kintoneにおける顧客との情報共有を円滑に進める上で、全ての顧客にkintoneのライセンスを付与する方法は、コスト面での負担が大きくなるケースが少なくありません。
そのような状況に対応する一つの方法として、「じぶんページ」というプラグインの活用が挙げられます。
当該動画では、「じぶんページ」を使い、X（旧Twitter）運用代行サービスにおける投稿の管理・修正プロセスをkintone上で実現し、顧客との連携を強化する具体的な手順が示されます。
また、本記事の内容はプラグインの本来の目的や全ての使い方を網羅しているわけではない可能性があることを理解しておきましょう。
実際にプラグインを導入する際は、提供元が公開している公式情報なども合わせて確認することをおすすめします。
あくまでこんなことが出来るんだ。というイメージをしてもらう目的で記事にしていることをご了承下さい。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
kintoneマイページ機能「じぶんページ」とは
kintoneの「じぶんページ」とは、kintoneアプリの一部分を顧客と共有するための「マイページ機能」を提供するプラグインです。
このプラグインを活用すると、kintoneのライセンス費用を抑えながら、顧客が自身の関連情報のみを閲覧し、必要に応じて修正できる環境を構築できます。
例えば、ある顧客は自身のレコードのみを閲覧できるよう設定できます。
kintoneマイページ導入の背景：X運用代行サービスでの課題
X運用代行サービスでの課題を以下の項目に沿って解説します。
- 現状の運用フロー
- kintoneへの移行を検討する理由
当該動画では、X運用代行サービスを例に挙げ、従来の運用方法とkintone導入によって解決できる課題について説明があります。
現状の運用フロー
X運用代行サービスでは、月額5万円で30投稿分の文章をクライアントに提供します。
ディレクターとライターを含む約50人のスタッフがおり、ライターが作成した原稿をディレクターが修正しているのが現状です。
現在の運用では、この原稿と修正内容の管理にスプレッドシートが使用されています。
具体的には、スプレッドシートの特定の列にライターが書いた投稿案が記載され、別の列に顧客が修正内容を記入する方法です。
このスプレッドシートのリンクを顧客と共有し、納品という形を取っています。修正の意図としては、ライターの学習と文章品質の向上を促すことが挙げられます。
kintoneへの移行を検討する理由
既存のスプレッドシートでの運用では、顧客による修正作業やそのやり取りが複雑になりやすい点が課題です。
kintoneへ移行することで、Xの投稿内容や修正内容をkintone上で一元管理し、顧客がkintone上で直接修正内容を登録し、それを元に投稿を行うという運用に切り替えることが検討されています。
この移行は、顧客にkintoneの全ライセンスを付与するよりも「じぶんページ」を使用することで費用を抑えるため提案されています。
kintone アプリの構築手順
kintone アプリの構築手順は、以下のとおりです。
- スペースの作成
- 新規アプリの作成
- 投稿管理に必要なフィールドの追加
- 日付フィールドの設置
- テキストフィールドの設置
- ルックアップフィールドの活用
- テーブル機能の利用
- ラジオボタンとドロップダウンの選択
- アプリの公開
「じぶんページ」を活用する前提として、まずkintone側で情報の入力・管理を行うためのアプリケーションを構築します。
当該動画では、Xの投稿管理アプリを例に、具体的な構築手順が示されます。
スペースの作成
kintoneアプリを整理し、アクセス権限を管理する「スペース」を作成します。スペースはExcelにおけるフォルダーのようなもので、関連するアプリをまとめて格納できます。
管理者側は全てのアプリを閲覧できる一方、アルバイトや特定のユーザーには見せたくないアプリがある場合に、スペース単位でアクセス権限を設定すると便利です。
また、アプリが増えた際に整理し、目的のアプリに素早くアクセスするためにもスペースの活用は重要です。スペースは後から配置場所を変更できます。
新規アプリの作成
作成したスペース内に、Xの投稿内容を管理するための新しいアプリケーションを作成します。
アプリの名前は「X管理」など、内容が分かるものに設定し、アイコンも視認性を高めるために選択できます。
