業務をこなしている中で、下記の悩みをお持ちではないでしょうか。
「今の業務フローに無駄が多い気がするが、改善方法がわからない」
「業務フロー改善の手順や、成功させるためのコツを知りたい」
本記事では、業務フローを改善するための具体的な4つの方法と、それを実践するための5つのステップを分かりやすく解説します。さらに、改善を成功に導くための4つのコツも紹介します。最後まで読めば、自社の課題を解決し、生産性を向上させるための具体的な道筋が見えてくるでしょう。
もし、kintoneを活用した業務フロー改善に興味があるなら、専門の「ペパコミ株式会社」にご相談ください。
業務フロー改善の具体的な4つの方法
業務フローを改善し、生産性を向上させるためには、いくつかの具体的なアプローチがあります。ここでは、多くの企業で成果を上げている4つの代表的な方法を紹介します。
- 作業の標準化
- ITツール・自動化システムの活用
- 役割分担と責任範囲の改善
- 無駄な工程の削減
上記の方法を組み合わせることで、より大きな改善効果が期待できます。
作業の標準化
作業の標準化とは、業務の手順や判断基準を統一し、誰が担当しても同じ品質で作業ができる状態のことです。個人の経験や勘に頼った「属人化」を防ぎ、業務の品質を安定させます。具体的な方法としては、作業手順を明記したマニュアル作成が挙げられます。業務の引き継ぎや新人教育がスムーズになるため、ミスや手戻りが減少し、結果的に修正にかかる時間や労力の削減が可能です。
ITツール・自動化システムの活用
日々の業務には、データ入力や書類の承認など、繰り返し行われる定型業務が多く存在します。これらの作業にワークフローシステムやRPAなどのITツールを導入すると、業務を自動化できます。自動化できれば、人間は単純作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。
kintoneのようなノーコードツールなら、専門知識がなくても業務アプリを開発でき、現場主導の改善が可能です。以下の記事では、kintoneの特徴や便利な機能を紹介しています。自社で活用できる方法が見つかるので、ぜひ参考にしてください。
【2025年7月最新】kintone（キントーン）とは？業務改善のためにできることや特徴・機能を紹介
役割分担と責任範囲の改善
業務フローを円滑に進めるためには、各業務の担当者と責任範囲の明確化が必要です。「誰が何をするのか」「どこまで判断していいのか」が曖昧だと、判断の遅れや作業の重複などの問題が発生します。
改善策としては、各メンバーの得意分野やスキルを考慮して、最適な人材配置を行うことが重要です。責任の所在が明確になると、意思決定のスピードも向上し、業務全体の品質と生産性の向上につながります。
無駄な工程の削減
業務フローの中には、慣習的に続けられているだけで、本来の目的を果たしていない「無駄な工程」が潜んでいることがよくあります。例えば、必要性の低い承認プロセスや、形骸化した報告書の作成などが挙げられます。
無駄な工程を一つひとつ見直し、思い切って廃止・簡略化すると、作業時間とコストを直接的に削減可能です。業務フロー全体を俯瞰し、本当に必要な作業だけに絞り込む視点をもちましょう。
業務フロー改善の進め方【5STEP】
業務フローの改善は、計画的に進めることが成功の鍵です。ここでは、具体的な進め方を5つのステップに分けて解説します。
- 現状の業務フローを可視化する
- 業務フローの課題を洗い出す
- 解決すべき課題の優先度を設定する
- 課題を解消するための施策立案・実行する
- 効果測定と改善を継続する
上記の手順に沿って、着実に改善を進めていきましょう。
1.現状の業務フローを可視化する
業務フロー改善の第一歩は、現在行っている業務の洗い出しです。実際に業務を行っている担当者にヒアリングするなどして、一つひとつの手順を挙げていきます。
洗い出した手順を基に、業務の開始から終了までを図式化した「フローチャート」を作成しましょう。業務の全体像や各工程のつながりが一目でわかるようになり、問題点や改善のヒントが見つけやすくなります。
