- AccessとExcelに分かれていた認証業務のデータを一元管理するため
- テレワークを含む体制で、ファイルの同時編集の待ちを解消するため
- ノーコードで扱えるツールを選び、自社で改修できる形にするため
- データベースはAccess、進捗管理はExcel。同時に開けず、チャットで「今からExcel使います」と宣言してから作業していた
- 帳票1枚の作成に10〜15分。ワープロやExcelで毎回手入力
- 年間およそ1,000通の証明書発行で、2〜3往復のメールから対象案件を探していた
- 帳票出力が10〜15分から約10秒に
- 証明書発行を1案件1レコードに集約し、申請から発行までの履歴を追跡可能に
- 1事業者が複数の認証を持ち、認証ごとに毎年審査が発生。その進捗を一元管理し、アプリの設計は代表理事1名で内製
- 団体名
- 一般社団法人日本農林規格認証アライアンス 様
- 事業内容
- JAS法にもとづく登録認証機関。有機食品をはじめとするJAS規格の認証審査・認証付与
- 取引先
- 認証を受けている生産農家・食品工場・輸入業者など
- 管理する認証件数
- 350件程度（2024年の開発当時）
- 体制
- 事務スタッフ7〜8名／現地審査員およそ30名（外部委託）
- 導入サービス
- kintone構築支援／伴走コンサル
- 開発期間
- 2024年8月〜12月（2025年1月より本稼働）
kintoneの導入・内製化をご検討中の方へ
現在の業務フローをうかがったうえで、kintoneで何がどこまでできるのか、どの形の支援が合うのかを具体的にお伝えします。「kintoneを使わない方がよい」と判断した場合は、その理由もあわせてお伝えします。
無料で相談する ご相談だけでも歓迎しています。
kintone導入前の課題｜「今からExcelを使います」と宣言してから作業していた
日本農林規格認証アライアンス様は、JAS法にもとづく登録認証機関です。国が定めた品質規格を満たしているかを審査し、JASマークを表示する資格を事業者に与えます。対象は有機栽培の生産農家、食品工場、輸入業者など。管理する認証は開発当時で350件程度にのぼり、事務スタッフ7〜8名と外部委託の現地審査員およそ30名で回しています。
この体制で問題になっていたのが、データの持ち方でした。
データベースであればMicrosoftのAccessを使ったり、進捗管理はExcelを使ってやっているところだったんですけど、そういったものって同時に使えないじゃないですか。業務用のチャットで「今からExcel使います」と宣言して、「Excel終わりました」と言ったら次は私が使います、みたいな。そうしないと競合コピーができちゃって、どっちが最新なのか分からなくなる。
日本農林規格認証アライアンス 丸山様ファイルを開く順番をチャットで調整する運用です。少人数なら成立してしまうぶん、非効率が固定化しやすい形でもあります。加えて北海道や兵庫県神戸などテレワークのスタッフもおり、同じファイルを奪い合う構造は拠点が分散するほど深刻になります。
今やりたいのに待ってなきゃいけないとか、そういうことがあるので、できるだけそういうのをなくしたいなというのがあったんですね。
日本農林規格認証アライアンス 丸山様課題自体は以前から認識されていました。同時編集できるツールも検討したものの決め手に欠け、代替案が見つからないまま時間が経過していたといいます。
1事業者が複数の認証を持ち、開発当時で350件ほどの認証をAccessとExcelで管理していました。同時に開けないためチャットで順番を宣言してから作業する運用で、テレワークを含む体制では「待つ時間」が固定化していました。
kintone・ペパコミを選んだ理由｜あとから直せることと、パートナーの多さ
「あとから自分たちで直せる」ことを条件にした
一番大きなきっかけは、こういった認証機関の業務に対して農林水産省から補助金が出るという話があったことです。今までやりたいなと思っていたことを、その年に補助金を使ってやろうかと。
日本農林規格認証アライアンス 丸山様検討にあたって条件としたのは、ノーコードで扱えることでした。IT経験者でなくても開発できる仕組みであれば、導入後の変更を自分たちで進められます。「あとから自分たちで直せる仕組み」という組織の必要が、ここで具体的な要件になりました。
パートナー企業の多さでkintoneを選んだ
kintoneのいいところは、ペパコミさんのようなパートナー企業が多いこと。ということは、我々の開発の助けになるっていうか。いろいろ探している中で、他の人からもkintoneがいいんじゃないですかというアドバイスもあって。
