「kintoneのスペース機能は聞いたことがあるけれど、どのような機能なのかわからない…」「kintoneのスペース機能すれば、なにができるの？」と疑問を持っている方もいるのではないでしょうか。
本記事では、kintoneのスペース機能を紹介しています。機能の概要だけでなく、実際の作成手順やどのような場面で活用できるのかを解説しています。
この記事を最後まで読めば、カスタマイズの方法も習得できるので必見です。
もしkintoneの特徴やできることについて詳細を知りたい方は下記の記事もあわせてご覧ください。
関連記事：サイボウズ社のkintone（キントーン）とは？機能や特徴をわかりやすく解説
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kintone（キントーン）のスペース機能とは？
kintoneのスペース機能は、参加メンバーだけがメッセージやファイルを共有できる機能のことを指します。
ターゲット層は異なりますが、多くの方が利用しているLINEのグループトークのようなものといえばイメージがしやすいでしょうか。
「人事部スペース」「経理部スペース」というようにスペースごとに名前をつけることができるのがポイントで、招待されている人のみしかやり取りができません。
「スレッド」という機能を追加すれば、スペースの中でも話題をわけられるのが特徴です。微妙な違いはありますが、2チャンネルのようなものと説明すればイメージがつきやすいかと思います。
スペース内で自由にやりとりはできるものの、テーマごとにスレッドが立ち上げられるため、複数のやりとりが混同する心配はありません。
テーマごとに情報を整理しながらまとめられるので、円滑なコミュニケーションがとれます。
kintone（キントーン）のスペース機能とポータルの違い
kintoneのスペースがどのような機能なのかはおわかりいただけましたね。ただし「スペース機能」と似た機能に「ポータル」があり、混同してしまう方が多くいます。
「ポータル」は、入口のようなものでkintoneのトップ画面のことを指しています。「スペース機能」は先ほどの見出しでも紹介したように、招待されたメンバーのみでやり取りができる機能です。
「ポータル」には使用できるアプリの一覧や、参加しているスペース機能の一覧が表示されます。
アプリやスペース内で変更があった場合には、トップページであるポータルにお知らせが表示されます。
kintone（キントーン）のスペース機能を作成する手順
「スペース機能」と「ポータル」の違いを知ったところで、早速スペース機能の作成方法を解説していきます。
スペースを作成するなら、画面ポータル(トップページ)にしておく必要があります。
ポータルの「スペース」エリアに＋のマークがあるはずです。＋をクリックすると「スペースを作成する」コマンドがでるので選択してから[スペースを作成]をクリックしましょう。
- はじめからスペースを作成する→はじめからスペースを作る
- テンプレートを利用してスペースを作成する→使用するスペースのテンプレートを選択
次に、上記の方法でスペースの作り方を選択しましょう。
はじめから作るを選択した場合には「基本設定」タブで各項目を指定する必要があります。
基本設定が完了したら「参加メンバー」タブをクリックし、スペースに追加するメンバーを選択しましょう。
すべての設定が完了したら保存をして終了します。
kintone（キントーン）のスペース機能の便利な5つの使い方
kintoneでスペースを作成したら、作業効率をアップさせるため便利に活用していきましょう。
kintoneのスペース機能を便利に活用する方法は、主に下記の5点です。
- 部署やチーム間での情報共有をする
- kintoneのスペース内アプリでデータを管理する
- 話題ごとにスレッドを分割する
- ゲストスペースで外部との情報共有する
- kintone内で棲み分けをする
活用方法をここから詳しく解説していきましょう。
部署やチーム間での情報共有をする
kintoneでスペースを作成したら、部署やチーム間での情報共有がしやすくなります。スペースに参加できる人は、自由に選択できるため、関係のないチームや部署に情報が漏れる心配もありません。
1人が複数のスペースに参加ができるので、必要なグループに参加してコミュニケーションや情報のやりとりができます。
kintoneのスペース内アプリでデータを管理する
kintoneでスペースを作成したら、アプリ内でデータの管理ができるようになります。
スペース内のアプリにすれば、スペースのポータル(トップページ)のアプリ欄に表示されるようになります。
スペース内で作成したアプリは参加している人しか使用できないのも便利なポイントです。
話題ごとにスレッドを分割する
kintoneでスペースを作成した後、スレッドを立てれば、招待している人の中でさらに話題を分割してやりとりが可能になります。
