仕事の効率化をお考えの方で、以下のお悩みはありませんか？
「仕事の効率を上げるための、何かよいアイデアはないだろうか」
「具体的な方法や、便利なツールを知りたい」
毎日の仕事をスムーズに進めるには、単に残業を減らすだけでは不十分です。生産性を上げて、頭を使う仕事に集中できる時間をどう確保するかがポイントですが、具体的にどこから手をつければいいのか、迷う方も多いでしょう。
本記事では、仕事の効率化を実現するための具体的な7つのアイデアや、業務改善に役立つツール、実際に効率化に成功した企業の事例も解説します。
仕事の効率化に関して詳しく知りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
なお、kintoneを使用した業務効率化に関して個別の相談をご希望なら、ペパコミ株式会社へお任せください。
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仕事の効率化を図るアイデア7選
ここでは、誰でも実践できる仕事の効率化に役立つアイデアを紹介します。
- 業務の優先順位を明確に設定する
- 業務フローを見直し不要な業務を削除する
- 定型的なタスクを自動化し生産性を向上させる
- 便利なツールを活用する
- 一貫性と効率を維持するためのマニュアルを用意する
- データを一元的に管理する
- 複数のアイデアを組み合わせて適用する
上記のポイントを押さえると、日々の業務をよりスムーズに進められます。7つのアイデアを詳しく見ていきましょう。
業務の優先順位を明確に設定する
業務の効率を上げるためには、まずタスクの優先順位をはっきりさせましょう。すべての業務をリストアップし、それぞれの緊急性と重要性を見極めます。
上記により、本当に重要なタスクに時間とリソースを集中させられます。「重要だが緊急ではない」タスクに計画的に時間を割くと、将来の問題を未然に防げるでしょう。
優先順位が明確になれば、チームメンバー全員が「今、何をすべきか」を共有でき、業務がスムーズに進むようになります。
業務フローを見直し不要な業務を削除する
日々の業務の中には、慣習で続けているだけで、実は不要な作業が隠れている場合があります。業務プロセスを詳細に分析し、無駄なステップや重複している作業がないか見直しましょう。
同じデータを何度も入力する作業や、複雑すぎる承認プロセスは、簡略化できる可能性があります。定期的に業務フローを再点検し、常に最適な手順で仕事を進めると、ムダを減らし、全体の生産性を維持できます。
定型的なタスクを自動化し生産性を向上させる
毎日繰り返される定型的なタスクは、自動化すると生産性を向上させられます。RPA（Robotic Process Automation）などのツールを活用すれば、データ入力やレポート作成などの単純作業をコンピュータに任せることが可能です。
上記により、人的ミスを減らし、作業スピードを上げられます。営業部門では、顧客管理や進捗管理をツールで自動化すれば、営業担当者が顧客との対話に集中が可能です。
自動化で生まれた時間を、付加価値の高い業務に使いましょう。
便利なツールを活用する
これまで手作業で行っていた業務をITツールに置き換えるだけで、作業スピードは格段に上がります。ツールを導入する際は、ITに詳しくない従業員でも直感的に使えるものを選ぶと、現場への浸透が早くなり、運用トラブルを防ぐことが可能です。
逆に、使い方が難しいツールはかえって業務の妨げになる可能性があります。
またツールを導入するだけでは不十分で、現場で使いこなすには従業員が安心して学べる仕組みの準備が必要です。
全従業員がツールを使いこなせるようになれば、組織全体の生産性が向上します。
kintoneは、情報共有や業務の見える化を進めるうえで役立つプラットフォームです。導入事例や活用のポイントをもっと知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
関連記事：【2025年7月最新】kintone（キントーン）とは？業務改善のためにできることや特徴・機能を紹介
なお、kintoneを活用した業務効率化に関して、個別に相談したい方は、ペパコミ株式会社にご相談ください。
