皆様、日々の業務にて、案件管理をどのようにされていますか？
そもそも案件管理されていますか？行っている場合はそのやり方が正しいのか、行っていない場合はどのようにしていけば良いか、なかなかわからないと思います。案件管理は深く考えれば考えるほど難しいものです。
今回は、「案件管理」というテーマで、「理想的な案件管理」や「クラウドサービスを使った案件管理」についてお話しさせていただきます。
案件管理でお困りの皆様の参考になりますと幸いです。
案件管理の難しさ
案件管理の重要性
そもそも案件管理についてですが、「案件管理」が何か明確になっていますか？担当者ごとの営業状況を管理すること？顧客ごとの契約状況の管理？細かい差はあるかもしれませんが、簡潔に申し上げると下記に集約されると思います。
【「見込客」に対して、「誰が（自社担当者）」、現在どのような「商材」を提案していて、今までどのような「アプローチ」を行なっていて、「進捗状況」並びに「見込み度合い」はどうなのか？】を管理することです。
つまり、管理しなければならない情報は、「見込客」、「自社担当者」、「提案商材」、「アプローチ履歴」、「進捗状況」、「見込み度合い」です。これらの情報を同時に管理するということを指します。
ちょっと極端な話をすると、「案件管理ができていない」ということは、「顧客のことも、自社の担当者のことも、何も考えていない」ということができます。逆に申し上げると、「案件管理ができている」ということは、上述の「顧客」「自社担当者」のことをちゃんと考えているということができます。
例えばですが、「最近Aさんが調子悪い」というケースにおいて、案件管理ができていない場合、「顧客との相性が悪いのか？」「最近の案件進捗がどのような状態になっているか？」「Aさんが持っている担当分の見込み度合いはどうか？」が把握できません。
こういった場合も案件管理ができていれば、「別の顧客へ担当を変える」「サポートとして誰かに同行してもらう」といったことを、事実を把握した上で実施することができるのです。
案件管理の重要性について、ご理解いただけたでしょうか？
複数人で行う案件管理の難しさ
とはいっても、会社単位やチーム単位のように、複数人で案件管理を実施するとなると、難しさが伴うのも事実です。例えばですが、以下のような問題があります。
1つ目は「担当者ごとに案件管理のルールが存在する」というケース。例えば、「常に受注見込みが90％」の担当者がいたり、そもそも「受注見込みを記載しない」担当者がいたり。こちらは、事前にルールを決めておく必要があります。後々の調整が非常に困難になりますし、進捗を確認する際に情報の粒度がバラバラで、実情が把握できず、案件管理として無意味なものになってしまいます。
次に、「管理媒体が担当者別に異なる」というケース。AさんはExcelで管理し、Bさんは紙で管理。Cさんは自身の手帳に管理という状況は、どの会社様でも経験があると思います。ここから、「Excelで統一して管理しよう！」となっても、「情報がリアルタイムでは更新されない」「進捗会議前に全員に送ってもらう必要がある」というような別の問題にもつながってきます。
案件管理の理想
見たい情報が常に最新の状態になっている
前段で、問題や課題感を多く明記させていただきましたが、では「案件管理の理想的な状態」はどう言ったものかというのをこのチャプターでは考えたいと思います。
最初に、「見たい情報が常に最新の状態になっている」というのが挙げられます。つまり、担当者へ「案件情報更新してくださいね！」のような更新を依頼するリマインドメールを送らずとも、最新の状態になっているということです。
担当者ごとの進捗状況が一目でわかる
次に、「担当者ごとの進捗状況が一目でわかる」というのが挙げられます。例えば、「Aさんは今○件担当を持っていて、今月は○件契約見込みがあって、○件失注しそうな状態である」というのが、全く手間をかけずに把握できるというのはかなり理想的な状態に感じられるのではないでしょうか？
各案件の進捗状況が一覧でわかる
3つ目は、「各案件の進捗状況が一覧でわかる」状態です。先程の担当者別と若干重複しますが、「担当者別」「案件別」「商材別」に進捗状況が把握できる状態になっており、「見込み度合い別」「契約見込月別」に進捗状況が把握できる状態は非常に理想的ではないでしょうか？
各案件の情報流度が一致している
最後に、「各案件の情報粒度が一致している」というのを挙げさせていただきます。先程の「複数人で行う案件管理の難しさ」の部分でも記載しましたが、「担当者ごとに見込み度合いの認識が違う状態」や「記載情報の詳細度合いが異なる状態」というものがなく、「A見込」＝「受注率90%以上で、先方から契約の旨をお伺いしている状態」、「B見込」＝「受注70％〜80％で、こちらから見積もり提案済」のように、情報が全て揃っている状態のことを指します。
このチャプターでは理想を描かせていただきました。次のチャプターでは、上記の理想を全て実現できる「クラウドサービスkintone」について書かせていただきます。
クラウドサービスkintoneで行う案件管理
クラウドサービス、kintoneとは
kintoneの説明に入らせていただく前に、クラウドサービスについてお話しさせていただきます。クラウドサービスというのは、「従来は利用者が手元のコンピュータで利用していたデータやソフトウェアを、ネットワーク経由でサービスとして利用者に提供するもの」です。
引用：https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/security/basic/service/13.html
わかりやすく申し上げると、スマートフォンやPCに情報が存在しているわけではなく、インターネット上に情報が存在している形になるということです。インターネットに接続できる環境においては、いつでも最新の情報にアクセスすることができ、会社からでも、出先からでも最新の情報を見ることができるサービスになります。
また、複数人で同時にアクセス、情報の更新ができるため、大人数で1つの情報を見ることができるようになります。イメージとしては、1つのExcelを複数人で共同編集することができる、ということを想像していただくとわかりやすいかと思います。
