「共有ドライブに資料が乱立し、管理が曖昧で最新の資料がどれか分からない」
「放送までのタスク管理が属人化し、後の工程で問題が発生する」
放送業界で働く方の中には、このような情報管理や進捗管理の課題を抱えている人も多いでしょう。
本記事では、放送業界がkintoneを導入する3つのメリットを解説します。あわせて導入時の注意点・プラグインの活用法・実際の導入事例もまとめました。kintoneがどのように放送業界の課題を解決に導くか、その具体的な方法がわかります。
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放送業界がkintoneを導入する3つのメリット
kintoneを導入すると、放送業界特有の複雑な業務フローや情報管理の課題を解決に導く可能性があります。専門知識がなくてもアプリを構築でき、情報を一元管理するデータベースとしての機能も活用可能です。さらに、豊富な機能拡張で業務の幅を広げられます。
- プログラミングの知識がなくても導入できる
- データベースとして活用できる
- 豊富なプラグインや連携サービスを活用できる
これらのメリットが、どのように現場の業務改善につながるのか、詳しく見ていきましょう。
プログラミングの知識がなくても導入できる
kintoneは、プログラミングの専門知識を必要としない「ノーコード・ローコードツール」と呼ばれるクラウドサービスです。
従来、自社の業務フローに合わせたオリジナルのシステムを開発する場合、自社のエンジニアに依頼したり、システム開発会社に発注したりするのが主流でした。しかし、kintoneは、ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、オリジナルの業務アプリを作成できます。
例えば、番組制作の進捗管理アプリや、機材の貸出管理アプリなどを、現場の担当者自身が開発・改修できます。
放送業界のようにスピーディーな対応が求められる現場では、業務の変化に合わせてシステムを柔軟に変更できる点が大きな強みです。現場主導でデジタル技術を活用して業務を変革するDX（デジタルトランスフォーメーション）を実現できます。細かい現場の意見をすぐに反映できたり、自分たちで修正ができたりするため、会社全体の生産性の向上にもつながります。
データベースとして活用できる
kintoneは、情報を一元管理する「データベース」として使うことも可能です。データベースとは、大量の情報を整理・保存し、必要な時にすぐに取り出せるようにする仕組みです。
kintoneで作成したアプリ内には「レコード」とよばれる情報の単位でデータが蓄積されていきます。例えば「案件管理アプリ」なら、案件一つひとつが1レコードとなります。
情報を保存するだけでなく、キーワードを入力してkintone内のデータを横断的に検索できたり、kintoneユーザー間でデータを共有できたりするなど、業務改善に役立つ機能が豊富です。
これまでExcelやCSV形式のファイルで管理していたデータも、そのままkintoneに取り込めます。過去の資産を無駄にせず、そのまま活用できるのも大きなポイントです。放送業界で散在しがちな番組情報やスポンサー情報、素材データなどを一元管理する基盤として活躍します。
豊富なプラグインや連携サービスを活用できる
kintoneには「プラグイン」や連携サービスが充実しています。プラグインとは、kintoneの基本機能だけでは対応できないことを実現するために追加する拡張機能のことです。
例えば、kintoneから直接メールを送れるようになるものや、kintoneのデータを参照して請求書や報告書などの帳票をワンクリックで作成できるものなどがあります。放送業界の業務でいえば、複雑なスケジュール管理を補助するカレンダー機能や、外部のストレージサービスと連携する機能などが考えられます。
多くのユーザーがプラグインや連携サービスを導入すれば、kintoneをより便利に、より幅広い活用が可能です。
ただし、便利なプラグインや連携サービスも、活用しすぎるとコストがかさむ点には注意が必要です。特に高機能なプラグインは月額で費用が発生する場合が多いため、自社の業務に本当に必要な機能か見極めて導入を検討しなくてはいけません。
放送業界がkintoneを導入する際の3つの注意点
kintoneは多くのメリットを提供する一方で、導入や運用を進める上ではいくつかの注意点が存在します。特にコスト面・アプリ管理・データ処理能力を、事前に理解しておくことが重要です。
- ユーザー数やプラグインの数によって費用がかさむ
- 同じようなアプリが乱立するとうまく運用ができない
- 大量のデータ処理や保存が難しい
これらのポイントを知らずに導入すると、期待したような運用ができなくなる可能性があります。一つずつ確認しましょう。
ユーザー数やプラグインの数によって費用がかさむ
