「kintoneの通知を活用して作業漏れを防ぎたい」
「kintoneの通知機能をより効率的に使いこなしたい」
このような悩みを持っていませんか？
本記事では、kintoneの通知機能の特徴や操作方法、標準機能でできることについて解説します。
kintoneの通知機能を活用すれば、作業漏れを防ぎ、業務効率を向上できますので、ぜひ最後まで読み、kintoneの通知機能を使いこなしてください。
もしkintoneの特徴やできることについて詳細を知りたい方は下記の記事もあわせてご覧ください。
関連記事：サイボウズ社のkintone（キントーン）とは？機能や特徴をわかりやすく解説
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kintone（キントーン）の通知機能とは？
kintoneの通知機能は、設定した条件に応じてkintoneユーザーに通知を送るシステムです。kintoneに標準機能として備わっており、設定の変更で簡単に実現できます。例えば、アプリ内でレコードの追加や編集されたときやワークフローのステータスが進行したときに通知してくれます。
また、レコード内の日付や日時フィールドを基に通知できるため、リマインダーとしても活用可能です。リマインダーが届くことで作業漏れを防ぐことができます。
ここではkintone（キントーン）の通知機能についてより詳しく解説します。
通知パターンは3種類
kintoneの通知機能の種類は主に以下の3つです。
- アプリの条件通知
- レコードの条件通知
- リマインダーの条件通知
3つの通知は併用できるので、用途に合わせて上手に組み合わせて使いましょう。
それぞれの通知の特徴を解説します。
アプリの条件通知
アプリの条件通知では、kintoneアプリに対する特定の操作が行われた時に通知を届けることが可能です。
以下のような操作が行われたときに通知を送ります。
- レコードの追加や編集
- ワークフローのステータスの更新
- コメントの書き込み
- ファイルの読み込み
通知先をグループ分けして優先度を管理するなど、通知条件を比較的自由に設定可能です。
レコードの条件通知
レコードの条件通知は、レコードの追加や編集で、「レコードが指定した条件を満たしたとき」に通知します。
例えば、以下のような登録がされたときです。
- 指定金額以上の金額が入力されたとき
- 自分が作業対象者として登録されたとき
複数の条件を組み合わせた通知設定もできます。
例えば、「費用項目に100万円以上の金額が入力されたとき」かつ「受注角度が80%以上の値が選択されたとき」に通知する、などの設定が可能です。
リマインダーの条件通知
リマインダーの条件通知では、レコード内の日付・日時フィールドを基準にして、指定したタイミング（3日前・1日後など）でリマインド通知を届けることが可能です。
例えば、以下のような活用ができます。
- 「○○の納期」の3日前になったときに「○○の納期の3日前になりました。」のように通知
- 「○○の納期」から1日経過したときに「○○の納期を1日過ぎています。」のようにお知らせ
リマインドの条件は、10件まで登録が可能です。
また「テーブル」に対してもリマインド通知ができ、いずれかの行が条件を満たすと通知します。
通知の宛先
kintoneの通知機能では、「組織・グループ・ユーザー」を通知対象として指定が可能です。フォームに「ユーザー選択フィールド」「組織選択フィールド」「グループ選択フィールド」を設定していれば、該当のフィールドで選択したユーザーにも通知が届きます。
また組織に対して通知をする場合、「下位組織に通知する」にチェックを入れることで、子組織にも通知が可能です。そうすることで、該当部署のすべてのメンバーに通知が行き届き、情報共有が円滑に進みます。
過去に該当レコードへコメントを書き込んだ人へも通知を送ることができるため、関連する情報を見逃すことなく確認できます。
通知の確認方法
kintoneの通知は主に以下の方法で確認が可能です。
- ポータルで確認する
- 通知ページで確認する
- メールで確認する
- デスクトップ通知で確認する
- モバイルアプリでプッシュ通知を確認する
5つの通知確認方法を、それぞれ解説します。
ポータルで確認する
通知は「ポータル（kintoneのトップページ）」に表示されます。
自分宛ての通知は、画面上部の通知アイコンに通知数が表示されるため、一目で確認が可能です。
通知ページで確認する
kintoneの画面上部のベルの形をしたアイコンをクリックすると、通知一覧が表示されます。
メールで確認する
kintoneの管理者がメール通知を有効にしている場合、ユーザーが個人設定でメール通知を有効にしていると、通知はメールで送信されます。
デスクトップ通知で確認する
ブラウザでkintoneの画面を開いているタブがある場合、「自分宛」の通知を受信すると、デスクトップ通知が表示されます。そのため、kintone以外の画面を開いて作業をしていても通知を確認し、素早く対応することが可能です。
モバイルアプリでプッシュ通知を確認する
kintoneのモバイルアプリから端末にプッシュ通知が届きます。移動中でも重要な情報を迅速にキャッチし、すぐに対応が可能です。
通知の確認で便利な機能
通知の確認で便利な下記の機能を2つ紹介します。
- 条件指定して通知の絞り込み
- 通知に「あとで読む」マークをつける
① 条件指定して通知の絞り込み
ポータルと通知ページでは、ドロップダウンリストから絞り込み条件を指定して、表示される通知を絞り込めます。
「絞り込みを作成する」を選択すると、絞り込みの設定ウィンドウが表示され、新たな絞り込み条件を作成が可能です。また絞り込み設定から、特定のアプリからの通知のみに絞り込む設定もできます。
② 通知に「あとで読む」マークをつける
通知の右上にある旗の形をしたアイコンをクリックすると、通知が「あとで読む」のグループに追加されます。
kintone（キントーン）通知機能の設定方法
