kintone(キントーン)構築・伴走会社のペパコミ株式会社です。
どうも！kintone(キントーン)活用ちゃんねるのハルクです。
今日はうちのお客様との対談で、すごく視聴者の方にはすごくためになる動画になると思っています。
建設会社で内山電設株式会社さんの坂田さんにオンラインでお越しいただいて、今日はお話していただきます。
インタビューに至る経緯
この対談の背景としては、ペパコミは建設業がかなり強くて、建設業のkintone(キントーン)構築をたくさんやらしていただいています。
その中でも建設業の実行予算管理ですごく成果を出されているというところと、坂田さん自身がその実行予算管理のアプリの構築や、krewDataの設計構築をしっかりできるようになりました。
今日は実際にそのあたりの社内でどうやって実行管理予算管理の運用をしていったかというところを踏まえて、インタビュー形式で聞かせていただきたいと思い、場をセッティングさせていただきました。
ハルク「ということで、坂田さんよろしくお願いします」
坂田「よろしくお願いします」
ハルク「ご無理を言ってすいません。ありがとうございます」
坂田「いえいえ」
ハルク「早速ですが色々僕の方で、質問を用意してきているのと、後は実際に視聴者さんに分かるように、見せることができる範囲のデモ画面も見せていきたいと思います。よろしくお願いします」
坂田「よろしくお願いします」
kintone(キントーン)を導入した理由
ハルク「内山電設さんがkintone(キントーン)を導入した経緯からお聞きしたいと思います」
坂田「うちは元々紙で色々なデータ管理をしていましたが、そうするとどうしても紛失とか遅延とかがありました。例えば紛失すれば紛失物を探すだけでの手間もかかりました」
坂田「そういう事が頻繁に多発したので、業務に支障がでていました。どうにかしてデータ化できないかという事を、相談とか色々とスタッフで話し合って、その中で色んなものを運用してみたのですが、一番自分で扱いやすいものがkintone(キントーン)でした。
kintone(キントーン)だったら私も中心となって管理が出来るという話をして、kintone(キントーン)導入という形になりました」
ハルク「kintone(キントーン)のシステム選びは、坂田さんが中心にされていたのですか？」
坂田「そうですね。色んな人が色んなものを持ち寄って行っていました」
ハルク「なるほど」
坂田「だけどいまいちコレという決め手がなく、決め手がないなら私もそれこそサイボウズ・・・など、色々ありますよね。サイボウズのOfficeもありましたし、その中でkintone(キントーン)の方が、私的には扱いやすかったです、
だったら皆も責任を負いたくないだろうし・・・、決めようと思うと皆、逃げてしまうし」
坂田「でも私はデータを管理したかったんです。データで！紙のデータは紛失してしまう事もありましたし、絶対に嫌でした」
ハルク「なるほど」
坂田「古い情報しかなくなってしまうのは困るしということで、kintone(キントーン)の導入を決めました！」
ハルク「データ管理をしていきたい！と言い出したのも坂田さんですか？」
坂田「データ管理をしたいということは、皆が言っていました」
ハルク「なるほど」
坂田「結構、皆が思っていたのですが、実行に移すというのは自分が管理しないといけなくなるって分かるから、責任は自分になってしまいます。
それだったら責任を取ることになっても、自分が管理しやすくて、自分で構築できそうなものと言えばkintone(キントーン)だったので、“kintone(キントーン)を導入しませんか？”と言いました」
ハルク「なるほど。ありがとうございます。そこからkintone(キントーン)をしばらく使っていったと思うのですが、ペパコミに相談いただいた時は、既にkintone(キントーン)を使っていましたね？」
坂田「はい、そうです」
ハルク「その中でペパコミに相談していただいた経緯を、簡単にお話してください」
ペパコミに相談した経緯
坂田「半年くらいその前に、kintone(キントーン)を多分使っていたと思うんですが、使っているうちにデータがたまっていきます。
ある程度の工事も分かるようになるし、それに対しての見積もりや金額も分かるようになると、色々なデータが溜まるようになって、日報も管理できるようになりました。
業務の管理が出来て、金額がある程度わかると、材料費とかその他の項目をある程度を入れれば、工事原価管理は違うソフトでやっていたので、その工事原価管理ソフトと同じようなことができるんじゃないかな？と思うことがありました」
坂田「それに加えて、工事原価管理ソフトが古すぎて使えなくなってきた経緯があって、それだったら既にあるデータを別に入力するのではなく、このデータを集約して工事予算の管理ができないかなって思ったんです。
集約して管理していくときには私一人の力だと、素人の力では何が起こるか分からない不安もあったので、そこはプロの力を借りてしっかりとした予算管理のデータの構築をしてもらおうと思ったことが経緯です」
