大規模イベントの準備や運営では、出展者や関係機関との連絡・調整が煩雑になりがちです。紙やExcelでの管理では、伝達漏れや確認不足が課題となります。
この記事では、kintone×FormBridge×kViewerを活用したイベント管理システムを紹介します。申込受付から関係者への連絡、情報共有までを一元化できるため、業務をスムーズに進められます。
情報共有の精度を高め、イベント運営の質を向上させたい方は、ぜひご参考ください。
従来のイベント管理方法
行政で実施する大型イベントには、子どもまつり、成人式、農業観光物産展と多岐にわたります。
連絡事項には、出展者の募集や決定、全体会議の予定など、盛りだくさんです。
また、イベントを運営する際、ブースのレンタル、音響、設営、電気、トイレ、清掃、火器の使用、雨天等の対応などが必要になるため、民間企業や自衛隊、消防、保健所との連携を密にしなければなりません。また、傷病者向けのブースなども必要です。
上記を個別に連絡していては、トラブルがあった際、円滑にイベント運営を進められない可能性があります。
kintoneを活用したイベント管理方法
kintoneを活用すると、大型イベントでも情報共有を円滑に行えるようになるため、連絡漏れを予防できます。
そのため、あらかじめ、マイページで「提供すべき情報」と「理解できているか？」の回答の機会を準備しておき、準備に万全を期して挑みましょう。
kintoneを活用したイベント管理方法の流れ
kintoneを活用し、イベント管理アプリを作成する方法は以下のとおりです。
- アプリの構成を決める
- イベント一覧アプリを作成する
- フォームブリッジ（FormBridge）で外部申込フォームを作成する
- kViewerでイベント情報やマイページ公開する
それぞれ確認していきましょう。
【kintoneとは】
| kintone（キントーン）はプログラミングの知識がなくてもノーコードで、業務のシステム化や効率化を実現するアプリがつくれるクラウドサービスです。
表計算ソフトよりも快適に、専門システムより柔軟に、自社でシステム開発をするよりスピーディー＆低コストに、思いついた業務改善をすぐに実行できるのが特長です。 |
【FormBridge (フォームブリッジ)とは？】
| kintone連携Webフォーム作成ツールです。Webフォームを5分で作れます。
外部からの問い合わせも、外部からのアンケートもkintoneに収集することができます。 また、kintoneのアカウントを持たない社員からの社内申請システムにも活用できます。 |
【ｋViewer (ケービュウワー)とは？】
| kintone連携情報公開ツールです。kintone内の情報のウェブページを5分で作れます。
アプリ内の見せたい情報だけを外部の見せたい人だけ見せることができます。 見せ方の種類は、リストビュー、グラフビュー、ダッシュボードビューなどがあります。 また、レコードごとにページを生成できるマイページビューなどもあります。 |
アプリの構成を決める
イベント管理では、次のように目的別にアプリを分けておくと便利です。
- イベント一覧アプリ：イベントの基本情報（開催日・内容・担当など）
- 参加申込アプリ：参加者からの申し込みデータの管理
- 受付・出欠管理アプリ：受付状況や出欠確認などの現場運用
なお、必要に応じて連携に必要なアプリを検討しましょう。
イベント一覧アプリを作成する
イベント一覧アプリを作成する際は以下の項目を設定します。
- イベント名
- 開催日時・場所
- 開催区分（例：オンライン／現地）
- 担当者（ユーザー選択）
- イベント内容
- 参加定員
- 参加者数など
なお、イベントに合わせて、必要な項目を選定しましょう。
フォームブリッジ（FormBridge）で外部申込フォームを作成する
kintoneに登録した参加申込アプリとFormBridgeを連携すれば、Webフォームから外部の参加者が申し込める仕組みができます。
なお、フォームからデータを取得できると以下に活用できるでしょう。
- 実施前の準備
- 懸念事項の照会
- 物の流れ
- 人数規模（消防法）
- 実施後の反省
- 会場マップやタイムスケジュールに落とし込んで具体化
- 具体化した情報を出展者全体に周知
kViewerでイベント情報やマイページ公開する
kintone上のイベント一覧を一般公開したい場合は、kViewerとの連携が必要です。
参加者ごとの申込状況確認ページ（マイページ形式）を作成すると、管理しやすくなります。
kintoneでイベント管理を効率化したい方はペパコミ株式会社へご相談ください！
kintoneを活用すると、イベント管理を効率化できるアプリをノーコードで作成できます。
イベント管理には、複数の企業間での連携が必要になるため、情報共有を円滑に行えなければ伝達漏れが発生する可能性があります。
なお、ペパコミ株式会社では、徹底的なヒアリングを通じて自治体の課題を明確化し、解決策を提供しています。
kintone導入から改修内製化まで、一気通貫・伴走支援でサポートいたしますので、お気軽にお問い合わせください。
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