「kintone（キントーン）で日報のフォーマットを揃えたい…」
「kintone（キントーン）の日報アプリは、日々のデータが集計できるって本当？」
さまざまな業務課題が解決できるアプリを、専門知識なしで開発できるkintone（キントーン）。日報を紙ベースで運用していると、記入を忘れてしまったり内容がばらばらだったりと管理しにくくなり、日報から改善策を見出せなくなってしまうこともあります。
そこで、今回はkintone（キントーン）で日報の運用を行うメリットや活用方法、具体的な導入事例などを紹介します。
kintoneに関して以下のお悩みはありませんか？
「プロジェクトやタスクの進捗状況を視覚的に把握したい」
「kintoneでガントチャートを作成する具体的な手順や設定方法を知りたい」
本記事では、kintoneでガントチャートを作成・運用する方法を詳しく解説します。おすすめの無料プラグインや運用時の注意点なども紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
業務アプリの内製化や業務改善に興味がある方には、kintoneの概要から導入のポイント、成功事例までを詳しく紹介している下記記事がおすすめです。
関連記事：kintone（キントーン）とは？業務改善のためにできることや特徴・機能を紹介
kintoneのガントチャートに関する個別の相談をご希望なら、ペパコミ株式会社へお任せください。
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kintone（キントーン）でガントチャートを作る3つのメリット
まずは、kintonでガントチャートをつくるメリットを3つに絞って紹介します。
- いつでもスマートフォンで確認できる
- 全体の進捗を把握しやすい
- クラウド上でデータを安全に保管できる
1つ1つ詳しく解説していきます。
いつでもスマートフォンで確認できる
kintoneはインターネット環境さえあれば、どこからでも利用できる点が魅力です。モバイルに最適化されているため、パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットからもアクセスできます。
またタッチスクリーンにも対応しているため、タップやスワイプのみで情報の閲覧や更新が行えます。作業現場など、座って作業ができないような方でも状況把握がしやすいのが特徴です。
さらにどこからでも、リアルタイムでプロジェクトの進捗を確認し、必要に応じて更新できるのが大きな強みです。
プロジェクトメンバー全員が常に最新の情報を共有できるため、担当者への確認の手間やタイムラグが発生しません。
kintoneを活用すればチーム間のコミュニケーションが柔軟にとれるので、個人の業務が効率化されるだけではなく、チーム全体の生産性が向上します。
全体の進捗を把握しやすい
複数プロジェクトの一元管理は、kintoneのガントチャートがあれば容易です。kintoneは直感的でシンプルな操作性なので、ひと目でプロジェクトの進捗を把握できます。
タスクの期限はもちろん、依存関係にあるタスクの進行状況も視覚的にわかりやすく表示され、誰が見ても理解しやすい体裁です。
また、タスクを案件ごとに分類分けできるものや、スケジュールと案件やタスク一覧を一つの画面で表示できるプラグインがあります。
kintoneのガントチャートは工程管理に必要な機能が豊富に備わっており、プロジェクトの管理や作業の調整をスムーズに行えます。
クラウド上でデータを安全に保管できる
kintoneはクラウドサービスなので、データはクラウド上に保管されます。クラウドサービスはデータのバックアップや復元が可能なので、データが紛失してしまう危険がありません。
またクラウド上でデータを一元管理するため、セキュリティ面での安全性も高く保てます。
企業の重要なデータを安心して扱うことができる点は、kintoneを使う大きなメリットの一つです。
kintoneでガントチャートを作るにはプラグインが必要
kintoneの標準機能のみでは、一般的にイメージされるガントチャートを作成するのは難しいため、プラグインの利用が推奨されています。
また、標準機能ではプロジェクト全体のタスクを横軸の時間に沿って帯状に表示し、進捗状況を視覚的に把握できるガントチャート形式での表示機能は備わっていません。
kintoneでガントチャートを作成できるプラグインは、無料版と有料版どちらもあるため、それぞれ特徴や機能が異なるため、自社のニーズに合った選択が重要です。
kintoneのガントチャートプラグインおすすめ6選
kintoneでガントチャートを活用するためにはプラグインの導入が必要です。以下ではおすすめのプラグインを厳選して6つ紹介します。
- ガントチャートプラグイン
- 日程・工程・稼働表作成プラグイン（TIS社）
- Timelineプラグイン（TIS社）