2.業務フローの課題を洗い出す
可視化された業務フローを基に、問題点や非効率な部分、つまり「課題」を特定します。「なぜこの作業に時間がかかるのか」などの視点で、各工程を詳細に分析しましょう。
特に情報伝達の遅れや承認の停滞など、業務の流れを滞らせているボトルネック（制約となっている箇所）の判明が重要です。なぜその課題が発生しているのか、原因まで掘り下げて把握すると、根本的な解決策を導き出せます。
3.解決すべき課題の優先度を設定する
洗い出した課題のすべてに一度に取り組むのは現実的ではありません。そこで、「改善によって得られる効果の大きさ」と「実行のしやすさ」の2つの軸で、各課題の優先順位を決定します。
例えば、少しの手間で大きな効果が見込める課題は、最優先で取り組むべきです。すぐに実行できる小さな改善から着手しておくと、成功体験を積み重ね、関係者のモチベーションを維持しやすくなります。
4.課題を解消するための施策立案・実行する
優先順位が決まった課題に対して、具体的な解決策を検討します。ITツールの導入や業務手順の変更など、課題の原因に応じた最適な方法を選びましょう。解決策が決まったら、「誰が」「いつまでに」「何をするか」を明確にした実行スケジュールを作成し、計画に沿って改善を進めます。関係者全員が計画を共有し、協力体制を築くことが成功の鍵です。
5.効果測定と改善を継続する
改善策を実行した後は、必ずその効果を測定します。「作業時間がどれくらい短縮されたか」「コストがいくら削減されたか」など、具体的な数値で成果を評価しましょう。もし期待した効果が出ていない場合は、その原因を分析し施策を見直します。
「計画（Plan）→実行（Do）→評価（Check）→改善（Act）」のPDCAサイクルを回し続けることで、業務フローを継続的に最適化できます。
業務フロー改善で期待できる4つの効果
業務フローを改善すると、企業は多くのメリットを享受できます。ここでは、特に期待できる4つの効果を解説します。
- 生産性向上とコスト削減
- 業務品質の向上
- 働き方改革の推進
- 業務の属人化解消
業務フロー改善の効果は相互に関連し合い、組織全体の競争力強化につながります。
生産性向上とコスト削減
業務フローから無駄な工程をなくし、作業時間を短縮すると、同じ時間内により多くの成果を生み出せるようになります。これが「生産性の向上」です。
また不要な作業や人員を削減することで、人件費や経費などのコストを直接的に削減できます。生産性向上とコスト削減は、業務フロー改善によって同時に実現できる大きなメリットです。
業務品質の向上
業務フローを改善し、手順や判断基準を標準化すると、担当者による作業のばらつきやミスを減らせます。結果的に製品やサービスの品質が安定し、顧客からの信頼を高めることにつながります。また無駄な作業がなくなることで従業員は時間に余裕が生まれ、一つひとつの作業を丁寧に行えるようになるため、さらなる品質向上が期待できます。
働き方改革の推進
業務フローの効率化は、従業員の働き方にもよい影響を与えます。作業時間が短縮されることで、長時間労働が是正され、残業時間を削減できます。
また、ITツールを活用して場所を選ばずに仕事ができる環境を整えれば、リモートワークやフレックスタイム制などの柔軟な働き方の導入も可能です。従業員のワークライフバランス改善につなげたい企業は、積極的に取り組みましょう。
業務の属人化解消
業務フローを標準化し、マニュアルを整備すると、特定の個人にしかできない「属人化」した業務をなくせます。業務の進め方が誰にでもわかるようになるため、急な人事異動や退職が発生しても、業務が滞るリスクを最小限に抑えることが可能です。
さらに業務知識がチーム全体で共有されることで、お互いにサポートし合える体制が築きやすくなり、チーム全体の対応力も向上します。
業務フロー改善を成功させるための4つのコツ
業務フロー改善を成功に導くためには、いくつか押さえておくべきコツがあります。
