本庁と出先機関（支社・出張所）との連絡や定例会議で、「紙の資料作成」「会場準備」「情報共有の手間」に悩まされていませんか？
本記事では、ノーコードで業務アプリが作成できるクラウドサービス「kintone（キントーン）」を活用し、出先機関との連絡業務を効率化する具体的な方法をご紹介しています。
kViewer・FormBridgeとの連携方法も解説しているので、連絡ツールを作成したい方はぜひご参考ください。
| 【kintoneと自治体業務とは】
kintone（キントーン）はプログラミングの知識がなくてもノーコードで、業務のシステム化や効率化を実現するアプリがつくれるクラウドサービスです。 表計算ソフトよりも快適に、専門システムより柔軟に、自社でシステム開発をするよりスピーディーかつ低コストに、思いついた業務改善をすぐに実行できるのが特長です。 自治体や行政にとっては、データを共有し見える化できるだけでなく、データ一元化により、日ごろの「照合作業」から解放されます。 さらに、kintoneの拡張機能を使って、帳票、ウェブページ、メール、フォームと連携でき、低コストでDXを進める行政機関が続々と増えています。 |
旧来の出先機関の会議
地方自治体では、本庁と出先機関（支社や出張所など）の幹部職員が集まる会議を定期的に開催しています。
出先機関から所長・支所長クラスを本庁に集め、紙の資料を配布して対面で定例会議を行うのが一般的です。
緊急時の意思疎通や人間関係の構築を考慮すると対面が望ましい場合もありますが、時間的・業務的な負担が大きいのが実情です。
kintone活用後の出先機関の会議
kintoneで連絡ツールを作成すれば、会議準備から開催、事後フォローまで一連のプロセスをオンライン化できます。
参加者は事前に資料へ目を通した上で会議に臨めるため、当日の会議がよりスムーズになり、充実した議論を行えるでしょう。
具体的には、以下の準備作業にかかる時間や職員の負担を削減することが可能です。
- 広い会場の確保
- お茶の手配
- 大量の資料印刷
- マイク・机の設営
上記の準備作業が不要になると、会議開催通知の送信とオンライン会議の設定だけで済みます。
【パターン別】kintoneで作成した連絡ツールの活用方法
kintoneで作成した連絡ツールの活用方法をパターン別に紹介します。
- 参加する全職員がkintoneアカウントを持っていない場合
- 参加する全職員がkintoneアカウントを持っている場合
自治体ではシステム利用ライセンスの制約や人事異動、勤務形態などの事情により、すべての職員にkintoneアカウントを付与するのがむずかしいケースがあります。
特に出先機関では、kintoneの利用環境が整っていない部署も多いでしょう。
しかし、kintoneにkViewerやFormBridgeを連携させると、高度な情報共有・コミュニケーションを実現できます。
| 【kViewer (ケービュウワー)とは？】
kViewerはkintoneと連携できる情報公開ツールで、kintone内の情報のWebページを簡単に作成できます。具体的には、以下の方法で情報を公開できます。
公開するデータや対象者を細かく設定すると、見せたい情報だけを見せたい相手に限定して共有することも可能です。 |
| 【FormBridge (フォームブリッジ)とは？】
FormBridgeはkintoneと連携できるWebフォーム作成ツールです。 Webフォームを5分程度で作成でき、外部からの問い合わせやアンケートもkintone上に収集することが可能です。 また、FormBridgeはkintoneのアカウントを持たない社員からの社内申請システムにも活用できます。 |
パターン①参加する全職員がkintoneアカウントを持っていない場合
参加する職員がkintoneアカウントを持たない場合でも、kViewerのマイページ機能を使用して情報共有すれば、円滑に会議を進められます。
まず、本庁側で出先機関ごとのマイページを準備し、あらかじめ会議資料や連絡事項を掲載します。
出先機関の職員にマイページのURLを通知して、ブラウザ経由で事前資料を共有しましょう。
なお、 意見募集がある場合は、マイページ上にFormBridgeで作成した意見提出フォームへのリンクを設置しておきます。
出先機関の職員はフォームにアクセスして自由記述や質問を送信でき、内容はkintoneに自動集約されます。
パターン②参加する全職員がkintoneアカウントを持っている場合
参加する出先機関の職員全員がkintoneのアカウントを持っている場合は、より柔軟にkintone上で情報を共有可能です。
kintoneにはレコード（自身の所属）単位で閲覧権限を制御する機能が存在します。
閲覧制限を利用すれば、各職員は自身に割り当てられたレコードだけを閲覧・編集できるようになります。
会議ですべての情報を共有する場合は、kViewerの一覧表示機能を利用しましょう。
kintoneで照会・回答システムを構築したいならペパコミ株式会社へ
kintoneで作成した連絡ツールを活用すると、出先機関との会議を効率化できます。FormBridgeやkViewerなどを連携させれば、事前に必要な情報を共有することも可能です。
もし、「kintoneの導入方法がわからない」「効率的に運用できるか不安だ」と感じているのであれば、ペパコミ株式会社に相談しましょう。
ペパコミ株式会社では、徹底的なヒアリングを通じて自治体の課題を明確化し、解決策を提供しています。
kintone導入から改修内製化まで、一気通貫・伴走支援でサポートいたしますので、お気軽にお問い合わせください。
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