- カレンダーPlus（ラジカルブリッジ社）
- KOUTEIプラグイン（アーセス社）
- KEIKAKプラグイン
無料版のプラグインでも、プロジェクト管理に必要な機能は備わっていますが、有料版はより詳細で高度な機能の利用が可能です。
プロジェクトの規模やニーズに合わせて利用するプラグインを選択しましょう。
kintoneのガントチャートプラグイン4選【無料】
kintoneでガントチャートを作成する際に、無料で利用できるプラグインは以下の4つです。
- ガントチャートプラグイン｜シンプルな構造で簡単
- 日程・工程・稼働表作成プラグイン｜開始日や終了日を基に自動的にチャートが生成
- Timelineプラグイン｜複数日付・サブテーブル対応
- カレンダーPlus｜カスタマイズ可能な色分け設定
それぞれ以下で詳しく解説します。
ガントチャートプラグイン｜シンプルな構造で簡単
ガントチャートプラグインは、サイボウズ社がcybozu developer networkで公開している無料のプラグインです。シンプルで設定がしやすく、プロジェクトのタイムラインと案件一覧が同時に表示される特徴があります。
ガントチャートの表示は、進捗率や担当者ごとでの色分けができます。色数に制限はないので、プロジェクトの現状を把握しやすいように自由にカスタマイズできることが魅力です。
ガントチャートの表示順はkintone標準の一覧設定に準拠しています。そのため、初期設定のままだと複数の案件が入り乱れて表示されてしまうかもしれません。
表示が分かりにくいと感じるときは、設定の変更をして一覧表示の表示順を変更してみましょう。
ガントチャートプラグインは、直感的な操作性と見やすさでプロジェクト管理を容易にします 。
日程・工程・稼働表作成プラグイン｜開始日や終了日を基に自動的にチャートが生成
日程・工程・稼働表作成プラグインでは、タスクが案件ごとにまとめて表示されます。複数の案件が同時並行している場合に、案件ごとのスケジュールを把握しやすいのが特徴です。
設定はとてもシンプルで、開始日・終了日・タスク名を指定するだけでタスクを追加できます。
またドラッグ＆ドロップでタスクの期間の調整ができるため、毎回、編集画面を開く必要がありません。
さらに複製ボタンからタスクの追加が可能です。日程・工程・稼働表作成プラグインはシンプルで視覚的な操作性のため、日程の把握と計画の調整がスムーズに行えます。
ただしタスクの表示位置を変更できないため、ガントチャートプラグインのように、タスクを上から順に階段状に並べて表示させたい場合は不向きです。
Timelineプラグイン｜複数日付・サブテーブル対応
Timelineプラグインは、TIS社が提供する無料のプラグインです。Timelineプラグインは、日程・工程・稼働表作成プラグインの改良版のようなイメージです。
日程・工程・稼働表作成プラグインでは扱えなかった、複数日付やサブテーブル内の日付フィールドなどをガントチャートで表示できます。
日程・工程・稼働表作成プラグインよりも扱えるフィールド（「入力ボックス」や「表示エリア」のこと）が増えているので、より便利に使いたい方におすすめです。
カレンダーPlus｜カスタマイズ可能な色分け設定
カレンダーPlusは、ラジカルブリッジ社が提供する無料のプラグインです。kintoneにカレンダー機能を追加するプラグインですが、ガントチャートと組み合わせて利用できます。
使用感は日程・工程・稼働表作成プラグインと似ており、案件ごとのまとまりでタスクの管理が可能です。
ガントチャートの表示形式は案件別だけではなく、リソース別での表示が可能なので、複数の視点でタスクを管理できます。カレンダーPlusはスケジュール管理としてカレンダー表示も行いたい場合に便利です。
ただし、完全なリソース別スケジュール管理機能は有料版でしか使えず、試用版では警告が表示されることに注意してください。
kintoneのガントチャートプラグイン2選【有料】
以下ではおすすめの有料プラグイン2つ紹介します。
- KOUTEIプラグイン｜複雑なプロジェクトや多段階の工程管理にも対応
- KEIKAKプラグイン｜3つの形式でプロジェクトやタスクを表示
それぞれ無料プラグインとどのように異なるのか確認していきましょう。
KOUTEIプラグイン｜複雑なプロジェクトや多段階の工程管理にも対応
KOUTEIプラグインは、株式会社アーセスが有償で提供するガントチャートプラグインです。価格は月額プランが10,000円（税抜）、年額プランが98,000円（税抜）となっています。
ガントチャート上で、プロジェクトに関わるすべての情報を編集することが可能です。
タスクにカーソルを合わせると詳細情報が吹き出しで表示され、直接編集できます。ですので、プロジェクト全体を見ながらスケジュールを柔軟に立てることが可能です。
KOUTEIプラグインは使いやすさだけでなく、視認性にもこだわりがあります。
ガントチャートのそばに案件の一覧が並び、プロジェクトの進捗状況や担当者が明示されています。
