こんなお悩みはありませんか？
- kintoneスペースの具体的なカスタマイズ方法が知りたい
- スペース機能を活用して業務を効率化したい
- 直感的に操作できるプラグインを探している
kintoneのスペース機能は、情報共有やコミュニケーションを促進するためのツールです。
しかし、標準の機能だけでは物足りなさを感じることもあるでしょう。
そこで本記事では、kintoneスペースのカスタマイズ方法を徹底解説します。
編集画面からの設定方法から、APIを使った高度なカスタマイズまで、具体的な手順をわかりやすくお伝えします。
さらに、おすすめのプラグインも厳選してご紹介するので、ぜひ参考にしてください。
なお、kintoneのスペース機能を最大限に活用したい方は、ペパコミ株式会社へご相談ください。
kintoneのスペース機能をカスタマイズする2つの方法
kintoneのスペース機能は、作業効率をアップさせるため活用できる場面がさまざまあることがわかりましたね。
便利に活用できるスペース機能ですが、ニーズに合わせカスタマイズをすればさらに効率をあげられます。
kintoneのスペース機能をカスタマイズする方法は下記の2点です。
- 編集画面からカスタマイズをする方法
- APIやJavaScriptを使ってカスタマイズをする方法
以下の記事では、kintoneのカスタマイズ方法を解説しています。カスタマイズ方法とあわせて注意点や具体例も紹介しているので、kintoneのカスタマイズに関して詳しく知りたい方はあわせて参考にしてください。
kintone（キントーン）をカスタマイズする方法を初心者向けに解説！注意点や事例もあわせて紹介 | ペパコミ株式会社
編集画面からカスタマイズをする方法
スペースのお知らせ欄に、営業成績や進捗状況のグラフを貼り付けておけば、日々更新されていく情報を簡単に確認できるようになります。
kintoneのスペースを、編集画面からカスタマイズする手順は以下の通りです。
- アプリを添付するスペースを開き、お知らせ欄の右上にある編集ボタンをクリック
- アプリ貼り付けボタンをクリックした後、貼り付けたいアプリを選ぶ
アプリのレコードを貼り付けたい場合は「一覧」から貼り付け、グラフを貼り付けたい場合は「グラフ」から貼り付けます。
貼り付けが完了したら、保存ボタンをクリックしましょう。保存ボタンをクリックしない限りは反映されないので注意が必要です。
なお、前提として、編集画面からカスタマイズをするのであれば、スペースの管理者になっておく必要があります。
スペースの管理者になっていなければ、管理ダイアログでカスタマイズができないため注意してください。
APIやJavaScriptを使ってカスタマイズをする方法
APIやJavaScriptを使用して、カスタマイズをすればより高度なスペースが作成できます。
ただし、APIを使ったカスタマイズを行うと、kintone全体にカスタマイズが適用されてしまいます。
そのためカスタマイズを行うには、kintoneシステム管理者の権限が必要です。
まずはカスタマイズをしたいスペースの作成を行いましょう。その際にスペースIDとアプリIDを控えておくと、よりスムーズにカスタマイズを進められます。
カスタマイズに必要なライブラリを入手しましょう。
| 必要なファイル | ダウンロード手順 |
| kintone UI Component v1.1.1 | 「Assets」の「kintone-ui-component-1.1.1.tgz」をダウンロードし、アーカイブファイルを解凍した後「umd」ディレクトリ下の kuc.min.js を利用可能 |
| Luxon v2.0.2 | Cybozu CDNで配信されているLuxonを利用。
※Luxonを導入する場合、Cybozu CDNでバージョンのチェック必須 |
| SweetAlert2 v11.1.7 | 「Assets」の「sweetalert2.min.js」と「sweetalert2.min.css」を使用。 |
kintoneポータルの画面右上にある設定ボタンをクリックし［JavaScript／CSSでカスタマイズ］を選択しましょう。
カスタマイズが完了したら保存ボタンをクリックして終了です。
なお、kintoneのAPI連携をより詳しく知りたい方は、こちらの記事もおすすめです。API連携の基本的な概念から、設定方法、活用事例まで、わかりやすく解説しています。ぜひチェックしてみてください。
kintone（キントーン）のAPI連携でできることとは？設定方法や活用事例を徹底解説！
kintone（キントーン）のスペース機能をテンプレート化する方法
ここでは、kintoneのスペース機能とテンプレート化する方法を解説していきます。