坂田「予算管理のデータを構築したいのでと、サイボウズの方に相談しました。そしたらうちの会社の予算もあったので、建設業に特化していて、予算もいい感じのところはペパコミさんですよ！と教えてもらい、ペパコミさんにお願いしますという形で紹介していただいたのが初めてですね」
ハルク「そうですよね。サイボウズさんからご紹介いただいて、3社で打ち合わせしたのが最初でしたよね」
坂田「そうでした！そうです。それが一番始まりです」
ハルク「僕の印象は、実行予算管理をしたいっていうところはわかったんですけど、それ以上にデータの入力が、結構できているなと思っていました。その時点で結構すごいなと思っていたんです。日報とかも、ちゃんと入れられていたじゃないですか？」
坂田「はい」
ハルク「なので入力がしっかり出来ていたっていうのが、僕はすごいなーと思いましたし、しっかり作ったら、すぐに行けるかなっていうところは思いました」
kintone(キントーン)を導入してみて
ハルク「実際にいろいろ聞いていくと思うんですが、日報とかって結局は現場の職員さんが入力するところじゃないですか。実行運営管理するのはめちゃくちゃ大事なところですよね」
坂田「そうです。そうです」
ハルク「結局それを入れないと原価は入ってこないんで。でもすごく難しいという、なかなかジレンマがあるところだと思うんです」
坂田「はい、そうです」
ハルク「ちょっとごめんなさい質問が前後しちゃうんですけど、その日報に現場の職員さんが、kintone(キントーン)に最初って入力してくれました？」
坂田「一番初めはうちの会社では、毎日毎日の業務の終わりとして、もともと手書きで日報を書くて言う習慣がありました。それを軸にして形をほとんど崩さずに、データを入力してもらうんだったらできるかな、っていうのを考えました。
それをまず部長の方に収支してもらって、部長に人を集めてもらって、今日からこういうふうにやっていくって言って、デモ画面を見せて、”こういう風に入力するよとでわからないことは私に聞くように”っていう形の基に進めたんですよ」
坂田「紙がなくなるっていう風にしてしまったので、日報入力する方法が入力するしか方法がなくなるわけですよ。そうすると嫌でも聞いてくるんですよね。自分の勤怠は入力しないといけないから、書かないといけないから！
そうするとそんなに遅滞もなく、皆さんそれで入力をどんどんどんどんしてくれました。私はありがたいなと思っていました」
ハルク「なるほど、これ皆さんすごいポイントつまっています。今のところでポイントがいっぱいあります。まず1つ目がちゃんとやるって会社として決めて、じゃあ日報からやるよってなります。
部長がトップダウンで、もうこれでやるからと落としたのがすごく大事な事なことです。これが結構、部長とか社長とかが知らん振りして、なんかもう勝手にやってくれみたいな感じで言ってしまうと、例えば坂田さんのような現場の人に、じゃあ今日から日報をkintone(キントーン)でやるって言っても、中々難しいとこあると思うんです」
ハルク「でも、部長が皆を集めて”今日からこれでやるから、わからないことは坂田さんに聞いて”と言うような、こんな形って素晴らしいです。しっかりと会社全体としてやるっていうことを決めて、上職者から落とし込んでいくというところはすごく大事なところです」
ハルク「あとはもう1つは退路を絶つっていうか、意味がなくなるからこっち！もうこれしかできないよというのは、大事ですよね。どっちがいい？どっちでもいいよ、って言ったら、みんなやりやすい方にいってしまうので、紙でやってしまうと思うんです。
でも、もう紙はなくすからというような、その決断をするというところ。こういったところはやっぱり経営人とかkintone(キントーン)を推進する責任者の大きな役割かな、っていうのはめちゃくちゃ思いました。ありがとうございます」
坂田さんの会社は、入力してもらうための色々な手法とかが、いっぱいあるのですが、全部話していくと長くなっちゃうので、ごめんなさい。ありがとうございます」
ペパコミに相談して変わった点
ハルク「ちょっとでは続いて、先ほどペパコミに相談していただいた経緯が、サイボウズさんからの紹介でしたが、実際にペパコミに相談して、実際に僕たちがコンサルという形で間に入らせてもらいました。コンサルに入ったことで、変わった点をお伺いしてもいいですか？」
坂田「一番変わったのが自分の考え方が、一番変わることができました。今までは工事の予算管理だけすればいいと思っていました。
だけど一緒に教えてくださった竹谷さんが、こうやってやったら月次収支もわかる！それでこうやったらというのを、次から次から経理の視点で、経営者の視点っていうんでしょうか？
その視点で教えてくれたので、あぁなるほど、だからこの情報が必要なんだ！っていうのがどんどんどんどんわかるようになってきました。そうするとどんな情報を集めなきゃいけないと、次の情報がわかるようになりました」
坂田「次にそれを組み合わせていくと形になって、経営者の視点からものを見たデータが作れるっていう流れを作ることができました。そうすると来年も再来年もだんだんわかってくるので、私が見る限りにおいてもわかるようになる。
