自治体におけるkintone導入で最初につまずきやすいのが、庁内でkintoneについて理解してもらうことです。
とくに、提案や予算要求時には、決裁ルートにいる職員と財務査定への説明がうまくいくかによって、結果が異なります。
提案の際は、幹部の集まる庁議や、議会など、担当者自身が説明できるとは限りません。ですので、わかりやすい資料を準備しておきましょう。
当記事では、予算獲得のための資料づくりを解説します。
行政職員の方で、導入時の支援に弊社を選択肢に入れてくださる場合に限り、当記事の画像をお使いいただいてもかまいません。（加工せずにお使いください）
なお、ペパコミ株式会社では、自治体でも数多く業務支援や研修を行っています。kintone活用にお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
自治体の予算獲得までのスケジュール
ご存知のとおり、自治体の予算獲得までのスケジュールは、公費ですから、即断即決とはいかない仕組みで運営されています。
kintone活用をはじめ新規事業や見直しには、企画段階から実施までに2年以上かかります。庁内の調整がスムーズにいくために、各ステップで、効果的なプレゼンを目指しましょう。
| ステップ | 時期（自治体や議会のタイミングで異なります。） |
| 予算作成 | ５～７月頃 （人事異動でリセットされる可能性あり） |
| 財務部での査定 | ７～９月 |
| 予算案可決 | 翌年１月～２月 |
| 事業実施へ | 次年度 |
自治体がkintoneを導入する際は決裁ルートの“全員が理解できる資料”が必要
予算案を進めるには、決裁権者までの多くの階級の人の承認と財務査定を通すことが必要です。
なかには、ITが苦手で、kintoneの「入力」と「内製」の違いが判らない人もいるでしょう。説明する場合は、当記事のようにイラストや図解をもとに説明することが有効です。
自治体で導入をご検討し、弊社を選択肢に入れてくださる場合に限り、当記事の画像をお使いいただいてかまいません。
財務査定での指摘に備えた対応として、
予算案は財務査定があります。「他の部署の動向」や「代替えツールとの比較」も準備しましょう。
どれほど準備していても、予算が通らない場合もあります。「なんでか知らないけど、予算が付かない」と終わらせずに、財務部に理由を聞き、今後に活かしましょう。
kintone導入の提案資料に載せたい4つのポイント
プレゼンは、担当者自身が説明できるとは限りませんので、資料を丁寧に作成しましょう。
では、さっそく資料に載せるべき内容を紹介していきます。
- kintoneの特徴と仕組み
- kintoneの汎用性が一目瞭然の「自治体事例」
- デジタル庁の「アナログ規制の見直し」にも有効
- kintoneの必要経費の考え方
それぞれ解説していきます。
①kintoneの特徴と仕組み
ノーコードのメリット
kintoneは、プログラミングせずにシステムをつくれるノーコードツールです。習得もスムーズですが、システムの開発や改修も即席で行える「アジャイル開発」です。
標準機能と拡張機能（プラグイン）
kintoneの標準機能はデータベース・コメント・プロセス管理です。拡張機能が多くの企業から提供されているので、併用することで多様なシステムを実現できます。
また、プラグインの多くがドメイン単位の課金なので、業務に応用するほど、コスパが良くなります。
詳細は、下記の関連メディアをご参照ください。
関連メディア：プラグインメディア
データ一元化のメリット
kintoneにデータを一元化し、プラグインを併用することで転記作業から解放されます。
プラグインやパートナー企業の関係
kintoneのエコシステム（生態系）という概念があります。
「kintoneと関係のあるプラグインのベンダー」や「開発や研修や伴走支援のパートナー」を含めたサービスの生態系の仕組みをさします。
現在、600を超えるプラグインと、450を超えるパートナー企業によって大きく発展しています。
②kintoneの汎用性が一目瞭然の「自治体事例」
自治体がkintoneを導入すると、下記のような業務に活用できます。
| 種類 | |
| 災害 | 避難所・個別避難計画・寄付 |