作成済みのスペース機能をテンプレート化するのであれば、まずシステム管理の権限が必要になります。
スペース内に設置されているアプリも込みでテンプレート化するのであれば、アプリのアクセス権も必要となるので、事前にチェックをしましょう。
スペース内に設置されているアプリも込みでテンプレート化するのであれば、アプリのアクセス権も必要となるので、事前にチェックしましょう。
スペース機能をテンプレート化する手順は、以下の通りです。
- テンプレート化したいスペースの画面で、右上段にある「…」のマークをクリック
- 「テンプレートを作成」というコマンドが出てくるので、クリック
- テンプレートの名前と説明が入力できる欄がでてくるので、入力をしてから保存ボタンをクリック
テンプレートの名前は30文字以内、テンプレートの説明は200文字以内で入力しましょう。
スペースのテンプレート化に関して、詳しくは下記の公式サイトを参考にしてみてください。
kintoneのスペース機能のカスタマイズでおすすめのプラグイン5選
ここでは、kintoneのスペース機能をカスタマイズする上でおすすめのプラグインを5つ紹介します。
- こだわり kintone プラグイン｜ドラッグ＆ドロップ操作で簡単に設定
- gusuku Customine｜プログラミング不要でカスタマイズ可能
- アプリ一覧・スペース一覧表示プラグイン｜大量のアプリやスペースを整理
- 一覧画面編集プラグイン｜kintoneの一覧画面をExcelのように編集可能
- 添付ファイル表示プラグイン｜添付ファイルをプレビュー表示
それぞれのプラグインを、特徴や活用方法を詳しく解説していきますを
kintoneのスペース機能をより使いやすく、効率的にカスタマイズするために、ぜひ参考にしてみてください。
こだわり kintone プラグイン｜ドラッグ＆ドロップ操作で簡単に設定
「こだわり kintone プラグイン」は、ポータルやスペース画面を直感的にカスタマイズできるツールです。
このプラグインは、標準機能では実現が難しい柔軟な画面レイアウトやデータ可視化を可能にします。
また、ウィジェットを活用してグラフ表示やテーブル作成ができるため、部署ごとに最適化された情報共有ができます。
ドラッグ＆ドロップ操作で直感的にレイアウトを変更できるため、プログラミングの知識がなくても簡単にカスタマイズが行えるのが大きな特徴です。
さらに、ユーザーごとに表示内容を変えられるため、必要な情報だけを的確に伝えられます。
情報の見える化と業務効率化を同時に実現できる、優れたプラグインの一つです。
gusuku Customine｜プログラミング不要でカスタマイズ可能
「gusuku Customine（グスクカスタマイン）」は、プログラム不要でkintoneのスペース機能を含むアプリ全体を柔軟にカスタマイズできるツールです。
「やること」と「条件」を組み合わせることで、ノンプログラマーでも簡単に複雑なカスタマイズが可能です。
特定条件下でのデータ処理やUIの変更など、標準機能では実現が難しい操作を直感的に設定できます。
フィールドの表示・非表示や、ボタンの追加、スペースのレイアウト変更まで、幅広いカスタマイズに対応しているのが特徴です。
プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で高度なカスタマイズが行えるため、kintoneの活用シーンが大きく広がります。
アプリ一覧・スペース一覧表示プラグイン｜大量のアプリやスペースを整理
「アプリ一覧・スペース一覧表示プラグイン」は、kintone内のアプリやスペースをカテゴリ単位で整理・表示できるツールです。
大量のアプリやスペースを視覚的に整理し、必要な情報へのアクセスを簡単にできるのが特徴です。
カテゴリ分けや並び替えが可能なため、部署別や業務内容別に最適化された一覧の表示ができます。
アプリやスペースの数が増えてくると、目的の情報にたどり着くのが難しくなりがちですが、このプラグインを使えば、ストレスなく目的のページにアクセスできます。
一覧画面編集プラグイン｜kintoneの一覧画面をExcelのように編集可能
「一覧画面編集プラグイン」は、kintoneの一覧画面をExcelのように編集可能にするツールです。
通常、kintoneでは個別のレコード詳細ページを開いて編集する必要があります。
しかし、一覧画面編集プラグインを利用すれば、一覧画面から離れることなく複数のレコードを一括で編集可能になります。
また、リアルタイムで変更内容が反映されるため、作業効率が大幅に向上するのも魅力です。
一覧画面上でデータを直接入力・修正できるため、スムーズな情報更新が可能です。
添付ファイル表示プラグイン｜添付ファイルをプレビュー表示