さらにアラート機能で、遅延が発生したタスクやプロジェクトについて通知を受け取ることが可能です。KOUTEIプラグインは、工程管理をより効率的で柔軟に行いたい企業に向いています。
KEIKAKプラグイン｜3つの形式でプロジェクトやタスクを表示
KEIKAKプラグインは、株式会社アーセスが有償で提供するガントチャートプラグインです。
KEIKAKプラグインは使い勝手がよく、プロジェクト管理に必要な機能が豊富に揃っています。
月額プランは20,000円（税抜）、年額プランでは200,000円（税抜）で利用可能です。導入はとても簡単で、KEIKAKアプリのインストールだけで、必要なマスタアプリが自動で作成されます。
KEIKAKプラグインはガントチャートだけでなく、「カンバンボード」や「カレンダー形式」での表示もサポートしており、多様な管理スタイルに対応可能です。
またタスク間の依存関係も設定できるので、リソースの割り当てや優先順位の調整も容易になります。KEIKAKプラグインは、複雑なプロジェクトでも、効率的で柔軟に管理できる強力なツールです。
kintoneのガントチャートプラグインを設定する方法【5STEP】
ガントチャートの便利さを知ったことで、実際に活用してみたくなった方もいるでしょう。以下ではkintoneでガントチャートを設定する方法を5ステップで紹介します。
cybozu developer networkで公開されている「ガントチャートプラグイン」のサンプルプラグインのページを参考に作業を進めることをおすすめします。
1.プラグインのパッケージング
❶プラグインを使うために必要なソースコード（HTML, CSS, JavaScriptファイルなど）を含むフォルダをまとめてダウンロードします。
GitHubにアクセスして「examples/ganttchart」フォルダごとダウンロードしてください。
❷ダウンロードしたzipファイルをkintoneのシステム管理画面からアップロードし、プラグインとして読み込みます。
2.プラグインの読み込み
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❶kintoneの設定から、「kintoneシステム管理」をタップします。
❷「その他」の中にある「プラグイン」をタップします。 ❸画面左上に表示される「読み込む」をタップします。 ❹「参照」から読み込むプラグインのzipファイルを選択し、「読み込む」を選択します。 ❺プラグイン一覧にプラグイン名が表示されていれば完了です。ポータル（kintoneトップページ）に戻りましょう。 |
3.アプリの追加 |
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引用：kintone公式サイト |
To Doアプリを読み込む理由はガントチャートプラグインでの利用を前提としています。
❶ポータルのアプリアイコンの右横にある「＋」をタップし、アプリストアを開きます。 ❷アプリストアの画面左にあるパネルから、「To Doアプリ」を選択します。 ❸アプリ名の下に表示される「このアプリを追加」をタップします。 |
4.アプリの設定 |
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引用：kintone公式サイト |
アプリの設定画面から、タスクの表示形式やデザインなどの設定が可能です。
また、必要に応じてテーブルフィールドを追加します。 |
5.プラグインの追加と設定 |
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引用：kintone公式サイト |
❶アプリの設定画面から「カスタマイズ／サービス連携」に進み「プラグイン」を選択します。
❷ガントチャートプラグインを追加します。 ❸「プラグインの設定」からデザインやフィールドを設定し、「保存」をタップします。 ❹アプリの設定画面で「設定完了」をタップして完了です。※アプリでプラグインを追加するためには、システム管理画面でプラグインを事前に追加する必要があります。
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設定がすべて完了したら、ガントチャートの動作確認をしましょう。
利用していて不便な点が出てくるたびに、設定を微調整していくことをおすすめします。
kintoneのガントチャートをJavaScriptでカスタマイズする方法
JavaScriptを使えば、ガントチャートの見た目や動作を自由に変更できます。
ここではJavaScriptを用いてガントチャートをカスタマイズする方法を紹介します。
