「kintoneってどんなデータベースなの？」
「kintoneのデータベースの構造ってどうなってるの？」
kintoneはクラウドベースのプラットフォームですがデータベースとしてkintoneを理解されている方は多くないのではないでしょうか？
本記事では、kintoneのデータベースの作り方や構造について詳しく解説します。また、kintoneのデータベースと他のデータベースの違いやメリットについても紹介します。
プロジェクトマネージャーやIT担当者、効果的なデータ管理方法を探している方におすすめの記事です。kintoneの導入を検討している方や、業務アプリでの効率的なデータ管理について知りたい方は、ぜひご覧ください。
この記事でわかること
- kintoneのデータベースの基本的な機能や使い方について
- kintoneのデータベースの作り方や構造について知りたい
- kintoneデータベースと他のデータベースの違いやメリットについて
こんな人におすすめの記事です
- kintoneの導入検討をしているプロジェクトマネージャーやIT担当者
- 業務アプリにおいて効果的なデータ管理方法を知りたい人
kintoneとは
kintoneは、ビジネスの効率化や情報共有を目的としたクラウドベースのプラットフォームです。自社の運用に合わせてアプリケーションを作成でき、業務プロセスを効率化できます。まずはkintoneの基本的な特徴とデーターベースとしての利用について解説します。
kintoneはデータベースとして利用できる？
kintoneはデータベースとして利用可能です。
kintoneは1アプリにつき1データベースという概念となり、「アプリ」≒「データベース」と考えられます。つまりkintoneアプリを複数つくるとその数だけkintoneのデータベースが作成されると考えて良いでしょう。
kintoneをデータベースとして利用する際の一番の特徴は1つのレコードで1対多のリレーションを表現できる点です。例えば、顧客情報とそれに関連する注文情報を管理する場合、1つの顧客レコードに複数の注文レコードを関連付けることができるので、顧客と注文の関係性をわかりやすく表現できます。
さらに、関連するデータを1つのレコードにまとめることで、情報の検索や集計をスムーズに行えます。関連データの追加や削除も簡単にでき、データの一元管理も非常に楽です。
また、kintoneにはルックアップという機能があります。この機能を使うと、kintoneアプリのフィールドにデータを入力するときに、他のkintoneアプリからデータを自動で取得してコピーが可能です。
例えば、顧客情報に関連する都道府県情報を別のテーブルで用意しておけば、都道府県の情報がルックアップとして関連付けられます。ルックアップを利用することで、何度も同じ内容を手入力する必要がなくなり、入力作業がスピードアップし、入力ミスや内容のばらつきを防ぐことにもつながるでしょう。
kintoneをデータベースとして利用するメリット
kintoneのデータベースの大きなメリットは、データベースを構築する知識がない初心者であってもノーコードでデータベースを作成できることです。
例えば、プログラミングの知識がなくても、ドラッグ＆ドロップの直感的な操作でkintone上でデータベースを構築できます。kintoneのデータベース設計からフィールドの追加、関連性の設定、フォームの作成、レポートの設定まで、すべての作業が直観的な操作で完結できるのです。
このように、ユーザーが思い描いたアプリをすぐに形にできることもユーザーにとってうれしい要素でしょう。また、kintoneには多くのテンプレートが用意されており、既存のテンプレートを利用することで、手間をかけずにデータベースを構築できることも初心者にはうれしい仕様です。
さらに、はじめからデータベースを作成しなくても、ExcelやCSV形式のファイルを直接kintoneに取り込むことができます。既存のデータを一括して移行するときに非常に便利で、手動で入力する必要がなく大量のデータを一度にインポートできるので、作業時間を大幅に削減することができます。
kintoneのデータベースの強みとして、スマートフォンからでも利用できることもあげられます。モバイルアプリやブラウザを介してアクセスし、データの確認や更新が可能です。これにより、オフィスを離れている間や移動中でもリアルタイムでデータにアクセスし、業務の効率を向上させることができます。