kintoneの料金体系は、利用するユーザー数に比例して費用が高くなります。そのため、社員の人数が増えた場合や会社の規模を拡大した場合に、kintoneにかかる費用負担が大きくなる点を把握しておきましょう。
さらに、前述したプラグインや外部ツールを導入すると、月額ライセンス費用に加えて追加でコストがかかります。プラグインによっては月5万円の費用を支払うものもあるため、導入は慎重に決めましょう。
「あれもこれも便利そうだから」と安易に機能を追加していくと、気付いた時には想定外の高額なランニングコストに悩まされることになります。導入を決定する前に、自社の業務で絶対に譲れない必要な機能を明確にし、利用する人数と合わせて予算とのバランスの考慮が大切です。
同じようなアプリが乱立するとうまく運用ができない
kintoneでは専門知識がなくてもアプリを簡単に作成できます。しかし、この手軽さが、むやみにアプリを作ってしまう「アプリ乱立」のリスクにもつながります。
kintoneのスタンダードコースでは、作成できるアプリの上限数は1,000個です。上限は多いように感じますが、従業員一人ひとりが検証目的や個人用として多数のアプリを作ってしまうと、すぐに上限に達する可能性があります。上限に達すると、現場で本当に必要としているアプリがすぐに作れなくなるかもしれません。
また、似たような目的のアプリが複数存在すると、ユーザーはどのアプリを使えばよいか混乱し、データも分散してしまいます。
このような事態を避けるには、アプリの数を把握し、適切に運用するためのルール作りが不可欠です。システム全体を把握する管理者を決めることや、アプリ作成者は各部署のトップのみに限定するなどアプリの作成ルールを作り、乱立しないように運用すると、トラブルなくkintoneを扱えるようになります。
大量のデータ処理や保存が難しい
kintoneは、中小規模の業務改善に向いたクラウドサービスです。そのため、数十万件から百万件と大規模なデータの処理や保存には向いていないのも事実です。
1アプリあたりの登録件数や、添付ファイルの容量に上限が設けられています。大量のデータが保存されていたり、アクセスが特定の時間に集中したりすると、データの表示速度や操作性が低下する可能性があります。
特に、レコードの一括登録や更新、大量のファイル検索など、システムに高い負荷がかかる処理では、専用の業務システムに比べるとパフォーマンスが劣っていると感じることがあるかもしれません。
放送業界では大容量の映像データや、過去の膨大な放送履歴などを扱う場合があります。kintoneで管理するデータの範囲を事前に定義し、大規模データ処理が必要な業務は既存の専用システムと使い分けるなどの工夫が求められます。
放送業界でkintoneと相性が良い企業の特徴
kintoneは、特定の課題やニーズを持つ企業にとって、大きな業務改善の力となります。放送業界の中でも、以下のような特徴を持つ企業はkintoneとの相性が良いです。
- 柔軟にアプリを作成して業務効率化したい企業
- コミュニケーションを円滑に取りたい企業
- 多くの業務を少ない人数で担当している企業
- システムをできるだけコストをかけずに導入したい企業
kintoneはノーコードで自由にアプリを作成できます。放送業界特有の複雑な業務フローや、番組ごとに異なる管理項目に合わせて、自社独自のシステムを構築し、業務効率化を図りたい企業に向いています。
kintoneはアプリ上でコメント機能や通知機能を活用し、リアルタイムにやり取りが可能です。情報共有のスピードが求められる放送業界で、関係者間のコミュニケーションを円滑にしたい企業に最適です。
中小企業やスタートアップのように、限られた人数で多岐にわたる業務を行っている企業にとって、kintoneの導入は有効です。複数の業務を一つのプラットフォームで管理し、情報の属人化を防ぎます。
kintoneは月額制で、大きな初期費用がかかりません。できるだけコストを抑えながらシステムを導入し、スモールスタートで業務改善を始めたい企業におすすめです。
上記の特徴に当てはまっている企業は、kintoneの導入によって現状の課題を解決できる可能性が高いツールです。
kintoneプラグインの3つの特徴
kintoneの機能を拡張するプラグインには、主に3つの特徴があります。それは「料金体系が3種類あること」「簡単に導入できること」「さまざまな業務を効率化できること」です。
料金体系を、以下の表のように3種類に分けられます。
| 料金体系 | 特徴 |
| 買い切り形式 | 一度購入すれば、月額費用なしで継続して利用できます。 |
| サブスクリプション形式 | 月額または年額で利用料を支払う形式です。 |
| 無料提供 | 費用をかけずに利用できるプラグインです。 |
初めてプラグインを利用する場合には、無料のプラグインから試してみるのがハードルが低く、その効果を実感しやすいでしょう。