同じチームだから、招待はしておく必要があるけれど、その中で細かく分類していくと情報共有をする必要がないことも発生します。
スペース内ですべての情報やファイルを共有していたら、膨大な量の情報が混同することもあるでしょう。
スレッドを立てれば、話題ごとにやり取り内容が分割ができるので情報が混同する心配がありません。
また、必要な情報を探したい時にもテーマが分けられていれば、発見しやすいのもメリットです。
ゲストスペースで外部との情報共有する
kintoneでスペース機能は社内だけでなく、外部の人でも招待が可能です。グストスペースを活用すれば、外部の方ともkintoneのスペース内でやりとりができます。
ゲストスペースでのやりとりは、相手の方はkintoneを使用していなくても使用できるのが特徴です。
ログインに少し手間はかかるものの、情報共有やファイルのやりとりをしたり、スレッドを立てれば同じように話題別のやりとりもできます。
1対1のやりとりが基本のメールだと、効率が悪くなることもあるでしょう。その場合はkintoneでスペース機能の活用で解決します。
kintone内で棲み分けをする
スペースを活用すれば、kintone内でデータの棲み分けができるようになります。kintoneはアプリを自由に作成し、カスタマイズができるのが魅力です。
ただ、使用しているうちに、アプリやデータの量が増え「必要な情報を見つけるのに時間がかかる…」なんて問題が発生することもあります。
ポータルを整理して解決できますが、スペースを活用すればデータの棲み分けができ必要な情報にすぐにたどり着けるようになります。
kintone（キントーン）のスペース機能をカスタマイズする方法
kintoneのスペース機能は、作業効率をアップさせるため活用できる場面がさまざまあることがわかりましたね。
便利に活用できるスペース機能ですが、ニーズに合わせカスタマイズをすればさらに効率をあげられます。
kintoneのスペース機能をカスタマイズする方法は下記の2点です。
- 編集画面からカスタマイズをする方法
- APIやJavaScriptを使ってカスタマイズをする方法
編集画面からカスタマイズをする方法
編集画面からカスタマイズをするのであれば、スペースの管理者になっておく必要があります。
スペースの管理者になっていれば、管理ダイアログで表示や非表示を選択できるようになり、不要なコンテンツをなくすなどのカスタマイズが可能です。
不要なコンテンツをなくすことで、より使いやすいスペースを作成できます。
また、アプリを開かなくても営業成績や進捗状況を確認するため、スペースの［お知らせ］欄の部分にアプリのレコード一覧やグラフを貼り付けるカスタマイズもおすすめです。
日々更新されている情報はグラフとなって表示されるようになります。
まずは、アプリを添付するスペースを開き、お知らせ欄の右上にある編集ボタンをクリックします。
アプリ貼り付けボタンをクリックした後、貼り付けたいアプリを選びましょう。
- アプリのレコードを貼り付けたい場合→一覧から貼り付ける
- グラフを貼り付けたい場合→グラフから貼り付ける
上記の選択をすれば、簡単にカスタマイズができるようになります。
貼り付けが完了したら、保存ボタンをクリックしましょう。保存ボタンをクリックしない限りは反映されないので注意が必要です。
APIやJavaScriptを使ってカスタマイズをする方法
APIやJavaScriptを使用して、カスタマイズをすればより高度なスペースが作成できます。
ただし、APIを使ったカスタマイズを行うと、kintone全体にカスタマイズが適用されてしまいます。
そのためカスタマイズを行うには、kintoneシステム管理者の権限が必要です。
まずはカスタマイズをしたいスペースの作成を行いましょう。その際にスペースIDとアプリIDを控えておくと、よりスムーズにカスタマイズを進められます。
カスタマイズに必要なライブラリを入手しましょう。
| 必要なファイル | ダウンロード手順 |
| kintone UI Component v1.1.1 | 「Assets」の「kintone-ui-component-1.1.1.tgz」をダウンロードし、アーカイブファイルを解凍した後「umd」ディレクトリ下の kuc.min.js を利用可能 |
| Luxon v2.0.2 | Cybozu CDNで配信されているLuxonを利用。
※Luxonを導入する場合、Cybozu CDNでバージョンのチェック必須 |
| SweetAlert2 v11.1.7 | 「Assets」の「sweetalert2.min.js」と「sweetalert2.min.css」を使用。 |
kintoneポータルの画面右上にある設定ボタンをクリックし［JavaScript／CSSでカスタマイズ］を選択しましょう。
