社内からの質問対応やマニュアル運用が煩雑で、「もっと簡単に情報を探したい」「現場の疑問をすぐに解消したい」と感じていませんか？
kintoneの標準機能だけで、カテゴリ分類やプロセス管理をうまく活用すれば、現場ですぐに使えるQ&Aマニュアルアプリが簡単に構築できます。
本記事では、欲しい情報にすばやくアクセスできる工夫や、質問と回答のフローを自動化できる設定方法を具体例とともに紹介します。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
kintone標準機能によるマニュアル管理の実現
kintoneは、マニュアル管理システムとしても活用できるプラットフォームです。特に、ユーザーから頻繁に寄せられる「マニュアルを管理したい」という要望に対して、kintoneの標準機能を用いることで、シンプルにマニュアル管理を導入できます。
マニュアルを管理する上で重要な点は、利用者が求める情報をストレスなく探せる環境を構築する点です。
kintoneのカテゴリ機能を利用すると、見た目上で分かりやすく情報を整理し、この環境を実現できます。
カテゴリ機能を用いたマニュアルの分類
kintoneのカテゴリ機能は、マニュアルの分類に役立ちます。カテゴリ機能は、アプリの左側に分類項目を表示する機能です。
たとえば、全体の中から「人事の採用」を選択すると採用に関する質問のみ、「研修」を選択すると研修に関する質問のみが表示されます。
また、「人事総務」を選択すると人事領域の質問のみを表示できます。この機能によって、必要な情報へ素早くアクセスできる環境が構築できます。
カテゴリ設定の具体的な手順
カテゴリ機能は、kintoneアプリの設定画面から設定できます。設定タブの中にある「カテゴリ」項目から設定を行い、最大で5階層までの分類を設定できます。
カテゴリ機能を有効にすると、新規レコードを追加する際に、どのカテゴリに該当するかチェックボックスで選択できるようになります。
この選択によって、レコードが指定したカテゴリに分類されます。なお、設定画面ではカテゴリ部分は表示されず、レコードの入力時にのみ表示されます。
カテゴリ分けを行うと、マニュアルの管理を簡単に行えるようになります。kintoneの標準機能で実現できるため、活用の幅が広い機能です。
Q&Aとマニュアルの一体化
kintoneでは、質問と回答、そしてマニュアルを一体化させたQ&Aマニュアルアプリの運用が可能です。
現場の従業員が日頃から抱く疑問は、マニュアル化する価値がある情報と捉えられます。そのため、よくある質問とその回答をそのままマニュアルと組み合わせ、一元管理する事例が多くあります。
質問と回答の入力方法
Q&Aマニュアルアプリに質問を入力する際は、質問項目に内容を記載します。
たとえば、「経理の出張精算について質問したい」という具体的な内容を質問として入力できます。この質問に対して回答する担当者は、アプリ内の回答欄に情報を入力します。
kintoneアプリで運用するならば、関連するアプリのURLを回答欄に添付すると、利用者がスムーズに情報にアクセスできるため、便利です。回答を終えると、出張精算に関する項目としてアプリ内に記録されます。
プロセス管理による質問と回答のフロー構築
kintoneのプロセス管理機能を併用すると、質問から回答までのフローを構築し、効率的な運用が実現できます。
プロセス管理を導入すると、質問が入力された際に、通知を飛ばせるようになります。
プロセス管理の活用による通知機能
質問を申請する際に、誰に質問したいかを選択する設定を行うと、その担当者へ自動で通知が届きます。
通知は個人名だけでなく、経理部や人事部といった部署名で設定することも可能です。
たとえば、特定の担当者名を指定すると、その担当者に質問が通知され、通知から直接回答画面へアクセスできます。
この通知機能により、回答すべき質問を見落とすことが減り、スムーズな情報共有に繋がります。
質問から回答完了までの流れ
回答者が質問への回答を終えたら、「回答を完了」といったステータスに変更します。
このプロセス管理を導入すると、単にカテゴリ別にマニュアルを閲覧できるだけでなく、各質問に対して回答が済んでいるか、まだ回答されていないかといった状況を他の利用者が客観的に確認できるようになります。
これにより、情報共有の透明性が高まります。kintoneの標準機能で実現できるため、多様な活用方法が見込めるでしょう。
kintoneで実現するシンプルなQ&Aマニュアル運用
社内の質問対応やマニュアル管理は、複数ツールを使うと煩雑になりがちです。
kintoneの標準機能を活用すれば、カテゴリ分類で情報を整理し、現場が欲しい情報にすぐアクセスできる環境を整えられます。また、プロセス管理を組み合わせれば、質問の通知から回答完了までのフローを自動化でき、対応漏れを防ぎつつ透明性の高い情報共有が可能です。
質問と回答をそのままマニュアル化する仕組みを導入すれば、日常の疑問が蓄積され、現場に即したQ&Aマニュアルとして活用できます。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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