【自治体向け】kintoneとフォームブリッジを活用した補助金申請の受付業務を詳しく解説

補助金申請の受付業務、紙の申請書や手入力による事務作業に追われていませんか？

kintoneと連携ツール（FormBridge・kViewer）を活用すれば、申請受付から審査・進捗管理・集計までをワンストップで電子化できます。

この記事では、旧来の運用と比較しながら、どのように補助金申請業務を効率化できるのかをわかりやすく解説します。実際の自治体での導入事例も交えながら、実務で使えるポイントをご紹介しますので、ぜひご参考ください。

【kintoneと自治体業務とは】 kintone（キントーン）はプログラミングの知識がなくてもノーコードで、業務のシステム化や効率化を実現するアプリがつくれるクラウドサービスです。 表計算ソフトよりも快適に、専門システムより柔軟に、自社でシステム開発をするよりスピーディーかつ低コストに、思いついた業務改善をすぐに実行できるのが特長です。 自治体や行政にとっては、データを共有し見える化できるだけでなく、データ一元化により、日ごろの「照合作業」から解放されます。 さらに、kintoneの拡張機能を使って、帳票、ウェブページ、メール、フォームと連携でき、低コストでDXを進める行政機関が続々と増えています。

旧来の補助金申請業務が抱える課題

【旧来の方法】

旧来の補助金申請の流れは以下のとおりです。

1. 自治体のウェブサイト上に補助金情報を掲載
2. 申請希望者がウェブサイトから形式申請書様式（ExcelやWord）をダウンロード
3. 申請希望者が形式申請書様式を記入・印刷
4. 申請希望者が郵送や窓口持参で形式申請書様式を提出
5. 自治体職員が形式申請書様式の内容を所定のフォーマットに転記
6. 自治体職員が申請情報を確認して決済にまわす

自治体の補助金申請受付業務は、紙と手作業を中心とした非効率な運用が行われていました​。

kintoneを活用した補助金受付業務

【kintone化した場合】

FormBridgeとkViewerをkintoneに連携させると、補助金申請の受付から審査・承認までを一貫して電子化したシステムを構築できます。

FormBridgeはkintoneと連携できるWebフォーム作成ツールです。

Webフォームを5分程度で作成でき、外部からの問い合わせやアンケートもkintone上に収集することが可能です。

また、FormBridgeはkintoneのアカウントを持たない社員からの社内申請システムにも活用できます。

一方、kViewerはkintoneと連携できる情報公開ツールで、kintone内のWebページを簡単に作成できます。具体的には、以下の方法で情報を公開できます。

• リストビュー
• グラフビュー
• ダッシュボードビュー
• マイページビュー

公開するデータや対象者を細かく設定すると、見せたい情報だけを見せたい相手に限定して共有することも可能です。

補助金受付業務にkintoneを導入するメリット

補助金受付業務にkintoneを導入するメリットは、以下のとおりです。

• データを自動的に取り込める
• 業務効率の向上・ミスの削減
• 各申請者の進捗状況を見える化できる
• 全体状況の把握とグラフ化

kintoneを中心としたシステムを構築すると、自治体の補助金申請受付の業務効率を大幅に改善できます。メリットをそれぞれ詳しく解説するので参考にしてください。

データを自動的に取り込める

Webフォームで入力された内容は、リアルタイムでkintone上の申請データベースに登録されます。

システムに一定数のデータが蓄積されれば、過去の申請データを分析して政策立案や業務改善に役立てることも可能です。

また、申請者はインターネット上のフォームに必要事項を入力するだけで手続きが完了するため、来庁したり郵送したりする必要がありません。

審査結果や追加書類の依頼などの連絡は、申請者専用のマイページ上に通知する仕組みを構築することも可能です。

業務効率の向上・ミスの削減

kintoneを導入すれば申請データが直接電子化されるため、職員が二重入力する手間が省けます。結果的に、決裁までの処理時間が短縮され、転記ミスを回避することも可能です。

例えば、kintoneを導入した兵庫県加古川市では、特別定額給付金の申請処理速度が従来比で10倍に向上したと発表しています。

参考：Toyokumo kintoneAPP｜兵庫県加古川市がkintone導入で特別定額給付金申請のオンライン化を実現、事務処理スピードが10倍に！

各申請者の進捗状況を見える化できる

kintoneを導入すると、各申請案件ごとの進捗状況を一覧画面で確認できます。例えば、以下の処理ステータスを設定すれば、各案件がどの段階にあるかが一目瞭然になります。

1. 受付前
2. 審査中
3. 決裁前
4. 決裁後
5. 通知後
6. 報告書受領後
7. 報告書審査
8. 入金へ

また、担当者間で情報共有がしやすくなるため、案件の滞留防止やフォローアップ体制の強化にもつながるでしょう。

全体状況の把握とグラフ化

kintoneを導入すると、申請案件全体の状況をリアルタイムで集計・可視化できます。

kintone上のデータを元に補助金申請の件数や進捗内訳を自動でグラフ化できるため、どの段階の案件が何件あるかといった傾向を直感的に把握することも可能です。

グラフ化した情報は管理者への報告資料作成に活用できるので、意思決定の迅速化にもつながるでしょう。

kintoneを活用して補助金受付業務を効率化しよう

kintoneとFormBridge・kViewerを組み合わせると、専門的な知識がなくても短期間で実用的なシステムを構築できます。

補助金の受付システムを構築できれば、業務効率を向上させ、案件ごとの進捗状況を見える化することが可能です。

もし、「kintoneの導入方法がわからない」「効率的に運用できるか不安だ」と感じているのであれば、ペパコミ株式会社に相談しましょう。

ペパコミ株式会社では、徹底的なヒアリングを通じて自治体の課題を明確化し、解決策を提供しています。

kintone導入から改修内製化まで、一気通貫・伴走支援でサポートいたしますので、お気軽にお問い合わせください。

無料でヘパコミ株式会社に相談する