来年も再来年も見れるようになるということがすごく大きくて、全然違いますよね。工事原価も管理だけするのと、そこまで見ることが出来るようになるので、それが一番大きかったです」
ハルク「いや、めちゃくちゃうれしいですね。めちゃくちゃうれしい。ありがとうございます」
坂田「ほんとうにありがたいです」
ハルク「僕らも今の構築のメンバーとずっと坂田さんが二人三脚でやってきたんですけど、僕は意識してることって、言われた要望だけを実現するんじゃないと思っています。
僕たちが持っている無限のアイディアをお伝えして、”あ、そんなことできるんだ”、という発想を根付かせるっていうのはかなり大事だと思っています。
言われたことだけやる会社では僕らは微妙だと思っているんです。
プラスαの付加価値っていうのをガンガン提供して行くと、坂田さんのようなすごいkintone(キントーン)担当者が育っていくっていうのを僕は考えています。
今はそこを言っていただいたから、めちゃくちゃ嬉しいです。僕たちが常に意識しているところです」
坂田「それはよかったです」
ハルク「でも、なんかそうやってこういうことができるってわかってくるとkintone(キントーン)が楽しくなってきませんか？」
坂田「kintone(キントーン)はとっても楽しいです。データさえ集まれば何でも出来るんで、好きなデータさえあれば何でも出来ます！」
ハルク「そうですよね」
坂田「あとはデータを、入力する術だけをどういうふうにするかっていうのを考える。これはこういうやり方で入力してもらおうとか。入力さえしてもらえば、あとはもう自由なんでやりたい放題！やりたい放題じゃないですかｗ」
ハルク「でもやっぱり逆算思考がつきますよね。これが見たいってなったら、じゃあこのデータ集めるためにはこれが必要で、それを作るためにこれを入力するアプリがいるとかね」
坂田「そうです。そうです」
ハルク「じゃあこれを入力してもらうために、どうしたらいいかみたいな」
坂田「そうそう、そうです」
ハルク「坂田さん、この思考が自然とできますもんね」
坂田「そうですね」
ハルク「坂田さんのような思考がすごく大事だと思っています。いや、素晴らしい！ありがとうございます。言いたいこと言ってくれて。めっちゃ有難いです」
kintone(キントーン)の管理・活用状況
ハルク「それではですね。続いては実際に内山電設さんで管理している内容ですね。まあ、実際にどういうふうに管理しているかっていうのをお伺いしたいのですが、ざっくり大枠からで構わないので、どういった管理をkintone(キントーン)でやっているかっていうのをお伺いしてもいいですか？」
坂田「わかりました。じゃあ、これデータ見せたほうがいいですよね]
ハルク「それでは簡単に各アプリの紹介をお願いします」
坂田「わかりました。それでは画面をお見せします。案件管理は見積で、要は受注、現調にいて、見積もりをする状態です。契約するかどうかはまだ決まっていないです」
ハルク「なるほど。工事を受注する前の管理っていうことですか？」
坂田「そうですね。工事一覧というのは、案件管理から受注したものを一覧で見ることができます。その内容が把握できるように・・・」
ハルク「工事台帳アプリみたいなそんな感じですか？」
坂田「工事台帳アプリというと、どこまでのことを指すかわからないですけど、一応そうそう、工事の内容だけがわかるようになっています」
ハルク「なるほど、マスター管理的にですね」
坂田「そうです。どちらかというとマスター管理的な感じです」
ハルク「なるほど」
坂田「顧客リストは顧客が一覧で載っているので見ることができます。それで、うちの会社の工事日程がすぐに分からないといけないので、工事日程のアプリがあります。
これは各社員の工事の日程とか、全体の工事日程とか、予定とかが一覧で見られます。
あとはうちの社員がやりやすいように書いているので、社員が入力しなくちゃいけないもので、少なくとも日報管理のアプリです。日報とか月報です」
坂田「タイムカードというのは、事務員さんたちがタイムカードを押せるような状態です。健康管理というのは、最近コロナだったので健康管理をしなくてはいけないというだけです
休暇・スケジュールのアプリは、全員の社員がその日のうちに入れなくてはいけないようなものを、まとめて2段目の欄のここにおいています」
坂田「その下がそれぞれの工務部と総務部と、電話問い合わせがあります。要は社員がやりやすいようにしています。
ここにあると社員が何か電話がきた時に、すぐに打ちやすいっていうだけの理由でここに入っています。これが基本になります」
坂田「その他に経営資産とかの収支管理があるじゃないですか。そういう細かい物に関しては、ここには出さないようにして表に出ないようにしています。
あとはその他で、最近作ったのでまだ構築しないものがあるのですが、それが勤怠管理です。勤怠管理では、今が残業とか休暇出社、休日出勤をまとめてグラフにしようと思っています。
各社員毎にグラフにすれば、何時間とわかるので、”ちょっとこの人止めなきゃいけない”とわかるようになります」