日本農林規格認証アライアンス 丸山様ツール単体の性能ではなく、そのツールを一緒に扱える相手が何社いるか。自社にIT専任者がいない組織にとって、この観点は導入後の継続性に直結します。詳しくはkintoneとは何かを解説したページもあわせてご覧ください。
「自社と似た業務の開発実績」で絞り、価格で決めた
kintoneに決めたあとは、公式サイトのパートナー紹介から候補を集め、「うちの業務と似たような会社を過去に開発したことがある」という基準で2〜3社に絞り込み、合計3社から見積もりを取得しました。
小川さんの経験で、私がやろうとしていることに対して、すぐ「こんな感じでどうでしょう」と。もちろんラフなアイデアですけど、「こんな感じでいけるんじゃないですか」と、その場でいろいろお話させていただきました。
日本農林規格認証アライアンス 丸山様要望を持ち帰らず、その場でおおまかな構成を示す。依頼側が「話が通じているか」を初回で判断できる進め方です。そのうえで、決め手について丸山様は率直に答えています。
単純にもう価格です。うちにも予算があるし、補助金の上限額とかもあるし。ただ、金額がリーズナブルだったと同時に、ご提案の内容も全然問題なかった。ご提案でこの金額だったら、もう全く問題ないと。
日本農林規格認証アライアンス 丸山様こちらの負担額の目安と合致し、そのうえで提案内容に不足がなかったことが、最終的な判断につながりました。
農林水産省の補助金が後押しになって、検討が実行に移りました。ツールはパートナー企業の多さでkintoneを選定。支援先は「自社と似た業務の開発実績」で3社に絞り、予算に収まる価格が決め手になっています。
構築したアプリと運用｜認証業務をkintoneに集約する
開発は2024年8月から12月までの5か月間。開発メンバー1名が一貫して担当し、2025年1月から本稼働しています。
事業者マスタに複数の認証を紐づける構造にした
認証業務には固有の構造があります。1つの事業者が2つ、3つと複数の認証を取得し、それを毎年更新していく。この関係をどうデータで表現するかが最初の論点になりました。
例えば梅の農家さんが梅と梅干しを作るというところは、認証が別々なんですね。私は最初から、梅の認証と梅干しの認証を別々で考えていたんですけど。まずは会社のマスタがあって、そこに枝分かれで2つの認証が紐づく、ぶら下がるっていう構造がいいんじゃないですかと言われたんですね。その辺はもう、プロのおっしゃる方に従いますと。
日本農林規格認証アライアンス 丸山様依頼側が想定していた設計とは異なる案が、ペパコミ側から提示されたかたちです。丸山様は「大きな違いではないが、この方がいい」と判断し、提案を採用しています。
案件ごとに独立したデータをつくると、同じ事業者の情報が認証の数だけ重複し、更新のたびに全箇所を直すことになります。事業者を親、認証を子に置けば事業者情報の更新は1か所で済み、毎年の更新業務も親レコードからたどれます。同じ相手と長く取引する業務ほど、この階層設計が効きます。
帳票をボタン1つで出力できるようにした
1つの書類を作るのに、今までワープロなりExcelでタイプしていた。1ページの書類を作るわけですから、少なくとも10分15分かかる。それがボタン1個でできる。
日本農林規格認証アライアンス 丸山様現在は約10秒で出力できるようになっています。認証機関の業務は書類の発行量が多く、この差は年間で見ると相当な時間になります。
帳票作成の10〜15分の大半は、思考ではなく転記です。すでにあるデータを別の書式に書き写しているだけなので、データベースから直接出力すればこの時間はまるごと消え、書き写しミスも同時になくなります。定型書類の発行量が多い業務ほど、投資対効果が読みやすい領域です。
証明書発行を1案件1レコードに集約した
同組織では、証明書の発行を年間およそ1,000通行っています。従来は1件ごとに事業者とメールで2〜3往復し、そのうえで発行する流れでした。
年間で1,000通ぐらい発行するんですよ。それが複数回のメールのやり取りということは、数千通のメールを見なきゃいけなくなる。kintone経由の申請にして1案件1レコードにしちゃって、向こうの申請からうちの発行までが全部1つのレコードで。3日かけて発行するといったときに、3日分の履歴が全部わかる。誰が送っているかまで全部見られる。
日本農林規格認証アライアンス 丸山様1,000通の申請に往復が2〜3回発生すれば、メールは数千通に達します。そのなかから対象案件を探し当てる作業が、発行のたびに発生していたことになります。
メールを事業者単位ではなく案件単位で見ようとすると、必ず検索が必要になります。件数が増えるほど精度は落ち、担当者ごとに受信箱が分かれていれば全体像を誰も把握できません。1案件1レコードにすれば、メールの検索という工程そのものが不要になります。
審査のステージと関係者情報を1か所にまとめた