「添付ファイル表示プラグイン」は、kintone上でPDFや画像、動画などの添付ファイルをダウンロードせずに直接プレビュー表示できる便利なツールです。
通常kintoneではダウンロードが必要なPDFや動画ファイルなどをブラウザ上で直接確認できるようにするのが特徴です。
添付ファイルの内容確認が迅速化されるだけでなく、不要なダウンロードを防げます。
また、ファイルを開くための専用アプリケーションが不要になるため、シームレスな情報共有が可能です。
kintoneのプラグインを、より詳しく知りたい方はこちらの記事もおすすめです。
「kintone全プラグインリスト」では、無料・有料問わず、さまざまな用途に応じたプラグインを網羅的に紹介しています。
kintoneの機能拡張に役立つプラグインが必ず見つかるはずです。
kintone全プラグインリストをご紹介(無料・有料・買い切り全て)
kintoneのスペース機能をカスタマイズする際の2つの注意点
kintoneのスペース機能をカスタマイズする上で、以下の2つの注意点を押さえておきましょう。
- カスタマイズがアップデートの影響を受ける可能性がある
- 参加メンバーや管理者権限の付与・変更を忘れずに行う
カスタマイズを適切に管理し、安定的にスペース機能を運用するために、ぜひ参考にしてみてください。
カスタマイズがアップデートの影響を受ける可能性がある
kintoneのスペース機能をカスタマイズする際、アップデートによる仕様変更がカスタマイズの動作に影響を与える可能性があるため、定期的な動作確認と修正が必要です。
kintoneは定期的にアップデートを行い、新機能の追加や既存機能の改善を実施しています。
この際、JavaScriptやCSSを用いたカスタマイズやプラグインが、アップデート後に動作しなくなるケースがあります。
特に、kintone APIを利用した高度なカスタマイズは、仕様変更の影響を受けやすい傾向にあるのです。
カスタマイズを行った後も、定期的にアップデート情報をチェックし、必要に応じて修正を行いましょう。
参加メンバーや管理者権限の付与・変更を忘れずに行う
スペースの参加メンバーや管理者権限の設定は、情報共有の範囲を制御し、業務効率化を図るために必要です。
権限設定を間違うと、情報漏洩や管理ミスにつながる可能性があります。
また、人事異動や組織変更にともない、定期的な見直しが求められます。
上記を怠るとメンバー間の混乱やセキュリティリスクが発生する可能性があるため、特に機密性の高い情報を扱うスペースでは、適切な権限管理が不可欠です。
また、権限変更の際には、関係者への周知を徹底し、混乱を防ぐことも大切です。
kintoneのスペース機能の便利な活用例5選
kintoneのスペース機能を便利に活用する方法は、主に下記の5点です。
- 部署やチーム間での情報共有をする
- kintoneのスペース内アプリでデータを管理する
- 話題ごとにスレッドを分割する
- ゲストスペースで外部との情報共有する
- kintone内で棲み分けをする
kintoneでスペースを作成したら、作業効率をアップさせるため便利に活用していきましょう。
部署やチーム間での情報共有をする
スペースは、特定の部署やプロジェクトごとの「情報共有のハブ」として活用できます。例えば、営業部のスペースなら、営業会議の議事録や毎日の活動報告、ナレッジ共有などを投稿する場として運用可能です。
チーム内の誰が・いつ・どのような内容を共有したのかが時系列で残るため、引き継ぎや報告業務もスムーズになります。また、スペースを活用すれば、メールやチャットでは埋もれてしまいがちな情報も見返しやすくなり、チーム全体での情報の透明性も向上します。
kintoneのスペース内アプリでデータを管理する
スペースの中にkintoneアプリを設置すると、チーム専用のデータ管理ができるようになります。たとえば「タスク管理」「問い合わせ対応履歴」「発注依頼」など、目的に応じたアプリをスペースに配置すれば、業務ごとに情報を区切りながら管理できます。
特定のスペースにしかアクセスできないアプリにすることで、他部署との情報混在を避け、セキュリティ面でも安心です。操作権限を設定すれば、閲覧・投稿・編集なども役職や業務内容に応じて制御可能です。
アプリとスペースを連携させることで、単なる「掲示板」ではなく、実務に直結する業務プラットフォームとして活用できます。
話題ごとにスレッドを分割する
kintoneでスペースを作成した後、スレッドを立てれば、招待している人の中でさらに話題を分割してやりとりが可能になります。
同じチームだから、招待はしておく必要があるけれど、その中で細かく分類していくと情報共有をする必要がないことも発生します。