ハルク「なるほど。じゃあ今ちょっとモザイクかかってるいるところなのでアプリ自体は見せれないんですけど、経営分析に使うためのデータが蓄積されているアプリと、従業員ひとりひとりの結構時間のなんとかとか？とか、いろいろな色々なアプリがあるんですね」
坂田「そうそう、そうです」
ハルク「これは見せることができないけど、このアプリもすごいノウハウ詰まっていますよね」
坂田「そうですね」
ハルク「じゃあ続いて実際にちょっと見せれるところっていうところを、お伺いしていきたいなと思っています。
少し大きいの概要のところで言うと、工事日報で入れたものがいわゆる自社の人工の原価が集計して、これがたぶん工事として、工事原価として入ってくると思うんですけど、入ってくるアプリってのはどちらのアプリになるんですか？」
坂田「原価管理はこれになります。工事原価の話だったので、工事から入っていくのですが、この原価管理です。それから詳細を見るには、この工事原価の詳細というその二つで把握しています」
ハルク「なるほど。原価管理と工事原価詳細。原価管理というのは、その工事に対しての全体の大枠の金額という意味ですか？合計金額として？」
坂田「一応そうですね」
ハルク「これがいわゆる工事ごとの実績集計するアプリとなっていて、工事件名からこの工事に対して工期がこのぐらいで、もともと出していた予算が請負金額でいったらいくらになる。
工事原価の合計でいったらいくらみたいな感じの予算があり、その隣に実績として集計するものがあります。その隣に予実差があって、その隣に比率があるみたいな感じですね」
坂田「そうですね」
ハルク「工事原価の内訳で言うと、結構細かくやっていますね。材料費、直接労務費、間接労務費、外注費、経費、共通仮設費、現場経費、これ全部をkintone(キントーン)で予実管理しているんですね」
坂田「はい、管理しています」
ハルク「なるほど。ここでいうと”材料費”というのは、また別に材料費用の入力する実績のアプリがあるってことですか？」
坂田「そうですね。そこの材料費の実績というのは、総務から入って、要は支払いに関することなので、支払い請求に材料に関してはこの支払い請求書、ここから入力してもらっています。
それで支払い請求書アプリで支払う材料費について入力をしてもらって、その材料費がここに反映されるようになっています」
ハルク「これは請求書が来たら、事務員さんが登録するんですか？」
坂田「そうですね。請求書が来たら事務員が登録する形です」
ハルク「これが材料費の集計ですね」
坂田「そうです」
ハルク「直接労務費っていうのが、さっきの日報から持ってきているんですか？」
坂田「そうですね、直接労務費というのは日報から持ってきています」
ハルク「工事日報が、あるんですね。工事日報から作業員さんが毎日の業務で日報を入れて、それを自社人工として原価が入ってくる」
坂田「そうです。これと工事日報と工事月報というものがあるのですが、これが別々のアプリなので、一つに集約します。
集約するアプリっていうのを作っていて、ここに総務がチェックしやすいように一覧として出せるようになります。月報と日報が集約して出る形になっています。ここから工事原価というものを工事原価に行くようにはしています」
ハルク「なるほど。日報と月報って、何が違うんですか？」
坂田「だいたい日報というのは、修繕とか細かい工事をするのは、今、直接労務で働く人が多いです。
その人達は入れるんですが、うちの会社は小さい工事だけじゃなくて大きい工事もやっているので、そうすると施工管理の現場代理人さんとかは、毎日毎日、何カ月単位で同じ工事をするんです」
ハルク「なるほど」
坂田「そうすると日報は毎日書かなくても月報で大丈夫だよね、って話なので日報と月報が分かれてます」
ハルク「その月報を入力するのはその人が入力するのですか？それとも現場監督の人が代わりに入力する？」
坂田「違います。その本人が月報を入力します」
ハルク「本人が、入力するんですね」
坂田「そうです」
ハルク「そうすると、極端に言えば、1日1回入力する人もいれば、月一回しか入力しない人がいるんですね」
坂田「そんな感じです」
ハルク「なるほど。日報と月報でアプリを別に分けちゃうと確認する人が大変だから、日報と月報の情報を一つにまとめたアプリを作ったということですね。そこはkrewDataで組んでいるんですか？」
坂田「そうですね。それはkrewDatadeで組んでいます」
ハルク「なるほど。それでkrewDataで組んで、確認用のアプリを作っているってことですね」
坂田「そうですね。印刷をしたいというので、その印刷も一括でできるようにしています」
ハルク「なるほど。そこのアプリから実績として、直接労務費を持って来ているってことですか？」
坂田「そうです」
ハルク「あーなるほど。素晴らしい」
ハルク「続いて、間接労務費です。これはどんな経費なんですか？」
坂田「間接労務費というのは、直接工事に携わらないで本当に現場の管理だけの方で、現場の管理を中心行いますが、工事原価としては載せないといけない労務費です。
図面を書いたり、書類を作ったりっていうのは、うちの会社としては直接労務には当らないため、それは間接労務だろうということで、間接労務費にします。
