kintoneの導入により、医療業界特有の複雑なデータ管理や申請業務、請求処理のデジタル化と効率化を図ることができます。
本記事では、具体的な課題とkintoneによる解決策、導入後の運用サポート、会計連携の注意点について詳述します。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
医療業界におけるkintone導入の背景
医療業界では、デジタル化への対応や業務効率化が継続的な課題となっています。
特に、申請業務のデジタル化とデータの一元管理は、多くの医療機関にとって重要な取り組みです。
デジタル申請への対応と業務効率化の課題
現在使用しているツールでは、役所へのデジタル申請ができないという課題があります。このため、デジタル申請に対応できるシステムへの移行が求められています。
既存のツールでは、デジタル化に対応できないために業務の停滞が生じる可能性があります。また、業務効率化のためには、各部署で個別に管理されているデータを連携させることが重要です。
複数ツールの併用によるデータの一元化不足
会社全体やグループ内で使用しているツールが多岐にわたるため、データが散在し、一元化されていないという問題があります。
データの一元化が不十分な状況は、業務効率の低下やボトルネックの原因となる可能性があります。企業規模が大きくない場合でも、データの分散は業務の停滞につながる場合があります。
kintoneを導入することで、これらのデータを集約し、一元的に管理する基盤を構築できます。
kintoneで解決する主な課題と機能要件
kintoneは、医療機関が抱える契約管理、請求業務、勤怠管理といった多様な業務課題に対して、具体的な解決策を提供します。
契約管理と請求業務の改善
医療機関においては、契約管理や請求業務が複雑になりがちです。kintoneを活用することで、これらの業務プロセスを効率化し、正確性を高めることができます。
Accessからの移行理由とそのメリット
現在、契約情報はAccessで管理されていますが、データの管理方法が複雑です。
Accessのデータベースは編集システムと連動しているものの、入金情報の一元的な閲覧や、請求タイミングに合わせた営業アクションの自動化は難しい状況です。
kintoneに移行することで、これらの情報が統合され、一元的に管理できる環境が整備されます。
これにより、入金状況の把握が容易になり、営業活動のタイミングを自動的に判断できるようになります。
サブスクリプションモデルの請求管理
提供されるサービスには、年間契約と従量課金の2種類があります。従量課金は別のシステムで処理されるため、合算請求書の作成は不要です。
年間契約のユーザーと従量課金のユーザーは重複しないため、請求書や伝票も個別に処理されます。
kintoneでは、年間契約の更新タイミングで更新確認を行い、更新された場合には年間分の請求を行う、解約の場合には解約処理を行うといった一連の管理が可能です。これにより、年間契約に特化した請求管理を効率的に実施できます。
マネーフォワード連携による会計業務の効率化
kintone内で作成された請求書をマネーフォワードと連携させることで、会計業務の効率化が期待できます。
これにより、請求データが自動的に会計システムに反映され、手動での入力作業が削減されます。
勤怠管理のデジタル化と柔軟な運用
勤怠管理は、従業員の労働時間を正確に把握し、適切な給与計算を行う上で不可欠な業務です。
kintoneを導入することで、勤怠データの作成から集計、計算までをデジタル化し、柔軟な運用が可能となります。
フレックス計算の自動化とデータ集計
kintone上で勤怠データを作成し、それを基にフレックスタイム制における不足時間の計算や累計時間の算出を自動で行うことができます。
これにより、複雑な勤怠計算の手間が削減されます。勤怠データは従業員が毎日入力するため、使いやすさが重要です。
トップ画面表示の制御
勤怠の集計データは、従業員全員が閲覧できるトップ画面ではなく、集計専用のアプリケーションで閲覧できるように設計できます。
これにより、個人情報保護の観点から、不要な情報の開示を防ぐことが可能です。
案件管理の現状と今後の展望
現在、問い合わせがあった顧客の管理はkintoneで行っています。しかし、これはメモ程度の入力にとどまり、案件の進捗ステータスを表示する目的で利用されているのが現状です。
本格的な案件管理としての活用はまだ進んでいません。将来的には、案件管理の機能をさらに活用することで、営業活動全体の効率化につながる可能性があります。
kintone導入におけるサポート体制と育成戦略
kintoneの導入と運用を成功させるためには、適切なサポート体制と、利用者のスキルアップを図る育成戦略が不可欠です。
アプリケーション構築と運用支援
勤怠管理や請求管理といった複雑なアプリケーションの構築は、専門のベンダーが担当します。
これにより、システム構築の手間を省き、スムーズな導入が可能となります。一方で、基本的なアプリケーションの作成については、定期的なミーティングを通じてkintoneのスキルを段階的に向上させられます。
例えば、有給申請アプリの作成方法を教育し、宿題としてアプリ作成を促すことも可能です。これにより、将来的には自社で簡単なアプリケーションを作成できるようになります。
担当者のITリテラシーに応じたスキル向上支援
運用サポートにおいては、既存の勤怠管理や請求管理システムがスムーズに稼働するように支援を行います。
担当者のITリテラシーの度合いにより、どの程度のサポートが必要か、またどのくらいの期間で運用を軌道に乗せられるかが変わる可能性があります。
プレミアムプランやスタンダードプランを数か月間利用することで、これらのシステムの運用を安定させるサポートが受けられるでしょう。
kintoneと会計システム連携における確認事項
kintoneで請求管理を行う上で、会計システムとの連携は重要な要素です。特に、マネーフォワードのようなクラウド会計ソフトとの連携には、事前の確認が不可欠です。
会計ソフト移行作業の重要性
現在、会計ソフトの移行作業は未定であり、社内での実施も他のベンダーへの依頼も検討されていません。
しかし、この移行作業は非常に難易度が高い可能性があります。会計ソフトの移行は時間も労力もかかるため、事前に詳細な確認が必要です。
税理士との連携とクラウド会計の確認
マネーフォワードなどのクラウド会計ソフトの利用には、税理士によっては対応できない場合があります。
そのため、自社の税理士がクラウド会計に対応しているか、また特定の会計システムの使用に制限がないかを事前に確認することが重要です。
経理部門との連携も必須であり、移行作業にかかる時間や影響を十分に考慮する必要があります。kintoneの構築自体は問題ないものの、会計側の確認はより一層慎重に行うべきです。
kintoneを医療業界で導入することで、現在抱えるデジタル申請への課題やデータの一元化不足、複雑な契約・請求管理、勤怠管理といった多岐にわたる業務課題を解決できます。
導入後のサポート体制やスキルアップ支援を活用し、会計システムとの連携を適切に進めることで、業務効率の大幅な向上と安定した運用が期待できます。
医療業界でkintoneの導入を検討している方はペパコミ株式会社へご相談ください
kintoneの導入により、医療業界が抱える申請業務や契約・請求管理、勤怠管理などの課題を効率的に解決できます。
Accessや既存ツールでは困難だったデータの一元化や業務の自動化も実現可能です。
マネーフォワードとの連携で会計処理も効率化でき、運用面では、専門ベンダーによるサポートと社内のスキル育成により、安定した活用が期待されます。会計システム移行には事前確認が重要で、税理士や経理部門との連携も不可欠です。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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