kintone(キントーン)構築・伴走会社のペパコミ株式会社です。
どうも！kintone(キントーン)活用ちゃんねるのハルクです！
今回のポイント
今日は仕事を任された時の報告の重要性について語ります。
なに今更当たり前のこと言ってんだよと思うかもしれませんが、
出来ていない人が多い印象なので語っていきます。
社内教育用シリーズの動画ですね！
社内一人一人に伝えるより動画にして共有したほうが工数も掛からず
且つ動画ネタにもなるということでたまにやる企画ですｗ
ということで今日は僕が現状行っているタスク管理方法について細かく紹介していきます。
この社内教育用動画が思っているより好評で、お客様からもこのシリーズは社内共有していますので
もっとアップしてほしいと言われることが多くてですね、ちょっと責任を感じてきているところですｗ
ということで早速報告について語っていきます。
報告しなきゃやってないのと同じ
まず大前提として報告はこまめにすることは大切です。
報告しなければいくら裏側でやっていたとしてもやっていないのと同じ。
上司や発注側は報告がないと「やってるのかな？大丈夫かな？」と余計な心配に頭のリソースを
割かなきゃいけないわけです。
進捗率３０％とかでもいいから、現状こういう状態ですという報告するだけでも全然違います。
聞かれて答える人は信用されない
今の話に続きなりますが、痺れを切らせて状況お伺いされたら信用されていないんだなと
思った方がいいです。
聞かれて答える人は、聞かなきゃ状況報告してくれないと思われている可能性が高いです。
これめっちゃ悪循環なんですけど、上司が聞いてくれるから聞いてくれるまで待ってよう
ってなる人いるんですよ。
あれ最悪ですからね。そういうことじゃないですからね。
もし状況聞かれたら
「あなたから報告がないから心配して聞いてきてるんだよ。次からは聞かれる前に状況報告してね」
と言われているようなもんだと思ってください。
極端な例出しますが、例えばWEBマーケティングの会社に勤めていて、
あなたが広告運用の担当者だとします。
A.広告運用成果を前任と同じ100%の成果を出しているが、報告は聞かれないとしない人
B.広告運用成果を前任より80%の成果しか出せていないが週1回レポート提出して状況報告してくる人
これクライアントから心象としていいのはBという人結構いますよ。
Bさんは今成果出ていないけど、これだけこまめに報告してくれているから、
先々に期待してまだ様子を見てみようと思ってくれます。
反対にAさんは切られる可能性があります。
このクライアント目線で考えると、こまめに報告したほうが絶対得なんです。
クレームが発生した時もAさんとBさんでクレーム時の責められ方が全く変わってきます。
これが150%成果出しているなら、報告頻度が少なくても問題ないかもしれませんが、
リスクヘッジのためにしておいて損はないですよね。
自分のためにも是非報告するクセというのをつけましょう。
粗くてもいいから70%で提出
何か上司やクライアントに任された時に100%キッチリ作らないと報告しない人が多いですが、
ハッキリ言ってあなたの100%がうちにとっての100%とは限らないわけですよ。
1か月掛けて自称100%出されるより、2週間で70%を出してくれた方がよっぽど価値があります。
そこから微修正とか入るわけですから、トータルで掛かる時間が70%提出の人のほうが短くなります。
基本的に自分が提出したものが修正されることがほとんどなくなるまでは、
どうせ修正されるんだから70%で作って提出しましょう。
残りの30%埋めるために時間掛けるくらいならとっととフィードバックをもらって100%に
仕上げたほうが圧倒的に早いです。大体修正あるんですから。
以心伝心してるわけじゃないんだから、あなたの100%が相手の100%なんてことになるとは
思わないほうがいいです。
報告するときの注意点：結論から喋る
過程からだらだら喋る人いますが、報告を受ける側にとっては過程は正直どうでもいいんですよ。
まず結論を知りたいわけで、結論から話しましょう。
結論から話した後に過程を話すことを必ず意識して下さい。
報告するときの注意点：抽象的な表現をしないこと
開催時期はちょっとまだ分からないんですが・・みたいに、
いやそこが分からんと報告受けている意味ないやんってレベルの抽象度で報告はダメです。
開催時期を確認したところ、まだ未定ですが10～12月頃とのことですが・・
レベルまで確認した上で報告することを意識して下さい。
分からなければすぐに聞け
分からないことでう～んう～んと延々悩む人いますが、分からなければ即相談しよう。
その時間無駄ですから。あなたよりも経験のある人なら秒で終わるようなことをあなたが
何時間も掛けることが大きな損失です。
最もよくないのが、自己判断で勝手に進めること。
これは周りの人に迷惑をかける結果に繋がるので絶対にやめましょう！
ヤバイミスしたらすぐ報告
よく聞く話ですが、出来ていない人超多いです。ヤバイときほどすぐ報告です。
で、自分がミスったならすぐ謝ることです。
早ければ早いほど火は小さくすみますし、逆に信頼を得ることに繋がるので、
こればっかりはマジで超速で報告しましょう！
うちはkintone(キントーン)構築チームがあるのですが、そのチームから「ん？」という
報告があったら僕が直接クライアントに電話して確認したりもします。
この心理も別に問題ないかもなと思いつつも、何かあった時にすぐリカバリーできる点と、
こまめな報告が会社としての信頼に繋がるので意識してやっています。
何か嫌らしく聞こえますが、人対人の商売ですから、信頼できる・できないは大事だと思っています。
自分が任されたことは最後まで責任を持つ
当たり前ですが、自分の仕事は責任を完全に持ちましょう。
例えば上司に頼まれたものを作成してレビューしてもらいたくて途中報告でメールしたとします。
例えば上司から2週間返答が来なくて、上司から「あれあの件どうなった？」
と聞かれた時に「2週間前にメールしていますよ」と回答する人は気が利かないな～と思いますｗ
当然見ていない上司が悪いんですけど、「上司が忙しくて見てくれてないかも？」と気にかけて
上司に「メールって見て頂いていますか？」と確認するくらいがいいです。
これは自分の任されている仕事に責任が持てているかどうかだと思います。
なので是非自分の仕事に責任を持って取り組むようにしてくださいね。
それでは宣伝を挟んでからまとめに入ります。
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まとめ
今回のまとめとして大きく5つ
①自分から報告をしない人は信用されない
②提出物は70%時点でまず出してから100%に仕上げる
③詰まったらすぐに聞く
④ミスは即座に報告
⑤自分の仕事に責任を持って気を利かす
なんかまとめてみると当たり前のことだな・・ｗでもこんな当たり前のことが
出来ていない人多いので、これが出来るだけで他の人よりデキる人になると思いますよ！
あと報告を受ける側もきちんとそういう環境整備が大事です。
①言いやすい環境を作る
②自らが報告する姿勢を見せる
③報告するメリットを感じさせる(報告してよかったと思ってもらえる価値提供)
ということで以上となります！
これからもkintone(キントーン)の役立つ情報を発信していきますのでチャンネル登録を
お待ちしております！
本日もありがとうございました！また次回お会いしましょう～！ぐっば～い！
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