kintoneを使用されている方で、以下の悩みはありませんか？
「kintoneのストレージ容量ってどれくらいあるの？」
「最近kintoneの動作が重い気がするけど、ストレージ容量が足りないのかな？」
「ストレージ容量が不足したら、どうすればいいんだろう？」
本記事では、kintoneのストレージ容量の基本的な考え方から、容量不足になった場合の具体的な影響、容量不足への対処法や容量を追加する方法まで詳しく解説しています。
kintoneのストレージに関して詳しく知りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
なお、kintoneのストレージに関する個別の相談をご希望なら、ペパコミ株式会社へお任せください。
貴社の状況に合わせた最適な活用法をご提案します。まずはお気軽にご相談ください。
kintoneのストレージ容量の特徴
kintoneのストレージ容量には、理解しておくべき2つの特徴があります。
- 1ユーザーあたり5GBの容量を使用できる
- ドメインで使用できるディスク容量は共有される
上記のポイントを知っておくことで、kintoneの容量管理を適切に行うための基本的な考え方が身につきます。では、それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。
1ユーザーあたり5GBの容量を使用できる
kintoneのストレージは「ディスク容量」と呼ばれ、契約ユーザー1人あたり5GBが基本容量です。10人契約なら、組織全体で50GB利用できます。
注意点として、容量はkintoneだけでなく、同じサイボウズ社の「メールワイズ」や「Garoon」など、同一ドメインで利用する他のサービスのデータ容量も含まれます。複数サービスを利用している場合は、全体の合計使用量で計算されることを覚えておきましょう。
ドメインで使用できるディスク容量は共有される
kintoneのディスク容量は、ドメイン全体で共有されており、ユーザーごとに5GBずつ区切られているわけではありません。10人契約で合計50GBあれば、1人が10GB使うことも可能です。
しかし、誰かが容量を多く使うと、他の人の使える分が減ります。1人が45GB使うと、残り9人では5GBしか使えず、容量不足になる可能性があります。
「契約ユーザー数 × 5GB」はドメイン全体で使える容量です。個別の利用状況ではなく、全体の合計使用量を把握して管理する必要があります。
kintoneのストレージが容量不足になるとどうなる?
ストレージ容量が上限に近づくと、以下のような影響が出ます。
- 容量不足になるとアラート通知が届く
- 容量不足が一定期間続くと利用停止になる場合がある
- kintoneだけでなくサイボウズの他のサービスにも影響する
上記の影響を理解しておくことで、容量不足による業務トラブルを未然に防げます。では、それぞれの影響を詳しく見ていきましょう。
容量不足になるとアラート通知が届く
ディスク使用量が上限容量の80%を超えると、システム管理者にアラート通知（警告メッセージ）が届きます。アラート通知は、容量不足が近づいているサインです。
すぐに利用できなくなるわけではありませんが、通知を受けたら早めに対策を検討・実施しましょう。
放置すると上限に達し、データの追加や更新ができなくなる可能性があります。
容量不足が一定期間続くと利用停止になる場合がある
アラートを無視し、容量上限を超えた状態が続くと、サイボウズ社によって利用停止措置が取られる可能性があります。利用停止になると、kintoneへのアクセスや操作が一切できなくなり、業務に支障が出るかもしれません。
利用停止を防ぐには、普段から使用状況を確認し、余裕を持った運用が必要です。アラートが出た時点で、すぐに対応を検討しましょう。
kintoneだけでなくサイボウズの他のサービスにも影響する
kintoneのディスク容量は、メールワイズやGaroonなど他のサイボウズ製品と共有されるシステムです。kintoneが容量不足で利用停止になると、他のサービスも同時に利用できなくなる可能性があります。
kintone自体のデータ量が少なくても、他のサービスで容量を大量消費していれば、ドメイン全体の容量不足につながります。
ストレージを管理する際は、他のサイボウズ製品も含めたデータ全体の使用量を見ながらの対応が必要です。
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kintoneのストレージ容量の確認方法
現在のストレージ使用量は、サイボウズの「契約状況」画面で確認可能です。
cybozu.com共通管理画面にログインし、「契約状況」メニューを開くと、「ディスク使用量」の目安が表示されます。
ただし、表示はリアルタイムではないため、あくまで参考値となるため注意が必要です。容量が足りなくなりそうなタイミングを見極める目安にはなるため、定期的に容量を確認し、kintoneの運用に問題がないか把握しておきましょう。
kintoneのストレージ容量不足への3つの対処法
容量不足のアラートが出た場合や、容量を確保したい場合は、以下の3つの方法を検討しましょう。
- 添付ファイルを削除する
- アプリの履歴取得を停止する
- 監査ログの保管期間を短縮する
上記の方法を知っておくことで、追加費用をかけずにストレージ容量を確保し、kintoneの安定運用につなげられます。
添付ファイルを削除する
ストレージを大きく消費するのは添付ファイルになるため、不要なファイルを削除するのが、容量を確実に減らせる方法です。
ただし、「アプリ」「レコード」「添付ファイル」を削除すると、以下のように削除される内容が異なるため注意が必要です。
- 不要アプリの削除：アプリごと削除すれば、レコードと添付ファイルも消える
- 不要レコードの削除：レコードを消せば添付ファイルも消える
- 添付ファイルのみ削除：レコードを残し、ファイルだけ削除する
ファイルが多いアプリを定期的に整理しましょう。ただし、削除したファイルは基本的に復元できないため慎重に実施してください。
