「マスタ」と「リスト」の違いって何?kintoneで大事【日記】

kintoneカフェで仕事

サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーの

kintoneコンサルの ペパコミ株式会社 竹谷です!

 

kintoneを導入した後、導入時の業務とは違う情報もkintoneを利用して管理すると

情報の一元管理が進み、より効率的になっていきます。

 

でも実は、今までの管理がExcelだからそのままExcel、という会社さんが多いです。

 

Excel管理が悪いわけではないのですが、せっかくkintoneがあるなら

kintoneの方が便利なのになーといつも思っています。

目次

「マスタ」と「リスト」

 

どんな会社でも「顧客リスト」はあります。

お金をくれる人がいないと会社は成り立たないですからね(^^)

 

kintoneで最初の構築をするときも、必ず「顧客リスト」アプリは作成しますが、

「マスタ」「リスト」の区別を考えたことはありますか?

 

一般的には「マスタ」は企業内のデータベースの基礎となるもの。

「リスト」とは一覧表や名簿のことで「顧客リスト」というと、売上となる顧客の一覧表となります。

 

その違いを前提に、私個人的にはkintoneで「顧客リスト」をアプリ化するときは

「顧客マスタ」又は「取引先マスタ」にした方が良いと思っています。

 

名前の違いだけ?

 

と思った方もいるかもしれませんが、名前はアプリを利用するときに結構大事です。

 

「顧客リスト」だと、下請けさんや仕入先などを入れるのは不自然と考え、

別で「仕入先リスト」「協力会社リスト」を作りたくなります。

 

Excel管理をしている会社さんは、ほとんどリストは用途分けされていると思います。

 

しかし、kintoneは業務の幅を広げて使用したいと思ったときに

リストがわかれていることで構築に不都合なことが起きてきます。

 

「マスタ」「リスト」どのように使用するのかを考えてアプリを作成してください。

 

「リスト」だと不都合な場面

 

Excel管理をしてる情報をkintoneに置き換えていくことは、kintone有効活用の近道です。

 

地味な話ですが、会社の事務作業には「挨拶状の送付」「お中元・お歳暮のリスト」などもあります。

取引相手が売上先・仕入先など関係なく管理する必要がある事柄です。

 

そのような管理をするときに「顧客リスト」と「仕入先リスト」が別のアプリだったら

両方のアプリに「贈答履歴」のフィールドを作成して管理しますか?

それとも、別アプリでルックアップフィールドを2つ作って紐づけますか?

 

だったらExcel管理の方が楽じゃん!

・・・と、そしてまたExcelに戻っていく。

 

それではせっかくkintoneにリストがある意味がありません!!

 

「取引先マスタ」にすべてデータが入っていると、別で「贈答管理アプリ」などを作成して、

「贈った、頂戴した」を一括で管理し、関連レコードで「取引先マスタ」にも表示するようにした方が絶対便利です。

 

他にも仕事内容によっては、相手が売上先でもあり、仕入先でもある会社さんや顧客さんもいます。

その場合「顧客リスト」と「仕入先リスト」両方に登録するの?ということにもなります。

 

「マスタ」で不都合な場面

 

登録するときに都度々々「顧客」「仕入先」などの取引形態を区別して入力する必要があります。

 

この区別がないと、他のアプリでルックアップしたり、一覧表示分けをするなどの際にとても面倒なことになります。

 

他に、リストなら「マスタ登録をしなくてもよい相手」が多くある場合業務フローを優先して

リストと業務アプリを併用した形で構築することができます。

 

「マスタ」登録必須は業務フローで「めんどくさい」と捉えられることは多いです。

 

つまり、「マスタ」は登録する「手間」が一番不都合な理由ですね。

 

最初の導入時から「マスタ」にするべき?

 

いえ、その会社さんの導入時の目的を優先するべきです!

 

私が行う仕事のひとつに「とっちらかったkintoneをまとめる」という作業があります。

 

kintoneを導入して使用している会社さんから

データがまとまらない。

手間がかかっている気がする。

というような相談があります。

 

使用しているkintoneを見せてもらうと、アプリが乱立していて、

関連レコードやルックアップをうまく使えていないケースがよくあります。

 

そのときは思い切って、新しいアプリにデータを移行し、情報をつなげてまとめる作業を行います。

 

つまり、kintoneに慣れてからお引越しということが可能です。

(時間がかかりますが・・・)

 

まずはkintoneに慣れることが最優先です。

 

 

事務員さんは小さな手間を面倒がらずに行ってくれます。

でも、少しでもその手間を楽にして、他の業務に気をつかえる方が

会社の業績はよくなるはずです。

 

小さなことからコツコツと変えていけるといいですね(#^^#)

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