業務効率化ツールを探す中で、以下のお悩みはありませんか？
「自社に合う業務効率化ツールが分からない」
「導入効果を最大化する選び方を知りたい」
自社に最適な業務効率化ツールを導入すれば、生産性を向上させられます。
しかし、ツール選びに失敗すると、コストが無駄になるだけでなく、現場の混乱を招く原因にもなりかねません。
本記事では、おすすめの業務効率化ツールをジャンル別に紹介します。自社に最適な業務効率化ツールの選び方も紹介するので、最後までご覧ください。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
業務効率化ツールとは？
業務効率化ツールとは、企業の業務プロセスを改善し、生産性を高めるためのソフトウェアやシステム全般を指します。
主な導入目的は、手作業で行っていた業務の自動化や、情報共有を円滑化し、時間や人的リソースの浪費をなくす点にあります。
タスク管理から文書管理まで、多様な業務に対応するツールが存在しており、自社に合ったツールを導入すれば、人為的ミスの削減や柔軟な働き方の推進にもつながるでしょう。
ただし、ツール導入を成功させるには、解決したい課題を明確にし、既存システムとの連携やサポート体制を事前に検討しておくのが大切です。
【顧客・営業管理】おすすめの業務効率化ツール3選
顧客情報や営業活動を一元管理し、売上向上を支援するツールを紹介します。
- kintone | 簡単カスタマイズ可能な業務アプリプラットフォーム
- Salesforce | 世界的に利用される営業支援・顧客管理プラットフォーム
- Mazrica Sales | AI搭載クラウド型営業支援ツール
上記のツールは、営業プロセスの可視化や顧客対応の品質向上に貢献します。
kintone｜簡単カスタマイズ可能な業務アプリプラットフォーム
kintoneは、自社の業務に合わせて必要なアプリをプログラミング知識なしで作成できるプラットフォームです。
顧客管理や案件管理など、部署ごとに異なる業務をkintone上で一元化できます。100種類以上の外部サービスと連携し、既存システムと組み合わせることで業務の自動化も促進可能です。
また、3つの料金プランが提供されているため、企業の規模や用途に応じて、柔軟に導入できます。
なお、kintoneの特徴や機能を詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
【2025年7月最新】kintone（キントーン）とは？業務改善のためにできることや特徴・機能を紹介
参考：kintone（キントーン）- あなたの「その仕事に」
Salesforce｜世界的に利用される営業支援・顧客管理プラットフォーム
Salesforceは、世界中の企業で利用されている顧客管理・営業支援（CRM/SFA）ツールです。顧客情報や商談の進捗などを一元管理し、営業活動の全体像を可視化します。
クラウドベースのため初期投資を抑えられるほか、セキュリティが強固な点も特徴です。また、Salesforce認定パートナーによるサポート体制も充実しています。
Mazrica Sales｜AI搭載クラウド型営業支援ツール
Mazrica Salesは、AIが営業活動を支援するクラウド型ツールです。AIが過去のデータを分析し、案件ごとのリスクや次に取るべきアクションを自動で提案します。
案件の進捗は「案件ボード」で直感的に把握でき、リモートワークでもチームの状況共有が容易です。
名刺や議事録を自動で文字起こしするOCR機能も搭載し、データ入力の手間を大幅に削減します。
参考：Mazrica Sales: 誰でも使える、誰でも成果が出せるSFA/CRM
【コミュニケーション】おすすめの業務効率化ツール3選
チーム内の情報共有を円滑にし、意思決定を迅速化するツールを紹介します。
- Slack | 外部連携に優れたビジネスチャット
- Chatwork | 中小企業向けビジネスチャット
- Zoom | 高品質なオンライン会議ツール
上記のツールは、社内外の連携を強化し、無駄のないやり取りを実現します。
Slack｜外部連携に優れたビジネスチャット
Slackは、世界中で使われているビジネスチャットツールです。メッセージ機能はもちろん、ファイル共有や優れた検索機能が特徴です。
特筆すべきは外部連携の機能で、2,600以上のアプリと連携できます。
Googleカレンダーや各種プロジェクト管理ツールと連携させれば、通知をSlackに集約し、ワークフローの自動化を実現可能です。
Chatwork｜中小企業向けビジネスチャット
Chatworkは、シンプルで直感的な操作性が特徴のビジネスチャットツールです。ITに不慣れな方でも簡単に使いこなせるため、中小企業で広く導入されています。