認証の審査は、受付から書類審査、実地訪問、判定会議へと段階的に進みます。この流れをステージとして管理し、プラグインも併用して、案件がどの段階で止まっているかを一覧で把握できる状態にしました。あわせて、外部委託の審査員およそ30名の連絡先もマスタに集約しています。
フリーランスの方々のメールアドレス、どこで調べればいいのと。それが、kintoneのマスタに載ってるよみたいな。ある意味そこにデータベースがあるから、もうそこに帰ってこられる。基本的に必要な情報は大体入っている。
日本農林規格認証アライアンス 丸山様「探す場所が1つに決まっている」ことが、日々の細かなストレスを取り除いています。
工程が決まっている業務では、遅れは特定の工程に偏って現れます。ステージを持たせると滞留箇所が構造的に見えるため、担当者に聞いて回る必要がなくなります。情報を探す時間も、1回数分でも判断が止まる回数だけ発生します。戻る場所を1か所に決めれば、この中断自体が起きません。
事業者を親、認証を子とする階層でデータを持ち直し、帳票の出力、証明書発行、審査のステージ管理、審査員の連絡先までをkintoneに集約しました。
導入後の成果｜帳票は約10秒、証明書は1案件1レコードに
1ページの書類を、ワープロやExcelで1枚ずつ手入力して作成していた。
登録済みのデータから、ボタン1つで帳票を出力できるようになった。
年間約1,000通の証明書申請に2〜3往復のメール。対象案件を都度探していた。
申請から発行までが1レコードに集約。誰がいつ送ったかまで追える。
| 業務 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 帳票の作成 | ワープロ・Excelで1枚ずつ入力し、10〜15分 | ボタン1つで約10秒で出力 |
| 証明書の発行（年間約1,000通） | メールで2〜3往復。数千通の中から対象案件を探す | 1案件1レコード。申請から発行までの履歴が残る |
| 審査の進捗管理 | Excelで管理。同時に開けず、チャットで順番を調整 | 受付→書類審査→実地訪問→判定会議をステージで追跡 |
| 事業者・認証のデータベース | Microsoft Accessで管理 | 事業者マスタに複数の認証を紐づける構造で一元管理 |
| 審査員・担当者の連絡先 | 必要になるたびにファイルを探していた | マスタを参照すれば把握できる |
数字に表れにくい変化についても、丸山様は具体的に語っています。
ある程度kintoneのアプリで業務が整理されましたので、いろいろファイルを探す時間とかね。「あれ、どこだ」みたいな。これはkintoneのこのアプリで分かる、ということさえ分かれば。
日本農林規格認証アライアンス 丸山様探す時間の削減は1回あたりでは小さく見えますが、発生頻度が高いぶん体感の負荷は帳票時間の短縮に劣りません。なお今回の開発は社内の進捗管理に重点を置いたもので、顧客向けの体験改善ではなく内部業務の整理に投資を絞った結果として、少人数の体制で350件規模の認証を扱える状態が保たれています。
「社内で改修できる状態」まで伴走します
ペパコミの伴走支援は、構築の完了ではなく、お客様の社内担当者が自ら改修できるようになることをゴールに置いています。何から始めればよいか整理がついていない段階でも構いません。
無料で相談する 現状の課題整理からご一緒します。帳票は10〜15分から約10秒に、証明書発行は1案件1レコードに集約されました。作業時間の短縮に加えて、探す場所が1か所に定まったことによる負荷の軽減が大きいという評価です。
内製化の進み方｜「一緒に作りましょう」から、代表理事が自作するまで
単純作業は自社、機能開発はペパコミという分担にした
ペパコミさんは、いわゆる伴走支援というか、「私達が作ってあげますよ」じゃなくて「一緒に作りましょう」という感じじゃないですか。その方がいいですよね、後々に開発が終わった後も、小さな修正とか全部私ができますから。
日本農林規格認証アライアンス 丸山様役割分担の線引きは、ペパコミ側からの提案で決まりました。
「ここまでお願いしちゃうと、うちのスタッフは単価高いですよ」と小川さんに言われて。ペパコミさんじゃなきゃできない部分はペパコミさんにお願いして、我々レベルでもできる作業はこっちでやっちゃった方が絶対得ですよ、と。ミーティングは、次のミーティングまでに私はここまでやってきます、みたいな。
日本農林規格認証アライアンス 丸山様受注側から見れば、任せてもらえる範囲を自ら狭める提案です。それでもこの線引きを最初に示したことが、限られた予算を必要な範囲に集中させる結果につながりました。
外注費は難易度ではなく時間で決まるため、誰でもできる作業を任せると単価の高い時間を安い仕事に使うことになります。分担を「難しさ」で切れば、予算は外部でなければ解けない部分に集まります。同時に、依頼側が担った作業がそのまま操作の習熟になります。
