サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーの
kintoneコンサルの ペパコミ株式会社 竹谷です！
kintoneを導入した後、導入時の業務とは違う情報もkintoneを利用して管理すると
情報の一元管理が進み、より効率的になっていきます。
でも実は、今までの管理がExcelだからそのままExcel、という会社さんが多いです。
Excel管理が悪いわけではないのですが、せっかくkintoneがあるなら
kintoneの方が便利なのになーといつも思っています。
「マスタ」と「リスト」
どんな会社でも「顧客リスト」はあります。
お金をくれる人がいないと会社は成り立たないですからね(^^)
kintoneで最初の構築をするときも、必ず「顧客リスト」アプリは作成しますが、
「マスタ」と「リスト」の区別を考えたことはありますか？
一般的には「マスタ」は企業内のデータベースの基礎となるもの。
「リスト」とは一覧表や名簿のことで「顧客リスト」というと、売上となる顧客の一覧表となります。
その違いを前提に、私個人的にはkintoneで「顧客リスト」をアプリ化するときは
「顧客マスタ」又は「取引先マスタ」にした方が良いと思っています。
名前の違いだけ？
と思った方もいるかもしれませんが、名前はアプリを利用するときに結構大事です。
「顧客リスト」だと、下請けさんや仕入先などを入れるのは不自然と考え、
別で「仕入先リスト」「協力会社リスト」を作りたくなります。
Excel管理をしている会社さんは、ほとんどリストは用途分けされていると思います。
しかし、kintoneは業務の幅を広げて使用したいと思ったときに
リストがわかれていることで構築に不都合なことが起きてきます。
「マスタ」と「リスト」はどのように使用するのかを考えてアプリを作成してください。
「リスト」だと不都合な場面
Excel管理をしてる情報をkintoneに置き換えていくことは、kintone有効活用の近道です。
地味な話ですが、会社の事務作業には「挨拶状の送付」「お中元・お歳暮のリスト」などもあります。
取引相手が売上先・仕入先など関係なく管理する必要がある事柄です。
そのような管理をするときに「顧客リスト」と「仕入先リスト」が別のアプリだったら
両方のアプリに「贈答履歴」のフィールドを作成して管理しますか？
それとも、別アプリでルックアップフィールドを２つ作って紐づけますか？
だったらExcel管理の方が楽じゃん！
・・・と、そしてまたExcelに戻っていく。
それではせっかくkintoneにリストがある意味がありません！！
「取引先マスタ」にすべてデータが入っていると、別で「贈答管理アプリ」などを作成して、
「贈った、頂戴した」を一括で管理し、関連レコードで「取引先マスタ」にも表示するようにした方が絶対便利です。
他にも仕事内容によっては、相手が売上先でもあり、仕入先でもある会社さんや顧客さんもいます。
その場合「顧客リスト」と「仕入先リスト」両方に登録するの？ということにもなります。
「マスタ」で不都合な場面
登録するときに都度々々「顧客」「仕入先」などの取引形態を区別して入力する必要があります。
この区別がないと、他のアプリでルックアップしたり、一覧表示分けをするなどの際にとても面倒なことになります。
他に、リストなら「マスタ登録をしなくてもよい相手」が多くある場合に業務フローを優先して
リストと業務アプリを併用した形で構築することができます。
「マスタ」登録必須は業務フローで「めんどくさい」と捉えられることは多いです。
つまり、「マスタ」は登録する「手間」が一番不都合な理由ですね。
最初の導入時から「マスタ」にするべき？
いえ、その会社さんの導入時の目的を優先するべきです！
私が行う仕事のひとつに「とっちらかったkintoneをまとめる」という作業があります。
kintoneを導入して使用している会社さんから
データがまとまらない。
手間がかかっている気がする。
というような相談があります。
使用しているkintoneを見せてもらうと、アプリが乱立していて、
関連レコードやルックアップをうまく使えていないケースがよくあります。
そのときは思い切って、新しいアプリにデータを移行し、情報をつなげてまとめる作業を行います。
つまり、kintoneに慣れてからお引越しということが可能です。
（時間がかかりますが・・・）
まずはkintoneに慣れることが最優先です。
事務員さんは小さな手間を面倒がらずに行ってくれます。
でも、少しでもその手間を楽にして、他の業務に気をつかえる方が
会社の業績はよくなるはずです。
小さなことからコツコツと変えていけるといいですね(#^^#)
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