庁内の各課へ照会をかけ、回答を集計・共有する日常業務に時間や手間がかかっていませんか？
本記事では、kintoneと連携ツール（FormBridge・kViewer）を活用し、照会・回答業務を効率化するシステム構築の方法をご紹介します。
誰でも使いやすい仕組みや、集計・分析をスムーズにする工夫など、実務にすぐ活かせる内容をお届けしますので、ぜひご参考ください。
| 【kintoneと自治体業務とは】
kintone（キントーン）はプログラミングの知識がなくてもノーコードで、業務のシステム化や効率化を実現するアプリがつくれるクラウドサービスです。 表計算ソフトよりも快適に、専門システムより柔軟に、自社でシステム開発をするよりスピーディーかつ低コストに、思いついた業務改善をすぐに実行できるのが特長です。 自治体や行政にとっては、データを共有し見える化できるだけでなく、データ一元化により、日ごろの「照合作業」から解放されます。 さらに、kintoneの拡張機能を使って、帳票、ウェブページ、メール、フォームと連携でき、低コストでDXを進める行政機関が続々と増えています。 |
旧来の照会・回答システム
自治体では、庁内の情報共有や調査のために各部署へ問いかけて回答を集める「照会・回答」業務が日常的に発生します。
旧来の方法では、各課がそれぞれ個別に照会を実施するケースが多く、同じような内容の問い合わせが重複しがちです。
回答する側の担当職員に大きな負担がかかるだけでなく、集計や情報共有にも時間がかかってしまいます。
また、旧来の方法はwordやExcel形式でアンケートが添付され、手作業で転記・集計するケースも多く非効率的です。
kintoneを活用した照会・回答システム
照会・回答システムを活用する際は、各課の部署名・内線番号などをあらかじめ設定しておきましょう。
設定後は、マイページを各課に送り、マイページ上の連携フォームから回答してもらいます。
それぞれ別の回答票に答えるより、毎回、同じようなフォームのほうが回答作業も円滑になるため、今後は上記の方法が主流になっていくと考えられます。
ただし、アプリを活用するためには、全庁職員がkintoneを導入していなければいけません。
kintoneで作成した照会・回答システムを利用する流れ
kintoneで作成した照会・回答システムを利用する流れは、以下のとおりです。
- kintoneで問い合わせ管理アプリを作成
- 各課にマイページ形式のフォームを配布
- 収集した回答の確認・分析
kintoneの連携ツールであるFormBridgeとkViewerを組み合わせれば、照会・回答業務をシステム化できます。
問い合わせの作成から配信、回答収集、集計までを一元管理できるため、担当者の負担を減らし、作業効率を改善可能です。
| 【FormBridge (フォームブリッジ)とは？】
FormBridgeはkintoneと連携できるWebフォーム作成ツールです。 Webフォームを5分程度で作成でき、外部からの問い合わせやアンケートもkintone上に収集することが可能です。 また、FormBridgeはkintoneのアカウントを持たない社員からの社内申請システムにも活用できます。 |
| 【kViewer (ケービュウワー)とは？】
kViewerはkintoneと連携できる情報公開ツールで、kintone内の情報のWebページを簡単に作成できます。具体的には、以下の方法で情報を公開できます。
公開するデータや対象者を細かく設定すると、見せたい情報だけを見せたい相手に限定して共有することも可能です。 |
1.kintoneで問い合わせ管理アプリを作成
照会・回答システムを活用する際、以下2つのアプリを作成します。
- 照会受付アプリ
- 回答管理アプリ
照会受付アプリを作成する際は、主に以下の項目を設定します。
- 部署名
- 氏名・担当者名
- メールアドレス（通知に使う場合）
- 照会内容（複数行文字列）など
また、回答管理アプリを作成する際は、主に以下の項目を設定します。
- 回答内容
- 回答者
- 通知済みチェック（チェックボックス）
- ステータス（受付中／対応中／回答済 など）
上記2つのアプリを組み合わせると、照会・回答システムを連携可能です。
2.各課にマイページ形式のフォームを配布
kViewerのマイページビュー機能を使い、kintoneアプリの各課レコードごとの専用ページ（マイページ）を生成します。
各課の担当者にはマイページのURLが通知され、ページ上に組み込まれた回答用フォーム（FormBridge製のWebフォーム）から回答を入力します。
フォームは誰でも使いやすいレイアウトにすれば、ITリテラシーが低い職員でも抵抗感なく利用できるはずです。
回答はリアルタイムでkintone上のアプリに登録され、集計が自動的に行われます。
なお、フォームからkintoneアプリに取り入れたデータは以下のように表示されます。
3.集まった回答の確認・分析
提出された各課からの回答はすべてkintoneのアプリ内に蓄積されるため、担当課は一覧やグラフですぐに状況を把握できます。
必要に応じて特定条件でデータを絞り込み、関心のある回答だけを抽出することも可能です。
例えば「パートナー企業に入ってほしいと回答した部署」だけに絞ってリストアップする操作もワンクリックで行えます。
kintoneで照会・回答システムを構築したいならペパコミ株式会社へ
kintoneとFormBridge・kViewerを組み合わせると、ノーコードで照会・回答システムを構築できます。
照会・回答システムを構築できると、担当者の負担を減らし、情報の集計や共有を効率的に行えます。
もし、「kintoneの導入方法がわからない」「効率的に運用できるか不安だ」と感じているのであれば、ペパコミ株式会社にご相談ください。
ペパコミ株式会社では、徹底的なヒアリングを通じて自治体の課題を明確化し、解決策を提供しています。
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