大体、現場代理人さんがそこに当てられるので、現場代理人さんの労務というふうに大枠で捉えても大丈夫だと思うんです」
ハルク「これはいわゆるバックオフィスの経理とか、事務とかの給料とか、それはまた違うんですね？」
坂田「あ、違います」
ハルク「なるほど。あくまで工事に関わるけれど、直接関わっていないような原価に関しては、間接労務費と言う形で処理をしている」
坂田「そうです」
ハルク「この間接労務費はどこのアプリから集計しているんですか？」
坂田「間接労務費も同じところです。工事日報で日報確認をすると、赤枠のところに施工以外で出てきます。そこでkrewDataで、施工は直接、そうじゃない時は間接というふうに分けて入れています」
ハルク「これはつまり日報のところで、これは細かくお見せできないのですが、今は施工以外ってなっているんですけど、施工以外というものと施工みたいに？」
坂田「そうそう、施工と施工意外になっています」
ハルク「施工の場合は直接労務費として計上するし、施工以外の場合は間接労務費として集計するんですね？」
坂田「そうです」
ハルク「なるほど。確かにこうすると、直接と間接労務費が見れるので非常にいいですね」
坂田「そうです」
ハルク「わかりました。ありがとうございます」
ハルク「続いて外注費ですが、外注から来た請求書を登録するアプリですね」
坂田「そうです。一緒です。間接労務費の仕組みと一緒です」
ハルク「ありがとうございます。この外注費内訳って押すと、この工事に対して外注費で合計金額がわかるんですね。結構細かい内訳ですね。労務以外の外注費と労務外注費で分けているんですね」
坂田「そうですね、それこそうちの会社ではこうしています。会社によってはいろんな考え方があると思うんです。労務外注費っていうと、直接労務費と予算的に立ち会わせられる場合があります。そうすると、ここを分けておかないと、後々に大変になることがあります」
坂田「あとで計算した時に、なんでここの差ができるんだろう？って言ったときに、直接労務、労務外注というのも見て、ここの計算とその直接労務と出っ張ったり、引っ込まれたりというのがここの違いなのねというのが、一発でわかるように項目を労務外注と外注と分けています」
ハルク「そのアプリで区分毎に分けて、この区分だったら労務以外の外注費だし、この区分だったら労務外注費と分かるようになっているんですね」
坂田「請求書の入力アプリのところに、何費と項目が分けられるようになっているところで、外注費と労務外注費っていう2枠があるので、そこで別にしています」
ハルク「請求書入力アプリというのが、いわゆる外注から請求書が届いたら、その項目に事務員さんがどんどん登録をしていって、その情報が実績として集計されてくるってことですね」
坂田「それぞれに、別れて集計されます」
ハルク「なるほど、ありがとうございます」
ハルク「では、続いて経費ですね。これも同じように経費精算アプリみたいなの作って、そこで入ってくるようにしているんですか？」
坂田「これはですね、ここで載ってくる経費は共通仮設費と現場経費の2つです。これもそうですね、請求書アプリで共通仮設費・現場経費って分かれているものです。
その2つが、まずは集計されるっていうんですかね？それで、これと大枠の実行予算なので、最終的に工事の完成工事の時に出す実行予算というか、完成工事の時に振り分けられない共通仮設費が出てきます。
そこら辺も出てくるので、それはまた別として、これは工事番号だけで追える範囲の経費が載るようになる感じです」
ハルク「あー、なるほど。そうすると請求アプリのところから外注費に振り分けたりもしているし、経費にも振り分けたりしているような感じですか？」
坂田「そうそう、そうです。請求書のアプリのところで、材料・労務とか全部分かれていて、6項目ぐらいあるのかな？」
ハルク「そうですよね。外注から来る請求書ってまとめてくるケースもありますもんね」
坂田「そうですね」
ハルク「その請求書・・・、なるほど、なるほど」
ハルク「それでは、少し下の方にスクロールしてもらってもいいですか？はい、ありがとうございます。今度は共通仮設費っていうのがあるんですけど、これはどういう経費ですか？」
坂田「共通仮設費は現場とかで使う、例えば事務所を立てるとか、そういう時は東京電力から仮設の電気申請しないといけないんです。そういう共通的にかかるもの、共通仮設の完全に費用っていうだけです」
ハルク「それはトイレとかも、それに当たるんですか？」
坂田「そうです。その他の・・・、私がここまでの関与ができていないので、それは完全に事務員さんに任せてしまっているところがあります。
経理の人の、うちの会社が元々ある細かい区分分けみたいなのがあって、これが現場経費で、これが共通仮設費だという2枠があるので、それはそこに任せちゃっているところがあります。私も詳しく最後まで言えないんですけど・・・」
ハルク「なるほどですね。それ以外に現場にかかる経費っていうのが現場経費に入ってきて、この共通仮設費と現場経費の合計が、その上にある経費の合計ですか？」