ここでは以下2つの設定方法を紹介します。
- 通知をポップアップで表示する方法
- 通知をメールで受け取る方法
通知をポップアップで表示する方法
デスクトップ通知は2024年3月から利用できるようになった新しい機能です。
ポップアップ通知の設定には「ブラウザ・OSで設定」した後に「kintoneで設定」する必要があり、次の手順で行います。
- ブラウザでkintoneからの通知を許可する
- OSでブラウザからの通知を許可する
- OSの通知設定で、「通知」メニューから、ブラウザの通知の受信を有効する
- kintoneでデスクトップ通知を有効にする
kintoneで、画面右上にある歯車の形をした「設定」アイコンをクリックし、「個人設定」を選択します。次に、「デスクトップ通知」の項目で「有効にする」にチェックを入れて、最後に保存をクリックします。
さいごに、kintoneからの通知を許可するか確認するポップアップがブラウザに出るので、許可をして設定完了です。
通知をメールで受け取る方法
kintoneでメール通知を有効にするには、システム管理者と個々のユーザーが設定を行う必要があります。手順は以下の通りです。
①システムメールを設定する
システム管理者は、cybozu.comの共通管理画面から「システムメールの設定」を選択し、「メールサーバー」の項目で「組み込み」にチェックを入れます。
②受信者のメールアドレスを設定する
「ユーザー管理」から「ユーザー／組織」を選びます。メール通知を受信するユーザーの「ユーザー情報を編集」する画面でメールアドレスを入力し、保存しましょう。
③kintoneのシステム管理画面を開く
ポータルの右上にある「設定」アイコンをクリックし、「kintoneシステム管理」を選択します。
④「その他」の項目から「利用する機能の選択」を選ぶ
⑤「通知のメール送信機能を利用する」にチェックを入れ、必要に応じてその他の項目を選択して、保存する
kintone（キントーン）でメール通知が来ないときの対処法
メール通知が届かない原因は以下が考えられます。
①メール通知に必要な設定を行っていない
管理者設定で「通知のメール送信」が有効であることを確認します。また、ユーザーの個人設定で「自分宛の通知のみ」ではなく「すべての通知」を選択しているかをチェックしましょう。
②そもそもkintoneに通知が届いていない
kintoneの通知設定が正しく行われているか再確認してください。PCやスマホ側の設定に問題がある可能性もあります。
③メール通知対象外の通知である
対象の通知がメール通知対象外かどうか、kintoneのヘルプページで確認してください。
④同じメールアドレスを複数のユーザーに設定している
メール通知を受信するユーザーごとにメールアドレスを設定するようにしましょう。
メール通知の受信に関する不具合の対処法について、詳しくはkintoneヘルプページを確認してください。
プラグインでkintone（キントーン）のメール通知をカスタマイズする
kintoneの標準機能では通知内容が簡素ですが、プラグインを利用すれば詳細な内容を送信が可能です。
ここでは、以下のシステムを使った通知機能のカスタマイズ方法を解説します。
- Smart at message for kintoneを活用する
- kintone WebhookとZapierでGmailと連携する
Smart at message for kintoneを活用する
「Smart at message for kintone」は、kintoneの通知機能をより柔軟に設定でき、詳細な情報を効果的に伝えることが可能です。
ここでは特徴を2つピックアップして紹介します。
①通知機能をより柔軟に設定できる
メールの「タイトル・件名・本文」をカスタマイズすることができ、アプリやレコードごとに通知方法を変更することも可能です。さらに、フィールド値やレコードのURLを通知に埋め込むこともできます。
②多様なチャットツールと連携できる
「Microsoft Teams / Slack / LINE WORKS / LINE / Chatwork / Google Chat」と連携できます。ですので、kintoneを利用していない人にも通知ができ、関係者全員に知らせることができます。
kintone WebhookとZapierでGmailと連携する
kintoneの通知内容をGmailに送りたい場合、「kintone Webhook」と「Zapier」を利用する方法があります。Webhookは、特定のイベントがWebアプリケーション上で発生した際に、他の外部サービスにHTTPを介して情報を送信する仕組みです。
kintone WebhookとZapierを使ってGmailと連携するためには、「kintoneアプリ」「Zapierアカウント」「Gmailアカウント 」の3つを準備する必要があります。
kintoneで特定のイベント（新しいレコードの追加や更新など）が発生した際に、Webhookを使ってZapierに通知を送り、Zapierが受け取った情報をGmailに転送します。この仕組みにより、詳細な通知内容をGmailで受け取ることが可能です。
kintone（キントーン）通知機能の活用でお困りの方はぺパコミにご相談ください
本記事では、kintoneで通知を活用する方法を紹介してきました。
kintoneの標準機能でも通知機能の利用は可能ですが、「通知内容をより詳細にしたい場合」や「通知内容を柔軟に設定したい場合」は、プラグインの活用をおすすめします。
プラグインの使い方に不安がある方は、kintoneの通知機能に詳しい専門家に相談しましょう！ぺパコミでは、kintoneの通知機能に関する疑問や問題に丁寧に対応するため、お気軽にお問い合わせください。
またkintoneを導入する際には、無料相談サービスもあります。導入に関する疑問や不明点がある方は、ぜひ気軽に相談してください。
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