投稿管理に必要なフィールドの追加
アプリを作成したら、投稿内容を入力・管理するための各種フィールドを配置します。
フィールドの名称は「フィールド名」と「フィールドコード」の二つがあり、プラグイン連携時にフィールドコードを使用するケースがあるため、両者を同じ名称に設定しておくことが推奨されます。
日付フィールドの設置
投稿のスケジュールを管理するため、「予定投稿日」と「実投稿日」のフィールドを日付タイプで追加します。
レコード作成時に自動的に日付が入る「初期値」設定は、任意の日付を選択したい場合にはチェックを外します。
テキストフィールドの設置
メモ: 投稿内容のカテゴリーや詳細を自由に記入できるよう、「文字複数行」のテキストフィールドとして配置します。
これは、投稿の内容について記述する場所として利用されます。
参考投稿URL: 関連する投稿のURLを貼り付けるために、「文字複数行」のテキストフィールドとして追加しましょう。
ルックアップフィールドの活用
他のアプリに登録されている情報を参照・コピーする「ルックアップ」フィールドを活用します。これにより、情報の入力ミスを防ぎ、マスターデータとの連携を強化します。
| 項目 | 内容 |
| 投稿担当者 | 従業員名簿などのマスターアプリから担当者を選択できるように、ルックアップフィールドを配置します。 |
| 顧客名 | 顧客情報を「取引先マスター」アプリから参照するため、ルックアップフィールドをテーブルの上に配置します。
これにより、顧客を選択すると同時に、顧客コードや顧客のメールアドレスといった関連情報も自動的に取得できます。 メールアドレスは「じぶんページ」でのユーザー識別キーとして重要です。 |
| ディレクター | 社内担当者（ディレクター）を選ぶためにも、ルックアップフィールドを配置します。
取引先マスターから「守秘広」や「外注」といった区分で絞り込み、担当ディレクターの情報を取得し、同時にディレクターコードも取得可能です。 ルックアップフィールドの設定では、参照元アプリ、コピー元フィールド、絞り込み条件（例：取引区分が「顧客」）を設定し、区別が必要な場合に表示するフィールド（例：メールアドレス、住所、担当者）も指定できます。 |
テーブル機能の利用
Xの投稿管理のように、繰り返し発生する複数行のデータ（例：投稿案と修正案）を一つのレコード内で管理する場合、kintoneの「テーブル」機能を使用すると便利です。
テーブル機能を使うことで、スプレッドシートのように行を追加しながら入力できます。
これにより、例えば1回の納品を1レコードとして、その中に複数の投稿を管理できます。
| 項目 | 内容 |
| ポスト案 | 投稿の原案を記入する「文字複数行」のフィールドをテーブル内に配置します。 |
| 修正案 | ポスト案に対する修正内容を記入する「文字複数行」のフィールドをテーブル内に配置します。
既存のフィールド（例：参考投稿URL）を複製し、それをテーブル内に移動させることで、効率的にフィールドを追加できます。 |
ラジオボタンとドロップダウンの選択
投稿の「ステータス」を設定する際、当初はラジオボタンが検討されましたが、ステータスの選択肢が複数ある場合や、将来的に選択肢が増える可能性がある場合は、ドロップダウンの方が画面上のスペースを効率的に使い、見やすさを維持できます。
初期値は「作成前」など、最も初期の状態を設定します。
| 項目 | 内容 |
| 顧客情報の管理 | テーブルの上部には、当該レコードの顧客情報として、「顧客名」と「顧客コード」のルックアップフィールドを配置します。
顧客コードは「取引先マスター」から取得することで、後からデータを集計しやすくなります。 |
| 社内担当者情報の管理 | 顧客名と同じく、社内でこのレコードの管理を担当する「ディレクター」をルックアップフィールドで選択できるようにします。
ディレクターコードも同時に取得できるよう設定してください。 作成日: レコードの作成日を自動的に表示させる「作成日時」フィールドも配置しておくと、管理に役立ちます。 |
アプリの公開
全てのフィールド配置と設定が完了したら、構築したkintoneアプリを公開します。
アプリの公開後も、フィールドの並び順や幅などは適宜調整し、入力のしやすさを向上させることが推奨されます。
じぶんページ（kintoneマイページ）の設定手順