アプリの履歴取得を停止する
レコードの変更履歴もディスク容量を消費し、更新頻度が高いアプリや添付ファイルの変更履歴は容量を圧迫しやすくなります。
容量削減の対策としては、特定のアプリの「レコードの変更履歴」機能を停止する方法があり、アプリ設定で「履歴を記録する」のチェックを外します。
ただし、履歴を停止すると過去の変更経緯を追えなくなるのがデメリットです。業務への影響を考慮し、どのアプリの履歴を停止するか慎重に判断しましょう。
監査ログの保管期間を短縮する
操作ログも容量を消費します。初期設定では最大3年間保存されますが、保存期間を短くすれば、使用量を減らせます。設定はcybozu.com共通管理画面から変更可能です。
ただし、監査ログはセキュリティ上、重要な情報です。保管期間を短縮すると過去の調査ができなくなるリスクがあるため、自社の規定やポリシーを確認し、適切な期間を設定しましょう。
なお、kintoneのストレージ管理に不安がある方は、ペパコミ株式会社にぜひご相談ください。
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kintoneのストレージ容量を追加する3つの方法
データ削除などの対策でも容量が足りない場合は、以下の3つを試してください。
- ユーザー数を増やす
- ディスク増量オプションを購入する
- クラウドストレージの連携サービスを利用する
上記の方法を知っておくことで、必要に応じて柔軟にストレージ容量を拡張でき、業務を止めることなく活用し続けられます。
ユーザー数を増やす
契約ユーザー数を増やすと、ドメイン全体のディスク容量が増えます（1ユーザー追加で5GB増）。そのため、kintone利用者が多い場合に適した方法です。
ユーザーライセンス費用はかかりますが、ストレージ容量は確保できます。
ただし、ストレージ確保のみが目的なら、コストパフォーマンスはよくありません。利用しないライセンス費用が無駄になるため、他の方法が適している場合が多いです。
ディスク増量オプションを購入する
ディスク容量だけを追加したい場合は、「ディスク増量オプション」が用意されています。10GB単位（月額1,000円）で購入可能です。
ユーザー追加（1ユーザー月額1,500円・税抜で5GB増）と比較して、ストレージ確保目的ならコストを抑えられます。
契約状況画面からオンラインで申し込めるため、急な容量不足にも対応しやすい方法です。
詳しい料金は公式サイトをご確認ください。
クラウドストレージの連携サービスを利用する
外部クラウドストレージ（Dropboxなど）と連携するサービスを利用し、kintone本体の容量消費を抑える方法もあります。
「ストレージコネクト」のようなサービスを使うと、ファイルの実体を外部に置き、kintoneにはリンクのみ保存します。kintoneの容量をほとんど消費せずに大容量ファイルの使用が可能です。
データのバックアップ目的でも有効ですが、連携サービスには別途利用料金がかかる点に注意が必要です。
ストレージコネクトに関して詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
関連記事：kintoneの連携サービス「ストレージコネクト」とは？強みや価格、導入事例まで徹底解説【連携サービス】
参考：ストレージコネクト
kintoneのストレージに関する2つの注意点
kintoneのストレージ管理を行う際、注意したい点が2つあります。
- 拡張したデータ領域は減らない
- アプリ・レコードの削除はストレージの空きを作れない
上記の仕様を理解しておけば、不要な削除作業や誤った対応を避け、ストレージ容量を無駄なく管理できます。
拡張したデータ領域は減らない
kintoneのストレージは複数の領域に分かれています。一度データが書き込まれ「データ領域」として確保された部分は、中のデータを削除しても「空き領域」には戻りません。
データを大量に登録してデータ領域が拡張された後、データを削除してもディスク全体の「使用量」は減りません。削除分はデータ領域内の「空き」となり、次にデータが登録される際に再利用されます。
「データを消したのに使用量が減らない」と感じることがあるため、使用量を根本的に減らすには、主に添付ファイル削除が必要です。
アプリ・レコードの削除はストレージの空きを作れない
アプリやレコードを削除しても、ディスク全体の「空き容量」は直接的には増えません。上記の情報は主に「データ領域」にあるため、削除してもデータ領域内の空きが増えるだけです。
ディスク全体の空き容量を確保したい場合は、アプリやレコード削除ではなく、「添付ファイル領域」にある添付ファイルの削除が必要です。
kintoneの利用料金を抑える方法
外部ストレージ連携サービスを活用すれば、kintoneのディスク増量オプション購入を避けられる可能性があります。
また、閲覧専用ユーザーが多い場合、「kViewer」のような外部連携ツールで情報共有すれば、閲覧用ライセンス費用を削減可能です。
ただし、プラグインや外部サービスには別途費用がかかるため、本当に必要か見極め、過剰な導入は避けましょう。
kintoneの料金を抑える方法に関しては、以下の記事でも解説しています。
関連記事：kintone（キントーン）の利用料金は高い？料金プランや費用を抑える2つの方法を徹底解説
参考：kViewer
kintoneのストレージ容量のお悩みは「ペパコミ株式会社」にご相談ください！
kintoneのストレージ容量は、ユーザー数に応じて全体で共有される仕組みです。容量不足が業務に影響を与える前に、添付ファイルの整理や履歴の見直し、増量オプションの活用など、状況に合った対策が求められます。
無駄な削除や誤った運用を避けるには、ストレージの仕組みを正しく把握しておくことが必要です。
なお、kintoneのストレージ管理に不安がある方は、ペパコミ株式会社にぜひご相談ください。
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