多くの企業様で業務改善のツールとして活用されているkintoneですが、残念ながら導入・運用において失敗してしまうケースも存在します。
特に、経営者様ご自身が主導してkintoneの構築を進めようとする場合に、失敗しやすいパターンが多くあります。
この記事では、kintoneの導入や構築がなぜ失敗しやすいのか、特に経営者主導のケースに焦点を当てて、その理由を深掘りします。また、担当者に任せた場合でも起こりうる問題点や、kintone導入後の運用が大変である実態についても解説します。
失敗を避け、kintoneを貴社の強力なパートナーとするための知識を身につけていただけたら幸いです。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
kintone導入・構築で失敗しやすいパターン
kintoneを自社で構築し、業務に合わせてカスタマイズしていく作業は、専門的な知識がなくても比較的取り組みやすい側面があります。
しかし、いざ進めてみると、想定外の壁にぶつかったり、計画通りに進まなかったりすることが少なくありません。
特に、経営者様ご自身が陣頭指揮を執って構築を進めるケースには、いくつかの共通した失敗パターンが見られます。
そこには、経営者様特有の業務内容や、kintoneというツールの性質が深く関わっています。
なぜ経営者主導のkintone構築は失敗しやすいのか？
経営者様が自らkintoneの構築を進めようとして失敗しやすい理由の一つは、経営者様が基本的に多忙だからです。
考えなければならない経営課題が山積しており、緊急の用事も日々発生します。
仕事には優先順位がありますが、他の重要な業務に時間を取られるため、kintoneに対する優先度がどうしても下がってしまいます。その結果、構築作業が後回しになり、なかなか進まなくなってしまうのです。
さらに、経営者様自身がkintone構築を手がけようとする会社は、組織としてまだそこまで大きくない成長段階にあることが多いです。
会社規模が大きい場合は、最初からシステムに詳しい担当者に任せることが一般的だからです。
成長段階にある会社の経営者様の最も重要な仕事は、数字、つまり売上や利益を作ることです。
売上を作るための業務が最優先事項になるため、例えば建設会社であれば、新たな案件獲得のための営業活動や、現場での突発的な対応などが優先されます。
数字を作る業務を差し置いてkintoneの構築を進めることはありません。お客様からの信頼を得るためにも、数字を作る業務は何よりも先に取り組むべきことです。
このように、最優先されるべき他の業務があるため、どうしてもkintoneの優先度が後回しになってしまい、頓挫してしまうケースが多いです。
また、経営者様は様々なことに興味を持ち、新しいことに挑戦したいという気持ちが強い傾向があります。
業務が変わる可能性があること、数字が上がる可能性があること、新しい事業を試してみたいことなど、多くの「やりたいこと」を持っています。
kintoneも、見つけた瞬間に「これで業務を改善しよう」「いろいろなことができるぞ」と意気込んでスタートすることが多いです。
しかし、時間が経つにつれてまた新しい「やりたいこと」が見つかり、kintoneに対する熱が冷めてしまうことが非常によくあります。
思いつきでスタートしてしまうと、最後までやりきることが難しくなってしまいます。
担当者に任せても失敗しやすい理由
経営者自身での構築が難しいと感じた場合に、次にkintone構築を特定の社員に任せるという選択をされる企業様も多いです。
しかし、このパターンも残念ながら失敗に終わることが少なくありません。その理由の一つとして、任された社員がkintoneに対する熱量を経営者ほど持てない場合があるからです。
経営者が持っているkintoneへの期待や熱意をそのまま社員の方に伝えきることが難しく、また、そもそも経営者自身の熱が既に冷め始めている段階で担当者に任せていることもあります。
任せられた社員は、自身の本来業務に加えてkintoneの構築・運用というタスクを担うことになります。
明確なメリットや強い動機付けがないと、なかなか高い熱量を持って取り組むことが難しいのが現実です。
kintoneの構築は、片手間で簡単にできる作業ではありません。学習コストもかかりますし、社内の様々な部署と連携しながら進める必要もあります。こ
れらの負担に対して、担当者に十分な熱意がない場合、やはりkintoneプロジェクトは停滞し、頓挫してしまう可能性が高くなります。
kintone導入後の運用が大変な理由
kintoneの導入や構築は、あくまでスタートラインです。kintoneは導入して終わりではなく、導入してからが本格的な運用と改善の始まりです。
一度構築したアプリも、社内の業務内容の変化や新たな要望に合わせて、継続的に改修していく必要があります。