じぶんページ（kintoneマイページ）の設定手順は、以下のとおりです。
- じぶんページ無料お試しへの申し込み
- kintoneとの接続設定
- ページの作成とアプリの連携
- 利用者に見せるレコードの条件設定
- 一覧・詳細・編集画面の設定
- 利用者画面での表示確認
- 通知メールとコメント機能の活用
kintoneアプリの構築が完了したら、次に「じぶんページ」側の設定を進めます。
これにより、顧客がkintoneの情報を閲覧・編集できるマイページが利用できるようになります。
じぶんページ無料お試しへの申し込み
まず、「じぶんページ」の公式ページから無料お試しに申し込みます。
登録したメールアドレスにログインURLが届くため、それを確認します。無料お試しは二人まで利用可能です。
kintoneとの接続設定
「じぶんページ」の管理画面にログイン後、最初にkintoneとの接続設定を行います。kintoneのサブドメイン、ログインID、パスワードを入力して接続しましょう。
これにより、「じぶんページ」とkintoneアプリが連携されます。
ページの作成とアプリの連携
「じぶんページ」内で、顧客向けの「ページ」を作成します。これはkintoneの「スペース」に似た概念です。
作成したページの中に、先ほどkintoneで構築したX管理アプリを選択して連携させます。これにより、「じぶんページ」とkintoneアプリが紐づけられます。
利用者に見せるレコードの条件設定
「じぶんページ」の重要な設定の一つは、ユーザー（顧客）が見るべきレコードを特定する条件を設定することです。
基本的には、「じぶんページ」にログインしたユーザーのメールアドレスと、kintoneアプリ内の顧客メールアドレスフィールドが一致した場合に、その顧客に関連するレコードのみが表示されるように設定します。
顧客名とメールアドレスの二つの条件を設定するのも可能です。この設定によって、顧客は自身の情報だけを確認できるようになります。
一覧・詳細・編集画面の設定
顧客が「じぶんページ」でどのように情報を見るか、また操作できるかを細かく設定します。
| 項目 | 内容 |
| 新規追加と削除の制御 | 顧客による新しいレコードの作成や既存レコードの削除を許可するかどうかを制御できます。
X運用代行サービスの場合、新規投稿は社内で行うため、これらの機能は「オフ」に設定することが推奨されます。 |
| 一覧画面の表示設定 | 顧客が最初に目にするレコードの一覧画面に表示するフィールドを選択します。
例えば、「顧客名」や「作成日時」、そして「明細」テーブル（X投稿案と修正案のまとまり）などを表示できます。 表示順序も変更可能です。 |
| 詳細画面の表示設定 | 一覧画面から個別のレコードを選択した際に表示される詳細画面の設定を行いましょう。
一覧画面の設定をコピーして利用できるため、効率的に設定を進められます。 顧客にとって不要な情報は表示から外し、必要な情報（例：明細テーブル）のみを表示するように調整します。 |
| 編集画面の表示設定 | 顧客がレコードの内容を修正する際の編集画面を設定します。
詳細画面の設定をコピーして利用できます。 |
利用者画面での表示確認
設定が完了したら、「じぶんページ」の管理画面から「利用者画面」をクリックすることで、実際に顧客がどのようにページを見るかを確認できます。
もし、現在ログインしているユーザーのメールアドレスと一致するレコードがkintone側に存在しない場合は、「ユーザーが見つかりません」というエラーが表示されます。
この場合、kintone側でテスト用のレコードを作成し、顧客のメールアドレスフィールドに「じぶんページ」にログインしているユーザーのメールアドレスを登録することで、表示を確認可能です。
通知メールとコメント機能の活用
「じぶんページ」には、顧客との連携をさらに強化する機能があります。
| 項目 | 内容 |
| 通知メール | 顧客が「じぶんページ」から新しいレコードを作成した場合、その作成をkintone側の担当者にメールで通知する設定が可能です。
これにより、顧客からのアクションを見落とすことなく対応できます。 |
| コメント表示 | kintoneのレコード右側に存在するコメント機能を「じぶんページ」でも利用できるように設定できます。
これにより、顧客とkintone管理者の間で、特定の案件に関するコメントでのやり取りが可能です。 コメントがあった際に、関係者に通知を送付する設定も行えます。 |