Chatworkには、以下の機能が一つにまとまっており、ビジネスコミュニケーションを円滑にします。
- チャット
- ファイル共有
- タスク管理
- ビデオ通話
また、国際基準のセキュリティで、安全性が高い点も魅力です。
参考：ビジネスチャットならChatwork【国内利用者数No.1】
Zoom｜高品質なオンライン会議ツール
Zoomは、高品質な映像と音声で安定した接続が特徴のオンライン会議ツールです。
簡単な操作で誰でもすぐに会議を始められ、画面共有や録画機能など、ビジネスに必要な機能が搭載されています。
大規模なウェビナーにも対応可能で、会議の内容を録画すれば、欠席者への共有や議事録作成も容易です。無料プランでも利用できるため、手軽に導入できる点もメリットです。
参考：Zoom Meetings – あらゆるデバイスに対応したWEB会議システム | Zoom
【タスク・プロジェクト管理】おすすめの業務効率化ツール3選
チームのタスクや進捗を可視化し、計画通りの業務遂行をサポートするツールを紹介します。
- Backlog | 課題管理とチーム連携を支援するプロジェクト管理ツール
- Trello | カード型UIのクラウドタスク管理ツール
- Jooto | 直感操作とガントチャートで進捗管理
上記のツールは、業務の抜け漏れを防ぎ、納期遵守を支援します。
Backlog｜課題管理とチーム連携を支援するプロジェクト管理ツール
Backlogは、プロジェクトの課題をオンラインで一元管理できるツールです。「誰が・何を・いつまでにやるべきか」を明確にし、業務の抜け漏れを防ぎます。
各タスクにコメント機能があり、関連情報を集約できるため、後から経緯を確認するのも簡単です。親しみやすいUIで、初めて使う人でも直感的に操作できます。
参考：Backlog｜チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツール
Trello｜カード型UIのクラウドタスク管理ツール
Trelloは、「かんばん方式」でタスクを視覚的に管理するツールです。「未着手・作業中・完了」などのボード上で、タスクを書いたカードを動かすだけで進捗を管理できます。
また、マルチデバイスに対応し、変更はリアルタイムで同期されます。個人からチームまで幅広く活用でき、無料プランで手軽に始められるのも魅力です。
参考：どこからでも To Do をキャプチャし、整理し、取り組むことができます | Trello
Jooto｜直感操作とガントチャートで進捗管理
Jootoは、ドラッグ＆ドロップを中心とした直感的な操作性が特徴のタスク管理ツールです。誰でも簡単にタスクの追加や更新に対応できます。
プロジェクト全体の進捗を時系列で表示する「ガントチャート機能」も搭載しており、計画と実績の比較も容易です。
また、無料プランから利用できるため、チーム規模を問わずさまざまなプロジェクトに対応します。
参考：Jooto – 無料から使えるタスク・プロジェクト管理ツール
【業務自動化】おすすめの業務効率化ツール3選
パソコンで行う定型作業を自動化し、作業時間を短縮するツールを紹介します。
- WinActor | NTT発の国産RPAツール
- CELF | Excel感覚で業務アプリ作成可能なノーコードツール
- マクロマン | 完全無料の国産RPAツール
上記のツールは、従業員を単純作業から解放し、より創造的な業務へ集中させます。
WinActor｜NTT発の国産RPAツール
WinActorは、NTTグループが開発した純国産のRPAツールです。日本のビジネス慣習に合わせて機能が改善されており、多くの国内企業で導入されています。
プログラミング知識がなくても、パソコン操作を記録するだけで自動化のシナリオを作成できます。
全国の販売代理店による手厚いサポート体制も整っているため、初めてRPAを導入する企業でも安心して利用できるでしょう。
参考：WinActor® | 業務効率を劇的にカイゼンできる純国産RPAツール
CELF｜Excel感覚で業務アプリ作成可能なノーコードツール
CELFは、Excelのような操作感覚で業務アプリを作成できるノーコードツールです。既存のExcelファイルを読み込んでアプリを自動生成するのも可能です。
専門知識がなくてもRPA機能を組み込めるため、現場担当者自身が業務の自動化を進められます。
低コストで導入・維持できるため、小規模に業務改善を始めたい企業や部署に適しています。
参考：CELF | エクセル業務を改善できるクラウドサービス
マクロマン｜完全無料の国産RPAツール