開発後は、代表理事1名が新規アプリを自作している
本稼働から約1年半が経過した現在、当初の開発範囲を超えたアプリが社内で生まれています。
我々だけで作るアプリもいくつか作り始めていまして。基本的に私が作って、分からないことを鍋島さんに聞くという方式で。例えば講習会の管理だとか、有機肥料の個別審査とか。アプリ自体を作るというところは、今は私だけですね。
日本農林規格認証アライアンス 丸山様単純作業を手伝うスタッフはいるものの、アプリの設計そのものを担っているのは代表理事1名です。担当者を何名も育てなくても、業務の追加に自社で対応できる状態は成立します。
内製化の到達点は、作れる人数ではなく「業務が増えたときに自分たちで着手できるか」です。1名でも設計できる人がいれば、依頼と待ち時間を挟まずに始められます。むしろ小規模組織では設計者を絞った方が、アプリ間の整合が保たれます。
分からないことはChatworkで随時相談する
Chatworkの相談は随時受け付けてくれますし、ちょっと急遽相談したいこともChatworkを通じて対応していただけるので。こういう仕組みって、一旦作ってそれで終わりというよりも、業務の内容も変わってきますし、日々改善・メンテナンスしていかないといけないと思うんですよね。それを開発会社頼みだと、それこそコストがかかってしまう。
日本農林規格認証アライアンス 丸山様自作の最中に手が止まったとき、次の定例ミーティングまで待たずに聞ける経路があること。これが、内製を「やってみたが続かなかった」で終わらせないための条件です。納品時点の完成度ではなく、その後の変更コストで評価する視点が、伴走型を選んだ理由と一貫しています。
機能開発はペパコミ、単純作業は自社という分担で進め、本稼働から約1年半。現在は代表理事1名が、講習会管理などの新規アプリを自ら設計しています。
つまずいた点と、kintoneでできなかったこと
Excelからkintoneへの移行にあたり、スタッフの抵抗感はやはりあったといいます。対応は説得ではありませんでした。
kintoneが万能ではないですから。やっぱりこっちはExcelの方がいいねみたいなのは、もうあっさりExcelに戻す。でもやっぱりkintoneの方が楽だよっていうところは、最初はちょっと慣れないけど、やっていくうちに慣れれば全然抵抗がなくなるので。
日本農林規格認証アライアンス 丸山様合わない業務はExcelに戻し、合う業務だけを残す。全面移行にこだわらないことが、結果として現場の抵抗を弱めています。なお利用者は7〜8名のため、マニュアルは作成せず口頭で伝達しているとのことでした。
機能面の限界についても、丸山様は率直に挙げています。
今ストレージ容量が少ないじゃないですか。だからうちは一部を除いて、いわゆるファイルのアップロード・ダウンロードは基本やらないことにしていたり。大容量のファイルは極力kintoneには入れないと。今は手動でバックアップしてるんですけど、面倒くさいのを考えたら、何か自動でバックアップできないかなとか。
日本農林規格認証アライアンス 丸山様ここで重要なのは、いずれも費用をかければ解決できる項目だという点です。ストレージ容量は追加購入でき、バックアップに対応する製品も複数あります。同組織はそこに費用をかけず、kintoneをテキストデータの格納先と位置づけ、重いファイルは載せないという運用側の工夫で吸収する判断をしました。何を制約として受け入れるかを決めたうえでの選択です。なお開発中に想定外のトラブルは発生しておらず、支援内容への要望も「今まで通りでいい」との回答でした。
kintoneが万能ではない前提に立ち、合わない業務はExcelに戻しています。ストレージやバックアップの制約は費用をかければ解決できるものですが、あえて費用をかけず運用で吸収する判断をしました。
認証機関の業務から見えること｜3つの示唆
1. 少人数＋外部人材の体制ほど、データの一元化が効く
事務スタッフ7〜8名に対して、外部委託の審査員はおよそ30名。社外の関与者が多く、テレワークのスタッフもいるため、同じ場所にいる時間がほとんどありません。こうした体制では、情報が「誰かの手元」にある状態が最も危険です。
2. 「1社に複数案件・毎年更新」の業務は、構造設計が成否を分ける
同じ構造は認証機関に限りません。継続契約を複数持つ顧客、複数の物件を持つオーナー、複数資格を保有する登録者。いずれも「案件ごとに独立させるか、親子で持つか」で後年の運用負荷が変わります。業務を理解している相手に設計してもらう価値が、最も高い部分です。
3. 関心と着手のあいだには、コストの壁がある