坂田「そうですね」
ハルク「内訳として、共通仮設経費と現場経費に分かれるんですね？」
坂田「そうですね」
ハルク「ありがとうございます。最後に一般管理費ですね。これも建設業界あるあるな気がするんですけど、一般管理費についてお伺いしてもいいですか？」
坂田「この一般管理費はただ15%かけているだけだと思うんですよ。実態が無い数値でｗｗｗ私が一番これを見た時におかしいなと思った数値がこれなんです」
ハルク「ｗｗｗ」
坂田「実績を知りたいと思った数値がこれです。今のところこれは仮の数値で、原価に対してただ15%を掛けただけの数値がここに出てきます」
ハルク「見ている方が一般管理費のこの15%ってなんなのかって分からない人がいると思うので、これってそもそも何のために設定しているか教えてもらっていいですか？」
坂田「一般管理費というのは、要は工事原価って一般管理費まで出てくるのが普通ではないです。そうなると一般管理の計算ができない事が多くて、それを仮に限界利益率って言います。
その限界利益率を出すために一般的に15%というので、大体の目安を付ける感じですね。その15%を取っていれば、利益は出るよねという目算的なもので書いています」
ハルク「わかりやすい例で言うと、それこそ坂田さんの給料とか、経理部分のバックオフィスの経理給与ですとか、直接工事に関わるわけじゃないんだけど、遂行するのに多少動いている費用とかっていうのを、いちいち計算していられないから、ざっくり工事に対しての工事原価を15%ぐらいだよっていうのが、大体一般管理費として計上されますね」
坂田「そうですね。そうそう。流石ｗｗｗ」
ハルク「ありがとうございます。ということで、これはもう単純にkintone(キントーン)上では概算計上用として、とりあえず原価の合計の15%計算して、組んでいるんですね」
坂田「そうですね。これはそうです」
ハルク「なるほど。これはモザイクが掛かっているので、見えないんですけど、実績のところも単純に原価×15%という計算式でいいんですか？」
坂田「そうです。これはもう全部そうですね。一般管理費に関しては、ここにおいてはまだ全然分けられる状態ではないです」
ハルク「そうですよね。なるほど。こうすると実際、売り上げに対して原価が出る。原価の内訳としても、自社の人工、自社の労務費というところと、間接労務費っていうところ。
あとは外注費だったり、経費と一般管理費というものを引いた一番下の営業損益額というところが、いわゆる1つの工事に対して最終的に出た利益で、1つのレコードを見たら全部の情報がわかるような仕組みになっているわけですね」
坂田「そうです」
ハルク「これは全部ちょっとモザイクが掛かっていて見えないと思うんですが、この数字っていうのは先ほどのあくまで工事単位の実績の集計のものだったと思います。
この年度の全部のデータが集まった、まさに会社で言う損益計算書に近いような工事に変わったものっていう数字が全部集まってきているっていう。めちゃくちゃすごいデータですね。これは全部のデータが集まってきていると」
坂田「そうです」
ハルク「それが前年度の実績は前年度の実績であるし、今期の予算は計上されていて、今年度の累計という形で実績が全部集まってきている。なので、進捗率が大体予算に対しての進捗率はどのくらいなのか、というのが全部見えるような感じになっていますね」
坂田「そうですね。見えます」
ハルク「すごい！めちゃくちゃ綺麗ですよね。これを見ると経営者は工事単位もそうだけど、全体で見た時も！みたいな感じで見ることができるわけですね」
坂田「そうですね。見ることができます」
ハルク「続いてですが、按分率をどうやって出しているか見せてもらえますか？」
坂田「按分率は公共と民間と分かれているので、公共と民間でそれぞれ作っています。
まずは公共の方をお見せしますけど、公共の方は一応これで、公共工事のみで一旦集計をするんですが、その公共工事の原価を集計した時に、原価がそれぞれいくら以上なのかというのを、工事ごとに分けています」
坂田「うちの会社は大きい工事から小さい工事までたくさんあるので、元々の原価から割り出そうとすると、いろんな率を割り出そうとしても、絶対にうまくいかないんです。
小さい方の方じゃみんな0%になってしまうので、それは出来ないなと思ってこの形になって、今のこの何件かで分けました。
そうすると工事原価が全工事原価に対して、何万円以上、何万以上の各工事の原価が、合計何％なのかというのが割り出せるようになります」
ハルク「そうすると例えば、今、左側に原価が1億以上とか5000万以上ってあると思うんですけど、原価5000万以上の現場だったら、今までの工事の集計した結果、大体按分率は、このぐらいのパーセントだよ。
逆に10万円以上だった場合は、このパーセントだよっていうのが算出しているので、この按分率に則ってさっきの一般管理費とかを実績を計算しているっていうことですかね」
坂田「そうですね、はい、出てきた全合計に掛け合わせれば、だいたいその按分で全体的に分けられるんじゃないかというので、経費とその工事に関わらない経費と、現場一般管理費ですよね。