運用、改修、運用、改修を繰り返し、常に業務に最適な形を目指していくのがkintoneです。
この一連のプロセスには、構築段階とはまた異なる多大なリソースが必要となります。
アプリを構築するだけでなく、社員がkintoneを実際に使えるようにするための教育やサポート、そして運用が始まった後に現場から出てくる様々な要望や改善点への対応も行わなければなりません。
例えば、「この機能を追加してほしい」「ここをもっとこう変えてほしい」といった声は日々上がってきます。これらの対応をすべて自社内で行う場合、担当者にかかる負担は非常に大きくなります。
このように、kintoneは導入・構築だけでなく、その後の運用や継続的な改修にも多くの時間と労力、そして冷静な判断力が必要となります。
思いつきで気軽にスタートしてしまうと、導入後に直面する運用の大変さに耐えきれず、結果的にkintoneが社内に浸透せず、活用されないままになってしまうという失敗につながってしまいます。導入にかかった費用が無駄になってしまうことにもなりかねません。
kintone導入・運用を成功させるためのポイント
ここまで、kintone導入・構築・運用で失敗しやすいパターンについて見てきました。
kintoneの導入・運用を成功させるためのポイントは下記の通りです。
- 最初からやりきる覚悟をもつ
- 最初から担当者を巻き込み、熱量を共有する
- 経営者と担当者の二人三脚体制を整える
それぞれ解説します。
最初からやりきる覚悟をもつ
まず、kintoneを導入する際に、最初から最後までやりきるという強い覚悟を持つことです。
kintoneの導入・構築から運用・改善までには、多かれ少なかれ困難が伴います。
特に経営者自身で主導する場合、他の業務の優先度が高まり、kintoneが後回しになるリスクがあることを理解し、それでもやり抜くという覚悟が必要です。
最初から担当者を巻き込み、熱量を共有する
そこで、より現実的で成功の可能性が高い方法としては、最初からkintoneプロジェクトの担当者を決め、その担当者を巻き込んで進めることが挙げられます。
そして、経営者がkintone導入にかける思いや、kintoneで実現したいこと、期待する成果などを担当者にしっかりと伝え、熱量を共有することが重要です。
経営者の熱意が担当者に伝われば、担当者も「自分がこのプロジェクトを成功させるんだ」という意識を持って取り組むことができます。
担当者の選定は非常に重要です。kintoneに興味を持ちそうな人、社内業務に詳しい人、部署を横断してコミュニケーションが取れる人など、適任者を選ぶ必要があります。
そして、選定した担当者の方が安心して、かつ意欲的に取り組めるように、経営者様は担当者の話をしっかりと聞き、その取り組みを適切に評価してあげてください。
担当者へのサポートや評価は、kintoneプロジェクトの成功において不可欠な要素です。
経営者と担当者の二人三脚体制を整える
最終的に、kintoneの導入・運用を成功させるためには、経営者様と担当者の方が二人三脚で取り組む体制を整えることが何よりも大切です。
これまでの説明でも触れたように、経営者様だけが一人で頑張っても、多忙さから限界があります。
また、担当者だけが任されても、経営者様からのサポートや適切な評価がないと熱意を維持することが難しいからです。
kintoneは、一度導入したら終わりではなく、貴社の成長に合わせて長く付き合っていくパートナーのような存在です。新しい社員を雇用する時と同じように、冷静に、そして長期的な視点で、kintoneとの付き合い方を判断することが重要です。
結論として、kintoneで成果を出すためには、経営者とkintone担当者の両方がやる気に満ちた状態を作り出し、二人三脚でプロジェクトを進めることが不可欠です。
まとめ
今回の記事では、「kintone 失敗」というテーマで、特に経営者様が主導される場合に陥りやすい失敗パターンとその理由、そしてkintone運用が大変である実態について解説しました。
経営者の多忙さや最優先されるべき業務があること、そして思いつきでスタートしてしまう傾向が、kintoneプロジェクトの停滞や頓挫につながることをお分かりいただけたでしょう。また、担当者に任せる場合でも、熱量の問題から失敗する可能性があることを説明しました。
これらの失敗を避けるためには、最初からやりきる覚悟を持つか、あるいは最初から担当者を巻き込み、経営者様と担当者の二人三脚体制を整えることが重要です。
特に後者の、担当者を適切に選定し、熱量を共有し、サポート・評価しながら二人三脚で進める方法が、kintone活用成功への現実的な道筋です。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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