| ①JavaScriptファイルの準備 カスタマイズに用いるJavaScriptファイルには、ガントチャートのデザインや、特定の動作をカスタマイズするコードを記述します。 kintoneの公式ページにあるサンプルコードを参考にすると、実装しやすいかもしれません。 例えば、ガントチャートでToDoを表示するソースコードのサンプルがあります。 ファイルの拡張子は「.js」で、文字コードは「UTF-8」を指定してください。 |
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引用：サイボウズ公式サイト |
②JavaScriptファイルをkintoneにアップロード kintoneのアプリ設定画面から「設定」を選択し、「JavaScript / CSSでカスタマイズ」からファイルをアップロードします。 |
さいごに、ガントチャートが想定通りに動くのか確認しましょう。
kintone（キントーン）の無料プラグインでガントチャートを作る方法
ここでは「日程・工程・稼働表作成プラグイン」を使って、タスクの追加手順を紹介します。
引用：TIS社公式ページ |
まず、タスクの開始日から終了日までドラッグします。 |
引用：TIS社公式ページ |
マウスカーソルを離すと、日付が入力された状態でポップアップが表示されます。 問題ない場合はOKボタンをタップして登録します。 |
引用：TIS社公式ページ |
ガントチャートにタスクが追加されました。 編集はタスク上部のえんぴつマークから可能です。 |
引用：TIS社公式ページ |
タスクの期間を調整する場合は、タスクの右端にカーソルを合わせてクリックしたまま引っ張ると、サイズを変更できます。 また、タスクの位置はドラッグアンドドロップで変更できます。 |
基本的なタスクの調整であれば、マウスだけで簡単に作業できます。
ぜひ実際にガントチャートを作成して試してみてください。
kintoneでガントチャートを運用する際の4つの注意点
kintoneでガントチャートを運用する際の4つの注意点は、以下のとおりです。
- 「ライトコース」契約ではプラグインが利用できない
- プラグイン同士の干渉が発生する可能性がある
- データ量が多いと表示が遅くなる可能性がある
- 初心者には難易度が高い場合がある
ガントチャートを効果的に活用するためには、課題を理解した上で適切に対処するのが大切です。注意点の内容をそれぞれ詳しく見ていきましょう。
「ライトコース」契約ではプラグインが利用できない
kintoneでガントチャートを運用する際は、基本的にプラグインが必要です。しかし、ライトコース契約はプラグインに対応していないため、ガントチャートの作成・運用ができません。
kintoneのライトコースは、機能が限定されたプランであり「外部サービスとの連携、プラグイン、および拡張機能は利用できない」と明記されています。
ガントチャートの活用を検討する際は契約プランを確認し、プラグインが利用可能であることを確認しましょう。
プラグイン同士の干渉が発生する可能性がある
kintoneで複数のプラグインを同時に利用すると、プラグイン同士が干渉し合い、予期せぬ動作不良や運用上の支障が発生する可能性があります。
kintoneのプラグインは、標準機能にはない機能を追加・拡張するための追加プログラムです。
複数のプラグインを同一のkintoneアプリに追加して利用できますが、各プラグインは独立して開発されているため、組み合わせには注意が必要です。
データ量が多いと表示が遅くなる可能性がある
kintoneでガントチャートを運用する際、データ量が多いと画面の表示速度が遅くなる可能性があります。
例えば、レコード数が多い場合、一覧画面やAPIでのデータ取得に時間がかかります。
また、テーブルの行数やフィールド数が多い場合、1レコードあたりのデータ量が増加し、描画速度が低下するケースも少なくありません。
kintonemでガントチャートを運用する場合、アプリの分割や不要なデータの削除など、データ量を適切に管理しましょう。
初心者には難易度が高い場合がある
kintoneでガントチャートを運用する際、初心者には設定や運用の難易度が高い場合があります。
ガントチャートを正しく表示するには、kintoneアプリ内で開始日・終了日・タスク名などのフィールドを適切に設定しなければなりません。
また、プラグインによってはさらに細かいカスタマイズが必要になる場合もあります。
ガントチャートの活用には一定の知識と経験が求められるため、導入前にしっかりと学習するのが大切です。
kintoneでガントチャート活用に成功した事例
不動産業のある企業では、kintoneのガントチャートを導入する前は手作業でExcelガントチャートを作成していました。
そのため、最新のデータ作成に手間がかかったり、最新の空き状況確認に時間がかかったりしていました。
kintoneのガントチャートを利用し始めてからは、物件契約・最新予約状況を自動作成できるようになり、サービス品質を向上させるのに成功しています。
