- 伴走支援を3年間継続し、当初の目標を上回る到達度に
- 専任担当者は1名。代表が知らないアプリが社内で生まれる状態へ
- レセプト管理・現金出納帳・ガイドライン配布を移し、紙が大幅に減少
- 導入後に生じた新しい管理義務にも、アプリを足して対応
- 企業名
- 有限会社セブンプロジェクト 様
- 事業内容
- 薬局事業（調剤・薬局製造医薬品の製造販売）ほか
- 特徴
- 昭和56年から処方箋を受け付ける地域密着の薬局。複数店舗を展開
- 導入サービス
- kintone構築支援／伴走コンサル
- 支援期間
- 3年（継続中）
- 社内体制
- kintone専任担当者1名（総務）
kintoneの導入・内製化をご検討中の方へ
現在の業務フローをうかがったうえで、kintoneで何がどこまでできるのか、どの形の支援が合うのかを具体的にお伝えします。「kintoneを使わない方がよい」と判断した場合は、その理由もあわせてお伝えします。
無料で相談する ご相談だけでも歓迎しています。
kintone導入前の課題｜情報の行き来が多く、「言った言わない」が起きる
セブンプロジェクト様は、昭和56年から処方箋を受け付けてきた薬局です。一般的な調剤に加えて、薬局のなかで薬をつくる「薬局製造医薬品」の製造許可を持ち、日本薬局方の基準に沿った古くからの処方を、自社の設備で調製・パッケージして販売しています。
この業態で経営者を悩ませていたのが、社内に流す情報の量でした。
薬局はマニュアルやガイドラインなど、いろいろなものの設置義務があるんです。厚労省やいろいろなところから来る情報をきちんと通達しなさい、と。そういう情報の行き来が多いんですね。言った言わないが分からなくなるので、きっちりとスタッフに告知したかった。
有限会社セブンプロジェクト 七海様薬局にとって、通達やガイドラインの周知は「伝えたつもり」で済ませられない領域です。しかも店舗は分かれています。誰に何をいつ伝えたかが残らない仕組みのままでは、確認のたびに人が動くことになります。
七海様はもともとシステムに明るく、2000年ごろにはオーダーメイドのシステムを導入していました。しかしOSやシステムの世代が変わると対応できなくなり、その後はグループウェアを渡り歩くことになります。
既存のグループウェアだと、システムに業務がコントロールされるんです。どうにかしてやりくりするのですが、やっぱりどこか運用に歪みが出てくる。
有限会社セブンプロジェクト 七海様「システム上、それは無理です」と言われて断念した要望が積み重なっていた、と七海様は振り返ります。表向きは運用できていても、本当にやりたかった形とのあいだにずれが残る。この感覚が、次のシステムを選ぶときの判断軸になりました。
kintone・ペパコミを選んだ理由｜フレキシブルさと、スタッフが育つ形
候補を表にしてスコア化し、kintoneを選んだ
私の方法ですが、表に書いて自分でスコア化するんです。そのときにkintoneが一番よかった。それはなぜかというと、やっぱりフレキシブルというところ。
有限会社セブンプロジェクト 七海様比較の軸は機能の多さではなく、「あとから変えられるか」でした。トライアルで実際に触れてみて、自分の手で設定を変えられることを確認したうえで導入を検討しています。
「自分が作れる」ではなく「スタッフが作れる」を条件にした
私自身も経営者の立場なので、私だけが作れても困るんです。事務所本部にいる総務のスタッフが1名いたのですが、彼女ができるようにしたい、というのがまずあった。ノーコードでExcelに似ている、というのがkintoneに軍配が上がった大きな理由です。
有限会社セブンプロジェクト 七海様ここが、この事例の出発点です。経営者自身がシステムに強い場合、内製は「社長が自分で作る」方向に進みがちです。セブンプロジェクト様は最初から、社長ではなくスタッフが作れる状態をゴールに置きました。
自分で全部抱え込んでいたら、やっぱり社長業はダメなんです。もう1つは、私だけがやっていると会社は私の枠を越えない。私と違う価値観のスタッフがいると、新しくなりそうじゃないですか。
有限会社セブンプロジェクト 七海様主軸はスタッフ1名に置き、七海様はその担当者から教わる。上から下ではなく、逆向きの学習を前提にした体制です。
伴走支援とセットなら成立すると考えた