マクロマンは、利用人数や期間に制限なく、完全に無料で使える国産RPAツールです。初期費用やライセンス費用がかからないため、コストを気にせずRPAを試せます。
また、無料でありながら、データ入力やアプリ操作など、定型業務の自動化に必要な基本機能を備えている点も魅力です。
有料の導入支援パックも用意されており、必要に応じてサポートを受けられます。
参考：無料RPAツール『マクロマン(MACROMAN)』 – コクー株式会社
【ペーパーレス化】おすすめの業務効率化ツール3選
契約書などの紙媒体を電子化し、コスト削減と業務スピード向上を実現するツールを紹介します。
- クラウドサイン | 契約業務をオンライン完結
- 楽々Document Plus | 多様な文書を一元管理する文書管理システム
- Adobe Acrobat Sign | 柔軟な電子契約プラットフォーム
上記のツールは、印刷や郵送の手間をなくし、テレワーク推進にも貢献します。
クラウドサイン｜契約業務をオンライン完結
クラウドサインは、契約書の作成から締結、管理までをオンラインで完結できる電子契約サービスです。
契約書をアップロードし、相手方が承認するだけで契約が完了するため、郵送にかかっていた時間とコストを削減できます。進捗状況はリアルタイムで確認でき、印紙税も不要です。
参考：クラウドサイン | 国内シェアNo.1の電子契約サービス
楽々Document Plus｜多様な文書を一元管理する文書管理システム
楽々Document Plusは、契約書や請求書など、社内に散在するあらゆる文書を一元管理できるシステムです。
検索機能が優れており、文書内のテキストまで検索できるため、必要な情報をすぐに見つけ出せます。
ペーパーレス化を推進すると同時に、文書の形で蓄積された企業の情報を資産として活用する「文書DX」を支援するツールです。
参考：文書管理・情報共有システム 楽々Document Plus | 住友電工情報システム株式会社
Adobe Acrobat Sign｜柔軟な電子契約プラットフォーム
Adobe Acrobat Signは、PDFの開発元であるアドビ社が提供する信頼性の高い電子契約プラットフォームです。
契約プロセス全体を電子化し、Microsoft 365や各種業務システムとスムーズに連携できます。
また、グローバル基準のセキュリティに対応しており、国内外の取引で安心して利用できます。
参考：電子サインソフトウェア：電子サインとデジタル署名 | 法人向けAdobe Acrobat
自社に最適な業務効率化ツールの選び方
自社に最適な業務効率化ツールの選び方は、以下のとおりです。
- 自社課題に合った機能か見極める
- 既存環境との連携性と拡張性を重視する
- 導入後の運用を支えるサポート体制を確認する
上記のポイントを押さえておくと、ツール選びの失敗を防ぎ、導入効果を最大化できます。
自社課題に合った機能か見極める
ツール導入の前に自社の業務を分析し、時間がかかっている業務を特定しましょう。ボトルネックを特定した上で、課題解決に直結する機能を備えたツールを選びます。
ただし、多機能なツールが必ずしもよいとは限りません。自社の課題に対して機能が過不足なく、シンプルに使えるツールを選ぶのが大切です。
既存環境との連携性と拡張性を重視する
新しいツールを導入する際は、現在社内で利用しているシステムとデータ連携できるかを確認しましょう。
連携できない場合、二重入力の手間が発生し、かえって非効率になる可能性があります。また、将来の事業拡大や組織変更に対応できる拡張性も大切です。
長期的に活用し続けるために、柔軟にカスタマイズできるツールを選びましょう。
導入後の運用を支えるサポート体制を確認する
業務効率化ツールは、現場の従業員が使いこなせなければ意味がありません。そのため、導入時や運用開始後のサポート体制が充実しているかを確認しましょう。
初期設定の支援や問い合わせに迅速に対応してくれるヘルプデスクの存在は重要です。
IT知識に不安がある担当者でも安心して運用できるよう、操作研修を行なっているかも大切な選定基準です。
業務効率化ツールをお探しなら「ペパコミ株式会社」にご相談ください！
業務効率化ツールを導入すれば、業務の自動化や情報共有の円滑化を実現し、時間や人的リソースの浪費を削減できます。
また、自社に合ったツールを導入すれば、人為的ミスの削減や柔軟な働き方の推進にもつながるでしょう。
本記事の内容を参考にして、自社の課題を解決できるツールを見つけてください。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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