そこを割り出せて、それがここになるんですけど、この支出の実績から算出する利益の計算でやっているんです。そこが全体的に・・・」
ハルク「なるほど。これ数字見せたいぐらいですよ。すごいですよね。実際、どうなんですか？これは結構数字の精度が、高くできているんですか？」
坂田「精度が高いですね。はっきり言って高いですね。1件あたりの工事ってここに出ているじゃないですか」
ハルク「はい」
坂田「これが大体これの周辺の数字は経費率。これが限界利益率で掛けると、だいたい大丈夫なんです」
ハルク「すごい！これだけでコンサルできるじゃないですか。もうすごいなあ。いやでもこんなの経営者が見れたら最高ですけどね」
坂田「そうなんですよ。私もそう思います」
ハルク「すごい。これは凄い」
坂田「そしたらやりたい放題だなと思ってｗｗｗやりたい放題というのもおかしいのですが、そうなんです。だから全部それを見える化したら、これだけキレイな数字が整うんだなって言うのは分かりました。
そうすると先の予算も組めるじゃないですか。いくら予算をとって、今年はいくら以上を売り上げなくちゃいけないんだったら、これ掛けてもらいたい。
大体の件数はこれぐらい取ってもらいたい。こうでこうやって、それに対してはこれだけの確率でやっていこうっていうところまで見えたいじゃないですか。
やっぱり。それをやりたかったんです」
ハルク「この数字をどれだけ欲しいかという話ですよね。建設業さんは」
坂田「そうなんです。だからどれだけ欲しいかと思うんですよ。ただ、それが素人でもkrewDataでできるってことなんです」
ハルク「今、全体の工事の見させてもらいましたが、データ集めて正しい按分率っていうのを自社で集計して、自社の按分率に則って一般管理費を計上しちゃうってところまで画面を見せていただいてありがとうございます。
大半モザイクなんですけど、参考になればと思って画面共有させていただきました。ありがとうございます」
坂田「ありがとうございます」
kintone(キントーン)活用のポイント・まとめ
ハルク「最後になるんですけど、この仕組みはすごいと思っています。ただ、仕組みを作っても運用しないと、やっぱりkintone(キントーン)は全く意味がないと思うんですが、坂田さんならではの管理方法とかっていうところ。
kintone(キントーン)を使ってもらうための手法や、kintone(キントーン)のアプリを作る上で意識しているところとか、最後にちょっと伺いしたいなと思います」
ハルク「例えば僕がやっぱり気になっているのが、冒頭でちょっと質問しちゃったんですけど、やっぱり社員の皆さんに入力してもらうためっていうのが気になるんですよ。どうやって社員の皆さんに入力してもらうようにしたか、というのをちょっと教えてもらって良いですか？」
坂田「そうですね。まずは元々やっていた仕事ってあるじゃないですか。元々やっているやり方で！そのやり方っていうのは、絶対に元のやり方は絶対に変えないでやるっていうのはとても大切で、何より大切なのは入力してくれるのは周りの人たちなので、私が入力しやすいでは意味がないので、なるべくそれを変えないようにしました。
印刷したいと思うものは印刷できるようにしました。アプリをこうして欲しいというのはよっぽどおかしなものじゃない限り、すぐに変えてあげたりもしました。人によってはぼやっとさせたものを持ってくるんですよ。そういう場合は、じゃあこういう案はどうですか？というのを何件か預けてこうこうこうやるとこうなります。」
ハルク「優しいですね」
坂田「これでどうですか？っていうのを持っていて、そうするとそれに関しては、大体自分の思ったとうりだから入力してくれるんですね。すごい文句がでたときとかは、本当に2つの画面を構築させました。
要は”表示”・”非表示”にすればどうにもなるので、2つ作っといて入力方法を変えちゃって、それでやっぱりやりにくかったと。でも大体こっちはやりにくいと分かっているから作ってないことだけど、一応それを体験してもらって、そうすると大体やりやすい方に乗ってくれて、皆さんやってくれるんですよね」
ハルク「うん、うん」
坂田「あとはすごく簡単にする。簡単にするのも方法ですし。そんな感じです」
ハルク「OKです。ありがとうございます。本当にさっきの話もあったんですけど、やっぱり現場の人が入力しやすいというのは大事なのですが、結構アプリを作る時にやってしまいがちなのが、”私たちの方が入力しやすいのにな”みたいな自己流のアレンジを入れちゃうみたいな人がわりといます。現場の人がそうとは限らないので、大事なことですね」
坂田「そうなんですよ。現場の人は、私がやりやすいと思うことは大体そんなにやりやすくないです」
ハルク「確かにそうですね」
坂田「だから、現場の人が簡単にやりやすいっていうのは、もう色々分けちゃうというのも、アプリをすぐ簡単な入力しかできないような状態にする事も大事だと思います。どうせこっちはデータさえ集まれば集計ができるので、バラバラに分けてもそんなに大変ではないので」