スペース内ですべての情報やファイルを共有していたら、膨大な量の情報が混同することもあるでしょう。
スレッドを立てれば、話題ごとにやり取り内容が分割ができるので情報が混同する心配がありません。
また、必要な情報を探したい時にもテーマが分けられていれば、発見しやすいのもメリットです。
ゲストスペースで外部との情報共有する
kintoneでスペース機能は社内だけでなく、外部の人でも招待が可能です。グストスペースを活用すれば、外部の方ともkintoneのスペース内でやりとりができます。
ゲストスペースでのやりとりは、相手の方はkintoneを使用していなくても使用できるのが特徴です。
ログインに少し手間はかかるものの、情報共有やファイルのやりとりをしたり、スレッドを立てれば同じように話題別のやりとりもできます。
1対1のやりとりが基本のメールだと、効率が悪くなることもあるでしょう。その場合はkintoneでスペース機能の活用で解決します。
kintone内で棲み分けをする
スペースを活用すれば、kintone内でデータの棲み分けができるようになります。kintoneはアプリを自由に作成し、カスタマイズができるのが魅力です。
ただ、使用しているうちに、アプリやデータの量が増え「必要な情報を見つけるのに時間がかかる…」なんて問題が発生することもあります。
ポータルを整理して解決できますが、スペースを活用すればデータの棲み分けができ必要な情報にすぐにたどり着けるようになります。
kintoneのスペース機能を活用した事例3選
ここでは、kintoneのスペース機能を活用し、業務効率化を実現した企業の事例を3つ紹介します。
- イートアンド株式会社｜プロジェクト情報共有でスペースを活用
- トヨクモ株式会社｜上場プロセスと外部連携の管理にスペースを活用
- 医療法人清水会 京都リハビリテーション病院｜病病連携と業務効率化にスペースを活用
前例を参考にすることで、kintoneスペースの活用アイデアが見えてくる可能性があります。それぞれの事例を、詳しく見ていきましょう。
イートアンド株式会社｜プロジェクト情報共有でスペースを活用
全国の協力会社と連携する基幹システムリプレースプロジェクトで「ゲストスペース」を活用し、遠隔地でもスムーズな情報共有と議論を可能にしたのが、イートアンド株式会社です。
同社は、スレッドやアプリの使用ルールを明確にし、運用効率と情報の蓄積性を向上させる工夫を実施しました。懸案事項、決定事項、議事録などをアプリで一元管理し、リアルタイムでプロジェクトの進捗や履歴を把握可能にしました。
その結果、日々のEメール件数を20〜30件削減し、過去の発言検索や会議の短縮、不必要な出張削減により、コミュニケーションコストを3分の1に圧縮しています。
kintoneのスペース機能を活用してプロジェクトメンバー間の情報共有を効率化することで、業務スピードと品質の向上を実現した事例です。
トヨクモ株式会社｜上場プロセスと外部連携の管理にスペースを活用
上場前の内部統制整備で、契約管理や労務管理、予算管理などをkintoneのアプリで実装し、審査をスムーズに通過させたのが、トヨクモ株式会社の事例です。
監査法人とのやり取りにはゲストスペースを用いて情報共有し、遠隔で事前確認が可能な体制を構築しました。外部の会計士や社労士ごとにゲストスペースを分けて情報管理を行い、履歴管理や引継ぎも容易になりました。
また、上場後もIR情報の提供や公開スケジュール管理などをkintoneスペースで自動化し、ヒューマンエラーの防止にも貢献しています。経営陣専用や監査役専用のスペースを設け、社内外ともに適切な情報アクセス制御と効率的な情報共有を実現しています。
上場という大きなプロジェクトを、kintoneスペースを活用してスムーズに進行した好例です。
医療法人清水会 京都リハビリテーション病院｜病病連携と業務効率化にスペースを活用
医療法人清水会 京都リハビリテーション病院では、宇治徳洲会病院と連携し、患者情報や病床待機状況をkintoneスペース上でリアルタイム共有しています。
転院相談の記録や受け入れ可否の判断を各課でコメント形式で記録することで、業務の可視化と証跡管理を実現しました。外部の急性期病院からの連絡もkintoneに転記・管理し、PDFはプレビュー表示で安全に共有可能にしました。
kintone活用により紙使用量を月8,000枚削減し、転院調整日数を半分に短縮、業務効率化に大きく貢献しています。また、記録データは統計情報としても活用され、会議や経営戦略立案の資料作成工数を削減し、業務改善にも役立てています。
京都リハビリテーション病院の事例は、医療機関や介護施設など、他機関との連携が不可欠な業界では、大いに参考になるでしょう。
kintone（キントーン）のスペース機能に関するよくある質問