丸山様は同業者に自組織の運用を紹介したことがあり、「それはいいね」という反応は得られたといいます。ただし、関心を持つことと着手することは別だとも指摘しています。
そうやって「すごいね」と言っても、やらない人はやらないですよね。開発費用がかかりますから。よっぽど切羽詰まっているとか、多少の余裕があるとか、補助金とか、そういうきっかけがないと。
日本農林規格認証アライアンス 丸山様開発費に加えてランニングコストも発生するため、経営者の視点ではコスト側が先に目に入ります。それでも丸山様は、負担を上回るものがあると評価しています。
そのコストを負担してでも余りあるメリットがあるよ、というところは私自身は感じてるんですけど。最初に我々が課題として言っていたExcelの弱点を、ある程度克服できますよ。それは言えるかなと思います。
日本農林規格認証アライアンス 丸山様効果を語るのではなく、克服できる弱点を具体的に示す。同業者に説明するときの言い方として参考になる整理です。
どんな組織に向いているか
- ExcelやAccessを複数人で共有し、同時編集の待ちや版の混在が起きている
- テレワークや外部委託など、社外・遠隔のメンバーが業務に多く関わる
- 同じ取引先と関係が続き、案件が毎年更新される業務がある
- 定型の書類発行が多く、転記作業に時間を取られている
- 完成したシステムを受け取り、以後の変更もすべて外部に任せたい
- 担当者が学ぶ時間をまったく確保できない
- 大容量ファイルの保管・共有も1つのツールに集約したい
社内で手を動かす担当者を1名も確保できない場合、この形は成立しません。逆に言えば、必要なのは1名です。今回の事例では、その1名が代表理事でした。
よくあるご質問
本当に自社でkintoneを改修できるようになりますか？
日本農林規格認証アライアンス様では、本稼働から約1年半が経過した現在、代表理事1名が講習会管理や有機肥料の個別審査といった新規アプリを自ら設計しています。開発中から「簡単な部分は自社で作る」分担にしていたことが土台です。分からない点はChatworkで随時相談できます。
開発にはどのくらいの期間がかかりますか？
この事例では2024年8月から12月までの5か月間で開発し、2025年1月から本稼働しています。350件ほどの認証を扱うデータベースと、帳票出力・進捗管理・オンライン申請までを含めた範囲です。要件の広さで変わるため、まずは対象業務の棚卸しからご相談ください。
少人数の組織でも導入する意味はありますか？
この事例では、事務スタッフ7〜8名と外部委託の審査員およそ30名という体制で、350件ほどの認証を管理しています。人数が少ないほど1人あたりの業務範囲が広く、情報を探す時間や手作業の帳票作成が負荷として効いてきます。むしろ小規模組織の方が効果を実感しやすい領域です。
Excelをすべてやめる必要がありますか？
その必要はありません。日本農林規格認証アライアンス様では「kintoneは万能ではない」という前提で、Excelの方が扱いやすい業務はあっさりExcelに戻す判断をしています。全面移行にこだわらず合う業務だけを残したことが、現場の抵抗感を弱める結果につながりました。
kintoneでできないことはありますか？
機能としてできないというより、費用をかけるかどうかの判断になる領域があります。ストレージ容量は追加購入でき、バックアップも対応する製品が複数あります。日本農林規格認証アライアンス様は、そこに費用をかけず運用で吸収する判断をしました。一部を除いてファイルのアップロード・ダウンロードを行わず、バックアップは手動で運用しています。何を制約として受け入れ、何に費用をかけるかを検討段階で決めておくことが重要です。
同じ課題をお持ちの方へ
日本農林規格認証アライアンス様が抱えていたのは、「同じファイルを同時に開けない」という多くの組織に共通する課題でした。kintoneへ移したことで帳票は10〜15分から約10秒に、年間およそ1,000通の証明書発行は1案件1レコードになり、現在は代表理事1名が新しいアプリを自ら作っています。
ペパコミでは、kintoneの構築支援・伴走コンサルティングを通じて、お客様の社内にkintoneを改修できる担当者が育つところまでを支援しています。他の導入事例もあわせてご覧ください。
kintoneが自社に合うかどうかから、ご相談ください
「何から整理すればよいか分からない」という段階でも構いません。現在の業務をうかがったうえで、kintoneで解決できる範囲と、そうでない範囲を率直にお伝えします。合わないと判断した場合は、その理由もお伝えします。
無料で相談する 認証機関・食品関連以外の業種のご相談も承っています。〔出典：サイボウズ パートナーネットワーク〕
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