訪問介護の現場では、日々の業務記録や勤怠管理において紙での運用が多く見られます。
しかし、紙ベースの管理は手間がかかり、データ活用も難しいといった課題を抱えている事業所が少なくありません。
kintoneを活用すれば、訪問介護の業務管理を一新し、勤怠管理もスムーズに進められるようになります。
本記事では、訪問介護管理をkintoneで実現した事例をご紹介しますので、IT化にお困りの方は、ぜひご参照ください。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
kintoneで変わる訪問介護現場の現状
訪問介護における紙ベースの課題 訪問介護の現場では、利用者の状態記録、提供したサービスの内容、ヘルパーの出退勤時間など、多岐にわたる情報を日々記録する必要があります。
これらの情報を紙で管理する場合には、記入漏れや記入ミスが発生しやすくなるほか、後からの集計や分析に膨大な時間と労力を要します。
また、情報の共有も対面や電話といったアナログな方法に依存し、タイムラグが生じる可能性がありました。現場のヘルパーは、ケアに加えて記録業務にも時間を費やすため、本来の業務に集中できない状況も生じていたと考えられます。
しかし、kintoneを導入しペーパーレス化 すると、紙で管理していた介護記録や報告書をすべてデジタル化できます。
これにより、ヘルパーはスマートフォンやタブレットから直接情報を入力でき、時間や場所を選ばずに記録可能です。記録されたデータはすぐにシステムに反映され、管理者や他のヘルパーがリアルタイムで確認できるため、情報共有がスムーズになります。
ペーパーレス化によって、印刷や保管にかかるコストも削減でき、紛失リスクも軽減されます。
そのため、ヘルパーはより利用者のケアに時間を割けるようになります。
kintoneを活用した訪問介護管理システムの機能概要
kintoneを活用すると、日々の業務記録から、ヘルパーの勤怠情報、利用者の状態管理まで、一つのシステムで完結できるよう設計できます。
ここでは以下2つのシステムについて解説します。
- ヘルパーと利用者情報の記録
- サービス内容と金銭管理の入力
- 利用者状態と過去履歴の共有
それぞれ確認していきましょう。
ヘルパーと利用者情報の記録システム
このシステムでは、まず「利用者様名」（介護先の名称）と「ヘルパー名」を新規作成画面で入力します。ヘルパー名は、マスターデータと連携させてルックアップやユーザーフィールドを活用する設計もできますが、簡便な文字入力方式も選択可能です。
次に、訪問の日付、サービス開始時刻、終了時刻を入力します。これらの基本情報が正確に記録されることで、後の勤怠管理やサービス提供時間の集計の基礎となります。
サービス内容と金銭管理の入力
介護サービスの内容については、具体的な活動項目をチェック形式で入力できます。
例えば、生活援助の内容を細かく選択する機能や、食事の摂取状況（全食したか、残したか）を記録する項目があります。食事を残した場合には、その理由や詳細を追記可能です。
また、買い物代行を行った際には、「預かり金」「使った金額」を入力することで、自動的に「お釣りの差額」が算出される機能も備えています。レシートの写真を添付できるため、金銭の透明性も確保できます。
利用者状態と過去履歴の共有
このシステムでは、利用者様の現在の状態を記録する項目が設けられ、次に訪問するヘルパーへの引き継ぎ事項として活用できます。
例えば、利用者の体調や精神状態、特別な注意事項などを入力することで、ヘルパー間の連携が可能です。
さらに、過去にその利用者に対して実施した介護の履歴が自動的にシステムに蓄積され、一覧で確認できる機能も備わっています。
これにより、ヘルパーは訪問前に過去の記録を閲覧し、利用者の変化や特異事項を把握した上でサービスを提供できます。例えば、「直近だと体も動かない」といった引き継ぎ事項も、過去の履歴から素早く確認できるため、継続的なケアの質を高める上で役立つでしょう。
kintoneで実現する訪問介護の勤怠管理
kintoneを導入すると、日々の記録がそのまま勤怠情報として集計され、多様な角度からのデータ分析が可能です。
ヘルパー別労働時間の集計と勤怠管理への応用 kintoneシステムにヘルパーが日々のサービス開始時刻と終了時刻を入力するだけで、自動的に勤怠情報として蓄積される仕組みです。
また、このデータを利用すると、月別や人別にヘルパーごとの合計労働時間を集計できます。
そのため、個別の勤怠管理表を別途作成する手間を省き、効率よく労働時間を把握できます。また、月末の給与計算やシフト作成の際にも、正確な労働時間データに基づいてスムーズな作業ができるようになるでしょう。
kintoneを訪問介護業界で導入するメリット
kintoneは、勤怠管理だけでなく、さまざまな業務分析にも活用できます。
例えば、「利用者別の時間割」としてグラフ化すれば、特定の利用者に対してどのような種類の介護サービス（身体介護、生活援助など）がどれくらいの時間提供されたのかを一目で把握可能です。
このデータは、事業所のサービス提供状況を客観的に評価し、サービス品質の向上や人員配置の見直しに役立ちます。また、利用者の状態変化と提供サービスの関係性を分析すると、個別のケアプラン改善や、さらなる顧客満足度向上施策へとつなげられるでしょう。
kintoneの標準機能だけで、このような多角的なデータ分析が行えるため、特別なツールを追加購入する必要もありません。
また、kintoneで構築したシステムは、スマートフォンやタブレットからの入力に特化して設計されています。
なお、シンプルな画面構成と直感的な操作性により、ITツールに不慣れな方でも、比較的短期間でシステムに慣れ親しめます。
そのため、現場のヘルパーが抵抗なく使えるシステムであるため、日々の記録業務の負担を大幅に軽減し、情報入力の定着率を高められるでしょう。
ペパコミ株式会社がサポートするkintone導入の成功事例
介護業界は、IT化が他の業界に比べて進みづらい傾向があると言われています。
しかし、弊社が支援させていただいたお客様においては、例外なく社内のIT化を実現されています。それは、kintone導入において、単にシステムを提供するだけでなく、現場への定着を重視したサポートを行っているからに他なりません。
kintoneを導入するだけでは、その真価は発揮されません。現場の従業員がシステムを日常的に使いこなし、業務に深く浸透させることが重要です。
弊社では、特に「社内への浸透」を重視し、使いこなせるようになるまで手厚くサポートを提供しています。このような伴走型のサポートにより、kintoneがお客様の業務に不可欠なツールとして定着するように努めています。
介護業界の業務効率化を図りたい方はkintoneを導入してみましょう
kintoneを活用した勤怠管理システムは、訪問介護事業所の業務効率化と経営改善に大きく貢献します。
日々の介護記録が自動的に勤怠情報へと繋がり、手間のかかる集計作業から解放されるからです。さらに、蓄積されたデータは、サービス品質の向上や人員配置の最適化といった、経営戦略の立案にも役立つでしょう。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
コメント