kintoneは、サイボウズ社がリリースしている、「業務改善プラットフォーム」になります。「業務改善プラットフォーム」と言うと、取っ付きにくいイメージがありますが、そんなことはありません。kintoneは、「ドラック＆ドロップでサクッと業務システムを作れる」ものです。主な特徴について、下記でご説明させていただきます。kintoneについての詳細はこちらをご確認ください。
管理したい情報をアプリ単位で自由に構築できる
まず、管理したい情報をアプリ単位で自由に構築することができます。例えば、企業の基本情報（企業名、本社住所、本社連絡先、本社メールアドレスなど）を保存しておく「企業管理」アプリ、自社の担当者情報（担当者名、所属、連絡先、住所など）を保存しておく「自社担当者」アプリというように、管理したい情報ごとに分けて業務アプリを構築することができます。
アプリ間の情報を繋げて管理することができる
次に、アプリ間の情報を繋げて管理することができます。ここでは、「案件管理」というアプリがあるという想定でお話しさせていただきます。先程の「企業管理」アプリ並びに「自社担当者」アプリでは、それぞれの情報がそれぞれのアプリ内のみで完結されていました。しかし、「案件管理」アプリにおいては、「どの企業に対して」「誰が」という2つの情報が必要になります。こういったケースにおいて、「企業管理」アプリに保存している企業の情報と、「自社担当者」アプリに保存している自社担当者の情報を、「案件管理」アプリに繋げて使用することができます。さらに、提案商材も管理したいという場合は、「商材」アプリを作成し、それをさらに「案件管理」アプリに紐づけることで、「どの企業に」「誰が」「何を」提案しているかというのを管理することができる業務アプリを作成することができるようになります。
このように、単独で管理したい情報、紐づけて管理したい情報を作っていけるのがkintoneならではとなる利点になります。
プラグインを使うことで、色々なサービスと連携できる
基本機能については、ご説明させていただきました。kintoneは基本機能のみでも、十分充実したものではありますが、「プラグイン」と呼ばれる拡張機能を使うことで、さらに機能拡充を行うことができます。例えば、kintoneをExcelのような使い勝手にすることのできる「krewSheet」。詳細はこちらをご確認いただければと思いますが、Excelからkintoneへの移行をスムーズにしてくれるプラグインです。
他にも、「請求書をPDFで出力できるようにする」ことや、「集計作業を自動化する」こともできるプラグインもあったりします。この場ではあくまで参考程度にご認識いただければと思いますが、様々な機能拡充を図ることで、よりkintoneが魅力的で使い勝手の良いものになっていきます。
kintoneでどこまでできる？
知識がなくても情報管理のベースは構築できる
ここまでkintoneについてお話ししてきました。とはいっても、「実際に自分たちでkintoneのアプリを作っていくのって難しいのでは？」と感じられる方もいらっしゃるかと思います。このチャプターでは、「自社オンリーでkintoneをどこまで使いこなせるか？」についてお話しさせていただきます。
まず、kintoneに関する知識がなくても、情報管理のベースとなる業務アプリは作ることができます。「管理する情報が明確」「マウスとキーボードを使いこなせる」。極端な話、この2つの条件さえ満たせば、誰でもkintoneの業務アプリを作成することができます。
使いながらアプリの編集が可能なため、「とりあえず使う」ができる
次に、kintoneは使いながらアプリの編集、修正が可能なので、「とりあえず使う」ということができます。「案件管理」をスタートして、管理したい情報を増やしていきたい場合って、多くあると思います。そういった場合にもkintoneは柔軟に対応することができます。なので、最低限決まっている情報から業務アプリの運用をスタートした上で、必要な情報を後で足していく、もしくは不要なものを削除していく、ということをしていくことができます。
高度なカスタマイズには「kintoneの技術」が必要
とはいっても、高度なカスタマイズには、「kinoneの技術」が必要になってきます。例えばですが、「週次で案件管理レポートのようなものがPDFで自動出力されるようにしたい」というご要望や、「商材の在庫管理がしたい」など。kintoneは情報管理を行なっていく業務アプリとして非常に優秀ですが、そこに蓄積されている情報を使用して、より拡張的な機能を実装していきたい、というケースになると、kintone専門の会社に依頼するのがベストになります。
その他には、「一刻も早く自社でkintoneの運用をしていきたい」や、「自社担当者のkintoneスキルをレベルアップしたい」という場合も、kintone専門の会社に依頼するのが良いかと思います。
まとめ
案件管理のレベルアップにはkintoneがおすすめ
ここまで、「案件管理」、「kintone」について見ていただきました。kintoneで行なっていく案件管理について、イメージがついたでしょうか？kintoneは1ヶ月の無料期間もございます。この記事を読んで、良さそう、と思った会社様は、一度使い始めてみられることをお勧めします。1ヶ月あれば、kintoneの良さや、使い勝手の面も含め、かなり理解できると思います。
自力で作れるところまで作り、高度領域は専門の会社へ相談がベター
実際に導入してみると、もっといろいろなことをkintoneでやっていきたいと感じると思います。kintoneは使っていく中でよりいろいろな可能性を感じることができるツールです。kintone構築・運用でお困りの際や、やりたいことはあるが実現方法がわからない場合は、ぜひサイボウズオフィシャルパートナーのペパコミ株式会社へお問い合わせください。皆様のkintoneライフをより充実したものにすることをお約束します。お問い合わせお待ちしております。
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