業務内容に合わせて、最適な導入・運用方法をご提案します。まずは気軽にお問い合わせください。
一貫性と効率を維持するためのマニュアルを用意する
業務マニュアルを作成すれば、社内の業務手順を標準化し、誰が担当しても同じ品質での作業が可能です。業務プロセスを詳細に文書化しておけば、新入社員のトレーニングがスムーズに進み、教育コストの削減にもつながります。
また、全員が同じ手順で作業すると、担当者間の認識の違いによるミスを防ぐ効果も期待できます。作成したマニュアルは、業務内容やツールの変更に合わせて定期的に見直し、常に最新の状態を保つように意識しましょう。
データを一元的に管理する
社内の情報があちこちに分散していると、必要なデータを探すのに時間がかかり、作業が滞る原因になります。
情報を一元管理するデータベースを構築すれば、データの検索や更新が素早く正確に行えるようになります。データベースを整備すると、必要な情報に誰でも迅速にアクセスできる環境を整えることが可能です。
情報を最新の状態に保ち、トラブルを防ぐために、更新やバックアップを忘れないことが求められます。
複数のアイデアを組み合わせて適用する
業務改善の効果を最大化するためには、一つのアイデアだけでなく、複数のアイデアを組み合わせて実践するのが有効です。業務の優先順位を設定した上で、不要な業務をなくし、残った定型業務を自動化する複合的なアプローチが考えられます。
作業スピードを上げるためのツール導入と、そもそも作業量を減らすための業務見直しを同時に進めると、業務全体の生産性は向上するでしょう。
仕事の効率化を図れるおすすめツール一覧
ここでは、業務改善に役立つツールをカテゴリ別に紹介します。
- タスク管理ツール
- マニュアル作成ツール
- チャットツール
- 生成AIツール
上記のツールを知っておくと、業務の効率化に向けた選択肢が広がります。では、それぞれのカテゴリに関して詳しく見ていきましょう。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、「何を」「いつまでに」やるべきかを可視化し、業務の抜け漏れを防ぐために役立ちます。個人のToDo管理からチーム全体のプロジェクト管理まで、さまざまなツールがあります。
主なタスク管理ツールは以下の通りです。
- Backlog
- Asana
- Trello
- Jooto
- Todoist
- Notion
- kintone
- Google Workspace
- Microsoft 365
- Kintone
- サイボウズOffice
- Garoon
上記のツールを活用すれば、タスクの計画、進捗などを一覧で管理でき、チーム内での情報共有も円滑になります。
kintoneを使った業務改善に関して相談をご希望の方は、ペパコミ株式会社までお問い合わせください。
業務に合わせて、最適な導入方法や運用のサポートをご提案します。まずはお気軽にご連絡ください。
マニュアル作成ツール
マニュアル作成ツールは、業務の手順やノウハウを体系的に整理し、共有するためのツールです。クラウド上で作成・編集・閲覧できるものが多く、常に最新の情報を関係者と共有できます。
業務の属人化を防ぎ、拠点が複数ある環境でも、全員が同じ手順で業務に取り組めるようになります。
主なマニュアル作成ツールは以下の通りです。
- Teachme Biz
- Dojo
- トースターチーム
- Zendesk
- Google Docs
- OneNote
誰でも迷わずに業務を進められるようなナレッジ共有を目指す企業におすすめです。
チャットツール
ビジネスチャットツールは、メールよりも迅速で手軽なコミュニケーションを実現します。部門や拠点を越えたやり取りもスピーディーに行え、会話の記録も残ります。通知設定やスレッド機能を活用すれば、重要な情報の見落としも防ぐことが可能です。
主なチャットツールは以下の通りです。
- Slack
- Chatwork
- Microsoft Teams
- LINE WORKS
社内のコミュニケーションを活性化させ、意思決定のスピードを上げたい企業に不可欠なツールになります。
生成AIツール
生成AIツールは、文章の作成や要約など、さまざまな知的作業をサポートします。社内文書やメールの作成にかかる時間を短縮し、品質を向上させられます。資料作成を自動化するツールもあり、プレゼンテーションの準備なども効率化が可能です。