参考：cyboze｜kintone 活用イメージ集 Vol.2 Partner Solution特集（P26）
kintoneのガントチャート活用に関するよくある質問
kintoneのガントチャート活用に関してよくある質問を整理しました。ガントチャートを効果的に運用するためのヒントを得たい方は、参考にしてください。
ドラッグ＆ドロップでタスクのスケジュール調整が可能ですか？
kintoneのガントチャートプラグインを利用すれば、ドラッグ＆ドロップ操作でタスクのスケジュール調整が可能です。
マウス操作のみでタスクの移動や期間変更ができるため、詳細画面を開かずにスケジュールを調整できます。
ドラッグ＆ドロップで変更した内容が即座に反映され、チーム全体で最新情報を共有できるため、業務効率化につながります。
直感的な操作でスケジュール管理ができるのは、ガントチャートならではのメリットです。
タスクバーや行、セルの色を条件に応じて変更できますか？
kintoneのガントチャートプラグインを利用すれば、以下の項目の色を条件に応じて自動で変更可能です。
- タスクバー
- 行
- セル
条件に応じた色分けにより、重要なタスクや期限が近い項目を直感的に確認できるため、スケジュール管理の効率が向上します。
また、視覚的にわかりやすいガントチャートを作成すると、プロジェクトの進捗状況を的確に把握できます。
ガントチャート利用時によくある課題とその解決策は何ですか？
ガントチャートを利用する際に、タスクやスケジュールの変更が頻繁に発生すると、手作業での修正が煩雑になることがあります。
特に大規模なプロジェクトの場合は、タスクやスケジュールの変更作業に膨大な時間と労力を要するケースが少なくありません。
解決策としては、自動更新機能を備えたツールを導入し、変更の手間を軽減することが挙げられます。
kintoneのガントチャートプラグインには、データの変更を自動的に反映する機能が備わっているものがあるため、活用を検討しましょう。
ガントチャートが現場で使われなくなる原因と対策は何ですか？
ガントチャートが現場で使われなくなる主な原因には、以下が挙げられます。
- 更新の手間がかかる
- タスク依存関係が見えにくい
- 現実的でないスケジュールが設定される
ガントチャートはタスクの前後関係を表すのには適していますが、複雑な依存関係や相互作用を視覚化するのが難しいため、プロジェクトを計画通りに進められない原因になり得ます。
また、締め切りから逆算して無理なスケジュールを立ててしまい、実際の工数やリソースを考慮していない計画になっている場合も少なくありません。
ガントチャートを現場に定着させるには、タスクの依存関係を明確にし、現実的なスケジュールを立てるのが大切です。
kintoneを活用したガントチャートを形骸化させないためにも、運用ルールを設けて適切に管理しましょう。
ガントチャート活用のサポートが必要なら「ペパコミ株式会社」がおすすめ！
kintoneでガントチャートを活用すれば、プロジェクト全体の把握が容易になり、生産性を大幅に向上できます。無料のプラグインにも必要最低限の機能は備わっているため、コストを抑えて業務を効率化させることが可能です。
本記事では、おすすめのプラグインや、プラグインの導入方法から活用までの流れを解説しました。
しかし、実際にガントチャートプラグインの設定やカスタマイズをしてみると、思うように運用できず困ることもあるでしょう。
kintoneのガントチャートに関する個別の相談をご希望なら、ペパコミ株式会社へお任せください。
貴社の状況に合わせた最適な活用法をご提案します。まずはお気軽にご相談ください。
ぺパコミ株式会社は、kintone（キントーン）を提供しているサイボウズ社のオフィシャルパートナーです。さまざまなkintone（キントーン）導入・構築の支援をしてきた実績があります。
これまでの経験をもとに分かりやすく解説するので、ぜひ最後まで読んでいただき、kintone（キントーン）で業務改善に役立つ日報の運用を実現しましょう。
実際にkintone（キントーン）の導入を検討している人は無料相談してみてください。
kintone（キントーン）で日報を管理するメリット
kintone（キントーン）で日報を管理するメリットは以下の4つになります。
- 情報の一元管理が可能
- 外出先でも利用できる
- フォーマットを自由に設定できる
- 自動で集計ができる
それぞれのメリットについて説明していきますね。
情報の一元管理が可能
kintone（キントーン）を活用すると、統一したフォーマットで一元管理できるのがメリットです。
紙やExcelで日報を管理していると、人によっては日報の形式や報告内容にばらつきがあり、内容が分かりにくくなってしまう場合もあるでしょう。
情報の重複や漏れなども起こり得るため、検索や修正作業が発生することも考えられます。
kintone（キントーン）であれば統一したフォーマットを一箇所に集められるので、業務全体の見える化が実現できます。
