本システムは、kintoneを用いて旅行業界における顧客管理と社内進捗管理を同時に実現するために構築されたものです。
特に、顧客からの依頼に対して漏れなく対応できる体制を構築し、業務の効率化と可視化を図ることを目的としています。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
kintoneで 社内進捗管理システムを構築するための主な機能と構成
デモンストレーションでは、主に以下の4つのアプリケーションと機能が紹介されました。
- 顧客マスタへの問い合わせ情報登録
- 案件管理の登録および活動履歴管理
- 情報の一元化と履歴管理
- 進捗状況の一覧での可視化
一つずつみていきましょう。
顧客マスタへの問い合わせ情報登録
これは、B2B、B2Cを問わず、顧客からの問い合わせがあった際に情報を登録するアプリです。
顧客名、住所、電話番号、メールアドレス、および初期の要望内容などを記録します。
問い合わせが多い場合は、Webフォームと連携し、顧客からの問い合わせ情報が自動でkintoneアプリに登録される仕組みを構築することも可能です。
案件管理の登録および活動履歴管理
顧客からの問い合わせ後に、具体的な相談が進んだ段階で案件として登録します。
案件情報は、案件名、顧客名、初回訪問時の問い合わせ内容、追加要望、打ち合わせ内容などを記録します。
提案内容は、どのような旅行プランを提案したかを入力し、ここから請求書や見積書を生成することも想定されています。
進捗管理では、旅行手配のステータスを管理します。各手配の完了日を記録することで、漏れなく進捗を把握できます。
活動履歴は、案件管理に付随して、電話でのやり取りや補足事項、共有事項などを記録するための独立したアプリです。
これにより案件管理レコードが縦長になるのを防ぎつつ、活動履歴は自動で案件管理に紐づけられ、案件の詳細画面から確認できるようになります。
情報の一元化と履歴管理
複数のアプリに情報を分けて登録しても、それらが互いに紐づいているため、情報が一元的に管理されます。
例えば、顧客管理アプリから特定の顧客を選択すると、その顧客が過去に依頼した案件の履歴を確認でき、さらに案件の詳細を深掘りして旅行の手配状況や活動履歴まで閲覧することが可能です。
進捗状況の一覧での可視化
案件管理で記録された進捗状況は、一覧画面で視覚的に確認できます。各案件がどの段階まで進んでいるかを一覧で把握することが可能です。
リマインド通知は、期限が設定されている手配について、期限の1週間前になっても未完了の場合、担当者にリマインドメールが自動で送信される仕組みを構築できます。
これにより、顧客からの依頼に対する対応漏れを防ぎます。
社内進捗管理システムを導入するメリット
システムを導入するメリットは、下記の4つです。
- 顧客依頼への確実な対応
- 業務の透明性向上
- 効率的な情報管理
- 多様な業界への応用性
それぞれ解説します。
顧客依頼への確実な対応
顧客からの問い合わせから提案、受注、手配までの全工程をシステムで管理することで、対応漏れをなくすことができます。
業務の透明性向上
進捗状況が一覧で可視化されるため、チーム全体で現在の案件状況を把握しやすくなります。
効率的な情報管理
顧客、案件、活動履歴といった異なる情報を連携させ、一元的に管理することで、必要な情報へのアクセスが容易になります。
多様な業界への応用性
旅行会社だけでなく、他の業界でも同様のアプリ設計によって、履歴管理、進捗管理、業務管理を実現できる可能性が示唆されています。
このkintoneシステムは、顧客案件管理と社内ステータス・進捗管理を並行して行いたい多くの業界にとって有益なツールとなり得ます。
kintoneで旅行業界の顧客・進捗管理システム作成にお悩みの方はペパコミ株式会社へご相談ください
kintoneを活用し旅行業界における顧客管理と社内の進捗管理を一元化する仕組みです。
顧客からの問い合わせを顧客マスタに登録し、案件管理や活動履歴と紐づけることで、問い合わせから提案・受注・手配までを漏れなく管理できます。さらに、進捗状況を一覧で可視化し、未完了タスクは自動でリマインド通知を送信。これにより対応漏れを防ぎ、業務の透明性と効率性を高めます。
顧客情報や案件履歴が連携されるため必要な情報へ即時アクセスでき、社内での情報共有が容易に。旅行業界だけでなく、他業界にも応用可能な柔軟性を備えています。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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