また、kintoneは複数のユーザーが同じデータベースを共有して利用できます。そのため、情報の重複入力や更新忘れを防げるので、効率的に情報共有ができます。
以上のことから、kintoneのデータベースを利用することで、効率的に業務を行えることは間違いないといえるでしょう。
データベースとしてのkintoneの立ち位置とは
kintoneは、Excelの柔軟性と手軽さを持ち、RDBMSの信頼性とセキュリティも兼ね備えたデータベースです。kintoneは、Excelのような見やすい表形式でデータ管理ができ、導入や運用コストが低く、柔軟性が高いという利点があります。
そこでこのパートでは
- Excelとデータベースの関係
- RDBMSとデータベースの関係
- kintoneデータベースとExcel、RDBMSとの比較
について解説していきます。
Excelとデータベースの関係
Excelはどの企業も利用している便利なツールですが、あくまで表計算ソフトウェアであり、根本的にデータベースの替わりにはならないということを念頭に置きましょう。
Excelは複数人でデータ共有することに向いていません。同時にファイルを編集すると競合が発生し、データの整合性が損なわれる可能性があります。また、膨大なデータを効率的に検索したり集計したりすることが難しいため、情報の把握や分析に時間がかかります。
さらに、セキュリティ確保やバージョン管理も煩雑になりやすい点がデータベースとして利用する際のデメリットといえるでしょう。そのため、大規模なデータ管理や共有が必要な業務を行う場合、Excelをデータベースとして使うのは控えたほうが無難です。
RDBMSとデータベースの関係
RDBMS（リレーショナルデータベース管理システム）は、データをテーブル（表）の形式で保管し、テーブル間で関連付けるシステムです。RBMSのデータに対してはSQLという言語で指示を出すことでデータの挿入、更新、削除、検索が可能です。
またRDBMSの最大の特徴として正規化があります。正規化はデータベース設計のプロセスで、テーブル間の関係性を定義することでデータの重複や矛盾を防ぎ、データの一貫性を確保できます。例えば、顧客情報を1つのテーブルにまとめるのではなく、顧客情報を顧客テーブル、注文情報を注文テーブルとして分割することで、データの重複を減らし、データの整合性を保てます。
RDBMSは非常に柔軟で拡張性があり、さまざまなアプリケーションや業務で使うのに適しています。
kintoneデータベースとExcel、RDBMSを比較すると？
kintoneは、Excelの柔軟性と手軽さをもち、RDBMSの信頼性とセキュリティも兼ね備えた両者の良いところを集約したデータベースといっても良いでしょう。
kintoneはExcelのように見やすい表形式で大規模なデータ管理ができ、RDBMSに比べると導入や運用コストが低く、柔軟性が高いというメリットがあります。
まずはkintoneでデータベースを作成してみよう
それでは、実際にkintoneでデータベースを作成してみましょう。データベース作成時に注意すべきポイントを交えながら、初心者でも簡単にできる手順をご紹介しますので、ぜひ試してみてください。
kintoneのデータベースの作り方とは
kintoneのデータベース作成は初心者でも簡単にできます。早速、kintoneアカウントを作成し、以下の手順で作ってみましょう。
kintoneのデータベース作成手順は以下の通りです。
【kintoneのデータベース作成手順】
①アプリ作成: ダッシュボード画面で「＋新しいアプリを作成」を選択し、アプリ名やアイコンを設定します。目的に応じてテンプレートも選択しましょう。
②フィールド設定: 「フィールド設定」画面で、アプリに含めるテキスト、数値、日付など、データの種類に応じたフィールドを選択し追加します。
③フォーム設定: 「フォーム設定」画面で、フィールドの配置や表示形式を設定し、データの入力フォームをカスタマイズします。
④ビュー設定: 「ビュー設定」画面で、データの表示方法を設定します。リストビューやカレンダービューなど、表示形式を選択します。
⑤アクセス権限設定: 「アクセス権限設定」画面で、アプリの利用権限を設定します。ユーザーグループやロールによるアクセス制御を行います。
⑥アプリ登録: 設定が完了したら「アプリ作成」をクリックして、新しいデータベースを作成します。
以上のように簡単な操作でkintoneのデータベースを作成できます。また、上記の作成方法以外にも、CSVやExcelを読み込んでkintoneデータベースを作成することも可能です。