kintone マイページ運用における考慮事項
kintone マイページ運用における考慮事項を以下の項目に沿って解説します。
- テーブル機能の入力のしやすさに関する確認
- フィールドとテーブル機能の比較検討
- ルックアップフィールドの設定に関する注意点
- 利用者目線での表示確認の重要性
kintoneに「じぶんページ」を導入し、運用を進める上で、いくつかの重要な考慮事項があります。
これらは実際の使いやすさや、情報の管理方法に影響を与えるため、事前に検討することが推奨されます。
テーブル機能の入力のしやすさに関する確認
X投稿管理のように複数の投稿をテーブル機能で管理する場合、テーブル内の各フィールド（例：ポスト案、修正案、メモ、参考投稿URL）の横幅や並び順が入力のしやすさに直結します。
動画内では、入力しやすさを考慮し、ポスト案や修正案をメモや参考投稿URLの左側に配置したり、不要な横幅を調整したりする工夫が必要です。
縦方向に伸びる入力形式は、既存のスプレッドシート運用に慣れたユーザーにとっては違和感が少ない可能性があります。
フィールドとテーブル機能の比較検討
Xの投稿管理において、1投稿を1レコードとして管理する方法と、テーブル機能を使用して1納品（複数投稿）を1レコードとして管理する方法のどちらが適切か、運用しながら比較検討することが推奨されます。
| 項目 | メリット | デメリット |
| テーブル機能 | スプレッドシートのようにデータを下方向に継続して入力できるため、多数の投稿を効率的に扱えます。
単一の案件レコード内で全ての投稿を管理できるため、管理がしやすい可能性があります。 |
顧客に見せるフィールドを細かく制御することが難しい場合があります。
例えば、メモや参考投稿URLなど、顧客には不要な情報を非表示にしたい場合でも、テーブル内では個別のフィールドとして設定ができないため、表示されてしまう可能性があります。 |
| 個別レコード | フィールド単位で顧客への表示/非表示を細かく設定できます。
顧客に見せる必要がない情報を隠し、情報量を最適化できます。 |
各投稿に対して個別にレコードを追加する作業が発生するため、多数の投稿を作成するライターにとっては手間が増える可能性があります。 |
最適な運用方法は、顧客の操作感や社内での管理のしやすさによって異なります。
異なるアプリ構成（例：テーブル機能を利用したアプリと、1投稿1レコードのアプリ）を作成し、「じぶんページ」でそれぞれの見え方や操作感を実際に比較確認することが推奨されます。
ルックアップフィールドの設定に関する注意点
ルックアップフィールドは、他のアプリから情報を正確に参照・コピーするために重要な機能です。
初期設定時には、参照元アプリ、コピー元フィールド、絞り込み条件などを正しく設定するよう注意が必要です。
設定に不明な点がある場合は、動画で紹介された解説動画などを参照し、確認することが推奨されます。
利用者目線での表示確認の重要性
「じぶんページ」の設定後、必ず「利用者画面」で顧客がどのようにコンテンツを見るかを確認することが極めて重要です。
テスト用のユーザーアカウントを作成し、実際に顧客と同じようにログインして操作することで、想定外の表示や操作性の問題を発見できます。
この確認作業は、社内の担当者が協力して行うことが望ましいです。
まとめ
kintoneの「じぶんページ」プラグインは、顧客へのkintoneライセンス付与なしに、限定的な情報共有と共同作業を可能にする強力なツールです。
X運用代行サービスの事例に見るように、投稿管理における顧客との修正やり取りをkintone上で効率化し、ライセンスコストを抑えながらスムーズな連携を実現できる可能性があります。
アプリの構築、フィールド設定、そして「じぶんページ」側での詳細な表示・権限設定を通じて、顧客にとって使いやすいマイページを構築できるでしょう。
運用開始後も、テーブル機能の利用方法やフィールド設定の最適化、利用者目線での定期的な確認を行いながら、継続的に改善を進めることが、成功に向けた重要な要素となります。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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