| 住民の手続き | 補助金・おくやみ・教育相談・母子手帳・保育園・粗大ごみ |
| 庁内の手続き | 異動希望・決裁・選挙・運転日報・照会回答・非正規職員 |
| 外回り | 放置自転車通報・道路維持・街路灯管理・被災報告・現地調査 |
| 庶務 | 附属機関・謝金・挨拶文 |
| 庁内管理 | 備品管理・公用車管理・システムの管理・請求 |
| 情報公開 | 報道発表・入札情報・犬や猫の譲渡 |
| 福祉系 | 介護サービス・認定調査・認定審査・地域包括 |
| プロジェクト | 虐待防止・地域づくり・自治体間連携 |
| その他 | 議会答弁AI作成・監査業務 |
応用できる業務例は、下記記事をぜひご覧ください。
関連記事：自治体のkintone事業例50選
③デジタル庁の「アナログ規制の見直し」にも有効
提案時に紹介できるkintoneのメリットには、デジタル庁による「アナログ規制の見直し」もあります。
現在、自治体の手続きは、次のような観点での見直しが求められています。
- 手書きをしないで済む
- 窓口に行かないで済む
- 重複した手続きは一度で済む
kintoneの活用が広がっている自治体は、手続きの多くを大きな経費をかけずにデジタル化できます。詳細は下記記事を参照してください。
関連記事：自治体の「書かない窓口」のためにkintoneを使い倒す方法
④kintoneの必要経費の考え方
kintoneは、kintoneのライセンスだけでは活用の幅が広がりません。
次の項目のように、プラグインの選定や、LGWAN対応、研修など、様々な展開を想定しましょう。
- kintoneライセンス費用とは
- LGWAN環境でのkintone活用に必要な経費とは
- プラグイン費用のとらえ方
- 研修・伴走支援の経費と人件費の捉え方
kintoneライセンス費用とは
kintoneを利用する際の費用は下記の通りです。
- インターネット上で使う場合とLGWAN環境で使う場合で準備する内容が異なるため、両方かいずれかを検討する。
- アカデミック/ガバメントライセンスが適用されます。
- スタンダードコース推奨（プラグインを使うために必要であるため）
- 課金は、ユーザー単位（プラグインの併用によって、全員がライセンスが必要とは限りません。）
- 「自治体まるごとDXボックス」など期間限定の支援がある。
関連記事：料金体系や関連費用を踏まえた「予算の立て方」を徹底解説
LGWAN環境でのkintone活用に必要な経費とは
kintoneは、インターネット環境のみならず、LGWAN環境でも活用できます。とくに、文書管理システムや、財務管理や人事管理などの基幹システム・税務・福祉などの個人情報を扱う業務・入札・調達システムはLGWAN内で行われています。
その際には、次のいずれかのツールが必要です。
※連携の保障内容はご確認ください。
プラグイン費用のとらえ方
プラグインや連携サービスは、インターネット上だけで活用できるツールとLGWAN環境で使えるツールがあります。
また、課金の基準は、kintoneのドメイン単位であることが多いです。そのため、業務システムを増やすほど、コスパが良くなる仕組みです。
関連記事：【自治体向け】増加中!！LGWAN対応のkintoneプラグインと接続ツールとは？
研修・伴走支援の経費と人件費の捉え方
研修は、パートナー企業によって価格やサポート内容が異なります。
| 講師 |
|
| 研修内容 |
|
| 受講方法 | オフライン・オンライン |
| 柔軟性 | 柔軟なプログラム・固定のプログラム |
学習時間も人件費ですので、効率的な研修にしましょう。
kintoneの導入や普及は、自治体支援の実績があるぺパコミ株式会社へご相談ください
弊社は、全庁的な展開を進めたい自治体の方の研修で特に定評があります。kintoneの操作研修だけでしたら、多くのパートナー企業で教えることができますが、弊社の研修は操作方法のみならず、「受講者の選出方法や普及のコツ」「業務に沿った研修」「プラグインも含めた研修」「DX人材の育成のロードマップ」などを検討しながら準備が必要です。
弊社では、皆様の組織の具体例をまじえて、ご相談に応じることができます。お気軽にご連絡ください。
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