kintoneのデータベース作成で気を付けるポイントとは
kintoneのデータベース作成において、以下のポイントに気を付けましょう。
①レコード番号について
まず、kintoneではレコード作成時に自動でレコード番号が発行されますが、一度削除すると同じレコード番号は使えません。また、作成者側で採番ルールも決められないため非常に使いづらいです。なので、対策として別途、識別できる値（例：顧客IDや注文番号）をユニークキーとして設定しましょう。フィールドを作成する際に「必須項目にする」「値の重複を禁止する」を選んでおけば、重複の心配や抜け漏れもなく安心です。
②同じデータの入力が必要なケース
次に、設計の際には、何度も同じデータの入力が必要な仕様は避けましょう。例えば顧客管理アプリと案件管理アプリを例に紹介していきます。
悪い例として、案件管理アプリでリピーターのお客様情報を入力する際、毎回同じお客様情報を入力しなければいけません。入力に手間がかかるだけではなく、同じお客様でも入力内容が微妙に違ったりすると、後から検索するのに苦労します。また、住所や電話番号などの情報が変わった場合、全ての案件管理レコードを手動で更新する必要があり、管理しきれなくなるでしょう。
一方、良い例ですが、お客様情報は顧客管理アプリに入力し、案件管理アプリでは顧客管理アプリからルックアップする方法があります。ルックアップを活用して情報を引き出すことで、アプリに入力するデータの重複を避けられます。
これにより、入力の手間が省け、データの整合性が保たれます。ただし、kintoneの標準機能では、参照先のデータが自動的に更新されないため、ルックアップ先のデータが変更されても手動で更新する必要があります。
③トランザクション処理
最後にデータの追加、更新、削除などの一連のデータベースに対する操作に関しても注意が必要です。RDBMSでは複数のテーブルに渡って更新が必要な場合、一連の更新処理の途中で失敗するとロールバックする処理（トランザクション処理）を施すことが一般的です。
しかし、kintoneのデータベースの場合、複数アプリを一連の処理で更新するケースでも、ひとつのトランザクションにまとめることができません。RDBMSに慣れている方は注意してくださいね。
kintoneで作成できる業務アプリのご紹介
kintoneで作成できるアプリの例として「顧客管理アプリ」と「案件管理アプリ」をご紹介します。これらのアプリはkintone上で、簡単に作成・カスタマイズすることができるので、紹介内容を参考に自分で作ってみてくださいね。
顧客管理アプリ
顧客管理アプリは、営業やマーケティング部門などで使われることが多いアプリで、顧客情報や営業活動履歴などの一元管理が可能です。
具体的には、顧客の基本情報（会社名、担当者名、電話番号、メールアドレスなど）や過去の取引履歴、問い合わせ内容などを管理できるので、効果的な営業活動に役立ちます。
また、顧客管理アプリでは、営業担当者と顧客とのやり取りや行動履歴を記録し、他の営業メンバーと情報を共有できるため、顧客とのコミュニケーションやフォローアップがスムーズに行えるようになります。
案件管理アプリ
案件管理アプリは、プロジェクトの進捗状況や予算、タスク管理といったプロジェクトマネジメントや業務管理が可能なアプリです。
案件管理アプリを利用することで、担当者がタスクや進捗状況をリアルタイムで把握し、プロジェクトのスケジュール管理やリソースの割り当てを効率的に行うことができます。
このように、kintoneを活用することで、業務プロセスの効率化や情報共有の促進、チーム全体の生産性向上を実現できます！
まとめ：kintoneのデータベースを活用して業務を効率化しよう！
本記事では、kintoneをデータベースとして利用するための基本的な知識と、データベース作成の手順、さらにはkintoneで作成できる業務アプリをご紹介しました。
kintoneのデータベースを活用することで、ご紹介した顧客管理アプリや案件管理アプリ以外にもさまざまな業務アプリを作成することができます。これらのアプリは、ビジネスプロセスの効率化や情報の一元管理に役立ちます。
kintoneのデータベース活用について相談したい場合には、お気軽にペパコミまでご相談ください！
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