VUCAの時代ですから。良かれと思っても、絶対に変える必要があるのは経験上分かるんです。絶対にシステムに不具合は出る。あとから「これをやっておけばよかった」「このデータはこっちにすればよかった」が出てくる。
有限会社セブンプロジェクト 七海様変更が起きる前提に立つと、必要なのは完成品ではなく、変更できる人材です。だからこそ丸ごと構築を委託するのではなく、スタッフが専任で教わってできるようになる形を選んだ、と七海様は語ります。
ベンダー選定の決め手は「使わない方がいい」と言う動画だった
kintoneはフレキシブルですが、それでも合わない業務は出てきます。七海様が求めていたのは、その線引きを自分ではなくプロに引いてもらうことでした。
私自身も自分の希望はありましたが、その希望と本当に合うかどうかは、私の判断ではなくてプロの判断がやっぱり欲しいと思うんです。そのジャッジをしてもらえるなと思ったので、一度ペパコミさんに聞いてみようと思いました。
有限会社セブンプロジェクト 七海様初回の打ち合わせで話題の中心になったのは、機能要件ではなく、七海様が目指す会社の姿とスタッフにどうなってほしいかでした。
細かいタスクなんて、どうとでもなるんです。うちの会社の話をしたときのリアクションだったり、理解してくださるような受け止め感というか。会社運営やシステムに対する価値観が似ていたら、多分うまくいくだろうなと。
有限会社セブンプロジェクト 七海様「システムに対する価値観」という言葉で七海様が指していたのは、完璧なシステムを求めるかどうかの姿勢の違いです。どんなシステムも完璧ではない以上、問題が起きたときに一緒に解決できる相手かどうかが選定の基準になる、という考え方でした。
構築したアプリと運用｜紙で回していた業務をkintoneへ移す
3年のあいだに構築したアプリのうち、七海様が成果として挙げたものを順に紹介します。
レセプトデータの入力を、本部から店舗へ移した
導入前は、各店舗から月末に届く保険のレセプトデータを七海様自身が入力し、Excelを作成して管理していました。kintone導入後は、現場で直接入力する形に変わっています。
データの発生場所と入力場所が離れていると、そのあいだを紙や転記が埋めることになります。入力を発生源に戻すと、集約作業そのものが不要になり、同時に「誰かの手が空くのを待つ時間」も消えます。代表の作業が減るだけでなく、月末に業務が集中する構造自体がなくなります。
現金出納帳をkintoneに移した
紙で運用していた現金出納帳もkintoneに移行し、帳票としての紙が不要になりました。
出納帳のように「書いた瞬間に確定し、あとから参照される」記録は、紙のままだと保管場所と参照コストが店舗数に比例して増えます。kintoneに移すと、店舗が増えても参照の手間が変わりません。多店舗展開の予定がある企業ほど効果が大きくなります。
ガイドライン・通達をデータベースで配布する
薬局には多数のガイドラインがあり、従来はすべて紙ベースで配布していました。現在は店舗で必要な分だけ印刷して備え、本部側で各店舗分を保管する必要がなくなっています。
紙の配布は「配った」記録が残りません。データベースに置いて配布すると、最新版が1か所に定まり、誰でも同じものを参照できます。設置義務や周知義務がある文書ほど、この「版が1つに定まる」効果が効いてきます。
あとから増えた管理義務に、アプリを足して対応した
kintone導入後、薬局にサイバーセキュリティ関連の義務が発生し、機器の管理項目が増えました。3年前には想定していなかった管理業務です。
管理しなきゃいけないものが増えたときに、足せるんですよね、kintoneだと。それはすごいありがたかった。
有限会社セブンプロジェクト 七海様法令や業界要件は、導入時点では存在しない形で増えます。要件が固定された仕組みでは、増えるたびに開発の依頼と待ち時間が発生します。社内で足せる状態にしておくと、義務が増えた時点で対応が始められます。制度変更が多い業種ほど、この差が積み上がります。
全スタッフにアカウントを付与し、安否確認に使う
従来のグループウェアはPCからしか閲覧できず、全員分のアカウントを配ることができませんでした。現在はスマートフォンから利用できるため、スタッフ全員にアカウントを付与しています。
全員にアカウントを付与すると、BCPのなかでの安否確認の義務が、そこで達成できるんです。安否確認については必ず全スタッフに配っているので、それで行うということをBCPの計画に入れています。