外出先でも利用できる
kintone（キントーン）はインターネットに接続できる環境があれば、スマートフォンやタブレットでも利用できます。
営業からの帰社途中や出張中に入力できるため、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方も実現可能です。
外出が多いビジネスパーソンやリモートワーカーにとって、kintone（キントーン）を使った日報の管理は大きなメリットと言えます。
フォーマットを自由に設定できる
kintone（キントーン）ではリッチテキストや日付、チェックボックスなど28個のパーツを自由に組み合わせてフォーマットが作成できます。
フォーマットの作成は専門知識がなくてもドラッグ＆ドロップの直感的な操作で行えるため、簡単に自社に合ったフォーマット作成が実現します。
カーディーラーであれば新車の販売に関する営業活動の日報、不動産であれば物件のメンテナンス報告など、あらゆる業務に対応できるのです。
kintone（キントーン）で自社に合った日報を作成できれば、日々の管理業務の効率化や正確性の向上が期待できます。
自動で集計ができる
kintone（キントーン）で日報をまとめた後は、グラフ機能を使うことで登録内容を自動集計することも可能です。
営業の訪問件数や異常が多かった点検内容などを集計することで課題が見える化し、業務効率化の施策を考えられます。
さらにkintone（キントーン）はAPI連携が可能なため、プラグインを利用したり開発したりすることで他のシステムや、アプリケーションとの連携も可能です。
例えば、日報データを人事管理システムや経費精算システムに連携すれば、よりスムーズに業務を進められます。
自動集計機能をうまく活用することで、社内業務の効率化と業務改善に繋がるでしょう。
kintone（キントーン）で日報アプリを作成する手順
kintone（キントーン）で日報アプリを作成する手順は、以下の6ステップになります。
- 日報管理で集計する数字を明確にする
- 残業時間･残業代などの掛け率の異なる数字をどのように算出しているかを確認する
- 日報入力を補助できるプラグイン選定する
- 自動集計をして、エクセルで集計していた数字と合うかを確認する
- 承認フローや閲覧・編集権限を設定する
- 運用開始してから発生した勤怠に合わせてアプリを調整する
労働時間の計算が異なる夜勤や残業に対しても、入力項目を分けて対応することができます。自社に合った項目を追加することで、より便利に使えます。
kintone（キントーン）で日報アプリを作成する際のポイント
kintone（キントーン）で日報アプリを作成する際のポイントは以下の3つになります。
- 基本的な勤怠に対応させる
- プラグインを活用する
- 承認フローや閲覧・編集権限を設定する
1つずつ説明していきます。
基本的な勤怠に対応させる
まずは、基本的な勤怠に対応させる必要があります。なぜなら、最初から全てのケースを想定してアプリを作成するのは難しいからです。
特に建設業や運送業などは、イレギュラーな勤怠は少なくありません。また、残業や夜勤など、勤怠のパターンはさまざまです。
これらのことから、まずは基本的な勤怠に対応させることが重要となります。基本的な状態ができたうえで、徐々に改善していき、自社の勤怠に対応させるのがおすすめです。
プラグインを活用する
プラグインを活用することで、日報が入力しやすくなり使い勝手が良くなります。
kintone（キントーン）はデータ共有や集計のしやすさがメリットである反面、実際に紙に入力をしている現場では操作がしにくいと手間に感じてしまい、運用がうまくいかないケースがあります。
そのためにプラグインの活用が必須になります。プラグインを活用すると「この項目が選択されたらこの項目は自動で入力される」などのカスタマイズが可能です。
また指定の項目が入力されていないと、保存するときにエラーが出るなど、入力ミスを防げます。
承認フローや閲覧・編集権限を設定する
紙媒体であれば、提出したら修正できませんよね。一方、kintone（キントーン）の場合なら提出後も編集権限があれば勤怠の修正をすることが可能です。
編集履歴は残りますが、紙媒体のときとは違って書類をいちいち回収して再提出するといった手間はかかりません。
また、「誰がこのステータスを編集できるか」という権限をつけることで後からの修正を防ぐ、といった活用も可能です。
kintone（キントーン）で日報を管理するためのサンプルアプリ
kintone（キントーン）のサンプルアプリのなかで、日報を管理できるアプリを4つ紹介します。
サンプルアプリ①日報
出典：kintone公式HP
サンプルアプリのなかでもシンプルなフォーマットで、日々の業務内容や報告事項などを入力するタイプです。
コメント欄を活用して日報へ対するフィードバックが行えたり、日報の内容に関する議論を行ったりできます。新人の日報に対しては、日々の学びやそれに対するアドバイスなどを伝えることでコミュニケーションの活性化にも使えるでしょう。
