kintoneを使い始めたばかりの利用者が陥りがちなアプリ設計の課題は、特定のイベントや業務に対して個別のアプリケーションを作成してしまう点です。
このような設計は、一時的な問題解決にはつながる一方で、長期的な運用において様々な問題を引き起こす可能性を含んでいます。
本稿では、kintoneのプロフェッショナルが提唱するアプリ設計の解決策を、具体的な福利厚生イベント管理の事例をとおして解説します。
ただし、あくまで「こんなことが出来るんだ。」というイメージをしてもらう目的で記事にしていることをご了承下さい。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
kintone初心者が陥りやすいアプリ設計の課題
kintone初心者が陥りやすいアプリ設計の課題を紹介します。
- イベントごとにアプリを作成してしまう背景
- 単一アプリ運用のデメリット
kintoneを導入する企業では、福利厚生の一環として社員向けのイベントを定期的に開催する場合があります。
イベントの参加者募集や告知を行うためにkintoneアプリの構築を検討する際、初心者は特定のイベント専用のアプリケーションを作成しがちです。
イベントごとにアプリを作成してしまう背景
kintoneの利用を開始したばかりの利用者は、アプリ間の連携という概念を十分に理解できていない場合が多いです。
このため、イベント管理をExcelファイルを作成するようなイメージで捉え、例えば「スキー大会申し込み用アプリ」や「スケート大会申し込み用アプリ」のように、イベントごとに個別のアプリケーションを構築してしまう傾向があります。
これは、その時々で発生した特定のイベントや業務を解決するための一時的な対応としてアプリを作成する発想に起因します。
単一アプリ運用のデメリット
特定のイベントや業務に特化した単一のアプリケーションを運用する方法には、複数のデメリットがあります。
イベントが複数回開催されるにつれて、作成されるアプリの数が次第に増加します。
その結果、企業全体としてどのようなイベントを実施してきたのか、誰がどのイベントに参加したのかといった全体像を把握する作業が困難になりがちです。
また、イベントごとのアプリでは、イベントの履歴や参加者の比率といった情報を一つのアプリ内で完結して管理できません。
これにより、データ集計の仕組みが構築されず、アプリが多数存在するにもかかわらず、十分に活用できている実感が得られないという課題につながる場合があります。
プロが提唱するkintoneアプリ設計の解決策
プロが提唱するkintoneアプリ設計の解決策を紹介します。
- 中長期的な視点での設計思想
- 福利厚生イベント管理における3つのアプリ構成
kintoneのプロフェッショナルは、上記のような初心者が陥りやすい課題に対し、中長期的な視点を持ったアプリ設計を提案します。
複数のイベントや業務に柔軟に対応できる共通基盤としてのアプリ構成を構築することが重要です。
中長期的な視点での設計思想
kintoneアプリの設計においては、将来的な運用を見据えた中長期的な視点が不可欠です。
例えば、来月にも別の温泉イベントが開催される可能性を考慮し、そのイベントにも対応できるような汎用的な設計を事前に検討します。
これにより、イベントが増えるたびに新たなアプリを作成する必要がなくなり、将来的なアプリの増加や管理の複雑化を防ぐことができます。
福利厚生イベント管理における3つのアプリ構成
福利厚生イベント管理の事例では、プロは以下の3つのアプリケーションを連携させてシステムを構築します。
この構成により、イベントの数がどれだけ増えても、社内での情報活用と管理がスムーズに行えるようになります。
| アプリケーション名 | 役割 |
| 社員マスターアプリ | 従業員の情報を登録し、一元管理するアプリです。 |
| 福利厚生プランアプリ | イベントごとに1レコードを作成し、イベント内容や募集状況を管理するアプリです。 |
| 福利厚生申し込み管理アプリ | 従業員がイベントへの参加を申し込むためのアプリです。 |
アプリ間の連携によるスムーズな運用フロー この3つのアプリ構成では、以下のような流れで運用が進みます。
- イベント企画と登録
- イベント告知と募集
- 申し込み手続き
- 通知と状況把握
それぞれ確認してみましょう。
①イベント企画と登録
福利厚生のイベント企画担当者が、福利厚生プランアプリにレコードを追加して新しいイベントを作成します。
②イベント告知と募集