カスタマイズが完了したら保存ボタンをクリックして終了です。
kintoneのスペース内でアプリを移動させる
スペース内でアプリを移動させるのであれば、アプリのアクセス権が必要になります。アクセス権が付与されていないようであればアクセス権を保持している方に「アプリのアクセス権を付与してもらいたい」旨を伝えましょう。
アプリの所属を変更したり移動をするには、アプリの設定画面の設定タブをクリックします。
次に「アプリの所属するスペースを変更」を選択しましょう。
変更先のスペース名を検索し選択すれば、スペース内でアプリを移動させられます。
ただし、ゲストスペースのアプリは、アプリの所属変更が不可です。また、ゲストスペースへのアプリの移動もできないため注意が必要です。
kintone（キントーン）のスペース機能をテンプレート化する方法
ニーズに合わせてカスタマイズする方法について知識を深められたところで、kintoneのスペース機能とテンプレート化する方法を解説していきます。
作成済みのスペース機能をテンプレート化するのであれば、まずシステム管理の権限が必要になります。
スペース内に設置されているアプリも込みでテンプレート化するのであれば、アプリのアクセス権も必要となるので、事前にチェックをしましょう。
スペース機能をテンプレート化する手順は、テンプレート化したいスペースの画面で、右上段にある「・・・」のマークをクリックします。
すると「テンプレートを作成」というコマンドがでてくるので、クリックしましょう。
テンプレートの名前と説明が入力できる欄がでてくるので、入力をしてから保存ボタンをクリックします。
テンプレートの名前は30文字以内、テンプレートの説明は200文字以内で入力しましょう。
詳しくは下記の公式サイトを参考にしてみてください。
kintone（キントーン）のスペース機能に関するよくある質問
最後に、kintoneのスペース機能に関してよくある質問をまとめてみました。気になることがある方は、ぜひ参考にしてみてください。
kintoneではスペースの中にスペースを作成することはできますか？
kintoneではスペースの中にスペースを作成することはできません。ただし、スペース内で複数のアプリや掲示板機能があるスレッドを作成し、似たような機能として運用はできます。
スペース内で作成したアプリやスレッドを通して、情報共有やコミュニケーションをとれます。
kintoneのスペース機能はレイアウトを変えることはできますか？
kintoneのスペース機能は、レイアウトを自由に変更できます。ポータル機能と同じようにカスタマイズができるので、ニーズに合わせて使いやすくカスタマイズできるのが利点です。
スペース機能は既存の状態であっても便利に活用できますが、レイアウトを変更したりカスタマイズをすれば、より効果的に業務効率化を図れるコミュニケーションツールになります。
既存のスペース機能を自由にカスタマイズし、オリジナルのスペースを作成してみてください。
kintoneのゲストスペースへのログインは簡単ですか？
kintoneのゲストスペースへログインは可能です。ただし、簡単にログインできるかは、すでにkintoneを使用しているかどうかで異なります。
なぜなら、すでにkintoneを使用しているかどうかによって、ログイン方法が異なるからです。
すでにkintoneを使用している場合は、kintoneのサブドメインを確認し招待メールに記載されているURLをクリックするのみでログインが可能です。
kintoneをさ使用していないようであれば、招待メールに添付されているURLをクリックし、ユーザー名やパスワードを設定する必要があります。
送付れた認証コードを入力し、本人確認がされた後にログインが可能となるため、少し手間がかかります。
kintone（キントーン）のスペース機能は業務効率化に便利！
kintoneのスペース機能を活用すれば、部署やチーム間での情報共有ができたり、Kintoneのスペース内アプリでデータを管理できたりと業務効率化を図るために便利です。
スペース内でコミュニケーションを取ることもできるので、作業を円滑に進められるのもkintoneのスペース機能の利点の1つです。
カスタマイズをすれば、よりニーズに合った使い方もできます。本記事では、kintoneのスペース機能の設置方法も解説しているので、運用を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。
ペパコミ株式会社では、kintoneの初回無料相談を随時受け付けしています。一度相談をしてみると、導入後にどのように活用できるのかイメージがつきやすいです。
kintoneの活用を検討されている方は、ぜひ一度サポートへお問い合わせください。
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