kintoneを行政書士事務所の案件整理に導入することは、業務の透明性を高め、必要な情報へのアクセスを容易にすることにつながります。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
kintoneを行政書士事務所の案件整理に活用する3つの利点
kintoneを行政書士事務所の案件管理に活用する利点は、下記の3つです。
- 顧客情報の管理と閲覧
- 訪問記録と進捗の確認
- 柔軟なアプリケーション設計
それぞれ詳しく解説します。
顧客情報の管理と閲覧
kintoneでは、申請者のリストを親アプリとして作成できます。
これにより、顧客の情報を一元的に管理することが可能です。過去の訪問記録や進捗状況も閲覧できるため、顧客とのやり取りの履歴を把握しやすくなります。
また、これらの情報はiPadなどの端末からも確認できるため、訪問先で即座に情報を参照する場面で役立ちます。
訪問記録と進捗の確認
次回の訪問予定は、利用者が直接入力する設定が可能です。これにより、今後の計画を立てやすくなります。
案件が完了した場合、カレンダー機能と紐付けを行うことで、完了した案件の進捗を視覚的に把握できます。さらに、訪問開始時刻の記録もできるため、案件にかかる時間の把握にも繋がります。
柔軟なアプリケーション設計
kintoneのアプリケーションは、事務所の業務内容に合わせてカスタマイズができます。例えば、特定の外国人入管手続きに特化した業務を行っている場合、その業務に合わせたアプリ設計が可能です。
フィリピンやタイといった特定の国の手続きに焦点を当てたアプリであれば、業務フローが確立されているため、より使いやすくなります。
kintone導入における業務特性の考慮点
kintoneを導入する際には、事務所の業務特性を考慮したアプリケーションの設計が重要です。これにより、導入後の運用がよりスムーズになります。
特定の業務に特化した場合のアプリケーション設計
業務内容が特定の分野に固定されている場合、kintoneのアプリケーションをその業務に特化して固めることができます。
例えば、入管関連の依頼が大部分を占める事務所であれば、それに特化したアプリを作成することが考えられます。これにより、決まった業務フローに合わせて情報管理ができるため、迷うことなく操作を進められます。
多様な業務に対応するためのアプリケーション運用
事務所が多様な業務を行っており、状況が頻繁に変わる場合、一つのアプリケーションで全てを管理しようとすると、かえって手間を感じる可能性があります。
このような場合は、汎用的なアプリを基本としつつ、業務が固まってきた部分については別途アプリを作成し、連携させる運用方法を検討できます。複数のアプリを連携させることで、変化する業務状況にも柔軟に対応できます。
段階的な機能拡張
kintoneの導入初期には、全ての機能を一度に構築しようとすると、かえってうまくいかない場合があります。
そのため、最初は顧客や案件活動のメモ機能を重視し、タスク管理のような機能は段階的に追加していく運用が推奨されます。
事務所の運用に合わせながら少しずつ機能を拡張し、最終的に自社に合った形を目指すことで、無理なくシステムを定着させることができます。
kintoneと既存会計ソフトの連携可能性
kintoneは、案件管理だけでなく、既存の会計ソフトとの連携により、請求業務や入金管理の効率化も期待できます。
請求書作成の運用方法
kintoneの情報を基に請求書をExcelやPDF形式で出力するためには、プラグインの導入が必要になる場合があります。
これらのプラグインには月額の費用が発生します。現在、マネーフォワードのような会計ソフトを使用している場合、そちらの請求書発行機能を利用することが一つの選択肢です。
マネーフォワードの請求書機能を使えば、プラグイン費用をかけずにPDFでの出力や顧客へのメール送信が可能です。
入金管理の簡素化
マネーフォワードは、銀行口座と連携させることで、入金があった際に自動で仕訳を行う機能を持っています。
これにより、手動で入金情報を確認し、帳簿付けを行う手間を削減できます。kintoneで作成した請求データをマネーフォワードに連携させ、請求書を発行することで、売掛金の消し込みも自動化できます。
将来的な連携による業務効率化
案件数が増加し、毎月多数の請求書発行が必要になった場合、手作業での登録は煩雑になる可能性があります。
kintoneとマネーフォワードを連携させることで、kintoneに登録された請求情報をマネーフォワードへ自動的に転記できる拡張性があります。この連携により、将来的に案件管理と請求管理の双方をより円滑に進めることが可能になります。
kintoneと会計ソフトの連携比較
kintone単独で請求書を発行する場合と、既存の会計ソフト（マネーフォワード）を連携させる場合の比較を下記の表に示します。
| 項目 | kintone単独での請求書発行 | マネーフォワード連携での請求書発行 |
| プラグイン費用 | 必要となる場合がある（月額5,000円〜15,000円程度） | 不要（マネーフォワードの機能を利用） |
| PDF出力 | プラグインにより可能 | 可能 |
| メール送信 | プラグインにより可能 | 可能 |
| 自動仕訳 | kintone単独では難しい | 銀行口座連携により可能 |
| 売掛金消し込み | 手動での確認が必要になる場合がある | 銀行口座連携により自動化可能 |
| 将来の拡張性 | 案件情報と請求情報の一元管理にはプラグインが必須 | kintoneからマネーフォワードへのデータ連携が可能 |
まとめ
kintoneは、行政書士事務所の案件整理を支援する強力なツールです。顧客情報の一元管理から訪問記録の把握、そして柔軟なアプリケーション設計により、事務所の特定の業務フローに合わせたカスタマイズができます。
また、マネーフォワードのような既存の会計ソフトとの連携を検討することで、請求書発行や入金管理の効率化も図れます。
導入初期には、全ての機能を一度に構築するのではなく、案件活動のメモ機能を優先し、タスク管理は段階的に追加するアプローチが推奨されます。
これにより、事務所の状況に合わせた無理のないシステム構築が実現し、将来的に案件数が増加した場合にも対応できる柔軟な運用体制を整えることができます。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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