イベントの申し込みステータスを「受付中」に設定することで、ポータルの「お知らせ」にイベント情報が表示され、従業員は申し込めるイベントを容易に把握できます。
③申し込み手続き
従業員は福利厚生管理スペースの「お知らせ」から参加したいイベントを選択し、「申し込む」ボタンを押します。
すると、福利厚生申し込み管理アプリの新規レコード作成画面に移動し、自分の名前や申し込み人数を入力して申し込みを完了します。
④通知と状況把握
申し込みが完了すると、イベント企画担当者に通知が届きます。また、社員マスターアプリからは、これまで申し込んだ福利厚生プランの状況が関連レコードとして確認できます。
イベントの申し込み締め切り日を設定しておくと、担当者へ通知が自動で届くため、担当者は手動でステータスを「終了」に切り替える運用が可能です。
連携アプリ設計がもたらすkintone活用のメリット
連携アプリ設計がもたらすkintone活用のメリットを紹介します。
- 無限に増えるイベント数への対応
- 一元化された情報管理
- 多角的なデータ集計と分析
単一アプリではなく、複数のアプリを連携させた設計にすることで、kintoneの活用範囲が格段に広がります。これは、情報の集約と多角的な分析を可能にするためです。
無限に増えるイベント数への対応
3つのアプリが連携したシステムでは、イベントの数がいくら増えても対応できます。
それぞれのイベント情報は福利厚生プランアプリにレコードとして蓄積され、申し込み情報は福利厚生申し込み管理アプリに集約されるため、アプリ自体が増加する心配がありません。
一元化された情報管理
全てのイベント情報や参加者情報が連携されたアプリ群に集約されるため、一つのアプリでイベントの履歴や参加者の情報全てを完結して閲覧できます。
これにより、情報の散逸を防ぎ、必要な情報へのアクセスを容易にします。
多角的なデータ集計と分析
連携されたアプリは、kintoneの集計機能を活用することで、様々な視点からデータを分析する基盤となります。
単一のアプリでは得られない全体像を把握し、イベント企画の改善や今後の施策立案に役立てることができます。
| 項目 | 内容 |
| 参加者推移の把握 | イベントがいつ開催され、何人の参加者がいたのかを時系列で確認できます。
グラフの種類を容易に変更できるため、視覚的に傾向を把握したり、表形式で詳細なデータを確認したりできます。 |
| 福利厚生費の予算管理 | 各イベントにかかった費用を登録し、福利厚生費全体の集計グラフを作成することで、予算の状況を把握できます。
これにより、コスト管理が容易になります。 |
| イベント満足度の集計 | 申し込み管理アプリ内にイベント後のアンケート項目を準備することで、参加者の満足度を数値で集計し、グラフで可視化できます。
開催日終了後に参加者へアンケートのリンクを自動で通知する設定もできます。 |
| 部署別参加状況の可視化 | 社員マスターアプリが持つ部署情報と連携させることで、どの部署から何人がイベントに参加したのかをグラフで把握できます。
未開催のイベントの申し込み状況や開催済みの結果もグラフ機能で容易に確認ができます。 |
kintoneアプリ設計で重要なポイント
kintoneアプリを設計する際、初心者が特に注意すべき点は、単一の業務やイベントに特化しすぎないことです。
プロの視点を取り入れることで、より長く、より広く活用できるシステムを構築できます。
全体像を把握した設計の重要性 アプリを構築する際は、目の前の単一的な課題だけでなく、関連する業務やデータの全体像を把握する視点が重要です。
例えば、福利厚生イベントの管理であれば、社員情報、イベント情報、申し込み情報というように、必要な要素を網羅的に捉え、それらを連携させる仕組みを最初から検討しましょう。
これにより、「アプリはたくさんあるけれど、うまく使いこなせていない」と感じる状態を避けることができます。
まとめ｜kintoneアプリの設計には中長期的な視点が必要
長期的な視点での計画 kintoneアプリの設計は、短期的な視点ではなく、1年後や2年後といった中長期的な視点で行うように意識します。
将来的に同様の業務が発生する可能性を考慮し、それにも対応できる汎用性を持たせた設計を目指します。
この思考を巡らせることで、アプリの設計能力は向上し、kintoneの利便性を最大限に引き出すことができるでしょう。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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