kintoneコンサルのペパコミです！
今日はkintone認定アソシエイトの竹谷が執筆しております(^^♪
せっかくkintoneを導入したのに
kintoneって使えないな～・・
という会社さんの話も聞きます。
kintoneはすごく便利と思っている私からすると、とても残念な意見です( ;∀;)
なぜそのようなことになってしまうのか？
kintoneって使えないな～・・という会社には共通点があります。
すべてが当てはまらなくても、必ずどれかは当てはまるはずです。
kintoneを使いこなせない会社の共通点
・kintone導入時に設定したアプリしか使用していない
・新しいアプリの作成都度、外部の会社へ作成を依頼している
・担当者or一部の人しかkintoneの良さに気付いていない
理由を解説します。
まず問題点が大きく３つあります。
①kintoneを導入した瞬間に業務が楽になるイメージが先行する
新たにkintone導入するから当然、今よりも格段に仕事が楽になるはず。
と思うのは当然のことです。
携帯電話が出たことで、どこでも電話が繋がるようになりました。
交通系ICカードが出てきたとき、切符を買わなくても電車に乗れるようになりました。
このような劇的変化を目の当たりにしているから、kintone導入も同様のイメージになってしまいますよね。
しかしkintoneは導入直後に劇的変化をもたらすクラウドサービスではありません。
それこそ数百万・数千万と予算を捻出できるなら、その瞬間に便利になる仕組みをkintoneで作ることは可能です。
一般的な中小企業では難しいので、”kintoneは導入直後に劇的変化がするサービスではない”と表現しています。
kintoneの特徴は
・クラウド上にデータが蓄積され、どこからでも情報の共有化ができる。
・業務に応じて、自由にkintoneアプリを作り対応することが出来る。
・他システムと連携して、便利な使い方に進化させることができる。
上記の通り、徐々に育てていきながら活用出来る幅を広げていくのが、kintoneの強みです。
すぐ業務が楽になるというイメージを捨て、kintoneというシステムを理解できると見え方が変わり、結果的に劇的な変化をもたらします。
②既存の業務フローをそのままkintoneで再現することに執着する
私たちもkintoneを導入するときに、業務フローを細かく確認します。
その際に当然、今までの業務も確認します。
その中で、この作業は本当に必要なのか？と思うケースが多々あります。
・紙作業だから必要だった。
・誰が閲覧したか？確認のために行っていた。
・念のため控えを取っておいた。
など、kintoneで情報共有できれば必要なくなるなという作業も多いです。
クラウドサービスで情報共有され、やり取りがスムーズになったときには
紙で行っていたフローのすべてを再現する必要がなくなります。
それを頑なに
ここにこれを書かないとダメなんです！！
と言う人が意外と多いです。
内心”いや、書く必要ないでしょ・・・”と思ったりします・・。
便利になる
効率化する
ということは、いらない業務を減らすことも必要です。
③不慣れを不便と思っている
ペーパーレスを推進している中でよくお客様に話すことなのですが、
（この話をすると世代がバレバレになりますが・・・）
昔「タウンページ」が毎年玄関先に配られていました。
新しくお店を探す際は、分厚いタウンページを開いて、辞書を引くようにお店を探していました。
今、タウンページを開く場面ありますか？
そもそも”タウンページ”という存在を知らない人も増えてきています。
ネットで検索する時代になっていますよね。
しかし、ネットがここまで普及していなかった時代は
「紙の方が見やすいから」とタウンページを開いていた人がたくさんいました。
不慣れ＝不便ではありません。
自分が慣れようとしていないだけなのに、これは不便だ！と決めつける人は、これから先生き残っていけません。
便利なものには慣れた方が格段に効率的です。
不慣れなだけだ！と自覚し、便利を取り入れようという前向きな姿勢だけで身の回りは激変します。
それでは、どのようにすれば
「kintoneが使えない」
から
「kintoneは便利」
になるのでしょうか。
kintoneが使えない！という社内の風土を解決する方法
①kintoneアプリは自社内で育てる
“育てる”という表現に
はぁ？
と思う方もいると思いますが、
ポケモンが進化するように、kintone使用を続けることでアプリも進化させることができます。
社内業務は、業務別に必要な情報と、業務間をまたいで必要となる情報があります。
この振り分けも、まずはkintoneを運用してこないことには見えてこない部分でもあります。
運用を続けていきながら改善(進化)をさせていくことが、無駄がなく効率的にkintoneで業務改善を行えます。
ポケモンも卵から進化させて強くしたポケモンには愛着がわき、使用頻度が上がりませんか？( ´艸｀)
このように、自社の業務に合わせて育てたアプリは使用頻度の高い＝必然的に便利なものになります。
少し、もどかしいかもしれませんがアプリを育ててみることに意識をおいてみてください。
(ポケモンの話続きで恐縮ですが・・ｗ)
これを踏まえた上でkintoneをうまく運用するための具体的な方法を記載していきます。
ステップ１）
全体から一気にkintoneで効率化しようとせずに、一部の業務から取り掛かる。
kintone担当者を決めて、業務としてkintoneを理解することに時間を割く。
なるべく課題感の強い業務で且つ一部の部署で完結する業務から、まず取り掛かってみる。
ステップ２）
kintoneで出来ることが分かった段階で、使用範囲を広げる。
社内全体で入力する必要がある業務をひとつ取り入れてみて、皆に触ってもらう。(例えば勤怠管理や経費精算など)
そのアプリを深く改修・使用を繰り返して育てる。
など、範囲を広げるか深めて使用感を確認していく。
ステップ３）
意見を吸い上げる機会を設ける。
定期ミーティングなどで、作った側と使用者との意見を交換したり、要望を聞く機会を設けてみんなで参加して作るというスタンスを取ります。
「あの部署が勝手にやっている」という感覚を社員が持つと浸透しない原因になります。
自分の意見も言いつつ、今はどのような状態なのかを伝えることで、協力者が増えます。
協力者(ファン)を増やすことが、kintoneを社内に普及させる上で大切なことです！
ステップ４）
小さな改修・改善を繰り返す
大きく変えると使用者側に負担になることが多くあります。
少し変えたくらいはわりとすぐに慣れてくれるものです。
その小さな改善が大きな変化をもたらすことになります。
これからの時代はすごいスピードでIT化が進みます。
社内の情報をデータ化しておくことが大切なのですが、その情報は日常業務で自然にデータ化し、情報のインフラを作ることが一番効率的です。
そのためにkintoneはとても優れたシステムとなっています。
「kintoneはつかえない」と思ってしまうのはとてももったいない！！
ぜひ、使いこなして社内情報のインフラ化を進めてくださいね！
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