ハルク「無理に1つに集めようとして、1つアプリに詰め込みがちだけども、どうせkrewDataで集計できるから、だったらもうめちゃめちゃ業務ごとでアプリを分けちゃって1つで集めるアプリの方がいいよね。krewDataで集めちゃった方が現場が活きるし・・・」
坂田「そうそうそう。データも集まるし、それの方がいいかなと思います」
ハルク「そうですよね。krewDataが入っていると、集計のことは後で考えればいいから、とにかく現場がどう使いやすいかっていう軸で、一番考えられるのがいいところかもしれないですね」
坂田「そうですね。それはいいところだと思います。別にそこら辺は気にしなくていいと思います」
ハルク「そうですよね。集計する方法を考えて、そっち軸で現場のアプリを作ると使いづらくなってしまいますもんね」
坂田「そうそう、その通りです」
ハルク「その辺りはkrewDataをマスターすると、その現場が結果使いやすくなるというのが典型例かなと思いました」
坂田「使いやすくなると思います」
ハルク「今krewDataの話しが出たので、krewDataがあるからこそのアプリ設計になると思うんですけど、それを踏まえた上でどういうところを意識しているかお伺いしてもいいですか？」
坂田「krewData自体で私は、データを作成するのは全然難しいと思ってないんです。より詳細なデータが集まるように、集まるようにというので、それこそさっきの入力を分配したのもそうですし、それが分配するために、やっぱり社員一人ひとりの力がすごく必要になってくる。
お願いをするのもそうですし、私一人で入力するのなんかよりも、遥かに数倍のデータを集めることができます。皆さんが入力をしてくれた方が。それが出来るための仕組みというのをメインに考えることもありますよね」
ハルク「そうですよね。ありがとうございます。いや、本当にもちろん、社員一人ひとりが入力する仕組み作りというのも大事だし、そのために坂田さんがいろいろ考えてアプリ設計していると思います。
あとは会社全体でkintone(キントーン)を使っていくんだというところでトップダウンをしっかりやっていくってところだと思います。いろんな要素が絡み合って、今回内山電設さんはかなりkintone(キントーン)で成果が出たんじゃないかなと思っているので、やっぱり坂田さんが言われたように、現場が入力しやすい！現場が使ってもらわないと、やっぱり何も始まらないっていうところはあると思います。
そういう意味ではすごくこう参考になったんじゃないかなと思ってます。個人的にはね、あれだけデータ見ることが出来ればあの分析値だけで、ちょっと商売できるんじゃない？コンサルできるんじゃない？ぐらいのすごいデータですよ」
坂田「私も便利だと思います」
ハルク「ありがとうございます。ということで、色々喋りたいことが、たくさんあるんですけど、社外秘の情報も多いので、是非、もし可能だったらペパコミも今後そういった勉強会とかっていうのを内々でやりたいなと思っているので、そういう時に坂田さんに登壇していただいて、なんかこういうものみたいな感じで喋ってもらう。
これ、めちゃくちゃいいですよ。これはすごい」
坂田「そうですかねｗｗｗものがある者の、強みだと思います」
ハルク「確かにそうですね」
坂田「実績というものがある者の強みというのは、おかしいですけど」
ハルク「結局データがたくさん集まったから、kintone(キントーン)の仕組みができているわけじゃないですか、精度の高いものとして」
坂田「そうなんです。データを集めるというのは、何より本当に重要ですよね。集めることにだけは本当に注力しています」
ハルク「すごいですよね。集める段階で、わりと頓挫しちゃうんですが、その集めた先にこんなものが見えるのなら、というモチベーションで頑張れる会社がめっちゃ増える気がしますもん。これを見せたら」
坂田「もう、どうぞどうぞ、お使いくださいｗ」
ハルク「これすごいわ！是非ですね、こんな事例とかもありますので、今後ペパコミの中で勉強会みたいなのをやって行こうと思っているんですけど、ちょっとそういった時にも是非、坂田さんの知見とかというものもどんどん出していきたいなと思っていますので、ぜひ宜しくお願いします」
坂田「どうぞよろしくお願いします」
ハルク「今日はお忙しいところ、坂田さんにお越しいただきました。僕は建設業とkntone(キントーン)はちゃんと使えばすごい相性がいいと思っています。
建設業ってなかなかIT化が進まないんですけど、このkintone(キントーン)というのは、その進まないところに風穴を空けるようなポテンシャルを持っていると思いますので、そんな中で坂田さんの内山電設さんの事例というのはすごく価値あるものだと思ったので、是非ちょっと僕が出てくれとお願いして、今回動画に出ていただきました」
坂田「ありがとうございます」
ハルク「ということで、何か質問とかあれば全然遠慮なく問い合わせてください。参考になった方はぜひ”いいね”してコメントとかしてくださればとても嬉しいです」
それでは本日の動画は以上となります。
本日はどうもありがとうございました。また、次回お会いしましょう。
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