどこに保管するか?ルール決めをすること


ふう(斜め)

現場全員で話し合いをしてルール決めすること

第三フェーズ:保管

第四フェーズの保存が混在されがちですが、違いは下記の通りです。

 保管:処理が終わったが活用する機会がまだ高い書類

    基本的には事務所内で保管しておく書類

 保存:活用する機会が少ないが、保存期間の関係で保存しておかなければならない書類

    基本的に見返す機会がないため、倉庫などに保存しておく書類

 

第二フェーズの処理と同様に活用する機会が多いです。

・前回の取引条件はどのようなものだったか?

・どのような内容で決済をおこなったか?

この書類を探している時間も実は大幅なロスになっています。

第二フェーズと同様に社員共通ルールとして認識し、活用するべきステップになります。

第三フェーズまとめ

ふう(斜め)

保管はまだまだ活用する書類なので、すぐに探し出せるルール決めをすること

第四フェーズ:保存(低活用期)

ほとんど活用されない書類で、下記に当てはまる書類が該当します。

・保存期間のある書類で且つ3年以上経過した書類 

・1年~数年に1回程度使う機会のある資料

保存のフェーズでは、次フェーズの廃棄に向けて管理しておくことが大切です!

第四フェーズまとめ

ふう(斜め)

下記表を参考に書類毎の対応を分けることをオススメします!

書類破棄基準一覧

第五フェーズ:廃棄(低活用期)

保管期間が過ぎた書類は廃棄しましょう。

第四フェーズで倉庫に預けている場合は、倉庫会社に依頼して溶解処分に出してもらうことも可能です。

倉庫会社によっては保管期間が過ぎたら、「溶解処分しますか?」とリマインドしてくれる会社もありますので、オススメです!

※ペパコミでは溶解処分まで対応してくれるオススメの倉庫会社のご紹介も行っております。

破棄すべき書類を管理することは無駄なコストを防止するという意味で大切な業務です。

 

例えば書類を1箱会社に置いておくと、1箱あたり月額1,500円掛かる計算になります。(20,000円/坪)

倉庫に置いておくとしても月額200~300円掛かります。

保管期間が過ぎたものを放置するということは、上記ランニングコストを掛け続けることになりますので、面倒くさがらずにしっかり管理しましょう!

第五フェーズまとめ

保管費用も会社のコスト!

ふう(斜め)

会社に保管するよりも倉庫保管!

ふう(斜め)

保管期間が過ぎた書類は破棄!

これを繰り返すだけで、大幅なコスト削減に繋がります( ´ー`)y-~~

まとめ

会社の利益を上げる方法は、売上を上げるか経費を下げるかです。

無駄な経費は掛けないように気を付けましょうね!