- フローチャートの詳細よりも全体像の把握を重視する
- 客観的な視点で現状を評価する
- 現場主体で改善を進める
- 積極的にITツールを導入する
上記のポイントを意識すると、改善活動がよりスムーズに進みます。
フローチャートの詳細よりも全体像の把握を重視する
業務フローを可視化する際、フローチャートを完璧に作り込むことに時間をかけすぎるのは避けましょう。重要なのは、細部にこだわることよりも、業務全体の迅速な把握です。
まずは箇条書きや付箋を使うなど、簡単な方法で業務の流れを洗い出し、関係者間での共有から始めましょう。完璧な図は目的ではなく、あくまで改善のための手段ととらえることが大切です。
客観的な視点で現状を評価する
業務フローの現状を評価する際は、主観や思い込みを排し、客観的な視点を持つことが不可欠です。「昔からこうやっているから」という現場の慣習にとらわれず、ゼロベースでその業務の必要性を問い直しましょう。
そのためには、作業時間やエラー発生率などの具体的なデータや事実に基づいた判断が重要です。第三者の視点を取り入れることで、新たな改善のヒントが見つかることもあります。
現場主体で改善を進める
業務フロー改善の主役は、実際にその業務を行っている現場の従業員です。経営層や管理職だけで考えた改善策は、現場の実態に合わず、形骸化してしまうことが少なくありません。課題の発見から解決策の検討まで、現場の担当者が主体的に関わることが重要です。現場の従業員が自ら考えて実行した改善策は、納得感が高く、実行力も伴います。
積極的にITツールを導入する
現代の業務フロー改善でITツールの活用は、欠かせない手段です。情報共有ツールや自動化ツールが、業務の効率化を強力にサポートします。導入する際は、いきなり全社展開するのではなく、まずは小規模に導入し効果を検証しながら拡大しましょう。また、現場の従業員が直感的に使える、使いやすいツールを選ぶことが定着の鍵となります。
よく使われているITツールは、次の3つです。それぞれ特徴があるので詳細を確認し、自社に合うツールを見つけましょう。
| ツール名 | 特徴 |
| kintone | ノーコードで業務のシステム化やアプリ開発が可能 |
| X-point Cloud | 紙媒体の手続きをデジタル化して業務効率を向上 |
| Asana | タスクやプロジェクトを直感的な操作で一元管理 |
業務フロー改善にはkintoneの導入がおすすめな理由
「kintone」の導入は、業務フロー改善の手段として有効な選択肢となります。理由は、kintoneが持つ柔軟性と拡張性にあります。kintoneを使えば、プログラミングの専門知識がなくても、自社の業務に合わせたアプリケーションの作成が可能です。業務フローの可視化やプロセス管理が容易になるため、申請や承認などの作業を電子化して業務の停滞を防げます。
またインターネット環境さえあれば、場所や時間を問わずに業務を進められるため、リモートワークにも最適です。ただし、kintoneを最大限活用するにはノウハウが必要です。
ペパコミ株式会社のような専門家の支援を受けることで、より効果的にkintoneを活用し、業務フローを抜本的に改善できます。以下の記事では、kintoneを業務改善目的で使うためのヒントを紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
kintoneアプリを活用して業務効率化！作り方や活用方法を詳しく解説
kintoneを活用した業務フロー改善は「ペパコミ株式会社」にご相談ください
日頃行っている業務は、作業の標準化やITツールを活用してPDCAサイクルを回すことで、生産性向上やコスト削減、働き方改革など多くの効果が期待できます。なかでもkintoneの導入は、業務フローの可視化や電子承認を実現し、改善を大きく前進させたい場合におすすめです。
ペパコミ株式会社では、kintoneの導入から運用、定着までを一貫してサポートしています。自社の業務フローを根本から見直したいとお考えなら、ぜひ一度、無料相談をご利用ください。
コメント