日報アプリにはキーワード検索機能が付いているため、後から情報を簡単に検索して見返せるのは嬉しいポイントです。
サンプルアプリ②運転日報
出典：kintone公式HP
運転日報は運送業などの業種に向けた日報です。走行距離などは自動で計算されるため、計算する手間が省けることに加え、計算ミスが発生しません。
スマートフォンやタブレットで入力ができるため、パーキングエリアなどで提出を完了できます。
紙の運転日報を使用していると、事業所に戻ってから道のりを思い出して記入しなくてはいけないため、簡単に入力が完結できるのはドライバーの業務負担削減につながります。
サンプルアプリ③ルートセールス営業日報
出典：kintone公式HP
ルートセールス営業日報は、一日で得意先を何件も訪問する営業に向けたアプリです。
営業後に訪問先や目的、コメントを残して日報が作成できます。
コメント欄を活用して次回の営業に向けた記録を残せたり、他の営業メンバーへの共有事項を伝えられたりするでしょう。
グラフ機能によって訪問数や訪問内容を可視化することもできるので、部署内の業務負担の平準化や課題把握に役立てられます。
サンプルアプリ④工場日報
出典：kintone公式HP
工場日報とは、工場内の部署ごとに作成できる日報です。
工場内は危険リスクや異物混入を防ぐために、極力ペンや紙のような備品の持ち込みを避けたいものです。
kintone（キントーン）であればスマートフォンやタブレットのみで入力できるため、工場内への持ち込みを減らせます。
上司への回覧はプロセス管理で簡単に行えるため、直接会いに行って引継ぎや報告をする必要がありません。
現場をなかなか離れられない工場勤務の人にとっては、工場日報を活用することで効率よく業務を進めることが可能になるのです。
kintone（キントーン）で日報をうまく活用する方法
kintone（キントーン）で日報を最大限に活用するために、意識するべきポイントは以下の3つになります。
- 社内での運用ルールを整備する
- アクセス権の管理を適切に行う
- 日報をもとに改善を行う
kintone（キントーン）で日報をうまく活用させるために、この3つのポイントを参考にしてみてください。
社内での運用ルールを整備する
まずは社内での運用ルールを整備することです。
具体的には日報の提出期限や提出先、日報の項目やフォーマットなどを明確に定めることが必要です。
もし運用したばかりであれば、承認者の確認やフィードバックを繰り返しもらうことで、適切な運用方法を定めましょう。
新たなルールを社内に浸透させるのは非常に労力がかかります。しかし、kintone（キントーン）は直感的な操作で入力を進められるため、導入のハードルが低いという特徴があります。
kintone（キントーン）を運用しながら、適切な社内ルールを定めていきましょう。
アクセス権の管理を適切に行う
日報には機密性がある内容も含まれるため、アクセス権の適切な設定が必要です。
業務に関係のない人が見られる状態だと、個人情報などが流出するリスクがあります。日報の作成者や承認者など、必要な人だけにアクセス権を付与することが重要です。
適切な情報管理は企業イメージの向上にもつながるので、アクセス権管理は徹底してkintone（キントーン）を利用しましょう。
日報をもとに改善を行う
kintone（キントーン）を使って日報を運用する際には、日報をもとに改善を行うことが大切です。
日報には社員の業務内容や課題、改善点などが記載されており、それらを見直すことで業務プロセスの改善に繋げる必要があります。
例えば営業の訪問日数や成約率に差が出ている場合は、成績がいい人の行動パターンを共有するといった課題抽出や改善活動が考えられます。
また、業務にかかる時間が多いと感じるのであれば、業務の自動化を図ることを検討してもいいかもしれません。
日報の記載内容をしっかりと把握し、改善に向けた具体的なアクションをとることで、業務効率化や生産性向上に繋げていきましょう。
kintone（キントーン）を導入した感想
kintone（キントーン）を導入したユーザーからいただくコメントで多いのが、「アプリが簡単に作成できる」という感想です。
本来であれば外注に頼まなければいけない業務改善システムですが、kintone（キントーン）の場合であれば、プログラミング知識がなくてもアプリを作成できます。
早ければ30分程度でアプリ作成ができるkintone（キントーン）ですが、最初の使い勝手はそこまでよいとは感じないでしょう。ですが「この内容入力できたらな…」という点があっても、直感的な操作でカスタマイズできるのがkintone（キントーン）の醍醐味です。
慣れていくことで最適なアプリの作成が可能になり、自社の業務に適したアプリ開発と業務改善が進んでいくでしょう。
他にも、紙媒体からデジタル化に変えることで、必要な書類を探すなどといった手間が省けストレスフリーな業務に成功しています。
