不動産業界では、オーナーや物件、顧客など複数の情報を統合的に管理し、営業活動に活かすことが求められます。
しかし、情報が分散していると、顧客からの問い合わせに迅速に対応できず、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。
kintoneを活用すれば、多岐にわたる関連情報を一箇所に集約し、必要な情報を瞬時に把握できる仕組みを構築可能です。
本記事では、オーナーマスター、物件マスター、顧客マスターの3つの管理軸を中心に、案件管理と活動履歴を連携させた情報を一元管理する方法を詳しく解説します。
プラグイン不要は必要なく、kintoneの標準機能で実現できるため、すぐに実践可能です。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
kintoneで不動産関連情報を一元管理する機能と活用法
不動産業界において、顧客、物件、オーナーなど複数の情報を統合的に管理することは、営業活動を進める上で重要です。
kintoneは、これらの多岐にわたる関連情報を一箇所に集約し、一目で状況を把握できる仕組みを構築するのに役立ちます。
特に、複数の軸でマスターデータを紐づけて管理したい場合に、kintoneの能力が発揮されます。
kintoneにおける不動産関連情報の主要な管理軸
kintoneにおける不動産関連情報の主要な管理軸を紹介します。
- オーナーマスター
- 物件マスター
- 顧客マスター
不動産の管理には、主に三つの主要な管理軸が存在します。これらはそれぞれ、オーナー、物件、顧客という異なる視点から情報を集約します。
これらのマスターアプリを準備することで、不動産管理の基盤を築くことが可能です。
オーナーマスター
オーナーマスターでは、特定のオーナーに関する情報を集約し、管理します。オーナーが過去にどのような物件を紹介してくれたかという履歴や、所有する物件の一覧を閲覧できます。
加えて、個々の所有物件に対する案件履歴も確認可能です。例えば、オーナーから自身の物件の契約状態に関する問い合わせがあった際にも、オーナーマスターを参照することで、現在の状況（契約進行中や失注など）をすぐに把握し、正確な情報を提供できます。
具体的には、石村オーナーが所有する物件の進捗や、林田オーナーが預けている「ナチュラルホーム」の履歴などを確認できる仕組みです。
物件マスター
物件マスターは、個々の物件に焦点を当て、その契約状況や売買状況といった詳細な情報を管理します。
物件を軸として情報を確認するため、特定の物件が過去にどのような顧客に検討され、その結果どうなったかという履歴を把握可能です。
例えば、「ディモーラ」という物件について、過去に「トダネットソリューションズ」が検討したものの、6月に失注したという履歴を追うことができます。
顧客マスター
顧客マスターでは、顧客を基点として、その顧客が過去にどのような物件に関心を持ち、どのような取引があったかを管理します。
顧客の購入履歴や検討履歴を通じて、個別の顧客に対する理解を深めることができます。
例えば、「トダネットソリューションズ」という顧客が、過去に「イライラタウン」や「キャンディポット」を受注し、「マジェスティックタウン」は角度Bの状態で、「ディモーラ」は失注した、といった一連の履歴を一覧で確認可能です。
これらの三つのマスターアプリは、不動産関連情報の異なる側面から全体像を把握するために重要です。
kintoneにおける不動産関連情報の案件管理と活動履歴の登録
案件管理と活動履歴を登録するアプリの概要を紹介します。
- 案件管理アプリ
- 活動履歴アプリ
顧客、物件、オーナーの各マスター情報に加えて、実際の営業活動を記録するための案件管理と活動履歴のアプリを構築します。
案件管理アプリ
案件管理アプリは、見込みの段階にある案件を登録する目的で使用します。
このアプリでは、どの物件が検討されているか、どの顧客が関与しているか、および仲介手数料などのサービスに関する情報を入力します。
これは、まだ受注に至っていない初期段階の情報を集約する場所です。
活動履歴アプリ
活動履歴アプリは、案件管理アプリと連携しながら、日々の営業活動の詳細を記録するものです。
例えば、対面での相談内容や電話での問い合わせといった、営業担当者の日常的な業務における小さな進捗ややり取りを登録します。
この活動履歴を案件管理とは別のアプリとして運用する理由は、案件管理アプリが縦長になりすぎることを避け、入力の手間を軽減するためです。
アプリを分けることで、シンプルな入力画面が実現し、営業担当者がスマートフォンなどから容易に入力を行えるようになります。
例えば、ある案件に関して、マーキュリータワーの対面相談で先方とZoomミーティングを行った、といった具体的な内容をメモとして記録します。
これらのアプリを業務別や担当者別に分けることは、現場での使いやすさを向上させる上で基本的な構築方法です。
そして、これらのアプリ間の情報を紐づけることで、履歴として情報を追跡できるようになります。
kintoneで不動産関連情報を一元管理することで生み出される価値
kintoneによる情報の一元管理で生み出される価値は以下のとおりです。
- 多角的な情報把握
- 営業活動の支援
kintoneでこれらの異なるアプリを連携させることで、不動産関連情報の一元管理が実現します。
多角的な情報把握
オーナーマスターを参照すれば、そのオーナーが所有する物件とその案件履歴を一覧で確認できます。
物件マスターからは、その物件に過去どのような顧客が興味を持ったかという履歴が分かり、顧客マスターからは、その顧客が過去にどのような物件を検討したかという情報が把握可能です。
このように、すべての情報が相互に紐づけられるため、知りたい情報に素早くアクセスできます。
営業活動の支援
営業担当者は、オーナー、物件、顧客に関する有益な情報を一目で把握できます。
これにより、例えばオーナーからの問い合わせに対して、その所有物件の最新の契約状態を即座に確認し、正確に回答できるようになります。
このシステムは、標準機能で構築できるため、プラグインの導入は必要ありません。今回の不動産売買の事例は、kintoneの応用の一例です。
アプリを細分化し、それらを連携させるという考え方は、不動産業界に限らず、複数の情報軸を管理する必要があるあらゆる業界で適用できる汎用的な方法です。
kintoneの機能を用いることで、自社の業務形態に合わせて情報を統合し、業務プロセスを可視化することが可能となります。
不動産業界でkintone活用にお悩みの方はペパコミ株式会社にご相談ください
kintoneを活用した不動産関連情報の一元管理は、オーナー、物件、顧客という3つの軸で情報を整理し、相互に紐づけることで実現します。
営業担当者はどの視点からでも必要な情報に素早くアクセスでき、顧客やオーナーからの問い合わせに即座に対応できるようになります。
また、案件管理と活動履歴を分けて運用すると、入力の手間を軽減しながら、日々の営業活動を詳細に記録できる点も大きな利点です。
全体の仕組みはkintoneの標準機能のみで構築可能なため、追加コストをかけずに導入できます。
今回紹介した考え方は、不動産業界に限らず、複数の情報軸を管理する必要があるあらゆる業界で応用可能です。kintoneで業務プロセスを可視化し、競争力を高めていきましょう。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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