有限会社セブンプロジェクト 七海様安否確認のためだけに専用サービスを契約すると、平時はほとんど使われない仕組みが1つ増えます。全員が日常的に開いているものを安否確認の経路にすれば、訓練なしで到達率が保たれます。BCPは仕組みの数ではなく、実際に届くかどうかで決まります。
導入後の成果｜紙が減り、代表が知らないアプリが生まれる状態へ
まず、紙が減りました。めちゃめちゃ減りました。
有限会社セブンプロジェクト 七海様成果として最初に挙がったのは紙の削減でした。レセプトデータ、現金出納帳、ガイドライン配布という3つの流れが、それぞれ紙を必要としなくなったためです。
各店舗から月末に届くレセプトデータを、代表自身が入力しExcelで管理していた。
データが発生する店舗側で直接入力。本部での集約作業が不要になった。
| 業務 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 月末のレセプトデータ | 代表が入力しExcelで管理 | 各店舗の現場で直接入力 |
| 現金出納帳 | 紙で運用 | kintoneで管理 |
| ガイドライン・通達 | すべて紙ベースで配布し、本部にも各店舗分を保管 | データベース上で配布。店舗で必要分のみ印刷 |
| 機器の管理（サイバーセキュリティ関連） | 導入時点では発生していなかった義務 | アプリを追加して対応 |
| 安否確認 | 全員分のアカウントを配布できず | 全スタッフに付与し、BCPの計画に組み込み |
そして、伴走支援の目的そのものだった到達度についてはこう答えています。
当初の目標より、100%は越していると思います。
有限会社セブンプロジェクト 七海様目標を超えたと感じている理由は、業務が効率化したことよりも、社内の動き方が変わったことにありました。
時々ね、うちの担当の子が勝手に作ってくれるんですよ。私も見たことのないアプリで「ん?」と思うのですが、こんなの作ってみました!みたいな感じにしてくれる。よく見ると確かにそこは私が入力した方が早かったりして、「確かにそうだ」と思うときがある。私の枠を越えてくれたので嬉しいです。
有限会社セブンプロジェクト 七海様経営者が知らないところでアプリが生まれ、しかもその設計が経営者の判断より合理的である。これは、社内にkintoneを理解した人がいなければ起こりません。
「社内で改修できる状態」まで伴走します
ペパコミの伴走支援は、構築の完了ではなく、お客様の社内担当者が自ら改修できるようになることをゴールに置いています。何から始めればよいか整理がついていない段階でも構いません。
無料で相談する 現状の課題整理からご一緒します。内製化の進み方｜3年で「相談される側」が社内に生まれるまで
最初の半年は、使えるアプリを作らなかった
伴走支援は月2回、2週間に1回のペースで始まりました。最初の半年は基本の習得に充て、実務で使うアプリはまだ作っていません。半年を過ぎてから七海様が要望を出し、それが実現できるかを検証する段階に入りました。
先に業務アプリを完成させると、担当者は「使う人」で止まります。基礎の習得を先に置くと、あとから要望が出たときに自分で形にできます。導入直後に成果が見えにくい代わりに、その後の変更をすべて社内で吸収できるようになります。急がば回れが成立する数少ない領域です。
質問を溜めて、隔週のミーティングで解消する
1年ほど経つと、実際に作ったアプリに不具合が出はじめます。担当者はミーティングまでに聞くことをすべてリストアップし、その場で解決できるもの・できないものを判別。できないものはその場で代替案を決める、という進め方をとりました。ミーティングでは次回までの宿題を決め、途中で分からないことが出たらChatworkで質問しています。
鍋島さんと相談しながら、私がやりたいことに対して「ここまでやろうか」と、3人でいつも相談して決めていました。
有限会社セブンプロジェクト 七海様宿題の量を決めるのが経営者でもベンダーでもなく、3人の合議だった点が重要です。担当者の手が止まらない量に調整されるため、支援の途中で失速しにくくなります。
分からないことをその場で解消し続けると、担当者は「聞けば解決する」状態にとどまります。あえて次回まで溜めて自分で調べる時間を挟むと、解決できたものは知識として残ります。隔週というリズムは、溜めすぎて手が止まらず、かつ自力で考える余地が残る間隔です。
担当者が社内に「要望BOX」を作った