主な生成AIツールは以下の通りです。
- ChatGPT
- Claude
- Gemini
- Copilot
- Gamma
クリエイティブな作業や定型的な文書作成のスピードを上げたい場合に力を発揮します。
仕事の効率化を図った企業の取り組み・成功事例4選
ここでは、実際にツールの活用により業務効率化に成功した企業の事例を4つ紹介します。
- ロート製薬 | イベント申請システムを構築
- 株式会社ミエデン | 正確な在庫管理を実現
- 株式会社ジーベックテクノロジー | 手間のないシステムを構築
- 兵庫県庁 | 職員の電話対応が激減
上記の事例を知ると、自社の業務改善にどのような工夫が役立つのか、具体的なイメージがつかみやすくなります。
では、それぞれの企業がどのようにツールを活用し、成果を上げたのかを詳しく見ていきましょう。
ロート製薬｜イベント申請システムを構築
ロート製薬株式会社では、社内イベントの予約を電話やメールで受け付けていたため、転記ミスや対応の煩雑さが課題でした。
kintoneと連携するWebフォーム作成サービス「FormBridge」などを活用し、イベント予約管理システムを構築しました。
上記により、社員自身がシステム上で予約や変更を行えるようになり、担当者の問い合わせ対応が激減しています。結果として、担当者が本来の業務に集中できる環境が整いました。
株式会社ミエデン｜正確な在庫管理を実現
株式会社ミエデンは、自治体や企業向けにシステム開発などを手がける企業です。以前は情報共有の基盤が整っておらず、メールや紙を中心としたアナログな業務が課題でした。
kintoneとデータ収集サービス「DataCollect」を導入し、複数のアプリにまたがる数値を集計して在庫管理を電子化しました。
上記により、正確な在庫状況をリアルタイムで把握できるようになり、予算の達成状況も可視化されるなど、経営判断の迅速化にもつながっています。
株式会社ジーベックテクノロジー｜手間のないシステムを構築
株式会社ジーベックテクノロジーでは、Webサイトからの問い合わせ管理に課題を抱えており、担当者が不在の場合、Webフォームの修正やシステムの構築が困難でした。
「FormBridge」とkintoneを導入し、新たな問い合わせ管理システムを構築しました。
上記により、専門知識がなくても簡単にフォームを作成・修正できるようになっています。
問い合わせ内容に応じて質問項目を動的な変更も可能になるなど、柔軟な運用が実現しました。
兵庫県庁｜職員の電話対応が激減
兵庫県庁では、コロナ禍の際に宿泊療養者の健康状態を1日2回電話で確認し、Excelに入力する業務が職員の負担となっていました。
「FormBridge」で作成した健康状態入力フォームを導入した結果、療養者自身がスマートフォンから情報を入力できるようになりました。
上記により、職員の電話対応業務が削減され、人員を追加せず業務を継続できるようになっています。療養者からも「スマートフォンで登録できて楽になった」と好評でした。
業務効率化をkintoneで進めたいとお考えなら、ペパコミ株式会社がサポートします。
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仕事の効率化を実現したいなら「ペパコミ株式会社」へご相談ください
仕事の効率化を進めるには、単に残業を減らすだけでは不十分です。タスクの優先順位を明確にし、無駄な作業を見直し、自動化や便利なツールを取り入れると、業務の質とスピードを高められます。
kintoneなどの業務改善ツールや、タスク管理などのカテゴリのツールは、生産性向上に貢献します。企業の成功事例からもわかるように、複数の取り組みを組み合わせると、効果が得られます。
本記事を参考に、自社の業務に合った方法を取り入れてみてください。
kintoneを活用して業務を効率化したい方は、ペパコミ株式会社までお問い合わせください。
最適な活用方法をヒアリングし、導入から運用までしっかりサポートします。まずはお気軽にご相談ください。
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