最後に、kintoneのスペース機能に関してよくある質問を5つまとめてみました。
- kintoneの公開スペースと非公開スペースの違いは何ですか？
- kintoneではスペースの中にスペースを作成することはできますか？
- kintoneスペースを削除または復元できますか？
- kintoneのスペース機能はレイアウトを変えることはできますか？
- kintoneのゲストスペースへのログインは簡単ですか？
気になることがある方は、ぜひ参考にしてみてください。
kintoneの公開スペースと非公開スペースの違いは何ですか？
kintoneの公開スペースは、全ユーザーが参加可能で情報を閲覧できる共有空間です。
一方、非公開スペースは招待された特定のメンバーのみが参加でき、情報の閲覧も制限される閉じた空間です。
公開スペースは全社的な情報共有やオープンなコミュニケーションを目的として設計されており、アクセス権限が広く設定されています。
非公開スペースは機密性の高い情報や特定のプロジェクトに関するやり取りを安全に行うために、参加メンバーを限定し、情報漏洩を防ぐ仕組みになっています。
公開スペースと非公開スペースを使い分けることで、業務効率化とセキュリティ対策の両立が可能です。
kintoneではスペースの中にスペースを作成することはできますか？
kintoneではスペースの中にスペースを作成することはできません。ただし、スペース内で複数のアプリや掲示板機能があるスレッドを作成し、似たような機能として運用はできます。
スペース内で作成したアプリやスレッドを通して、情報共有やコミュニケーションをとれます。
kintoneスペースを削除または復元できますか？
kintoneのスペースは削除可能で、削除後も一定条件を満たせば、スペース内のスレッドやアプリなどを復元できます。
ただし、復元には「cybozu.com共通管理者」の権限が必要で、削除から14日以内が条件です。
また、ライセンス上限を超える場合も復元はできません。
スペースの削除は慎重に行う必要がありますが、万が一の際には復元可能であることを覚えておきましょう。
スペースの削除・復元機能を理解し、適切に運用することで、快適なkintone環境を維持できます。
kintoneのスペース機能はレイアウトを変えることはできますか？
kintoneのスペース機能は、レイアウトを自由に変更できます。ポータル機能と同じようにカスタマイズができるので、ニーズに合わせて使いやすくカスタマイズできるのが利点です。
スペース機能は既存の状態であっても便利に活用できますが、レイアウトを変更したりカスタマイズをすれば、より効果的に業務効率化を図れるコミュニケーションツールになります。
既存のスペース機能を自由にカスタマイズし、オリジナルのスペースを作成してみてください。
kintoneのゲストスペースへのログインは簡単ですか？
kintoneのゲストスペースへログインは可能です。ただし、簡単にログインできるかは、すでにkintoneを使用しているかどうかで異なります。
なぜなら、すでにkintoneを使用しているかどうかによって、ログイン方法が異なるからです。
すでにkintoneを使用している場合は、kintoneのサブドメインを確認し招待メールに記載されているURLをクリックするのみでログインが可能です。
kintoneをさ使用していないようであれば、招待メールに添付されているURLをクリックし、ユーザー名やパスワードを設定する必要があります。
送付れた認証コードを入力し、本人確認がされた後にログインが可能となるため、少し手間がかかります。
kintoneのスペース機能を活用するなら「ペパコミ株式会社」へご相談ください！
kintoneのスペース機能を活用すれば、部署やチーム間での情報共有ができたり、Kintoneのスペース内アプリでデータを管理できたりと業務効率化を図るために便利です。
スペース内でコミュニケーションを取ることもできるので、作業を円滑に進められるのもkintoneのスペース機能の利点の1つです。
カスタマイズをすれば、よりニーズに合った使い方もできます。本記事では、kintoneのスペース機能の設置方法も解説しているので、運用を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。
ペパコミ株式会社では、kintoneの初回無料相談を随時受け付けしています。一度相談をしてみると、導入後にどのように活用できるのかイメージがつきやすいです。
kintoneの活用を検討されている方は、ぜひ一度サポートへお問い合わせください。
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