内製化が進んだことを示す象徴的な出来事として、七海様は担当者が社内向けの相談窓口を作ったことを挙げました。
みんなが「要望を言っていいんだ」と分かったら、「使いにくい」とか「こんなフォームが欲しい」とか「レセプトの入金管理ができないか」とか相談し合いっこしていて、それで私の知らないアプリもいっぱいできてきている。それはいいことだと思います。
有限会社セブンプロジェクト 七海様店舗が分かれていても、現場の薬局スタッフが担当者に「こういうことはできないか」と持ちかけるようになりました。マーケティング担当者が息抜き用のコンテンツをkintoneのトップ画面に置き、他のスタッフがログインしやすい環境を作った例もあったといいます。
kintoneにおける本当の成果は、業務の解決もそうですが、現場の人みんながkintoneを知ることで自分たちの業務に疑問を持ち、自分たちで改善を繰り返すこと。そうすると組織の風土が変わると思っています。
ペパコミ株式会社 小川要望を出す側と作る側が社内にそろうと、改善のサイクルが外部の稼働に依存しなくなります。ここまで来ると、ベンダーの役割は「作ること」から「困ったときに相談できること」に変わります。
専任は増やさず、1名に集約している
現在もアプリ開発の軸は専任担当者1名に集約しており、あえて人数を増やしていません。複数人が同時に触ると管理が難しくなるという判断です。
作れる人が増えることと、アプリが整理された状態を保てることは別の話です。設計の軸を1人に集約すると、アプリ間の整合が保たれます。要望を出す人は全員に広げ、作る人は絞る。この非対称な広げ方が、内製化を破綻させないコツになります。
つまずいた点と、kintoneでできなかったこと
苦労した点や支援への不満をうかがったところ、七海様の答えは次のとおりでした。
本当に思いつかないです。私がシステムを使ったことがある人間なので、グループウェアでできないことを要望していないからかもしれないんですけど。
有限会社セブンプロジェクト 七海様この答えには重要な前提が含まれています。七海様は複数のシステムを経験しているため、そもそもkintoneの範囲外にあることを要望していない、という指摘です。実際、機能面での限界についてはこう述べています。
kintoneの場合は、リアルタイムでの情報発信はできない。それはできないのですが、できないものは他のもので補えてきているので、私としてはマイナスの部分はないです。
有限会社セブンプロジェクト 七海様セブンプロジェクト様では、日常のやり取りをChatworkで行い、記録と管理をkintoneに置く形で運用しています。1つのツールですべてを賄おうとせず、役割を分けたことが「不満がない」状態につながっています。
経営者としての考え方｜kintone導入で失敗しないための3つの視点
1. 5W1Hで目的を紙に書き出す
悩んだときは必ずやるのですが、5W1Hで必ず目的を書き出すんです。考えていると目的がずれる。自分は何でkintoneを使いたいと思ったのか、何のためにこのシステムがいると思っているのか。kintoneを使ってできることの5W1Hの場合は、Howがkintoneなんです。
有限会社セブンプロジェクト 七海様kintoneは手段であって目的ではない、という整理を最初に紙の上で済ませておく。頭の中だけで考えると、検討の途中で目的が手段にすり替わってしまう、という指摘です。
2. 課題を並べ、緊急度と重要度で仕分ける
七海様が実際に取っている手順は次のとおりです。
- ①課題を縦に列挙する：経営者自身が抱えている課題を書き出す
- ②解決策を思いつくだけ書く：実現可能性は考えず、まず数を出す
- ③緊急度と重要度で4つに分ける：急がないが、やらないと後で困るものを見つける
- ④優先度の高いものを2通りで書く：kintoneでやった場合と、そうでない場合を分けて比較する
この4番目が肝心です。最初からkintone前提で考えると、kintoneでできることの中だけで発想してしまう。両方を書いて俯瞰することで、はじめて比較になります。
3. 細かい部分は決めつけない
kintoneは何でもできてしまうので、そこを踏まえて決めつけない。kintoneで問題が解決するかどうかだけを考えて、細かいことは考えない。kintoneだから。