また、多くのプラグインはプログラミングスキルがなくても導入できるように設計されています。知識がない方でもマニュアルに沿って設定するだけで、簡単に導入が可能です。
さらに、業務ごとに必要な複数の機能がまとめて「パッケージ化」されているサービスも多く、さまざまな業務を一括でシステム化できます。kintoneを活用している中で生まれてくる「もっとこうしたい」などの悩みにも、プラグインが柔軟に対応します。
kintoneのプラグイン導入時に注意すべき2つのポイント
プラグインはkintoneの可能性を広げる便利なものですが、導入時には注意すべき点もあります。導入を検討する際は、以下の2つのポイントの意識が、プラグインを真に活用する鍵となります。
- kintone基本機能を正しく把握する
- 最適なプラグインを吟味して導入する
これらのポイントを押さえることで、無駄なコストを避け、kintoneの運用をスムーズにします。
kintone基本機能を正しく把握する
プラグインをより効果的に活用するためには、前提としてkintoneの基本機能を正しく理解しておく必要があります。
「この業務をkintoneで管理したい」と考えたとき、すぐにプラグインを探すのは得策ではありません。まずは、kintoneの標準機能だけでやりたいことが実現できないか検討するのがおすすめです。
追加でプラグインを利用せずとも、実は基本機能のアプリを組み合わせて代用できるケースも多いからです。例えば、複数のアプリ間でデータを連携させる「ルックアップ機能」や「アクション機能」を使いこなすだけで、多くの業務はカバーできます。
有料のプラグインを利用しなければ、月々のプラグイン費用も必要ないのでコストを抑えられる点がメリットです。基本機能を理解しないままプラグインを探し始めると、すでに持っている機能と重複するものを導入してしまったり、不要なコストを発生させたりする可能性があります。
最適なプラグインを吟味して導入する
世の中には便利なプラグインが数多く存在しますが、その中にはコストがかかる有料プラグインも多いです。最適なプラグインを吟味せず、手当たり次第に導入していると、無駄に費用がかさむ可能性があります。
kintoneのアプリには、1つにつき最大20個までプラグインの導入が可能です。なかには無料で利用できるプラグインもありますが、使わないプラグインや機能が重複するプラグインが多数あると、かえって設定が複雑になり混乱する原因になります。
結果的に使い勝手が悪くなって、せっかく導入した有料プラグインも従業員に使われなくなってしまうことも考えられます。
プラグインは、まず一つずつ試してみましょう。「やりたいことを実現できないようであれば、「設定を変更する」あるいは「別のプラグインやアプリに変更する」など、常に整理しながら導入する必要があります。
放送業界でkintoneを導入した事例｜ジャパンケーブルキャスト株式会社
ジャパンケーブルキャスト株式会社は、kintoneの導入により、コスト削減と業務の可視化を実現しました。
導入前、同社は大手SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理システム）を利用していましたが、高コストであることがネックとなり、幅広い部門での利用がなかなか難しい状況でした。また、人的リソースの観点から、思うようなシステム改修がしづらいことにも困っていました。
kintone導入後、CRM/SFAの1ユーザー当たりのランニングコストが半分以下になりました。
業務上利用する情報が複数のExcelで分散していましたが、kintoneでまとめることで情報の正確性が向上しています。部門ごとで蓄積されていたデータが、kintoneに集約し連携できるようになったため、情報の有効活用を実現しました。
なにより「ほしいアプリを自分で作れる」ようになったことで、従業員の業務改善に対する意識が以前よりも強くなったなどの効果も現れています。
今後は、社内の複数システム内に分散している情報をkintoneを使って連携させていきたいと考えています。
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本記事では、放送業界がkintoneを導入するメリットや導入時の注意点・プラグインの設定方法・そしてジャパンケーブルキャスト株式会社の活用事例を解説しました。
「共有ドライブに資料が乱立し管理が曖昧で、最新がどれか分からない」
「放送までのタスク管理が属人化し、後工程で火消しが発生する」
もし、このような課題がkintoneで解決できるかもしれないと感じたら、専門家への相談が一歩目です。
ペパコミ株式会社では、kintoneの導入・活用に関する無料相談を受け付けています。放送業界特有の業務フローを理解した上で、自社に最適なkintoneの活用法や、業務改善の具体的な進め方を提案します。
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