kintone（キントーン）で日報を活用している事例
サイボウズ株式会社の公式サイトで紹介しているkintone（キントーン）で日報の管理を行い、業務効率化を実現した事例は以下の4つになります。
- 事例①桑原商事
- 事例②川島不動産
- 事例③神戸市役所
- 事例④ケミカルクラウド
他にもありますが、本記事ではこの4つに絞り紹介していきます。ぜひ、どのように日報を活用しているのか、参考にしてみてくださいね。
事例①桑原商事
桑原商事では、営業日報としてNotesを長い間利用していました。社内で使用するOSの入れ替えにともない、Notesもバージョンアップしようとしたところ数百万円のコストが必要なことが発覚します。
そこで簡単に日報のシステムを導入できるkintone（キントーン）を試用すると、たったの30分で従来のシステムに似た日報が完成します。コストも100万円以内に収まったとのことです。
運用もスムーズに開始できたことから、kintone（キントーン）の操作が容易であることを表しています。
事例②川島不動産
川島不動産は、ベンダーに構築してもらったシステムを日報管理として利用していました。しかし社内のパソコンのリプレースに追いつかず、1台のパソコンが日報専用として残り続ける事態に陥ります。
複数のシステムを検討したところ、OSに依存しないクラウドサービスということでkintone（キントーン）の導入を決めました。
わずか1時間で日報のフォーマットが完成し、現在では日報のみならず顧客管理も同システムで行っています。
事例③神戸市役所
神戸市役所は導入前、紙媒体で年間約5,000枚以上の日報を管理していたそうです。また、約30台ある公用車の車検所や自賠責保険も紙による管理をしており、確認漏れがあれば大きなトラブルになるリスクを抱えていました。
kintone（キントーン）導入後は、毎月のファイル入れ替えや紙の回覧、押印の手間、紙からExcelへの転記作業など、多くの無駄な作業の削減に成功しています。
また、公用車の車検証や自賠責などもkintone（キントーン）で管理し、満了日30日前に通知が来るように設定しているため、車検漏れを防ぐなど、リスクを大幅に軽減することにも成功しています。
事例④ケミカルクラウド
ケミカルグラウドは以前、膨大な写真の整理や日々発生した現場の状況などをExcelにまとめていました。またその手間を省くため、個別にExcelでマクロを組むといったことが行われ、結果として属人化したExcelが生まれていました。
そこで属人化しにくいツールとしてkintone（キントーン）を導入しています。kintone（キントーン）導入後は、スキマ時間にタブレットで日々の記録を登録でき、年間で24日ほどの工数削減を実現しました。
結果として、長時間労働が解消し、若手社員の離職率も導入後3年0%をキープするといった効果も生まれています。
kintone（キントーン）で日報管理を行うにはサポートを受けよう
kintone（キントーン）は、業務課題を解決できる魅力的なサービスです。いくらアプリ開発にITの知識が必要ないとはいえ、200種類以上ある連携システムを含めて最適な環境構築にはそれなりの労力がかかります。
日報は毎日行うものであり、うまく運用できれば業務課題を抽出できる貴重な情報源となります。
ぺパコミ株式会社は、サイボウズ社のオフィシャルパートナーです。kintone（キントーン）の初期構築や導入後のサポートなど、これまでの経験を活かしてお客様に最適な支援を行えます。
ペパコミ株式会社はサイボウズ評価制度で2022年・2023年の2年連続受賞しております。
2022年
インテグレーション部門2つ星（上位8％）
2023年
インテグレーション部門2つ星（上位8％）
セールス部門2つ星（上位5％）
「CYBOZU AWARD 2022（サイボウズ アワード 2022）」で弊社代表取締役 小川 喜句がパーソン・オブ・ザ・イヤー賞を受賞
ぜひkintone（キントーン）を最大限に活用して業務課題を解決したいときは、弊社へお問い合わせください。
kintone（キントーン）の導入で日報の一元管理が可能
今回はkintone（キントーン）で日報を管理するメリットや、すぐに使えるサンプルアプリなどについて解説しました。
kintone（キントーン）は非常にカスタマイズが簡単で、自社に合わせたアプリを開発できるプラットフォームです。日報は会社によってフォーマットが異なりますが、kintone（キントーン）を使えば自社の運用に適した日報がすぐに作れます。
ぜひkintone（キントーン）を活用して、日報の一元管理と業務課題の見える化を実現しましょう。
日報管理以外にもkintone（キントーン）でできることを知りたい方は下記の記事をご覧ください。
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