有限会社セブンプロジェクト 七海様検討段階で画面や項目の細部まで詰めようとすると、判断が止まります。目的が達成できるかどうかだけを先に決め、細部は後から変えられる。これが、あとから変更できる仕組みを選ぶ利点です。この整理をしてから相談すれば、ベンダー側にも目的が正確に伝わり、選定の基準も明確になります。
どんな企業に向いているか
この事例から見えてくる、伴走型のkintone導入が向く企業・向かない企業の特徴です。
- 向いている：法令や制度の変更で、管理すべき項目が今後も増える見込みがある企業
- 向いている：店舗や拠点が分かれていて、情報を確実に届けた記録を残したい企業
- 向いている：担当者を育てる時間を確保でき、最初の数か月は成果が見えなくても続けられる企業
- 向いていない：完成したシステムを受け取り、以後の変更もすべて外部に任せたい企業
- 向いていない：導入初月から定量的な効果を求められ、育成期間を取れない企業
なお、担当者に指名する人の適性について、七海様は次のように話しています。Excelを実務で使いこなせていること、そして与えられた作業をこなすだけでなく、その作業の意味を考えられることの2点です。
Excelがわりとちゃんと使えることと、論理的な思考がちゃんとあるというか。もともと効率をわりと考える子だったんです。自分に何ができていて、できていないことをちゃんと聞けるキャラクターだと、全然大丈夫だと思います。
有限会社セブンプロジェクト 七海様コミュニケーション力よりも、ロジックを組み立てられることと、分からないことを分からないと言えること。担当者選びで迷っている経営者にとって、実務に即した基準といえます。
よくあるご質問
本当に自社でkintoneを改修できるようになりますか？
セブンプロジェクト様では、専任担当者1名が3年の伴走支援を経て、代表が把握していないアプリを自ら設計・作成する状態まで到達しました。最初の半年は基本の習得に充て、実務で使うアプリは作らないという進め方をとっています。習得の順序を守れば、社内での改修は現実的な目標です。
成果が出るまでにどのくらいかかりますか？
この事例では月2回のペースで支援を開始し、最初の半年は基礎の習得期間としています。要望を形にする段階に入ったのは半年を過ぎてからで、1年ほど経過した時点から不具合の修正と改善のサイクルが回りはじめました。1年経過後は支援の頻度を下げています。
kintoneの担当者は何名置くべきですか？
セブンプロジェクト様では、3年経過した現在も専任は1名のままです。要望を出す人は全社員に広げる一方、アプリを作る人は絞ることで、アプリ間の整合が保たれています。人数を増やすことが内製化の進捗を意味するわけではありません。
kintoneでできないことはありますか？
リアルタイムでの情報発信のような、コミュニケーションツールとしての機能には範囲があります。セブンプロジェクト様では日常のやり取りをChatworkで行い、記録と管理をkintoneに置くという役割分担で運用しています。すべてを1つのツールに集約しようとしないことが、無理のない運用につながります。
導入後に管理する項目が増えても対応できますか？
セブンプロジェクト様では、導入から3年のあいだにサイバーセキュリティ関連の管理義務が新たに発生しましたが、アプリを追加することで対応しています。導入時点では想定していなかった要件が後から加わっても、社内で改修できる状態であれば即座に着手できます。
同じ課題をお持ちの方へ
セブンプロジェクト様が最初に置いたゴールは、システムを完成させることではなく、スタッフが自分で作れるようになることでした。その結果として紙が減り、新しい管理義務にも自社で対応できるようになり、代表が知らないところで改善が生まれる組織になっています。
ペパコミでは、kintoneの構築支援・伴走コンサルティングを通じて、お客様の社内にkintoneを改修できる担当者が育つところまでを支援しています。他の導入事例もあわせてご覧ください。
kintoneが自社に合うかどうかから、ご相談ください
「何から整理すればよいか分からない」という段階でも構いません。現在の業務をうかがったうえで、kintoneで解決できる範囲と、そうでない範囲を率直にお伝えします。合わないと判断した場合は、その理由もお伝えします。
無料で相談する 薬局・医療機関以外の業種のご相談も承っています。
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